鄭建民

（山西省臨汾市水利局，041000，臨汾）

基層水利檔案是水利人在治水興利社會(huì)實(shí)踐中逐步積累起來的成果和經(jīng)驗(yàn)，是水利工作的歷史見證、水利建設(shè)的參考依據(jù)和水利科研的可靠資料，對(duì)基層水利事業(yè)發(fā)展有著重要的作用。當(dāng)前，傳統(tǒng)水利向現(xiàn)代水利轉(zhuǎn)變的進(jìn)程加快，如何適應(yīng)水利現(xiàn)代化發(fā)展，加快基層水利檔案工作信息化建設(shè)就成為檔案工作的必然要求，也是基層水利部門面臨的新任務(wù)、新課題。

一、水利現(xiàn)代化對(duì)基層水利檔案工作信息化的影響和要求

1.水利檔案數(shù)量急劇增多

隨著基層水利事業(yè)的發(fā)展壯大，人們?cè)絹碓秸J(rèn)識(shí)到檔案信息在政治、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的作用，更加注重對(duì)檔案的收集和積累。而且隨著新技術(shù)、新材料的應(yīng)用，特別是辦公自動(dòng)化的逐步推廣，膠片、磁帶、光盤等載體相繼出現(xiàn)，檔案生成的載體多樣、內(nèi)容豐富，造成了檔案數(shù)量的急劇增加，臨汾市水利局檔案增加速度每年都超過10%。這些檔案資料需要相當(dāng)規(guī)模的檔案庫房和良好的保護(hù)環(huán)境，也需要具有較高素質(zhì)的檔案專業(yè)人員來管理，此外還應(yīng)及時(shí)地進(jìn)行檔案載體的轉(zhuǎn)換并采用多媒體等新技術(shù)對(duì)檔案資源進(jìn)行整理開發(fā)。

2.檔案傳統(tǒng)管理受到挑戰(zhàn)

信息需求量的增加，人們會(huì)更多地注意到檔案信息與其他信息的聯(lián)系。同時(shí)，社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能完全滿足社會(huì)發(fā)展需求。需要實(shí)行檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化管理，形成一個(gè)更大的信息系統(tǒng)，建立一個(gè)范圍更大的信息管理體制，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

3.對(duì)檔案工作者的要求更高

信息時(shí)代，檔案工作的優(yōu)劣很大程度上取決于檔案人員的業(yè)務(wù)水平、政治素質(zhì)以及提供利用檔案基本功的高低。這就要求檔案人員不僅要具備過硬的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，更要加強(qiáng)外語、計(jì)算機(jī)以及相關(guān)知識(shí)、能力的學(xué)習(xí)和培養(yǎng)。

信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的高速發(fā)展，給水利檔案工作帶來了挑戰(zhàn)，同時(shí)也帶來了新的機(jī)遇。加強(qiáng)基層水利檔案信息化建設(shè)，是水利檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的客觀要求，也是推動(dòng)基層水利事業(yè)發(fā)展的重要舉措。

二、基層水利檔案工作及信息化建設(shè)中存在的問題

1.基層水利檔案工作

以臨汾市水利局為例。在檔案管理中，臨汾市水利局認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案法，加強(qiáng)檔案管理，建章立制，完善各項(xiàng)規(guī)章制度，注重隊(duì)伍建設(shè)，構(gòu)建檔案管理體系，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和信息化建設(shè)，提高管理水平，為水利系統(tǒng)檔案工作的發(fā)展，創(chuàng)造了良好的工作環(huán)境。

（1）提高認(rèn)識(shí)，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度

臨汾市水利局領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作高度重視，建立了局領(lǐng)導(dǎo)分管、局辦公室統(tǒng)管、各科室兼管配合的檔案管理體系。把檔案管理工作列入全年工作目標(biāo)，經(jīng)常抓、抓經(jīng)常，精心組織，周密安排，確保了檔案管理工作有人抓、有人管、有人干。通過學(xué)習(xí)宣傳教育，增強(qiáng)全體工作人員對(duì)管理檔案重要性的認(rèn)識(shí)，提高了處理檔案業(yè)務(wù)的自覺性，增強(qiáng)了廣大干部群眾的檔案意識(shí)和檔案法制觀念。局里還出臺(tái)了《檔案管理保證體系》《檔案管理制度》等規(guī)章制度，努力用制度規(guī)范檔案工作，用制度管理使用檔案，從而極大地提升了檔案管理水平。

（2）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和信息化建設(shè)，全面提高管理水平

建設(shè)專用檔案室，配備了計(jì)算機(jī)、溫濕度計(jì)、除濕機(jī)、碎紙機(jī)、裝訂機(jī)等專用設(shè)備，安裝了防盜門和鋁合金門窗，使庫房基本達(dá)到了“七防”要求。認(rèn)真、及時(shí)地做好各門類檔案材料的收集歸檔工作，防止應(yīng)歸檔材料的散失，確保各門類檔案材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地移交到檔案室。積極開發(fā)檔案信息資源，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，努力為各業(yè)務(wù)科室工作提供更好的服務(wù)。加強(qiáng)“文檔一體化”管理的研究工作，努力提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，使檔案現(xiàn)代化管理工作與各科室的辦公現(xiàn)代化管理工作同步推進(jìn)。

