楊小溪

【摘要】 緯創(chuàng)軟件(集團(tuán))(WITS)根據(jù)平衡計(jì)分卡(BSC)的原理形成了一套較為完善的公司財(cái)務(wù)管理體系。首先從整體上介紹了該公司的治理結(jié)構(gòu)和財(cái)務(wù)管理體系;然后具體分析了該公司的財(cái)務(wù)管理報(bào)表結(jié)構(gòu)和各種評價(jià)指標(biāo);最后從管理報(bào)表如何準(zhǔn)確反映其經(jīng)營毛利率的角度出發(fā),提出了對該財(cái)務(wù)管理報(bào)表三個(gè)方面的改進(jìn)方案。希望通過這些研究,為IT服務(wù)企業(yè)提供一套可以參考的財(cái)務(wù)管理報(bào)表框架,幫助中國高速成長的IT服務(wù)公司提升其經(jīng)營管理水平。

【關(guān)鍵詞】 管理會計(jì);財(cái)務(wù)管理報(bào)表;毛利率;平衡計(jì)分卡

IT服務(wù)企業(yè)中主要的資產(chǎn)是人這種無形資產(chǎn),主要的成本也是人力成本。IT服務(wù)業(yè)的價(jià)值創(chuàng)造過程是:無形資產(chǎn)(人),透過有效管理(標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)程序),變成客戶可以識別的價(jià)值(產(chǎn)品和服務(wù)特征),最后達(dá)成企業(yè)目標(biāo)。由此可以知道IT服務(wù)業(yè)和傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)相比,有非常大的差異,因此傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理報(bào)表就不太適合這種類型的公司。由于 IT服務(wù)業(yè)是一個(gè)新興產(chǎn)業(yè),對于這個(gè)產(chǎn)業(yè)需要的財(cái)務(wù)管理報(bào)表國內(nèi)也很少研究。本文的目的就是探討在IT服務(wù)企業(yè)中如何建立和使用管理會計(jì)報(bào)表。

一、 緯創(chuàng)軟件股份有限公司簡介

(一)緯創(chuàng)軟件股份有限公司概況

緯創(chuàng)軟件股份有限公司(緯創(chuàng)軟件)是緯創(chuàng)集團(tuán)旗下的一家專門提供IT服務(wù)的公司,它有12年的經(jīng)營歷史,員工總數(shù)超過一千人,總部設(shè)在中國臺北。緯創(chuàng)軟件目前有11家分支機(jī)構(gòu),分別分布在臺灣,日本,香港和中國大陸。該公司為它的客戶提供的服務(wù)包括:軟件產(chǎn)品工程服務(wù)(PES)、技術(shù)咨詢服務(wù)(TCS)、信息技術(shù)外包服務(wù)(ITO)、商業(yè)流程外包服務(wù)(BPO)、行業(yè)解決方案服務(wù)(SIS)。其服務(wù)市場包括:臺灣、香港、澳門、新加坡市場;日本、韓國市場;美國、歐洲市場;大陸市場等四種主要目標(biāo)市場。

緯創(chuàng)軟件在中國大陸的排名大概在30名左右,其公司目標(biāo)是能成為中國IT服務(wù)業(yè)的前10名;這是一家高速成長的公司,所以現(xiàn)階段專業(yè)化的管理問題顯得尤為重要。

(二)緯創(chuàng)軟件的經(jīng)營管理架構(gòu)

緯創(chuàng)軟件(集團(tuán))雖然包含11家分支機(jī)構(gòu),但在管理上采取單一公司(One Company)的管理模式,在營運(yùn)管理上,支持部門采用成本中心(Cost Centre)的管理模式,而經(jīng)營部門則采用利潤中心(Profit Centre)的管理模式,具體營運(yùn)單位設(shè)置如表1所示。

