張艾君

摘要院系辦公室是高校的基層管理部門,是集教學、行政、黨務于一體的綜合辦事機構(gòu),服務是院系辦公室工作的出發(fā)點和歸宿點。在“服務行政”語境下,對院系辦公室人員的能力要求更加全面、更加具體和有針對性。當前,要從改革用人、工資、考核、培訓等制度著手,加強院系辦公室人員能力建設(shè)。

關(guān)鍵詞服務行政辦公室人員能力建設(shè)

中圖分類號:G47文獻標識碼:A

“服務行政”是目前我國行政體制改革的指向,對高校院系辦公室而言,這種改革是職能的重新定位;對辦公室人員而言,則是一次深刻的角色轉(zhuǎn)變,這種角色的轉(zhuǎn)變對其能力素質(zhì)提出了更高的要求。

1 服務行政的內(nèi)涵和特征

1.1 服務行政的內(nèi)涵

服務行政是相對于統(tǒng)治行政、管理行政而言的,指政府把服務者的角色作為自身基本定位,把服務作為一種基本理念和價值追求,把為社會、為公眾服務作為政府存在、運行和發(fā)展的基本宗旨的一種新型的政府治理模式。服務行政概念的提出,即在于向社會宣稱政府的主要職責不僅僅是維護秩序和實施管理,另一個重要職責就是提供公共產(chǎn)品和優(yōu)質(zhì)服務,體現(xiàn)了行政實踐模式和行政觀念的徹底轉(zhuǎn)型。

從觀念上講,服務行政以社會和公眾的意志為政府行政的導向,把政府行政從政府本位、權(quán)力本位向社會和公民本位、責任本位轉(zhuǎn)變。從功能上講,服務行政強調(diào)政府職能從管理向管理與服務并重轉(zhuǎn)變,在履行管理職責、維護政府統(tǒng)治的同時,向社會和公眾提供公眾服務和公共產(chǎn)品。從本質(zhì)上講,服務行政的一個重要方面在于理順政府和社會、公眾的關(guān)系,強調(diào)公眾在行政過程中的參與,在強化政府公共服務職能的同時,充分發(fā)揮公眾的主體作用,以促進經(jīng)濟社會全面協(xié)調(diào)發(fā)展。

1.2 服務行政的基本特征

一是強回應性。公共行政要實現(xiàn)高效運作關(guān)鍵要看其行動方案是否為公眾中的大多數(shù)人所認同和接受。因此,在服務行政環(huán)境中,政府要對服務對象有清醒的認識,樹立顧客導向,關(guān)注社會和公眾對公共服務和公共產(chǎn)品的價值偏好,并能迅速對這種偏好作出反應。強回應性是服務行政的本質(zhì)特征。

二是高效。在傳統(tǒng)的行政模式中,政府工作人員往往重視過程而輕視結(jié)果,所謂出發(fā)點往往比結(jié)果重要得多。而服務行政則強調(diào)結(jié)果,以行政行為的實際效率和效益作為工作的重心 ,并建立以結(jié)果為導向的行政管理體制。行政行為的高效要求政府組織結(jié)構(gòu)科學合理,技術(shù)手段先進,人員素質(zhì)高超。

三是責任。服務行政強調(diào)政府直接對社會、對公眾負責,在行政過程中按照“公民—顧客”的服務宗旨行事,政府行使公共權(quán)力是為了實現(xiàn)公共利益、提供公共服務和為公眾謀福利,而不是像傳統(tǒng)行政那樣對社會和公眾實行高高在上的管理,成為一種統(tǒng)治社會的異己力量。

四是公眾參與。服務行政與傳統(tǒng)行政的一個顯著區(qū)別在于它的公民本位和社會本位。服務行政不在是“官本位”下的“為民做主”,而是公民本位與社會本位下的公民自己作主,是公民決策參與式的行政,保證政府行政行為沿著“民意”的方向發(fā)展。

2 服務行政語境下院系辦公室人員的能力要求

院系辦公室有效履行職能,需要以辦公室人員的能力素質(zhì)為前提和保障,在服務行政模式中,辦公室人員的重新定位及職能的轉(zhuǎn)變,對辦公室人員的能力結(jié)構(gòu)提出了新的要求。院系辦公室直接面對廣大的師生,服務廣大師生,是院系的綜合辦事機構(gòu),處在承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方、服務全局的關(guān)鍵位置,是服務行政的重要資源和支撐者,需要具備以下能力。

