勞子明

【摘要】 廣東聯(lián)通每年營收款結(jié)算金額近百億,營收款管理顯得尤其重要。結(jié)合電信運(yùn)營企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和公司內(nèi)控要求,在以信息化促進(jìn)營收款內(nèi)部控制方面,廣東聯(lián)通公司進(jìn)行了一系列有益的嘗試。通過營收款監(jiān)控結(jié)算系統(tǒng)的應(yīng)用,在滿足內(nèi)外部審計要求的同時,將原有分層分散的內(nèi)控責(zé)任體系,逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榉謱蛹械膬?nèi)控責(zé)任體系,使?fàn)I收款內(nèi)部控制更加完善、有效。

【關(guān)鍵詞】 內(nèi)部控制;聯(lián)通;營收款

對于電信運(yùn)營企業(yè),“營收款管理”是公司實(shí)現(xiàn)收益的最后一個環(huán)節(jié)——同時也是非常重要的一個環(huán)節(jié)。廣東聯(lián)通下轄21個地市分公司,各類營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)超過上萬家,每年營收款結(jié)算金額近百億,營收款管理顯得尤其重要。從2004年開始,中國聯(lián)通按照COSO框架的要求,完善公司的內(nèi)部控制制度,當(dāng)中,把“營收款管理”作為公司內(nèi)控建設(shè)的重點(diǎn)風(fēng)險控制領(lǐng)域。廣東聯(lián)通根據(jù)總部的要求,建立了一整套相關(guān)的制度、流程和分層分散的內(nèi)控責(zé)任體系。

在執(zhí)行新的內(nèi)控制度過程中,如果按原來傳統(tǒng)手段,很難及時、直觀地掌握營收款的總體情況、內(nèi)部管控情況。僅憑人工監(jiān)控,不能及時、連續(xù)、系統(tǒng)、全面稽核與監(jiān)控營收款;對于經(jīng)營漏洞,事后分析相對滯后,糾錯成本非常高;這與公司業(yè)務(wù)快速發(fā)展和企業(yè)整體規(guī)模迅速擴(kuò)張十分不相適應(yīng)。如何提高結(jié)算質(zhì)量,對營收款進(jìn)行有效管控,這已經(jīng)成為十分迫切的現(xiàn)實(shí)課題。為此,廣東聯(lián)通公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視,經(jīng)過前期系統(tǒng)調(diào)研、試點(diǎn),2006年中全面推進(jìn)廣東聯(lián)通營收款監(jiān)控結(jié)算系統(tǒng)的應(yīng)用。結(jié)合電信運(yùn)營企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和公司內(nèi)控要求,廣東聯(lián)通在實(shí)施以信息化促進(jìn)營收款內(nèi)部控制方面進(jìn)行了一系列有益的思考和嘗試。

一、系統(tǒng)建設(shè)思路

建立一個支撐全省營收款監(jiān)控結(jié)算系統(tǒng),集成反映、確認(rèn)、稽核、考評全省各個營業(yè)渠道的營收款的實(shí)際收取、繳存、到賬的情況,為自有營業(yè)廳、代理商營收款提供一個結(jié)算平臺,并為業(yè)務(wù)開展、營銷政策制訂提供一定的決策參考依據(jù)。

與此同時,在控制環(huán)境、控制活動、風(fēng)險評估、信息與溝通和監(jiān)督五個方面,建立一套滲透公司營收款所有業(yè)務(wù)、場所的內(nèi)部控制制度和管控機(jī)制。

在此基礎(chǔ)上,“營業(yè)后臺管理崗、區(qū)縣分公司核算員、區(qū)縣財務(wù)” 等相關(guān)內(nèi)控管理崗位通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對營業(yè)款的三級(業(yè)務(wù)、財務(wù))稽核。省、市分營收款管理崗,通過系統(tǒng),監(jiān)控上述管理崗位的工作完成質(zhì)量和時效性,從而實(shí)現(xiàn)對營收款關(guān)鍵監(jiān)督者的監(jiān)督,滿足內(nèi)外部審計要求的同時,將原有分層分散的內(nèi)控責(zé)任體系,逐步轉(zhuǎn)變?yōu)榉謱蛹械膬?nèi)控責(zé)任體系。

二、系統(tǒng)特點(diǎn)

(一)集成性

整合綜合營賬系統(tǒng)、卡資源系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、網(wǎng)銀系統(tǒng)等多個與“營收款管理”相關(guān)的系統(tǒng)資源,建立全省統(tǒng)一的數(shù)據(jù)倉庫,通過系統(tǒng)接口自動取數(shù),集合反映各個生產(chǎn)系統(tǒng)“營收款”的實(shí)際收取。通過系統(tǒng)校驗,確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)、網(wǎng)點(diǎn)信息與實(shí)際業(yè)務(wù)、實(shí)際渠道(網(wǎng)點(diǎn)、庫位)信息的同步。