表1緯創(chuàng)軟件財(cái)務(wù)管理架構(gòu)表

其中辦公區(qū)是指為支持事業(yè)單位在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行營業(yè)和生產(chǎn)而設(shè)立的辦公機(jī)構(gòu),包括分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)管理人員,人事和行政的支持人員,IT的支持服務(wù)人員,以及提供的辦公環(huán)境。其中,第一事業(yè)處負(fù)責(zé)臺灣的TCS業(yè)務(wù)以及整個(gè)公司的PES業(yè)務(wù);第二事業(yè)處負(fù)責(zé)日本和韓國的ITO,BPO和TCS三個(gè)業(yè)務(wù);第三事業(yè)處負(fù)責(zé)臺灣的ITO,SIS業(yè)務(wù)以及大陸的ITO,TCS和SIS業(yè)務(wù)。

二、 緯創(chuàng)軟件的經(jīng)營戰(zhàn)略管理體系

緯創(chuàng)軟件是一家典型的成長中的IT服務(wù)企業(yè),它的企業(yè)使命是帶動臺灣軟件產(chǎn)業(yè)的發(fā)展,證明臺灣的IT服務(wù)公司有能力在全球經(jīng)營。它的企業(yè)價(jià)值觀是:客尊、誠信和創(chuàng)新。企業(yè)發(fā)展的愿景是成為大中國地區(qū)(Great China)前十名的IT服務(wù)企業(yè)。

(一)緯創(chuàng)軟件的戰(zhàn)略地圖

2008年,緯創(chuàng)軟件制定了公司未來5年內(nèi)的發(fā)展戰(zhàn)略,即到2013年為止公司營業(yè)額能達(dá)到2億美元并且人員規(guī)模超過6000人。為了實(shí)現(xiàn)這一戰(zhàn)略目標(biāo),緯創(chuàng)軟件根據(jù)卡普蘭的《戰(zhàn)略地圖》 ,清楚地詮釋了其戰(zhàn)略,具體經(jīng)營戰(zhàn)略表述如圖1所示:

由于戰(zhàn)略地圖并非本文探討的重點(diǎn),對于上圖的含義,這里不再贅述。

(二)緯創(chuàng)軟件的平衡計(jì)分卡

按照《戰(zhàn)略地圖》的表述,緯創(chuàng)軟件根據(jù)卡普蘭的《平衡積分卡》,以《關(guān)鍵績效指標(biāo)(KPI)》 為基礎(chǔ),制定了2008年緯創(chuàng)軟件的平衡計(jì)分卡。為了將戰(zhàn)略執(zhí)行的細(xì)則落實(shí)到每個(gè)單位和個(gè)人,緯創(chuàng)軟件分別建立了公司,部門以及個(gè)人的平衡計(jì)分卡。表2為公司的平衡計(jì)分卡。

企業(yè)長期的戰(zhàn)略目標(biāo)是通過企業(yè)每年的具體工作創(chuàng)造的價(jià)值逐步累積而實(shí)現(xiàn)的,平衡計(jì)分卡就是企業(yè)為定義其年度戰(zhàn)略行動而使用的重要工具和方法。使用平衡計(jì)分卡一般要注意如下幾個(gè)問題:

(1)平衡計(jì)分卡必須分層制作,且要層層相扣。

(2)平衡計(jì)分卡應(yīng)分為四個(gè)構(gòu)面來制作:財(cái)務(wù)(Financial)、客戶和市場(Customer & Market)、內(nèi)部流程(Internal & Business Process)和學(xué)習(xí)與成長(Learning & Growth)。

每個(gè)構(gòu)面都要定出關(guān)鍵績效指標(biāo)(KPI),應(yīng)注意KPI的指標(biāo)數(shù)量不要太多,一般不要超過5個(gè)。

(3)每個(gè)KPI都應(yīng)該能夠被度量(Measurement)。

(4)每個(gè)KPI都必須指定其責(zé)任人(Sponsor)。

(5)每個(gè)KPI都要定義其權(quán)重(Score)。

由于本文的重點(diǎn)不在于介紹平衡計(jì)分卡,對于緯創(chuàng)軟件平衡計(jì)分卡的具體內(nèi)容,這里不再贅述。

三、緯創(chuàng)軟件財(cái)務(wù)管理體系介紹

(一)緯創(chuàng)軟件的財(cái)務(wù)管理體系

緯創(chuàng)軟件的財(cái)務(wù)管理體系如圖2所示:

