魏迎迎

一、研究背景、意義及理論

2009年1月,中國3G牌照正式發(fā)放,中國移動通信產(chǎn)業(yè)全面進(jìn)入3G時代。3G技術(shù)推動移動電信和有線互聯(lián)網(wǎng)產(chǎn)業(yè)向移動互聯(lián)網(wǎng)延伸,打開了互聯(lián)網(wǎng)公司進(jìn)入電信市場的大門。中國電信運(yùn)營商的競爭對手已不限于電信行業(yè),更面臨著世界級互聯(lián)網(wǎng)公司的挑戰(zhàn),給中國電信運(yùn)營商帶來前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。部門壁壘,流程冗長成為傳統(tǒng)國有運(yùn)營商必須改善的管理缺陷。日益激烈的競爭態(tài)勢要求中國電信提高市場響應(yīng)速度,避免作業(yè)流程效率低下。

同時,作為3G應(yīng)用的終端載體,CDMA終端成為中國電信獲取競爭優(yōu)勢的重要武器,而目前CDMA價值鏈不夠繁榮,供應(yīng)鏈信息不夠透明,導(dǎo)致中國電信終端成本居高不下,庫存風(fēng)險嚴(yán)重。

本文以CDMA移動終端采購流程為例,嘗試采用作業(yè)成本法分析流程周轉(zhuǎn)效率,找出流程中的時間陷阱,并提出流程改進(jìn)建議。

作業(yè)成本法起源于美國,首先由美國會計(jì)學(xué)家科特勒教授提出,西方發(fā)達(dá)國家的學(xué)術(shù)界和企業(yè)界研究并推廣的一種新的成本會計(jì)制度—作業(yè)成本法(簡稱ABC法)。在ABC基礎(chǔ)之上的以作業(yè)成本確認(rèn)和計(jì)量為手段的流程管理思想——作業(yè)成本管理(簡稱ABCM)可以幫助企業(yè)利用作業(yè)成本分析的成果對管理流程進(jìn)行優(yōu)化提升。在具體的流程和作業(yè)分析中,ABCM應(yīng)用的是一種根據(jù)作業(yè)增值屬性分類的方法,把作業(yè)分為增值作業(yè)(Value-added Activity),即能增加顧客價值的作業(yè);和非增值作業(yè)(Non Value-added Activity),即不能增加顧客價值的作業(yè)。利用作業(yè)成本法計(jì)算的精確成本信息改進(jìn)作業(yè),消除無增值作業(yè),提高效率,降低成本,并依據(jù)對作業(yè)的評價結(jié)果改進(jìn)企業(yè);剖析作業(yè)的完成及其耗費(fèi)的資源情況,同時考慮技術(shù)因素與經(jīng)濟(jì)因素,動態(tài)中改變作業(yè)方式,并重新對資源進(jìn)行配置;對價值鏈和作業(yè)鏈分析中進(jìn)行動態(tài)改進(jìn),結(jié)合企業(yè)微觀視野和行業(yè)宏觀視野,向理想作業(yè)流程靠攏。

基于作業(yè)成本法的時間陷阱分析能夠把流程存在的問題進(jìn)行一定程度上的量化,使結(jié)果更準(zhǔn)確。時間分析法就是尋找業(yè)務(wù)流程中存在的時間陷阱,找出在流程中浪費(fèi)的一種方法。此方法是《精益6西格瑪》一書中提出的。分析步驟如下(參見圖1)

二、安徽電信CDMA終端采購流程時間陷阱分析

本文分析安徽電信各市分公司CDMA終端采購流程,該流程采購方為安徽電信各市分公司,銷售方為天翼電信終端有限公司安徽分公司(以下簡稱天翼安徽終端公司)。流程的起點(diǎn)是市分公司向天翼安徽終端公司提交采購需求,流程終點(diǎn)是安徽電信省公司統(tǒng)一向天翼安徽終端公司進(jìn)行資金結(jié)算。為便于分析,將流程分解為物流、資金流和信息流(見圖5)。流程具體步驟說明如下:

作業(yè)1,市政企部提交本部門需求:向市分公司個人部提出需求,部門寫申請蓋章;

