張 芳 陳玉玉 （國家圖書館 北京 100081）

為適應(yīng)信息社會的要求、實施國家圖書館“十一五”規(guī)劃綱要，2007-2009年國家圖書館通過招投標(biāo)方式對館內(nèi)俄文圖書卡片回溯工作進(jìn)行了外包。目前，該項工作已接近尾聲，書目數(shù)據(jù)已全部制作完畢，正處于對制作數(shù)據(jù)的全面檢查驗收階段。本文擬通過對國家圖書館俄文圖書回溯書目數(shù)據(jù)制作外包的原因、外包工作的開展及質(zhì)量控制、外包過程中存在的問題及相關(guān)注意事項的介紹，增進(jìn)各界對國家圖書館俄文圖書回溯工作的了解，促進(jìn)資源的利用與共享，同時，也希望國家圖書館的經(jīng)驗?zāi)軐ζ渌麍D書館有一定的借鑒和推動作用。?

1 俄文圖書回溯書目數(shù)據(jù)制作外包的原因

國家圖書館俄文藏書是館內(nèi)外文藏書的重要組成部分。自上世紀(jì)50年代起至2006年底，國家圖書館共收藏俄文及其他小語種圖書621 097冊（件）。這些圖書由12個獨聯(lián)體國家、波羅地海三國及保加利亞、塞爾維亞、馬其頓和我國共19個國家出版，文種共46種。其中，俄文圖書604 431冊，其他文種圖書16 666冊。2003年，國家圖書館俄文圖書采編工作開始使用ALEPH500自動化集成系統(tǒng)（以色列），數(shù)據(jù)格式采用MARC21格式。數(shù)據(jù)制作方式采取自建或通過Z39.50下載俄羅斯國立圖書館的數(shù)據(jù)（年費600美元）。2003-2006年共制作俄文新書書目數(shù)據(jù)22 853種/23 046冊，完成2000-2002年已編目圖書的回溯書目數(shù)據(jù)制作19 642種冊，并補(bǔ)做流通過程中的快速編目數(shù)據(jù)2 570種冊，共計45 065種/45 258冊。

2006年，國家圖書館制訂了本館“十一五”規(guī)劃綱要。其中主要任務(wù)為：“有計劃地進(jìn)行館藏文獻(xiàn)卡片目錄的機(jī)讀數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換”[1]。因國家圖書館俄文圖書采編組共有7名員工，每年承擔(dān)約6 000種俄文新書的采編及約5 000種回溯書目數(shù)據(jù)制作等專項工作，無法在余下的4年時間內(nèi)完成尚留有的57萬多冊圖書回溯書目數(shù)據(jù)制作工作。為實施國家圖書館“十一五”規(guī)劃，2007年國家圖書館通過招投標(biāo)方式，與北京社宇科技發(fā)展有限公司簽署合同，完成俄文圖書的回溯書目數(shù)據(jù)制作外包及館藏掛接外包工作。

2 俄文圖書回溯書目數(shù)據(jù)制作外包工作的開展

圖書書目數(shù)據(jù)回溯工作是一件細(xì)致又煩瑣的工作，特別是小文種圖書。國家圖書館俄文圖書采編工作已進(jìn)行了將近60年。在此期間，因歷史原因造成加工的俄文和其他小語種圖書在分類體系、著錄規(guī)則、索書號的采用及排架方式上均有較大差異，且同一文種圖書在不同的歷史時期也有較大的變化，因此需要我們?nèi)チ私?、認(rèn)識，并找到數(shù)據(jù)制作最恰當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)方式。同時，由于外包公司人員語言水平的局限和制作小語種圖書書目數(shù)據(jù)經(jīng)驗的缺乏，在前期的調(diào)研準(zhǔn)備階段及數(shù)據(jù)制作過程中都有大量的問題需要解決，管理及驗收工作任務(wù)艱巨。