(二)完整性

通過業(yè)務(wù)與控制活動的整合,包括:“統(tǒng)一營業(yè)日報表、營業(yè)扎賬、營業(yè)日結(jié)、營收款繳存、業(yè)務(wù)稽核、財務(wù)稽核、監(jiān)控、通報、考核”等關(guān)鍵控制活動及相關(guān)信息在系統(tǒng)中得以完整的反映,促進(jìn)公司經(jīng)營的一體化。

(三)準(zhǔn)確性

遵循“日清日結(jié)”的管理要求,將營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)資金繳存、銀行到賬情況的確認(rèn)在系統(tǒng)中反映。實(shí)行系統(tǒng)與人工相結(jié)合,業(yè)務(wù)與財務(wù)共同稽核、監(jiān)控;稽核質(zhì)量得到系統(tǒng)保障,業(yè)務(wù)信息與會計信息有機(jī)地整合在一起,營業(yè)營收信息的準(zhǔn)確性得到極大的提高。

(四)實(shí)時性

建立統(tǒng)一的企業(yè)視圖和“省、市、區(qū)縣、網(wǎng)點(diǎn)” 信息共享平臺,分層管理,層層監(jiān)控,動態(tài)了解、把握、反饋營收款信息,同時系統(tǒng)反映各級營收款關(guān)鍵監(jiān)督者的工作完成質(zhì)量和時效性。

(五)有效性

通過系統(tǒng)標(biāo)桿管理,每日通報,每月考核,將營收款管理、內(nèi)部控制管理與公司績效考評有機(jī)地結(jié)合在一起。

三、主要做法

(一)組織、培訓(xùn)到位

營收款管理系統(tǒng)涉及多個生產(chǎn)系統(tǒng),對于技術(shù)配合、協(xié)調(diào)方面的要求比較高。系統(tǒng)涉及多個部門、多個業(yè)務(wù),應(yīng)用面寬,對與營業(yè)相關(guān)的渠道、網(wǎng)點(diǎn)、人員、以及相關(guān)管理者都有不同程度的影響。為此,省、市分公司領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥,成立由財務(wù)、信息化、客服、市場等部門組成的推進(jìn)小組。

省分項目小組下發(fā)了《營收款監(jiān)控結(jié)算系統(tǒng)操作手冊》、《營收款監(jiān)控結(jié)算系統(tǒng)業(yè)務(wù)規(guī)范》,針對相應(yīng)的崗位職責(zé),做好相應(yīng)的系統(tǒng)培訓(xùn)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在培訓(xùn)過程中,不斷強(qiáng)化內(nèi)控管理的要求,包括:結(jié)算紀(jì)律的嚴(yán)肅性、崗位責(zé)任與業(yè)務(wù)授權(quán)的管理、不相容崗位相互分離、資金內(nèi)部稽核和信息溝通。培訓(xùn)覆蓋面達(dá)到100%,并留有培訓(xùn)記錄以備查。

(二)將生產(chǎn)系統(tǒng)收費(fèi)代碼、營業(yè)稽核工作落實(shí)到人,落實(shí)內(nèi)控責(zé)任體系

對生產(chǎn)系統(tǒng)收費(fèi)代碼(工號)的管理,是有效內(nèi)部控制環(huán)境的一個組成因素。首先,對于所有涉及“營收款”的生產(chǎn)系統(tǒng),都一一建立與“綜合營業(yè)賬務(wù)系統(tǒng)”相對應(yīng)的網(wǎng)點(diǎn)匹配關(guān)系,所有系統(tǒng)收費(fèi)代碼(工號、倉位等)都?xì)w屬到網(wǎng)點(diǎn)管理,例如:專線系統(tǒng)需要將工號(不能混用工號)一一對應(yīng)到綜合營業(yè)賬務(wù)系統(tǒng)的網(wǎng)點(diǎn);卡資源系統(tǒng)需要將倉位(不能混用倉位)一一對應(yīng)到綜合營業(yè)賬務(wù)系統(tǒng)的網(wǎng)點(diǎn)。

然后,營收款系統(tǒng)中建立“省、市、區(qū)縣、網(wǎng)點(diǎn)”層級歸屬關(guān)系,將所有系統(tǒng)收費(fèi)代碼分解落實(shí)到具體的營銷中心甚至班組,各營銷中心就所屬代碼產(chǎn)生的營業(yè)款直接對公司負(fù)責(zé)。

對無責(zé)任單位歸屬的系統(tǒng)收費(fèi)代碼,系統(tǒng)直接出預(yù)警信息。市分公司營收款管理崗需在當(dāng)天查明原因,采取防范措施。