2.1 公共服務能力

在服務行政中,服務是政府全部職能的本質(zhì),“顧客至上”是服務型政府的服務模式。隨著學校管理重心的下移,院系領(lǐng)導和廣大師生對辦公室提供的公共服務的要求越來越多,對服務質(zhì)量的要求越來越高。辦公室人員直接面對院系領(lǐng)導和廣大師生,院系的公共服務很大程度上要靠辦公室人員來承擔和落實,服務質(zhì)量的好壞也很大程度取決于辦公室人員。辦公室人員必須轉(zhuǎn)變觀念、解放思想,樹立為教學中心服務、為培養(yǎng)人才服務的思想,向超前服務、主動服務轉(zhuǎn)變,向提供優(yōu)質(zhì)服務、精品服務轉(zhuǎn)變,使服務內(nèi)容更周到、效果更好,讓領(lǐng)導和廣大師生更滿意。因此院系辦公室人員首要的素質(zhì)就是公共服務能力。

2.2 學習創(chuàng)新能力

辦公室人員作為辦公室職能的執(zhí)行主體,其素質(zhì)高低直接決定著院系管理和服務的水平與效率。隨著學校管理權(quán)限的不斷下移,院系辦公室面臨許多新情況、要解決許多新問題。同時,日新月異的科技進步和迅猛發(fā)展的知識經(jīng)濟,都對辦公室人員的知識結(jié)構(gòu)和專業(yè)技能有更高的要求。為了適應這種要求,辦公室人員必須具備較強的學習能力,樹立“終身學習”的理念,要有不學習、不更新知識,不提高自己就要落伍的危機感。要把辦公室工作當做一門科學,強化求知意識,倡導勤于學習、善于學習、虛心學習,把所學知識轉(zhuǎn)化為實際工作能力,注重培養(yǎng)自身的創(chuàng)新能力,實現(xiàn)工作思路、工作方式、工作模式的創(chuàng)新。

2.3 廉潔自律能力

當前,在市場經(jīng)濟尚不完善的情況下,許多以權(quán)謀私、貪污受賄的行為已成為各種不良道德中最嚴重的問題,也是人民群眾深惡痛絕的丑惡現(xiàn)象。院系辦公室是院系的中樞部門,是各種信息、資源的匯集地,辦公室人員掌握著一定的管理權(quán)限和資源,這就要求辦公室人員必須具有良好的職業(yè)道德和公正無私的品質(zhì),應為公共利益服務,不能依仗領(lǐng)導的權(quán)威達到個人的功利目的,絕不允許以權(quán)謀私,更不得貪贓枉法。

2.4 溝通協(xié)調(diào)能力

協(xié)調(diào)職能是辦公室的主要功能之一,所謂協(xié)調(diào)能力是按照一定的原則,理順和改善部門之間、人際之間關(guān)系,克服內(nèi)耗,增進團結(jié),提高效率的一種管理活動。隨著我國高等教育的發(fā)展,高校辦學規(guī)模的不斷擴大,學校內(nèi)部各職能部門的分工日趨精細,常有牽一發(fā)而動全身的情況,往往有些工作要借助幾個部門的通力合作才能完成,因此辦公室人員的溝通協(xié)調(diào)作用就愈顯突出和重要。

2.5 身心調(diào)節(jié)能力

健康的身心素質(zhì)是辦公室人員勝任工作的前提。辦公室工作千頭萬緒,具有任務多、頭緒復雜的特點,強度和壓力相當大,而且被批評的多,表揚的少,付出的多,得到的少,沒有前臺的輝煌,只有幕后的艱辛。因此辦公室人員必須具備良好的自我心理調(diào)節(jié)能力,時刻把握自身的定位;另一方面,辦公室人員在忙碌之余,應加強體育鍛煉,以此舒緩壓力,調(diào)節(jié)身心,以良好的心理狀態(tài),充沛的精力,飽滿的精神投入工作。