首先，要摸清家底。2006年國家圖書館便開始對館內(nèi)需回溯圖書的數(shù)量、排架方式、卡片狀況進(jìn)行調(diào)研。截止到2006年底，國家圖書館尚有1999年以前編目、需制作回溯書目數(shù)據(jù)及館藏掛接（即粘貼條形碼，并通過其將圖書與數(shù)據(jù)連接）的俄文圖書57萬多冊；圖書的排序按編目年代分固定排架和分類排架兩種：1957年以前的圖書按托羅帕夫斯基編制的《十進(jìn)分類法》進(jìn)行排序，1958-1974年的按固定排架排序，1975-1999年的按《中國圖書館分類法》排序。為加快速度、保證質(zhì)量，同時又能在制作回溯數(shù)據(jù)的過程中及時完成館藏掛接，我們選擇了與圖書排架順序一致的卡片目錄為依據(jù)進(jìn)行俄文圖書回溯工作。因當(dāng)時俄羅斯國立圖書館1998年以前的回溯書目數(shù)據(jù)數(shù)量較少，故國家圖書館俄文圖書回溯書目數(shù)據(jù)制作一律采取原始編目的方式。

其次，明確編目原則。國家圖書館俄文圖書回溯書目數(shù)據(jù)的制作遵循《MARC21書目數(shù)據(jù)格式使用手冊》、《西、俄文圖書編目著錄條例》、《俄羅斯編目條例》（俄文版），參考《西文文獻(xiàn)著錄條例》及其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)?？ㄆ厮菰瓌t上要求嚴(yán)格依據(jù)卡片信息進(jìn)行著錄，對目錄卡片中在格式、標(biāo)識符、著錄及多卷書的處理等方面與現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)不一致的地方進(jìn)行修改、刪除、補(bǔ)充或找到其他相對合理的處理方式。如大寫字母僅運用于著錄項目第一個單詞的首字母、專有名詞和題名，單元內(nèi)容按語法規(guī)則著錄；為便于查重，將叢編題名保留在叢編項中，而將卡片上著錄在叢編題名前的團(tuán)體機(jī)構(gòu)名稱改著在500字段，并加說明詞“В надзаг.:”（ 題名頁題名上方為 ） ；將卡片上為傳記所做的根查著錄在600字段個人主題附加中，并刪除多余的文字說明“о нем ”（論其）；將其他責(zé)任者在700字段作個人名稱附加等。

但針對某些不適宜按現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行著錄的卡片，依舊采取據(jù)實如片著錄的方式處理。如1954-1958年和1975-2002年間編目的卡片，其索取號由分類號加著者號構(gòu)成，且著者號與標(biāo)目一致。當(dāng)文獻(xiàn)有多個責(zé)任者時，通常按其第一責(zé)任者取著者號。但根據(jù)目前國家圖書館俄文圖書編目規(guī)則，文獻(xiàn)有多個（4個以上，含4個）責(zé)任者時，只需將第一責(zé)任者在700字段作個人名稱附加即可。在此情況下，在回溯過程中如果一概而論將多個責(zé)任者著錄在700字段，勢必造成數(shù)據(jù)中著者號與標(biāo)目不一致。因此，盡管與現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)不完全一致，但為了力求數(shù)據(jù)的統(tǒng)一，我們?nèi)赃x擇按卡片取多個責(zé)任者中的第一責(zé)任者作標(biāo)目。對于俄文多卷書不同于西文圖書的或分散著錄，或集中著錄，而是根據(jù)圖書到館情況擇其連續(xù)卷冊進(jìn)行集中著錄，采取了尊重卡片的集中著錄方式，既在一定程度上避免了系統(tǒng)內(nèi)大量書目數(shù)據(jù)重復(fù)，又相對集中地對多卷書進(jìn)行了揭示。

俄文圖書卡片回溯過程中還應(yīng)注意語言方面的某些特性問題。在將245字段中的其他責(zé)任者、會議等在7--字段做附加時，應(yīng)將這些名稱的變化形式（語法第二格，屬格）還原為第一格（主格）。如245字段著錄為：под ред. А. И.Иванова，700字段應(yīng)著錄為：Иванов，А. И.，否則責(zé)任者的性別就由男人變?yōu)榕肆恕?/p>

另外，俄文字母А、В、Е、К、 М、Н、О、Р、С、Т、Х外形與英文字母相同，但在計算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)的編碼完全不同，若編目時在檢索字段著錄混淆，會直接影響系統(tǒng)的查重和檢索。如在索書號中出現(xiàn)錯誤，則會導(dǎo)致數(shù)據(jù)排序與圖書實際排序不一致，給讀者服務(wù)和數(shù)據(jù)使用帶來不必要的麻煩。國家圖書館俄文圖書編目所采用的索書號分別為：1954-1958年采用托羅帕夫斯基編的《十進(jìn)分類法》和哈芙金娜編的《兩位著者號碼表》，1958-1974 年實行圖書固定排架，分類采用《中小型圖書館圖書分類表（草案）》，1975-2002年采用《中國圖書館分類法》和哈芙金娜編的《三位著者號碼表》。在上述分類法和索書號中，除《中小型圖書館圖書分類表（草案）》和《中國圖書館分類法》類號中的字母用英文著錄外，其余分類號、著者號、固定排架號中的字母均應(yīng)用俄語表示。書目數(shù)據(jù)中ISBN號中的字母、羅馬數(shù)字一律用英文著錄，卷冊號、叢編編號用俄文著錄。