作業(yè)2,市個客部匯總市分各部門需求:匯總各部門需求,報備領(lǐng)導(dǎo)簽字;

作業(yè)3,省天翼終端公司匯總?cè)⌒枨?在ERP系統(tǒng)上報:根據(jù)分公司和經(jīng)銷商的訂貨需求,當(dāng)天或次日在ERP系統(tǒng)里提交需求;

作業(yè)4,天翼終端公司總部發(fā)貨:一般在收到訂貨單據(jù)的次日發(fā)貨;

作業(yè)5,省天翼終端公司收到總部物資,清點(diǎn)物資:省庫驗(yàn)收貨物,掃碼、進(jìn)行ERP和終端串號管理系統(tǒng)的操作;

作業(yè)6,省天翼終端公司在ERP系統(tǒng)中錄入分發(fā)信息,辦理二次物流:根據(jù)分公司和經(jīng)銷商的訂貨需求,錄入分發(fā)單據(jù),交物流發(fā)貨指令;

作業(yè)7,市個客部在ERP系統(tǒng)中確認(rèn)終端銷售:核對到貨數(shù)量時候相符,在ERP系統(tǒng)中確認(rèn)銷售出庫;

作業(yè)8,市物資部在物資系統(tǒng)中錄入采購入庫:根據(jù)物資系統(tǒng)核對收料單與供貨單價格和數(shù)量是否相符;

作業(yè)9,市財務(wù)部在財務(wù)系統(tǒng)中錄入采購信息:在M8系統(tǒng)錄入終端入庫分錄;

作業(yè)10,省財務(wù)部組織全省三系統(tǒng)采購數(shù)據(jù)對帳,糾正購銷數(shù)據(jù)差異:組織17個市分公司3個系統(tǒng)四類數(shù)據(jù)的核對;包括:組織提取三系統(tǒng)數(shù)據(jù),編制系統(tǒng)數(shù)據(jù)差異表格,下發(fā)對帳通知,催促市分上報,整理匯總市分報表,分析對帳差異原因;

作業(yè)11,市財務(wù)部核對本市三系統(tǒng)采購數(shù)據(jù):根據(jù)省公司要求核對三系統(tǒng)采購數(shù)據(jù);

作業(yè)12,省天翼終端公司簽定合同,發(fā)起付款申請:根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和分公司到貨簽收單,簽訂結(jié)算合同,發(fā)起付款申請;

作業(yè)13,省財務(wù)部審核付款單據(jù),要求市分確認(rèn)“應(yīng)付帳款”:5-6個市分公司的付款確認(rèn);

作業(yè)14,市財務(wù)部向省分反饋確認(rèn)可以支付:核對M8系統(tǒng)應(yīng)付賬款應(yīng)付中安徽天翼終端公司的金額,經(jīng)確認(rèn)后發(fā)送確認(rèn)函;

作業(yè)15,省財務(wù)部集中付款:5-6個市分公司的付款,包括制作付款憑證、主任審核、出納付款,銀行支付;

作業(yè)16,省財務(wù)部下發(fā)列帳通知:一個月的集中采購列帳通知,包括編制表格,起草公文,主任審核、公文發(fā)送。

觀察移動終端采購流程圖中的物流、資金流和信息流,我們可以發(fā)現(xiàn),實(shí)體的物流和資金流都比較簡單,但是信息流冗長,一個簡單的購銷活動由于涉及兩家公司,3個系統(tǒng),7個部門,各系統(tǒng)和部門間的信息流轉(zhuǎn)不暢,導(dǎo)致移動終端銷售資金周轉(zhuǎn)緩慢,系統(tǒng)數(shù)據(jù)存在差異,因此終端采購流程的主要問題是信息流存在時間陷阱,庫存積壓造成經(jīng)營風(fēng)險。以下我們進(jìn)行時間陷阱分析。

步驟一.找出每個活動環(huán)節(jié)花費(fèi)的時間

設(shè)計(jì)移動終端采購流程調(diào)查表,以信息流程為線索,按照流程前后步驟,詢問每個步驟執(zhí)行人的一般工作量、執(zhí)行時間(最長、一般、最短)、執(zhí)行工具及流程優(yōu)化建議。向流程涉及崗位發(fā)放調(diào)查表,統(tǒng)計(jì)各執(zhí)行步驟花費(fèi)的時間。

