李 燕

一所高校就像一個(gè)小社會(huì),部門(mén)機(jī)構(gòu)多,形成檔案門(mén)類(lèi)多,數(shù)量大。如果只靠檔案室的三五名專(zhuān)職檔案員,是無(wú)法完成數(shù)量如此眾多而形成環(huán)節(jié)又十分復(fù)雜的檔案收集、整理工作的。這就需要在全校建立一個(gè)完善的檔案工作網(wǎng)絡(luò),從最基層開(kāi)始,每個(gè)立卷單位都要配備相應(yīng)數(shù)量的兼職檔案員和分管領(lǐng)導(dǎo),由綜合檔案室進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查,接受學(xué)校檔案工作最高領(lǐng)導(dǎo)“檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”和分管校長(zhǎng)的領(lǐng)導(dǎo),這樣才能保證檔案收集齊全、整理規(guī)范、便于檢索和提供利用,為學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)服務(wù)。

一、檔案工作網(wǎng)絡(luò)中的兼職檔案員

在檔案工作網(wǎng)絡(luò)中,“檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”的重視是一切工作的基礎(chǔ)。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組制訂方向、目標(biāo)、計(jì)劃,決定工作進(jìn)程,協(xié)調(diào)各方面關(guān)系。如果領(lǐng)導(dǎo)不重視,不為檔案工作人員提供必要的工作條件,不進(jìn)行有關(guān)協(xié)調(diào)工作,網(wǎng)絡(luò)上的其他具體工作人員就無(wú)法進(jìn)行正常的工作。最重要的是立卷單位的分管領(lǐng)導(dǎo),負(fù)責(zé)本單位檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo),協(xié)調(diào)指揮。如果立卷單位的分管領(lǐng)導(dǎo)“本位主義”嚴(yán)重,不配合全校檔案工作,或只圖自己方便,不向立卷人員提供相關(guān)應(yīng)歸檔材料,甚至利用職權(quán)阻止本單位兼職檔案員向綜合檔案室移交檔案,就肯定會(huì)妨礙全校檔案的集中統(tǒng)一管理,更談不上材料齊全,保證案卷質(zhì)量了。在這個(gè)網(wǎng)絡(luò)中,樞紐單位是綜合檔案室。綜合檔案室負(fù)責(zé)全校十大門(mén)類(lèi)、各種載體的檔案的集中統(tǒng)一管理;鑒定檔案的保存價(jià)值;銷(xiāo)毀過(guò)期檔案;編制各種檢索工具;精心保管檔案,盡可能延長(zhǎng)檔案壽命,保證每一份檔案的安全;統(tǒng)計(jì)檔案情況;編研檔案資料,努力為利用者提供方便、快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù),為領(lǐng)導(dǎo)決策和學(xué)校工作提供參考。

在檔案工作網(wǎng)絡(luò)中,最為關(guān)鍵的是兼職檔案員。檔案工作的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目、利用、編研八大環(huán)節(jié)中,收集和整理是檔案的形成環(huán)節(jié)。也就是說(shuō),只有經(jīng)過(guò)收集和整理(分類(lèi)、編頁(yè)、填寫(xiě)卷內(nèi)目錄和備考表、裝訂、擬寫(xiě)案卷題名),才能形成檔案,而這最為關(guān)鍵、最為基礎(chǔ)的兩項(xiàng)工作是由兼職檔案員來(lái)完成的。因此,文件的形成是否規(guī)范、各類(lèi)檔案的收集是否完整、分類(lèi)是否科學(xué)、案卷質(zhì)量是否達(dá)標(biāo),都直接影響全校檔案工作的水平。如果沒(méi)有一支過(guò)硬的兼職檔案員隊(duì)伍,檔案工作肯定是搞不好的。

目前來(lái)說(shuō),兼職檔案員的文化知識(shí)、年齡結(jié)構(gòu)層次差別很大,其特點(diǎn)是兼職任務(wù)多,日常工作繁雜,處理文件時(shí)間少,工作變化頻繁,專(zhuān)業(yè)知識(shí)少,難以專(zhuān)心搞好歸檔工作。由于檔案工作效果難以立竿見(jiàn)影,不易引起大家的重視,而常被其他工作擠掉。他們默默無(wú)聞地做著分類(lèi)、編頁(yè)等繁瑣工作,卻又不被別人理解。而且,兼職檔案員絕大多數(shù)沒(méi)學(xué)過(guò)檔案專(zhuān)業(yè),所以業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較低,新手尤其如此,這直接影響著檔案工作的質(zhì)量。但他們的優(yōu)點(diǎn)是基本素質(zhì)較好,文化程度高,學(xué)習(xí)熱情高,因此,有計(jì)劃、有針對(duì)性地培養(yǎng)、建設(shè)一支高素質(zhì)的能夠適應(yīng)現(xiàn)代化高校檔案工作需要的兼職檔案干部隊(duì)伍,不僅是當(dāng)務(wù)之急,而且也是可以做到的。