（3）科學(xué)管理，檔案管理工作成效顯著

自2003年臨汾水利網(wǎng)開通以來，臨汾市水利局電子文件歸檔和電子檔案管理隨即啟動(dòng)，現(xiàn)已完成了室藏永久、長期文書檔案案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)錄入工作，基本實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)檢索，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提高工作效率，打下了良好基礎(chǔ)。圍繞臨汾市水庫除險(xiǎn)加固、農(nóng)村飲水、水土保持、農(nóng)業(yè)節(jié)水等重點(diǎn)水利工程，采用業(yè)務(wù)科室加入整理檔案的辦法，由批復(fù)工程工作人員整理批復(fù)檔案，而后移交檔案室統(tǒng)一編號(hào)、分類、排列，保障了工程檔案的完整無缺。為了搞好檔案的開發(fā)利用，編制了檔案的案卷目錄、全引目錄、總目錄、檢查目錄和資料目錄等檢索工具，較好地發(fā)揮了檔案的作用。此外，還利用所藏檔案資料編寫了有關(guān)資料，其中有《水利志》《水利大事記》《檔案大事記》等，為檔案開發(fā)利用提供了系統(tǒng)的寶貴資料。

2.存在的主要問題

從臨汾市水利局檔案工作所取得的成效來看，水利檔案信息化建設(shè)對(duì)提高水利基層單位工作效率發(fā)揮較好的作用。但也存在一些問題，有些問題是基層水利單位共同存在的。

（1）對(duì)檔案信息化工作不夠重視

水利檔案信息化工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，需要給予高度重視。但個(gè)別單位對(duì)檔案工作不是很重視，加之經(jīng)費(fèi)投入不足，雖然制定了相關(guān)的責(zé)任制，提了一些信息化目標(biāo)，但大多流于形式。使得基層水利檔案信息化工作發(fā)展很不平衡，有些單位已經(jīng)有了非常成熟的信息系統(tǒng)，有的則連計(jì)算機(jī)都很少見，單位之間差距很大。這些客觀情況阻礙了檔案信息化的廣泛開展。

（2）檔案安全管理存在隱患

由于資金、辦公條件等影響，有些單位沒有健全或完善檔案管理規(guī)章制度；有些單位雖然建立了相關(guān)的規(guī)章制度，但在工作中不能嚴(yán)格按章辦事。特別是在信息化發(fā)展過程中，信息網(wǎng)絡(luò)深入各個(gè)領(lǐng)域，個(gè)別檔案人員安全意識(shí)和保密意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)發(fā)布的信息缺少嚴(yán)格的審查和管理。一些人因缺乏計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)和安全意識(shí)，責(zé)任心不強(qiáng)，操作不規(guī)范，數(shù)據(jù)備份不及時(shí)，這些都是信息系統(tǒng)安全的隱患。而且當(dāng)前計(jì)算機(jī)病毒時(shí)有發(fā)生，使得檔案信息的安全和保密受到威脅。

（3）檔案信息化建設(shè)投入不夠

由于沒有檔案信息化建設(shè)專項(xiàng)資金，檔案信息化建設(shè)明顯受到限制。如臨汾水利局2003年就啟動(dòng)了電子文檔管理，安裝了《文件檔案資料綜合管理系統(tǒng)》，基本實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)檢索。但由于資金限制，和各縣市、各單位之間不能聯(lián)網(wǎng)，只是單機(jī)作業(yè)，一些軟件、設(shè)備不能及時(shí)更換，造成資源共享難、檔案管理受到限制等問題。

（4）檔案人員素質(zhì)需要提高

檔案管理信息化對(duì)檔案人員提出了更高的要求，不僅要精通傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)，而且必須掌握自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)。目前基層水利單位檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)普遍較低，缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。就臨汾水利系統(tǒng)來說，專職、專業(yè)檔案管理人員還不到檔案管理人員的50%，個(gè)別單位還是辦公室人員兼管，不適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。

三、搞好基層水利檔案信息化工作的幾點(diǎn)建議

1.轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)

檔案管理的現(xiàn)代化，首先是檔案管理者的現(xiàn)代化，否則檔案管理現(xiàn)代化、信息化就是一句空話。因此，要提高基層水利檔案信息建設(shè)，單位領(lǐng)導(dǎo)要給予應(yīng)有的重視，積極鼓勵(lì)和支持。同時(shí)做好宣傳工作，組織相關(guān)人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高工作人員的思想認(rèn)識(shí)和更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。

2.加大投入，規(guī)范體系

要提高技術(shù)支撐，配備質(zhì)量可靠、性能優(yōu)良的硬件設(shè)備，并添置相應(yīng)的配套設(shè)備，使檔案信息化建設(shè)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠融會(huì)貫通，保證軟、硬件安全運(yùn)行。要針對(duì)信息化過程中檔案保存載體多樣，各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差等問題，研究制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系，推動(dòng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、信息化建設(shè)。

3.完善制度，確保安全

從增強(qiáng)人員的安全意識(shí)抓起，不斷提高檔案人員的警惕性，從根本上鏟除黑客對(duì)信息系統(tǒng)的威脅。同時(shí)，還要嚴(yán)格按照《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施。只有在采用成熟、先進(jìn)技術(shù)的基礎(chǔ)上，不斷提高工作人員的安全意識(shí)，才能確保檔案信息化共享、開放的安全。

4.重視人才，提高素質(zhì)

要加大對(duì)檔案人員培訓(xùn)力度，注重提高檔案專業(yè)隊(duì)伍的整體業(yè)務(wù)素質(zhì)，培養(yǎng)既懂電子檔案，又懂電子政務(wù)的新型復(fù)合型人才，以適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化管理的需要，推動(dòng)基層水利檔案信息化工作健康發(fā)展。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，作為基層水利單位，必須對(duì)信息化發(fā)展有清醒的認(rèn)識(shí)，加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程，充分開發(fā)利用檔案信息資源，發(fā)揮檔案信息資源的作用，促進(jìn)基層水利事業(yè)發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)基層水利檔案信息化。