BL(Business Line):BD中執(zhí)行特定服務(wù)的組織,如BD3中的ITO服務(wù)組織。

我們在“一 緯創(chuàng)軟件股份有限公司簡介”中已經(jīng)說明,緯創(chuàng)軟件是圍繞成本中心和利潤中心這兩塊來進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的。圖2清晰的表示了這一財(cái)務(wù)管理架構(gòu),即:

(式1)

緯創(chuàng)軟件的營業(yè)利潤=BD利潤總和-成本中心成本總和

= BD的收入總和-主營業(yè)務(wù)成本

-分支機(jī)構(gòu)營運(yùn)成本-總部營運(yùn)成本

這里沒有計(jì)算緯創(chuàng)軟件的其他成本和費(fèi)用,如投資和營業(yè)外收入及費(fèi)用。成本中心財(cái)務(wù)管理的要點(diǎn)是預(yù)算、預(yù)算的執(zhí)行效率和可變成本的控制,利潤中心財(cái)務(wù)管理的要點(diǎn)是營業(yè)額、毛利和變動費(fèi)用的控制。

(二)緯創(chuàng)軟件的財(cái)務(wù)管理會計(jì)報(bào)表

緯創(chuàng)軟件得集團(tuán)財(cái)務(wù)報(bào)表格式如表3所示:

1.財(cái)務(wù)管理報(bào)表各項(xiàng)指標(biāo)的解釋

表中各項(xiàng)指標(biāo)間的關(guān)系如下:

凈收入=合約收入-過手

主營業(yè)務(wù)成本=人力成本+外包費(fèi)用+其它費(fèi)用

毛利= 凈收入-主營業(yè)務(wù)成本

營運(yùn)成本=分支機(jī)構(gòu)營運(yùn)成本+總部營運(yùn)成本

主營業(yè)務(wù)利潤=毛利-營運(yùn)成本

2.財(cái)務(wù)管理報(bào)表設(shè)計(jì)原則

公司的財(cái)務(wù)計(jì)分卡有三項(xiàng),分別是凈收入、主營業(yè)務(wù)利潤和營運(yùn)成本(參見表2)。公司的戰(zhàn)略組織包括事業(yè)處、辦公區(qū)和總部。事業(yè)處影響計(jì)分卡中的凈收入和主營業(yè)務(wù)利潤(參見表1),辦公區(qū)和總部合起來構(gòu)成營運(yùn)成本,他們也會影響主營業(yè)務(wù)利潤。辦公區(qū)和總部為成本中心,因而其管理要素為預(yù)算,包括預(yù)算制定、調(diào)整和控制。由于事業(yè)處是利潤中心,除了預(yù)算之外,其他管理要素還包括凈收入和主營業(yè)務(wù)成本,其中,主營業(yè)務(wù)成本又受到人力成本,外包和其他花費(fèi)(主要指交際費(fèi)和差旅費(fèi))的影響。圖3更為形象的表現(xiàn)了這一設(shè)計(jì)原則。

3.如何解讀公司一季度管理報(bào)表

從當(dāng)月指標(biāo)來看,緯創(chuàng)軟件3月的生產(chǎn)人月數(shù)與預(yù)算相比,差異不大;凈收入也基本與預(yù)算相符;主營業(yè)務(wù)成本超出預(yù)算5%,其中:人員成本超出預(yù)算5%,外包費(fèi)用和項(xiàng)目費(fèi)用同預(yù)算相比分別超出25%和20%;本月的毛利只達(dá)到了預(yù)算額的91%,這主要是由外包費(fèi)用和項(xiàng)目費(fèi)用超出預(yù)算造成的;公司總體的營運(yùn)成本超過預(yù)算9%,其中分支機(jī)構(gòu)的營運(yùn)成本超過預(yù)算11%,總部的營運(yùn)成本超過預(yù)算7%;3月的主營業(yè)務(wù)利潤只達(dá)到預(yù)算的60%,這主要是由外包費(fèi)用,項(xiàng)目成本和分支機(jī)構(gòu)營運(yùn)成本大大超過預(yù)算導(dǎo)致的。