步驟二.運(yùn)用ABC法區(qū)分每個流程中的增值活動和非增值活動

流程作業(yè)指在一個組織內(nèi)為了某一目的而進(jìn)行的耗費(fèi)資源的工作。其目的就是為了使產(chǎn)品增值或產(chǎn)生顧客價值。根據(jù)ABC作業(yè)增值屬性分類方法。把作業(yè)分為增值作業(yè)與非增值作業(yè)。

增值作業(yè):能增加顧客價值的作業(yè),增值作業(yè)必須同時滿足以下條件:①該作業(yè)的功能是明確的;②該作業(yè)能為最終產(chǎn)品或勞務(wù)提供價值;③ 該作業(yè)在企業(yè)的整個作業(yè)鏈中不能去掉、合并或被替代。如果有一個條件不符合,該作業(yè)就不是增值作業(yè)。在省電信公司向天翼終端公司采購移動終端這一流程中,只有天翼終端公司總部向電信公司發(fā)貨這一作業(yè)為最終的消費(fèi)者提供了價值,屬于增值業(yè)務(wù)。

非增值作業(yè):不能增加顧客價值的作業(yè),又可以區(qū)分為:非增值必要作業(yè),指不創(chuàng)造價值,但是在目前產(chǎn)品開發(fā)、補(bǔ)充訂貨或者生產(chǎn)系統(tǒng)還需要,因而不能取消的活動,如產(chǎn)品生產(chǎn)各環(huán)節(jié)的檢驗(yàn)活動;非增值不必要作業(yè):指不能創(chuàng)造用戶所需要的價值并且應(yīng)該取消的活動。通過價值分析,企業(yè)可以有效地區(qū)分增值作業(yè)和非增值作業(yè),從而為消除浪費(fèi),進(jìn)行更有效的成本管理提供依據(jù)。

步驟四.計(jì)算流程周期效率〗

計(jì)算出增值活動時間Ta=40小時和流程總提前期T=195.17小時,計(jì)算得出流程周期效率=Ta/T=20%?！?/p>

步驟五.分析時間陷阱產(chǎn)生原因〗

與世界一流的事務(wù)性流程周期效率50%相比,安徽電信移動終端采購流程周期效率與先進(jìn)水平還存在差距。需要進(jìn)一步分析時間陷阱產(chǎn)生的原因。

(一)采購流程中的時間陷阱原因

分析移動終端采購流程,發(fā)現(xiàn)時間陷阱主要由兩類作業(yè)引起:

第一類,是非增值非必要作業(yè)。移動終端采購作業(yè)是市分自主采購項(xiàng)目,但是目前的流程中由于市分?jǐn)?shù)據(jù)錄入質(zhì)量不高,省公司增加的檢查、稽核、確認(rèn)的作業(yè),由于涉及省公司對17家市分公司的監(jiān)察,這部分作業(yè)時間比較長,但是屬于既不能為消費(fèi)者增值,又不是公司必要的工作。

該類作業(yè)包括B10-組織全省三系統(tǒng)采購數(shù)據(jù)對帳,糾正購銷數(shù)據(jù)差異30.67小時、B13-要求市分確認(rèn)應(yīng)付帳款18.67小時;t6-省天翼終端二次物流所消耗的12小時;合計(jì)流程可能節(jié)約時間61.34小時。

第二類,是非增值必要作業(yè),但是在執(zhí)行工具上可以優(yōu)化。主要是省公司及市分公司未采用系統(tǒng)操作,仍然用手工方式匯總的下級需求,目前這類工作通過下級簽字蓋章,再發(fā)紙質(zhì)傳真的方式完成,這類作業(yè)建議改由市分在OA系統(tǒng)中提交需求,省去手工審批匯總傳真的方式,流程優(yōu)化的空間22小時。

該類作業(yè)包括:t2-市分匯總各部門需求信息6小時;t5-省天翼終端匯總各市分公司需求信息16小時,

如果能將這兩類工作簡化,則流程總提前期T=111.83小時,優(yōu)化后的流程周轉(zhuǎn)效率=40/111.83=36%;接近世界先進(jìn)水平。