3 俄文圖書回溯書目數(shù)據(jù)制作外包的質(zhì)量管理

充分發(fā)揮管理的控制職能，通過前期控制、同期控制和反饋控制的綜合運用，建立健全一整套行之有效的管理機(jī)制，加強(qiáng)與各方人員的溝通和協(xié)調(diào)，使得國家圖書館的俄文圖書回溯書目數(shù)據(jù)制作外包工作在艱難中不斷快速推進(jìn)。截止到2009年10月底，已順利完成并通過館內(nèi)驗收的書目數(shù)據(jù)共計447 994余種，國家圖書館館藏俄文圖書卡片目錄已全部實現(xiàn)可機(jī)讀，為館內(nèi)俄文圖書讀者服務(wù)工作奠定了堅實的基礎(chǔ)。

俄文文獻(xiàn)資源本身具有的特殊性，使其在外包的過程中遇到了諸多的問題和挑戰(zhàn)：（1）工作任務(wù)重、時間緊，要在短短幾年的時間內(nèi)完成幾十萬條數(shù)據(jù)的制作，壓力之大可想而知；（2）沒有現(xiàn)成的管理模式和經(jīng)驗可以借鑒，只能摸著石頭過河；（3）外包公司工作人員需要跨越圖書館業(yè)務(wù)技能和語言兩大壁壘，培訓(xùn)任務(wù)繁重；（4）卡片目錄和館藏分布情況復(fù)雜，文獻(xiàn)年代久遠(yuǎn)，信息源不全。

面對上述挑戰(zhàn)，國家圖書館外文采編部成立了專門的回溯工作領(lǐng)導(dǎo)小組，具體負(fù)責(zé)對外包公司的指導(dǎo)、監(jiān)督、管理，與館內(nèi)相關(guān)部門的溝通、協(xié)調(diào)以及與各科組間的配合。在前期控制中，領(lǐng)導(dǎo)小組根據(jù)每年的任務(wù)不斷調(diào)整和完善外包數(shù)據(jù)的制作標(biāo)準(zhǔn)，并與館業(yè)務(wù)管理處就驗收標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成共識 ；由回溯工作領(lǐng)導(dǎo)小組組織定期和不定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加大對外包人員的培訓(xùn)力度（在前期控制中俄文圖書采編組根據(jù)俄文文種的特點在部門數(shù)據(jù)制作標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)要點中作相應(yīng)說明）。在同期控制中，第一，與外包公司將工作的完成進(jìn)度具體約定到月，要求其每月嚴(yán)格按時保質(zhì)保量完成當(dāng)月回溯任務(wù)，對逾期未完成或完成質(zhì)量不合格部分給予懲罰；第二，實行階段性驗收制度，每月下旬按全年回溯書目數(shù)據(jù)量的一定比例進(jìn)行驗收，月底向部門和館業(yè)務(wù)管理處提交驗收報告，并對報告所附列表中的錯誤進(jìn)行抽查，檢查是否已及時全部修改完畢；第三，長期由專人對外包工作進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，防止出現(xiàn)前緊后松的情況，影響數(shù)據(jù)質(zhì)量。在反饋控制中，不斷積累經(jīng)驗，定期與外包公司進(jìn)行溝通和反饋，總結(jié)經(jīng)驗、提出問題，并對問題的解決提出有針對性的解決方案。與此同時，隨著俄文外包工作的不斷推進(jìn)，國家圖書館更加注重與上級業(yè)務(wù)監(jiān)管部門的交流，積極達(dá)成各種共識，增加了外包工作的透明度。

4 俄文圖書回溯書目數(shù)據(jù)制作過程中存在的問題

盡管在俄文圖書回溯書目數(shù)據(jù)制作外包工作開始之前已進(jìn)行了大量調(diào)研和精心準(zhǔn)備，但今天回頭看俄文回溯工作，仍發(fā)現(xiàn)許多問題。