二、加強(qiáng)兼職檔案員的素質(zhì)培養(yǎng)

(一)積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視,加強(qiáng)對(duì)兼職檔案干部的專(zhuān)業(yè)思想教育

一般來(lái)說(shuō),兼職檔案員工作主動(dòng)性較差,究其原因,一是對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足,二是日常的文書(shū)檔案工作得不到大家的理解和支持。為此,“檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組”和立卷單位分管領(lǐng)導(dǎo)要關(guān)心和支持兼職檔案員的工作,進(jìn)行職業(yè)教育,鼓勵(lì)他們樹(shù)立專(zhuān)業(yè)思想,想方設(shè)法為兼職檔案員做好文檔工作提供時(shí)間、創(chuàng)造條件,調(diào)動(dòng)其工作積極性,喚起工作熱情。

(二)開(kāi)展各種形式的宣傳工作,增強(qiáng)兼職檔案員的檔案意識(shí)

增強(qiáng)檔案意識(shí)不但要加大宣傳力度,還要注意形式的多樣化。例如為使《檔案法》、《山東省檔案條例》更加深入人心,我們先后舉辦了兩次《檔案法》知識(shí)考試,把《檔案法》、《山東省檔案條例》及有關(guān)宣傳材料發(fā)到每一個(gè)兼職檔案員和立卷單位分管領(lǐng)導(dǎo)的手中,做到人手一份;不定期的在校報(bào)上登載檔案知識(shí),并通過(guò)校報(bào)及時(shí)報(bào)道檔案工作新動(dòng)態(tài)。通過(guò)持久的宣傳工作,全校教職工普遍對(duì)檔案和檔案工作有了新的認(rèn)識(shí)。在學(xué)校里形成統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),分級(jí)管理,一級(jí)抓一級(jí),上下齊努力的良好大環(huán)境。

(三)努力提高兼職檔案干部的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和實(shí)際操作能力

1、舉辦培訓(xùn)班,對(duì)兼職檔案員進(jìn)行集中培訓(xùn)

針對(duì)兼職檔案員日常工作繁多、工作變動(dòng)頻繁、新手多、專(zhuān)業(yè)水平低等特點(diǎn),要有目的地進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。首先要循序漸進(jìn),加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)教育和基本應(yīng)用技能的教育,適當(dāng)減少純理論知識(shí)的介紹,急需什么講什么,切實(shí)提高專(zhuān)業(yè)知識(shí)水平。針對(duì)不斷更換的新上崗兼職檔案員要進(jìn)行檔案管理的基本知識(shí)和基本技能、實(shí)際操作方法、文件價(jià)值鑒定的原則和方法等內(nèi)容的培訓(xùn);針對(duì)不同門(mén)類(lèi)檔案的實(shí)體管理要進(jìn)行教學(xué)檔案、黨政管理檔案、實(shí)物檔案、多媒體檔案等的培訓(xùn)。

但是如果培訓(xùn)方法不當(dāng),要求不嚴(yán),學(xué)習(xí)后不復(fù)習(xí)又不實(shí)踐,不久便會(huì)忘記,到用時(shí)又不會(huì),肯定影響工作。因此,對(duì)于一年一次的立卷工作來(lái)講,檔案室指導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)不怕麻煩,每年都在立卷前組織一次專(zhuān)門(mén)培訓(xùn),以保證立卷工作順利進(jìn)行。在培訓(xùn)方法上,我們可以采取“模擬啟發(fā)式教學(xué)法”,就是先舉例教學(xué),再模擬實(shí)踐,后啟發(fā)引導(dǎo)。改變過(guò)去那種在培訓(xùn)班上滿堂灌,照本宣科和平鋪直敘的講課方法,二是通過(guò)大量的實(shí)例,講述立卷知識(shí),在文檔人員對(duì)立卷工作具有感性認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上,擬制大量文件標(biāo)題,讓文檔人員根據(jù)實(shí)例進(jìn)行模擬立卷,指導(dǎo)人員根據(jù)實(shí)例進(jìn)行綜合,結(jié)合不同單位的特點(diǎn)進(jìn)行啟發(fā)性引導(dǎo),使兼職檔案員能夠根據(jù)本單位情況掌握文件材料的收集、分類(lèi)、立卷等工作程序和基本要求,全面掌握立卷的方法和技能。