因此,采購信息流程中時間陷阱產(chǎn)生的主要原因是部分手工操作和市分?jǐn)?shù)據(jù)存在質(zhì)量不高,導(dǎo)致省公司增加檢查、稽核、確認(rèn)等工作環(huán)節(jié)。

(二)終端庫存的時間陷阱原因

庫存是一種浪費(fèi),移動終端庫存已成為價值鏈中生產(chǎn)廠商、代理商、運(yùn)營商共同的難題。過量的庫存掩蓋CDMA價值鏈中深層次的需求預(yù)測和信息傳遞問題。

就安徽電信公司來說,截止2009年8月底,各市分公司的手機(jī)終端庫存可以支撐33天的手機(jī)銷售出庫需求(終端庫存支撐天數(shù)=月末庫存金額*30天/月均銷售出庫金額),在采購流程的分析調(diào)查中,我們了解,按現(xiàn)行的流程速度,從市分公司一線營業(yè)部門發(fā)起需求到市分倉庫收貨,總計(jì)需要96小時,大約12天(=96/8),也就是說移動終端采購的提前期應(yīng)該是12天,再安排7天的安全庫存量,原則上各市分公司移動終端庫存支撐天數(shù)保持在19天(8天在途時間+7天安全庫存)的使用量,可以在現(xiàn)行流程效率下,滿足終端營銷的需求。

那么實(shí)際上各市分公司的庫存支撐天數(shù)平均為33天,比安全天數(shù)多了14天,究其原因,還是市分公司過量報送了14天的采購需求,而這些庫存終端很大一部分已經(jīng)超過三個月庫齡,產(chǎn)生了跌價損失,甚至可能還需要支付滯銷機(jī)的促銷費(fèi)用。

三、CDMA終端采購流程優(yōu)化建議

針對采購流程及庫存管理中存在的時間缺陷,提出以下流程優(yōu)化建議:

(一)實(shí)施供應(yīng)鏈管理SCM,市分公司負(fù)責(zé)掌握一線市場的各類終端銷售數(shù)據(jù),省公司負(fù)責(zé)指導(dǎo)市分公司根據(jù)科學(xué)的預(yù)測方法報送終端需求,天翼終端公司總部建立供應(yīng)鏈信息透明傳遞的機(jī)制,中國電信公司市分、省分、總部;電信公司與終端生產(chǎn)商、終端代理商之間構(gòu)成一個面向最終顧客的完整電子商務(wù)供應(yīng)鏈,對彼此的終端庫存與銷售信息透明,提高企業(yè)對市場和最終顧客需求的響應(yīng)速度,避免因信息不暢、需求擴(kuò)大產(chǎn)生的庫存浪費(fèi),從而提高企業(yè)產(chǎn)品的市場競爭力。

(二)建立終端需求預(yù)測模型。關(guān)注CDMA終端銷售的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集和分析。出現(xiàn)過量庫存的根本原因主要是需求預(yù)測不準(zhǔn),對消費(fèi)者市場不夠了解,進(jìn)行需求預(yù)測沒有科學(xué)模型。

(三)簡化采購流程。英國歷史學(xué)家斯科特?帕金森,說:“做一份工作所需要的資源,與工作本身并沒有太大關(guān)系;一件事情膨脹出來的重要性和復(fù)雜性,與完成這件事情花的時間成正比?！辈少彵旧硎且患逦唵蔚臉I(yè)務(wù),如果市分公司從天翼終端公司采購終端像到商場采購東西一樣流程簡單,就可以省略很多核對、檢查的非增值非必要作業(yè)。

本文基于作業(yè)成本管理,對安徽電信移動終端采購進(jìn)行了流程的時間陷阱分析,主要分析了終端采購信息流冗長和庫存冗余的問題,提出實(shí)行供應(yīng)鏈管理,關(guān)注CDMA終端銷售信息,建立終端需求預(yù)測模型,對非增值作業(yè)進(jìn)行優(yōu)化的建議。

通過以上分析,嘗試了基于作業(yè)成本管理的時間陷阱分析進(jìn)行流程診斷,希望能為3G競爭中電信運(yùn)營商的流程再造(BPR)提供參考。

(作者單位:安徽電信財務(wù)部)