4.1 卡片信息著錄不全

卡片上的登錄號（即財產(chǎn)號）作為文獻(xiàn)的身份識別代碼未被著錄進(jìn)書目數(shù)據(jù)，造成卡片信息回溯不全。2003年以前，國家圖書館俄文圖書從采訪到流通都是手工操作，文獻(xiàn)從入藏起的全部相關(guān)信息原則上都被集中在唯一對應(yīng)的登錄號下并記錄在館內(nèi)俄文圖書采編組保存的俄文圖書登記簿上。如果將登錄號在書目數(shù)據(jù)的適當(dāng)字段進(jìn)行著錄，則通過一條書目數(shù)據(jù)即可獲悉一本書的全部信息，無需再去查找卡片，從而真正實現(xiàn)可機(jī)讀的目標(biāo)。但目前由于種種原因未將其著錄進(jìn)書目數(shù)據(jù)，若在后續(xù)工作中需要查找上機(jī)前采訪的某文獻(xiàn)的來源，數(shù)據(jù)里無登錄號指示，不便于利用登錄號進(jìn)行查賬。

4.2 參考分類號信息著錄不全

上世紀(jì)50-60年代，國家圖書館曾使用過俄文全國統(tǒng)一編目卡片。集中編目工作由北京圖書館（1998年更名為國家圖書館）、中國科學(xué)院圖書館（2006年更名為中國科學(xué)院國家科學(xué)圖書館）、中國人民大學(xué)圖書館等單位合作，由全國第一中心圖書館委員會統(tǒng)一組織領(lǐng)導(dǎo)下的俄文統(tǒng)一編目組完成[2]。卡片的編制以來自蘇聯(lián)的卡片為基礎(chǔ)，卡片底端居中或靠右位置加打《中小型圖書館圖書分類表（草案）》分類號、《中國科學(xué)院圖書館圖書分類法簡表》分類號和《中國人民大學(xué)圖書館圖書分類法》分類號等本地信息。由于工作經(jīng)驗和業(yè)務(wù)水平有限，加之回溯文獻(xiàn)涉及的年代久遠(yuǎn)、情況復(fù)雜，以致回溯之初我們誤將卡片上的《中國科學(xué)院圖書館圖書分類法簡表》分類號與《中國人民大學(xué)圖書館圖書分類法》分類號認(rèn)作是俄羅斯某時期的特殊分類號，因此并未要求全部著錄進(jìn)書目數(shù)據(jù)，造成文獻(xiàn)分類信息回溯不完整，甚至可能會給其他機(jī)構(gòu)參考館內(nèi)數(shù)據(jù)造成一定程度的不便。

4.3 早期部分卡片上信息不全，很多書目數(shù)據(jù)的必備項目完全空缺。

我們在操作時要求外包公司回溯人員按卡片實際情況進(jìn)行回溯。如果卡片上無出版信息，則260字段如是著錄：＄a [Б. м. : $bб. и. , $cб. г.] ；如果題名不全，則用省略號代替。雖然此種做法就回溯卡片本身而言并無不妥，但從后來的實際應(yīng)用中逐漸發(fā)現(xiàn)，書目數(shù)據(jù)，尤其是多卷集等文獻(xiàn)的書目數(shù)據(jù)，其中大量描述性信息缺失，加之館藏俄文文獻(xiàn)數(shù)量巨大，因此給使用者通過館內(nèi)系統(tǒng)進(jìn)行檢索造成了一定困難。

4.4 外包人員業(yè)務(wù)水平有限

外包公司工作人員本身并未接受過系統(tǒng)的編目業(yè)務(wù)培訓(xùn)，且多數(shù)工作人員并未掌握一定的外語技能，加之“外包公司系以營利為目的，造成了其不可能在編目人員配置、業(yè)務(wù)能力提高等方面進(jìn)行長期持續(xù)性的投入”[3]，因此在驗收過程中經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)一些常識性的錯誤，如將題名中所含人名誤當(dāng)作責(zé)任者而著錄進(jìn)100或700字段；含多部分說明項的題名信息無法分辨如何著錄；因不清楚卡片上某些說明信息的涵義造成著錄錯誤。