2、設(shè)立指導(dǎo)熱線,深入基層,解決立卷中的實(shí)際問(wèn)題

設(shè)立指導(dǎo)熱線電話和電子郵箱,可以更方便快捷地解決廣大兼職檔案員工作中的問(wèn)題,有效的緩解歸檔工作壓力,提高工作效率。在加強(qiáng)檔案專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)理論培訓(xùn)及業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的同時(shí),檔案室指導(dǎo)人員要經(jīng)常深入各立卷部門(mén),從文件的分類(lèi)、組卷到擬寫(xiě)案卷標(biāo)題等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都主動(dòng)進(jìn)行幫助,解決疑難問(wèn)題,面對(duì)面、手把手地指導(dǎo)。經(jīng)常進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),不但使原有的兼職檔案員能按要求獨(dú)立完成每年的立卷歸檔工作,而且能使新兼任的同志較快地掌握文書(shū)處理、分類(lèi)、立卷等基本技能。

3、做好重點(diǎn)項(xiàng)目、重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作

及時(shí)指定專(zhuān)人跟蹤指導(dǎo)學(xué)校重點(diǎn)項(xiàng)目、重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案的歸檔工作,積極主動(dòng)聯(lián)系歸檔文件的相關(guān)事宜。特別是對(duì)于學(xué)校多個(gè)部門(mén)共同組成的臨時(shí)工作小組和專(zhuān)項(xiàng)活動(dòng)形成的文件,檔案室及時(shí)進(jìn)行歸檔范圍制定和歸檔文件整理的指導(dǎo)和培訓(xùn)工作。做到特殊事件特殊對(duì)待,最大限度地做好各項(xiàng)重點(diǎn)項(xiàng)目、重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。

4、強(qiáng)化競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,獎(jiǎng)優(yōu)罰劣

為了調(diào)動(dòng)兼職檔案員的積極性,提高業(yè)務(wù)素質(zhì),應(yīng)當(dāng)在工作中引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。比如我校檔案室在每年一次布置立卷工作的同時(shí),也把《文書(shū)立卷檢查評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)》下發(fā)到每個(gè)兼職檔案員手中,將立卷工作細(xì)化,一邊兼職檔案員自覺(jué)對(duì)照評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)中的年度立卷工作內(nèi)容、質(zhì)量要求、完成時(shí)間、評(píng)比標(biāo)準(zhǔn)、得分、扣分等具體項(xiàng)目按表操作,自我評(píng)分。在此基礎(chǔ)上,組織有關(guān)人員對(duì)各部門(mén)立卷歸檔工作進(jìn)行總結(jié)評(píng)比,在全校檔案工作會(huì)上進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)。多年來(lái),我校文書(shū)立卷歸檔及總結(jié)評(píng)比工作已經(jīng)程序化、制度化。它有力地促進(jìn)了部門(mén)立卷工作的開(kāi)展,增強(qiáng)了各部門(mén)兼職檔案員之間的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。每年1~3月份,各部門(mén)兼職檔案員就積極主動(dòng)地與綜合檔案室取得聯(lián)系,自覺(jué)做好立卷工作。他們有的為了保證質(zhì)量,不怕麻煩,不怕辛苦,主動(dòng)加班加點(diǎn),甚至帶病堅(jiān)持工作,絕不影響全校立卷工作進(jìn)度。

建立健全并強(qiáng)化檔案工作網(wǎng)絡(luò)是一項(xiàng)細(xì)致的工作,需要領(lǐng)導(dǎo)重視,各立卷部門(mén)積極配合,各兼職檔案員大力支持,以及綜合檔案室的努力。應(yīng)當(dāng)把學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹、落實(shí)《檔案法》和《山東省檔案條例》,增強(qiáng)兼職檔案員的檔案意識(shí),全面提高兼職檔案員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)作為檔案工作的重點(diǎn)來(lái)抓。只有這樣,才能培養(yǎng)一支熱愛(ài)檔案工作、業(yè)務(wù)過(guò)硬的專(zhuān)兼職檔案員隊(duì)伍,使整個(gè)檔案工作網(wǎng)絡(luò)有序、高效地運(yùn)行,提高案卷質(zhì)量,為建設(shè)開(kāi)放型、智能型、研究型的現(xiàn)代化大學(xué)檔案館奠定良好的基礎(chǔ)。

作者單位:山東農(nóng)業(yè)大學(xué)綜合檔案室