陳春香

摘要:辦公自動(dòng)化是信息化社會(huì)最重要的標(biāo)志之一,它將人、計(jì)算機(jī)和信息三者結(jié)合為一個(gè)辦公體系,構(gòu)成一個(gè)服務(wù)于辦公業(yè)務(wù)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。通過提高辦公效率,使用先進(jìn)的機(jī)器設(shè)備和技術(shù),辦公人員可以充分利用各種辦公信息資源,從而提高辦公效率,文章以物業(yè)管理為例,探討了辦公自動(dòng)化在物業(yè)企業(yè)中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞:辦公自動(dòng)化;物業(yè)管理;信息化管理

中圖分類號(hào):F270文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

文章編號(hào):1674-1145(2009)24-0014-02

一、企業(yè)辦公自動(dòng)化的提出

辦公自動(dòng)化是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)非?；钴S和具有很強(qiáng)生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域,是信息化社會(huì)的產(chǎn)物。通過網(wǎng)絡(luò),組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人員可跨越時(shí)間、地點(diǎn)協(xié)同工作。通過OA系統(tǒng)所實(shí)施的交換式網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用,使信息的傳遞更加快捷和方便,從而極大地?cái)U(kuò)展了辦公手段,實(shí)現(xiàn)了辦公的高效率。它面向不同層次的使用者,有不同的功能表現(xiàn);對(duì)于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)而言:OA 是決策支持系統(tǒng)(DSS),結(jié)合企業(yè)內(nèi)部/外部的信息為條件,為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù);對(duì)于中層管理者而言:OA 是信息管理系統(tǒng)(IMS),OA 利用業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)“數(shù)據(jù)”,提煉出有用的管理“信息”,把握業(yè)務(wù)進(jìn)程,降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn),提高經(jīng)營效率;對(duì)于普通員工而言:OA 是事務(wù)/業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。OA 為辦公室人員提供良好的辦公手段和環(huán)境,使之準(zhǔn)確、高效、愉快地工作。在今天看來,OA應(yīng)有更豐富的內(nèi)容和層面,更廣泛的用戶群。

二、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)解決辦公自動(dòng)化問題的特點(diǎn)和優(yōu)勢

OA系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)的基本和主要功能應(yīng)當(dāng)是公文處理、信息發(fā)布、信息反饋、信息查詢和檔案管理等。不難看出INTERNET基本服務(wù)所提供的對(duì)信息的處理能力實(shí)際上已經(jīng)覆蓋了OA 系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)的主要功能。也就是說不需要任何其他額外的軟件產(chǎn)品,以INTERNET 本身所具有的功能就可以實(shí)現(xiàn)絕大多數(shù)的辦公業(yè)務(wù),雖然其所實(shí)現(xiàn)的辦公功能較一個(gè)專業(yè)的OA 系統(tǒng)在系統(tǒng)性、完整性方面還有所欠缺,但作為向完善的全面解決方案的一種過渡的形式,作為實(shí)現(xiàn)組織辦公自動(dòng)化的一個(gè)初級(jí)系統(tǒng)還是有其優(yōu)勢的。可操作性強(qiáng)、便于推廣使用是衡量軟件推廣價(jià)值越來越重要的標(biāo)準(zhǔn),特別是中小企業(yè)由于自身的原因?qū)ζ溆葹榭粗小ｋS著INTERNET的日益普及,大量的操作者對(duì)網(wǎng)絡(luò)基本服務(wù)的軟件的使用已經(jīng)日益純熟,使用網(wǎng)絡(luò)的這些功能已經(jīng)或正在成為各類辦公人員的基本和必須的信息處理能力和素質(zhì),在這樣的前提下,引入現(xiàn)代辦公的一些理念和方法無論在觀念和習(xí)慣上都是順理成章的事情。當(dāng)現(xiàn)代辦公方法的采用變成人們的一種自覺行動(dòng)時(shí),現(xiàn)代辦公的效果才能充分地展示出來。實(shí)現(xiàn)INTERNET 基本服務(wù)所需的軟件均是十分成熟的標(biāo)準(zhǔn)的軟件產(chǎn)品,Web、FTP 這些軟件通常隨操作系統(tǒng)一起提供,Email、Searcher、BBS 等也可以從免費(fèi)共享的軟件中獲得。因?yàn)檫@些軟件是如此的流行與標(biāo)準(zhǔn),因此安裝維護(hù)也十分簡單,對(duì)系統(tǒng)管理人員的要求很低。這些說明構(gòu)建和維護(hù)這樣的OA系統(tǒng)的成本將是很低的。