4.5 質(zhì)量評估方式存疑

雖然隨著經(jīng)驗的不斷積累我們一直在尋找最佳的質(zhì)量評估手段，但每年的回溯數(shù)據(jù)數(shù)量巨大、任務(wù)繁重，所以只能選擇按一定比例進(jìn)行抽查驗收。國家圖書館業(yè)務(wù)管理處外包回溯數(shù)據(jù)驗收考核標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定外包回溯數(shù)據(jù)抽驗比例為回溯數(shù)據(jù)總量的10%，但在實際操作中，俄文回溯數(shù)據(jù)外包驗收比例已經(jīng)達(dá)到15%-20%。盡管如此，通過這樣的驗收方法得出的結(jié)論是否能真正體現(xiàn)回溯數(shù)據(jù)的質(zhì)量仍待確認(rèn)。

5 其他相關(guān)問題及注意事項

首先，加強(qiáng)回溯書目數(shù)據(jù)制作外包的組織安排。圖書回溯工作是一項煩瑣、細(xì)致的工作，特別是與外包公司磨合初期。全年安排的工作數(shù)量應(yīng)適當(dāng)，工作節(jié)奏緊湊而不忙亂，避免因趕時間、搶工期造成質(zhì)量難以保障，而后又花大量時間進(jìn)行校對、修改，造成人力、物力的浪費。另外，館內(nèi)各部門應(yīng)全力協(xié)調(diào)、統(tǒng)一管理、標(biāo)準(zhǔn)一致，共同做好外包工作。

其次，在整個回溯外包工作的過程中，具體業(yè)務(wù)科組與外包公司的配合與協(xié)作也同樣重要。如國家圖書館俄文圖書采編組在俄文圖書回溯外包的前期，為提高外包公司人員數(shù)據(jù)制作速度與質(zhì)量，向外包編目人員提供了館內(nèi)工作人員長期以來積累的參考資料。如國家圖書館俄文采編組常用小語種代碼、國家代碼、地區(qū)代碼等。為便于外包公司人員著錄相關(guān)字段，將俄語單詞словарь（詞典）、энциклопедия（百科）、справочник（手冊）、конг ресс（會議）、библиография（書目）、указатель（索引） 等，以及俄文圖書回溯書目數(shù)據(jù)制作中細(xì)節(jié)的處理方式均體現(xiàn)在館內(nèi)《外文采編部外包回溯數(shù)據(jù)MARC21格式要點說明》中，對外包公司更好地開展工作起到了一定的幫助、促進(jìn)作用。

最后，加強(qiáng)外包人員規(guī)章制度的管理。嚴(yán)格執(zhí)行卡片目錄屜的交接手續(xù)，保證卡片不丟失及正確排序；掛接過程中圖書不能直接碼放在地面上，掛接完成后應(yīng)將圖書正確歸架并擺放整齊；嚴(yán)格執(zhí)行書庫管理規(guī)定，嚴(yán)禁攜帶各種易燃、易爆等危險物品及食品入庫，保證用電安全，禁止大聲喧嘩，保持環(huán)境衛(wèi)生，不能將圖書條形碼隨處胡貼亂扔。

總之，國家圖書館俄文圖書回溯書目數(shù)據(jù)制作外包并非一帆風(fēng)順，期間經(jīng)歷了許多曲折，各種編目規(guī)則、標(biāo)準(zhǔn)的運用及規(guī)章制度的制訂也是一個不斷摸索完善的過程?？傮w來講，雖然該項工作目前還存在著一些問題，但成績是顯著的，效果是明顯的。首先，讀者通過因特網(wǎng)可以查詢本館采編的全部俄文圖書，增強(qiáng)了圖書檢索的便利性和圖書本身的利用率；其次，本館工作人員在新書的采選過程中也能在系統(tǒng)中查重，避免或減少再版書、重印書的采選，以增加采選品種，提高采選質(zhì)量；最后，目前國內(nèi)許多圖書館俄文圖書新書少、舊書多。五六十年代國內(nèi)圖書館普遍使用全國性集中編目的俄文統(tǒng)一編目卡片，國家圖書館俄文卡片回溯外包的經(jīng)驗或許對其他圖書館有一定的借鑒和參考意義。

[1]國家圖書館“十一五”規(guī)劃綱要[EB/OL].[2009-08-09].http://www.nlc.gov.cn/service/gygt_ghgy.htm.

[2]宋繼忠. 集中編目[EB/OL].[2009-08-09].http://www.czks.com/lib/name/nn10.htm.

[3]趙伯興, 戴行德. 論編目業(yè)務(wù)外包環(huán)境下的書目質(zhì)量控制[J].國家圖書館學(xué)刊,2008(4):79.