從季度累計(jì)指標(biāo)來看,緯創(chuàng)軟件的一季度的生產(chǎn)人月數(shù)與預(yù)算相比超出3%,基本與預(yù)算相符;凈收入超出預(yù)算數(shù)4%,比預(yù)計(jì)的好;主營業(yè)務(wù)成本超出預(yù)算10%,其中:人員成本超出預(yù)算7%,而外包費(fèi)用和項(xiàng)目費(fèi)用分別超出預(yù)算45%和29%,大大超出預(yù)算;本季度的毛利只達(dá)到了預(yù)算額的93%,這主要是由外包費(fèi)用和項(xiàng)目費(fèi)用較大超出預(yù)算造成;公司總體的營運(yùn)成本超過預(yù)算9%,其中分支機(jī)構(gòu)的營運(yùn)成本超過預(yù)算13%,總部的營運(yùn)成本超過預(yù)算5%;一季度的主營業(yè)務(wù)利潤只達(dá)到預(yù)算的71%,這主要是由外包費(fèi)用,項(xiàng)目成本和分支機(jī)構(gòu)營運(yùn)成本大大超過預(yù)算導(dǎo)致的。

本季度的績效不如預(yù)期,重要原因是:(1)外包費(fèi)用的控制不夠嚴(yán)格(項(xiàng)目沒有如期完工,原來采購的技術(shù)人員需要繼續(xù)留用)。(2)其它費(fèi)用(特別是交際費(fèi)用)太高。(3)營運(yùn)費(fèi)用沒有控制好(原來預(yù)期的行政和財(cái)務(wù)人員減員動作沒有完成)。這些都是下季度要改善的重點(diǎn)。

(三)緯創(chuàng)軟件事業(yè)部門的財(cái)務(wù)管理會計(jì)報(bào)表

1.財(cái)務(wù)管理報(bào)表各項(xiàng)指標(biāo)的解釋

人員使用率=在職工程人員人數(shù)/可認(rèn)列收入人月數(shù)

凈收入= 合約收入+內(nèi)包收入-過手

銷售費(fèi)用=銷售人員費(fèi)用 +售前支持費(fèi)用

2.財(cái)務(wù)管理報(bào)表設(shè)計(jì)原則

事業(yè)處的財(cái)務(wù)計(jì)分卡有三項(xiàng)指標(biāo),分別是凈收入、毛利率和毛利。事業(yè)處在戰(zhàn)略組織上由其負(fù)責(zé)的各種類型業(yè)務(wù)線組成部門組成,因而實(shí)際上影響以上指標(biāo)的是銷售部門和生產(chǎn)部門。銷售部門的績效會影響凈收入、毛利率和毛利,而生產(chǎn)部門的績效會影響毛利和毛利率。影響銷售部門績效有兩個(gè)核心指標(biāo),分別是凈收入和銷售費(fèi)用,其中,銷售費(fèi)用可以分成銷售人員費(fèi)用和售前支持費(fèi)用。影響生產(chǎn)部門績效的核心指標(biāo)包括項(xiàng)目費(fèi)用和生產(chǎn)的支持費(fèi)用。圖4更為形象的表現(xiàn)了這一設(shè)計(jì)原則。

3.如何解讀BD3 ITO業(yè)務(wù)線一季度管理報(bào)表

從該報(bào)表當(dāng)月的數(shù)據(jù)來看,ITO業(yè)務(wù)線的人員使用率稍高于預(yù)期的人員使用率;凈收入和主營業(yè)務(wù)成本基本與預(yù)算相符,而總銷售費(fèi)用高于其預(yù)算23%,大大超出了預(yù)算;3月的實(shí)際毛利高出預(yù)算5%,實(shí)際毛利率高出預(yù)算2%,均超額完成了預(yù)算計(jì)劃。

從季度累計(jì)數(shù)據(jù)來看,第一季度的人員使用率比預(yù)期人員使用率較高,實(shí)際累計(jì)凈收入較大高出預(yù)算,銷售總成本超出預(yù)算11%,大大超出預(yù)算,主營業(yè)務(wù)成本基本符合預(yù)算金額,本季度實(shí)際毛利和毛利率分別高于預(yù)算20%和14%,超額完成了預(yù)算要求。