三、辦公自動(dòng)化在物業(yè)管理中的作用

物業(yè)管理中的一切工作都是在一定的時(shí)間和空間內(nèi)完成的,因而具有很強(qiáng)的時(shí)效性,采用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)管理手段是一種行之有效的解決辦法,運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行物業(yè)管理,既可以縮短工作時(shí)間,保證時(shí)效性,又可以使準(zhǔn)確性得到更大的提高,主要作用有:(1)全方位地快速查詢,減少重復(fù)勞動(dòng):物業(yè)管理中房產(chǎn)資料、業(yè)主資料、住戶資料以及文件檔案的數(shù)量龐大,手工整理、統(tǒng)計(jì)匯總工作量非常大,而且煩瑣,通過計(jì)算機(jī)輔助管理,可以隨時(shí)按住戶姓名、房號(hào)、房類、朝向、面積等多種條件任意查詢,減少大量重復(fù)工作,大大提高工作效率。提高管理水平:物業(yè)管理除了涉及房產(chǎn)、業(yè)主和住戶管理之外,更需要提供工程設(shè)施維護(hù)、維修、裝修服務(wù)與管理。計(jì)算機(jī)網(wǎng)完整的工程檔案與服務(wù)檔案可以使管理人員隨時(shí)了解最新的情況,更可以規(guī)范維護(hù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn),幫助管理人員合理安排工作時(shí)間。(2)各項(xiàng)費(fèi)用自動(dòng)計(jì)算,減少人工差錯(cuò)與負(fù)擔(dān):物業(yè)管理中一項(xiàng)重要的工作是各項(xiàng)費(fèi)用的計(jì)算、統(tǒng)計(jì)、匯總,然而由于費(fèi)用項(xiàng)目較多、計(jì)算方法煩瑣,手工除了操作差錯(cuò)率較高,而且工作負(fù)擔(dān)繁重。計(jì)算機(jī)管理利用了計(jì)算機(jī)運(yùn)算速度快、準(zhǔn)確率高的特點(diǎn),使得各項(xiàng)費(fèi)用的計(jì)算、統(tǒng)計(jì)、匯總工作既簡單、方便,又能輕松自如。通過住戶自覺交費(fèi)和人工催收,往往效率較低,難以應(yīng)付自如。計(jì)算機(jī)管理可以隨時(shí)監(jiān)控住戶交費(fèi)和欠費(fèi)情況,自動(dòng)打印繳費(fèi)通知書和催款通知書,提高收費(fèi)效率,使收費(fèi)工作應(yīng)付自如,提高資金的回收速度。

四、企業(yè)發(fā)展辦公自動(dòng)化的措施

1.轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)和使用人員的思想意識(shí)。信息化帶來的便利是原來利用紙張的方式無法比擬的。例如:信息共享的優(yōu)點(diǎn),使你無論在何地,只要能連上互聯(lián)網(wǎng)就能辦公,網(wǎng)上辦公室已得到人們的認(rèn)同。有些人認(rèn)為新生事物不容易掌握,存在畏懼心理,有些人認(rèn)為長時(shí)間以來手工操作已經(jīng)形成定式,沒有必要換用新設(shè)備,掌握新知識(shí)。對(duì)于這些具有不同想法的同志應(yīng)多作思想工作提高認(rèn)識(shí),培養(yǎng)主動(dòng)性和創(chuàng)造性的工作作風(fēng),從思想上改變陳舊的工作方式和管理形式,提高認(rèn)識(shí),重點(diǎn)是提高各級(jí)行政領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)識(shí),通過普級(jí)計(jì)算機(jī)及現(xiàn)代化設(shè)備知識(shí),使他們確立辦公自動(dòng)化在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中的地位和作用,以更大的熱情支持辦公自動(dòng)化的建設(shè)。

2.管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)。辦公人員是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)貨攤最基本的構(gòu)成元素,辦公人員微機(jī)系統(tǒng)知識(shí)和微機(jī)操作能力的高低是辦公自動(dòng)化水平的決定因素。在物業(yè)管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)知識(shí)的了解和操作并不是人人精通,對(duì)管理人員進(jìn)行微機(jī)系統(tǒng)知識(shí)的培訓(xùn)已勢在必行。企業(yè)要有計(jì)劃地進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作和計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)培訓(xùn),使單機(jī)在文檔報(bào)表處理、數(shù)據(jù)庫錄入和查詢、計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)程通訊等方面的應(yīng)用達(dá)到最基本的技術(shù)要求,確實(shí)把計(jì)算機(jī)應(yīng)用到實(shí)際工作中,提高工作效率。

3.對(duì)計(jì)算機(jī)的維護(hù)和保養(yǎng)。(1)保持良好的運(yùn)行環(huán)境。經(jīng)常打掃衛(wèi)生,使室內(nèi)保持清潔,這是保證微機(jī)系統(tǒng)正常運(yùn)行和延長使用壽命的基本條件。(2)定期進(jìn)行維護(hù)與檢測。在微機(jī)系統(tǒng)的使用中,有很多使用者都是在出現(xiàn)故障后進(jìn)行維修,而正確的使用方法應(yīng)該在不連續(xù)使用時(shí)或者定期對(duì)策機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行外部設(shè)備的維護(hù)和內(nèi)部器件的檢測。(3)發(fā)現(xiàn)故障,正確判斷,及時(shí)修復(fù)。創(chuàng)設(shè)良好舒適的微機(jī)運(yùn)行環(huán)境和辦公環(huán)境。

4.制定計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)近期和遠(yuǎn)期發(fā)展計(jì)劃,統(tǒng)籌規(guī)劃,逐步從單機(jī)應(yīng)用向網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用、從單機(jī)管理向網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理、從簡單文檔管理向信息化管理過渡,逐步實(shí)現(xiàn)各級(jí)管理部門的管理自動(dòng)化、信息化、規(guī)范化,實(shí)現(xiàn)快速有效的管理,長遠(yuǎn)目標(biāo)是要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息資源的有效利用和辦公管理流程的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理,要做好在這方面資金上和技術(shù)上投入的準(zhǔn)備。

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