再者,將營業(yè)稽核工作進(jìn)一步細(xì)化落實(shí)到人。例如,營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)后臺稽核崗,于次日在營業(yè)款管理系統(tǒng),完成實(shí)收營業(yè)款的信息審核、錄入工作。重點(diǎn)關(guān)注營業(yè)日報表數(shù)據(jù)是否完整、準(zhǔn)確;營業(yè)人員營業(yè)扎賬工作是否合規(guī),營業(yè)網(wǎng)點(diǎn)營業(yè)日結(jié)工作,以及營收款繳存工作是否合規(guī)。對于區(qū)域財務(wù),則需要每天登錄營業(yè)款管理系統(tǒng),對營收款到賬情況進(jìn)行財務(wù)稽核,包括對后臺稽核崗錄入的實(shí)收款信息進(jìn)行稽核,檢查繳款時間是否有非正常的中斷,繳款時間、頻次是否合公司管理要求……

由于系統(tǒng)同時記錄了“營業(yè)后臺管理崗、區(qū)縣分公司核算員、區(qū)縣財務(wù)” 等相關(guān)內(nèi)控管理崗位的系統(tǒng)操作記錄;這樣,一方面系統(tǒng)應(yīng)用強(qiáng)化了職責(zé)分離的內(nèi)控要求,另一方面通過在系統(tǒng)獲取記錄或日志,以較低成本,向內(nèi)外部審計提供內(nèi)控評審的支撐性證據(jù)。

(三)集成網(wǎng)銀系統(tǒng)數(shù)據(jù),POST清單數(shù)據(jù),實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動匹配繳款信息與銀行到賬信息;系統(tǒng)與人工的有機(jī)結(jié)合,大大減輕財務(wù)稽核工作強(qiáng)度。

由于數(shù)據(jù)稽核已經(jīng)在系統(tǒng)實(shí)現(xiàn),營業(yè)營收信息既完整又準(zhǔn)確,將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為財務(wù)數(shù)據(jù)也變得“水到渠成”。即在市分層面通過系統(tǒng)電子接口文件的形式,生成ERP對應(yīng)的八段式會計分錄,利用ADI接口導(dǎo)入ERP中,最終集中生成營收款憑證。

(四)系統(tǒng)重點(diǎn)強(qiáng)化了對營收款關(guān)鍵監(jiān)督者的監(jiān)控考核

分公司營收款管理成效、控制責(zé)任納入經(jīng)營效績考核中,這使相關(guān)管理者直接體驗到監(jiān)控責(zé)任的重要性。根據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù),只要月度營業(yè)收現(xiàn)率低于95%的,將直接扣減分公司領(lǐng)導(dǎo)薪酬。而在分公司財務(wù)工作月度考核評分(滿分為100)方面,營收款管理工作單項考評占17分。這17分直接從系統(tǒng)取得。具體指標(biāo)設(shè)置如表1。

考核并不是管理的最終目的?？己四康氖峭ㄟ^系統(tǒng)建立更有效的“信息與溝通”的平臺,使之形成管理的合力。通過系統(tǒng)標(biāo)桿管理,省、市分營收款管理崗,通過系統(tǒng)每日通報,每月考核,對營收款關(guān)鍵監(jiān)督者進(jìn)行監(jiān)督。另一方面,公司各級領(lǐng)導(dǎo)可直接從業(yè)務(wù)前端反饋系統(tǒng)或管理例外的情況,市場變化的情況,這樣做使得營收款管理具有一定的彈性、更加貼近市場,同時能及時識別、控制新的風(fēng)險。

由于營收款管理信息公開、透明、系統(tǒng)考核規(guī)范、公平,從而贏得公司管理層和分公司基層員工的普遍認(rèn)可。通過制度、培訓(xùn)、考核等手段,公司分層集中的內(nèi)控責(zé)任體系得到逐步建立。

四、實(shí)際效果

營收款監(jiān)控結(jié)算系統(tǒng)的應(yīng)用,對于我們按總部要求,嚴(yán)格營收款按日繳存、稽核和清算制度,完善合作營業(yè)廳、業(yè)務(wù)代理點(diǎn)押金足額交付制度,健全各項業(yè)務(wù)資金的內(nèi)部稽核及崗位牽制制度,提高公司整體運(yùn)作效率,增強(qiáng)風(fēng)險預(yù)警及防范能力,具有非常重大的意義。

將營業(yè)款管理工作前置,促使公司“人人關(guān)心營收款,重視現(xiàn)金流”。各級管理者可以及時、直觀了解到公司運(yùn)營現(xiàn)金收入的情況和結(jié)構(gòu)分布,隨時可進(jìn)行營收款變動分析或預(yù)測,及時修正營銷策略。特別是通過近兩年的系統(tǒng)持續(xù)升級優(yōu)化,公司整體內(nèi)部作業(yè)成本得到明顯降低,基層業(yè)務(wù)稽核人員、財務(wù)人員的工作量、勞動強(qiáng)度得到有效的釋放。企業(yè)內(nèi)部逐步形成自我約束,自我優(yōu)化機(jī)制?！?/p>

【參考文獻(xiàn)】

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