總體來說,本季度BD3 ITO業(yè)務(wù)線的績效狀況較好,凈收入和毛利都較大超過預(yù)算,但仍應(yīng)關(guān)注以下三點(diǎn)內(nèi)容:(1)公司的人員使用率過高(高于90%)。這可以從生產(chǎn)支持費(fèi)用過低上得到印證,實(shí)際上,生產(chǎn)支持費(fèi)用過低其中一點(diǎn)原因就是人員的使用率過高,因而對于該問題,公司關(guān)注的重點(diǎn)應(yīng)放在是否需要增加新的公司人員上。(2)銷售費(fèi)用超出預(yù)算,應(yīng)加強(qiáng)交際費(fèi)用的控制。(3)銷售總成本中的售前支持費(fèi)用過高,應(yīng)該關(guān)注是否為有效支出,能否引起公司后續(xù)排程的增加。

四、緯創(chuàng)軟件財(cái)務(wù)管理報(bào)表改進(jìn)方案

從財(cái)務(wù)管理的戰(zhàn)略角度來說,企業(yè)的長期經(jīng)營看毛利,短期經(jīng)營看費(fèi)用。財(cái)務(wù)管理報(bào)表所反應(yīng)的實(shí)際情況通常滯后于決策3～4個(gè)月,也就是說,它是管理者根據(jù)前3-4個(gè)月前的情況所作決策的后果。因而管理報(bào)表的數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確對管理者的決策有著重大影響。我們從管理報(bào)表能否準(zhǔn)確反映事業(yè)單位經(jīng)營的毛利和毛利率的角度出發(fā),對緯創(chuàng)軟件事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理報(bào)表進(jìn)行了深入研究,結(jié)合其事業(yè)單位的意見,提出如下三方面改進(jìn)措施。

(一)對凈收入指標(biāo)的改進(jìn):營業(yè)稅的處理

緯創(chuàng)軟件的客戶遍及全球,一方面,由于不同國家或地區(qū)交易習(xí)慣的差異,對合同中所涉及的金額是含稅還是不含稅的處理方式有很大差別。比如,在日本本地簽訂的合約,通常不包含稅金;在中國、美國和歐洲簽訂的合約,通常使用含稅金額;而在臺灣簽訂的合約涉及的金額是否含稅,視具體情況而定。另一方面,緯創(chuàng)軟件的生產(chǎn)是在全球進(jìn)行的,每個(gè)國家或地區(qū)的稅收水平和給予的稅收優(yōu)惠政策也各有差異。我們了解到,在收入的認(rèn)列過程中,由于緯創(chuàng)軟件沒有考慮這些差異,直接把合同所涉及的金額列為收入,造成了業(yè)務(wù)部門管理人員的困惑。

解決這些問題的措施是,在凈收入下增加稅收(Tax)這一欄,將含稅收入中的稅金部分剔除。這樣做法的好處是,第一,業(yè)務(wù)部門對收入的認(rèn)列完全一致;第二,毛利和毛利率可以更為準(zhǔn)確的反映。

(二)對凈收入指標(biāo)的改進(jìn):匯率的處理

緯創(chuàng)在帳務(wù)處理上采取國際會計(jì)準(zhǔn)則。其收入的認(rèn)列采取完工比例法,即根據(jù)客戶確認(rèn)的項(xiàng)目進(jìn)度每月等比例認(rèn)列其收入。緯創(chuàng)的收入包括日元、人民幣、美元、歐元和臺幣等。由于公司的財(cái)務(wù)管理報(bào)表是以臺幣為本位幣,所以在財(cái)務(wù)處理上會存在匯差的問題。

緯創(chuàng)在匯率的處理上有三個(gè)概念:(1)本年度的標(biāo)準(zhǔn)匯率(Standard Currency Exchange Rate),這個(gè)匯率在年初時(shí)由緯創(chuàng)集團(tuán)制定。(2)當(dāng)月的預(yù)期匯率(Booking Currency Exchange Rate),一般指當(dāng)月第一天的匯率,由緯創(chuàng)集團(tuán)給出。 (3)到帳當(dāng)天的實(shí)際匯率