3 服務行政語境下院系辦公室人員能力建設(shè)對策

加強辦公室人員能力建設(shè),最根本的就是要加強制度建設(shè),以剛性的制度安排推動辦公室人員能力的不斷提高,滿足服務行政的要求。

3.1 改革院系辦公室用人制度

改革用人制度,是提高院系辦公室人員整體能力的基礎(chǔ)。當前,辦公室用人制度存在一定的問題,如用人形式單一,過分依靠委任制、選任制,照顧性等形式,而聘任制則比較少見;用人標準偏頗,近年來出現(xiàn)學歷上的要求更甚于能力上的要求的趨勢等等。這些問題的存在,使得許多新的辦公室人員并不適應院系辦公室工作。因此要改革用人制度,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的用人觀念,實行崗位聘任制度,本著“精簡、高效”和“公開、公平、公正”的原則,按需設(shè)崗,公開招聘,平等競爭,擇優(yōu)聘任,破除職務“終身制”和人才“單位所有制”,促進辦公室人員的合理流動,通過競爭上崗的方式選拔高素質(zhì)的辦公室人員,建立起競爭上崗的用人新機制。

3.2 改革院系辦公室人員工資制度

改革工資制度,是激發(fā)辦公室人員能力提升的內(nèi)在動力。目前,高校基本上還是沿襲著傳統(tǒng)的“職務工資制”。這種分配制度,更多地考慮員工的潛在勞動能力,主要反映工齡、學歷、職稱、行政級別,而忽視對每個員工所做的工作本身的分析,更沒有充分考慮每個工作崗位對實現(xiàn)單位、部門目標的貢獻,造成了嚴重的平均主義“大鍋飯”,挫傷了員工們的積極性、主動性和創(chuàng)造性。因此要改革工作制度,實行薪酬收入與個人業(yè)績掛鉤的績效工資制度。貫徹按勞分配與按生產(chǎn)要素分配相結(jié)合的原則,建立起與崗位職責、工作業(yè)績、實際貢獻緊密聯(lián)系和鼓勵創(chuàng)新創(chuàng)造的分配激勵機制,以崗定薪、一崗一薪、崗變薪變,加大向優(yōu)秀人才和關(guān)鍵崗位的傾斜力度,徹底打破干好干壞都一樣的“大鍋飯”分配制度,推進績效工資制度的改革。

3.3 健全院系辦公室人員考核制度

健全考核制度,是激發(fā)辦公室人員主動提升能力的關(guān)鍵。要針對目前辦公室人員考核中存在考核內(nèi)容不明確、指標不科學、程序不規(guī)范、方式單一、流于形式等問題,健全考核制度。一是明確考核內(nèi)容,突出考核重點。以德、能、勤、績、廉為基礎(chǔ),拓展考核范圍,細化考核內(nèi)容,針對不同層級、不同崗位,考核內(nèi)容要有側(cè)重,突出考核對辦公室人員能力建設(shè)的導向作用。二是完善考核指標體系。各類辦公室人員因所從事工作的內(nèi)容、性質(zhì)、責任、環(huán)境的不同,對其業(yè)績、能力、素質(zhì)等要求的標準也有所不同,應以此為基礎(chǔ)構(gòu)建考核指標體。三是改進考核辦法,把定性和定量、年終和平時、領(lǐng)導和群眾考核相結(jié)合,保證考核的真實性和可靠性。四是合理運用考核結(jié)果,提高考核結(jié)果的透明度,把考核結(jié)果與獎懲、培訓和晉升緊密結(jié)合起來,發(fā)揮考核結(jié)果對辦公室人員能力建設(shè)自覺性的引導和促進作用。

3.4 完善院系辦公室人員培訓制度

完善培訓制度,是提升辦公室人員能力的核心。要堅持“學用一致、分層分類”的原則,完善辦公室人員培訓制度。培訓內(nèi)容上,強調(diào)針對性,實行按需培訓,豐富相關(guān)的業(yè)務知識和提高辦事能力。特別是要加強工作技巧、感性認識的傳授,增強實際工作能力。培訓方式上,要學習借鑒國外先進的培訓理念、技術(shù),圍繞分析、研究和解決實際工作中的重點、難點、熱點問題,采用傳統(tǒng)的集中式培訓和現(xiàn)代多媒體培訓模式,運用現(xiàn)場體驗式、情景模擬式、團隊訓練式等靈活多樣的培訓技術(shù),營造平等、信任、開放、參與、互動的培訓氛圍,調(diào)動辦公室人員的參訓積極性。培訓保障上,要加強制度建設(shè),規(guī)范院系辦公室人員培訓工作。結(jié)合高校實際,出臺院系辦公室人員培訓實施細則,使辦公室人員培訓有章可循。建立培訓激勵機制,把培訓次數(shù)和培訓成績作為考核、定級、任職、晉升的主要依據(jù)之一。建立起培訓工作評估機制,及時總結(jié)培訓中的經(jīng)驗教訓,提升培訓工作的整體水平。