緯創(chuàng)軟件的事業(yè)部門每月根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)匯率認(rèn)列收入,這時(shí)候財(cái)務(wù)系統(tǒng)反映的科目是應(yīng)計(jì)收入;財(cái)務(wù)部門開列發(fā)票后,開列發(fā)票的這部分應(yīng)計(jì)收入在系統(tǒng)中就變成了發(fā)票收入(在財(cái)務(wù)上反映為應(yīng)收賬款),財(cái)務(wù)部門會根據(jù)當(dāng)月的預(yù)期匯率對收入進(jìn)行第一次調(diào)整;收到錢之后,財(cái)務(wù)部門會根據(jù)當(dāng)天的實(shí)際匯率對收入進(jìn)行第二次調(diào)整。

在對收入處理的問題上,由于收入是由業(yè)務(wù)部門認(rèn)列的,而調(diào)匯是由會計(jì)部門來完成,這導(dǎo)致公司每月對事業(yè)單位所制定的管理報(bào)表的收入部分經(jīng)常與管理者的預(yù)期不符。事實(shí)上,匯率的變化對業(yè)務(wù)部門的影響是實(shí)際存在的,業(yè)務(wù)部門必須正視這個(gè)問題。

解決這個(gè)問題的措施是,在凈收入下增加匯率調(diào)整項(xiàng)(Currency Adjust)這一欄。這樣做的優(yōu)點(diǎn)在于,第一,財(cái)務(wù)部門不需要調(diào)整收入,只需把由于匯率變化產(chǎn)生的差異額放到這一欄下便可,第二,管理者的疑慮得到解決,公司的管理意圖也得到了貫徹。

(三)對毛利指標(biāo)的改進(jìn):SITE費(fèi)用分?jǐn)?/p>

從事業(yè)部門的管理報(bào)表中可以看出,分支機(jī)構(gòu)為支持營業(yè)部門而發(fā)生的費(fèi)用沒有被分?jǐn)?。由于緯?chuàng)是跨國際經(jīng)營的,因而每個(gè)site的支持費(fèi)用有很大的差異。另外由于提供的服務(wù)類型不同,相應(yīng)的支持要求也不同。比如說,TCS業(yè)務(wù)不需要辦公室。如果不能把這些服務(wù)所需的支持費(fèi)用作精確分?jǐn)?那么對每種服務(wù)毛利率的計(jì)算基本上也不準(zhǔn),這一點(diǎn)顯然需要改進(jìn)。

解決這個(gè)問題的措施是,將每個(gè)site的支持費(fèi)用精確的分?jǐn)偟紹D的每一條業(yè)務(wù)線中,即在管理報(bào)表中增加分?jǐn)傎M(fèi)用(Sharing Cost)這一欄。至于費(fèi)用如何分?jǐn)?這里不再詳細(xì)敘述。

修改后事業(yè)單位管理報(bào)表見表5。

五、結(jié)語

本文從整體上介紹了緯創(chuàng)軟件股份有限公司的財(cái)務(wù)管理體系和財(cái)務(wù)管理會計(jì)報(bào)表。從財(cái)務(wù)管理的戰(zhàn)略角度來說,企業(yè)的長期經(jīng)營看毛利,企業(yè)的短期經(jīng)營看費(fèi)用。本文僅從如何準(zhǔn)確反映事業(yè)單位的毛利率出發(fā),對緯創(chuàng)軟件事業(yè)部門的財(cái)務(wù)管理會計(jì)報(bào)表進(jìn)行了研究,提出了三個(gè)方面的改進(jìn)措施。事實(shí)上,從費(fèi)用方面出發(fā)來進(jìn)行財(cái)務(wù)管理報(bào)表的改進(jìn)研究也是非常重要的,如何按照公司特點(diǎn)對費(fèi)用進(jìn)行準(zhǔn)確的歸屬和分類,直接影響到公司在短期經(jīng)營中對費(fèi)用的控制和短期經(jīng)營決策,這將是后一階段研究的重點(diǎn)。

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