摘要:圖書館數(shù)字化建設(shè)的前期工作之一就是書目數(shù)據(jù)庫建設(shè),做好回溯建庫工作是圖書館實現(xiàn)自動化、數(shù)字化管理的基礎(chǔ),是網(wǎng)絡(luò)協(xié)作、資源共享的重要前提。文章簡要對圖書館在回溯書目庫建設(shè)工作中系統(tǒng)軟件的選擇、館員培訓(xùn)、建庫方法及依據(jù)等方面提出了粗淺看法。

關(guān)鍵詞:圖書館;館藏文獻;回溯建庫;方法與依據(jù)

中圖分類號:G250 文獻標識碼:A

文章編號:1674-1145(2009)26-0191-02

圖書館數(shù)字化建設(shè)的前期工作之一就是書目數(shù)據(jù)庫建設(shè),書目數(shù)據(jù)庫是圖書館最基本、最重要的數(shù)據(jù)庫,是圖書館提供圖書資料服務(wù)的基礎(chǔ)信息和基本條件,是推進圖書館自動化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)建設(shè),為讀者提供自動化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化服務(wù)的重要條件。回溯建庫的目的在于為讀者檢索和利用館藏文獻提供快速、高效、準確的途徑,有利于圖書館提高管理水平和質(zhì)量,是網(wǎng)絡(luò)協(xié)作、資源共享的重要前提。

一、領(lǐng)導(dǎo)要重視

首先領(lǐng)導(dǎo)要改變觀點,從思想上認識到回溯建庫的重要性、必要性,同時還要了解回溯建庫的復(fù)雜性和細致性,要認識到回溯建庫工作做的好壞直接關(guān)系到整個圖書館數(shù)字化的整體質(zhì)量和水平。這就要求領(lǐng)導(dǎo)正確分析本館現(xiàn)狀,制定可行性計劃,協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系,并且在財力、物力、人力等方面大力支持,充分調(diào)動圖書館員的積極性、創(chuàng)造性,大力發(fā)揮團隊的整體作用,各部門能力協(xié)作,以解建庫工作的后顧之憂,保證回溯建庫工作得以順利進行。

二、軟件的選擇

硬件的檔次和質(zhì)量是決定自動化水平的物質(zhì)基礎(chǔ),計算機應(yīng)用軟件的選擇也非常重要的。它是利用計算機管理圖書館較為重要的條件。選擇應(yīng)用軟件應(yīng)從以下幾個方面考慮:一是功能齊全。包括:數(shù)據(jù)錄入功能、數(shù)據(jù)庫管理功能、數(shù)據(jù)輸出功能。也就是說應(yīng)用軟件的子系統(tǒng)齊全,應(yīng)能實現(xiàn)圖書館采訪、編目、流通、期刊管理、公共檢索、打印輸出、行政管理等多種功能。各子系統(tǒng)能獨立運行,又能相互關(guān)聯(lián),并在邏輯目上屬于一個公共數(shù)據(jù)庫支持的能充分共享數(shù)據(jù)庫(即一庫輸入,多庫共享)的圖書館自動化系統(tǒng)。二是質(zhì)量好。多個子系統(tǒng)可同時操作,運行速度快,人機界面友好,簡明清晰,操作方便。三是易維護。一個成熟的應(yīng)用軟件,應(yīng)具備完善的維護系統(tǒng),應(yīng)具備需求說明、用戶手冊、操作手冊、程序維護手冊等文檔。四是售后服務(wù)好。這是一個很重要的因素,現(xiàn)有的應(yīng)用軟件都有自己的不足之處,要不斷改進、完善、提高和版本升級等。因此,我們在選購應(yīng)用軟件時,首先應(yīng)做大量的市場調(diào)查。其次是實地考察。了解軟件的性能,了解所選軟件的使用先例,效果如何,軟件公司的技術(shù)力量如何,價格是否合理等,經(jīng)多方考察、比較再做決定。

三、館員的培訓(xùn)

回溯建庫工作是一項龐大的系統(tǒng)工程,為保證回溯建庫的質(zhì)量,建設(shè)一支高效的建庫隊伍是保證建庫質(zhì)量的關(guān)鍵。要在保證圖書館其他業(yè)務(wù)部門正常工作的條件下,抽調(diào)部分人力長期從事該項工作,這就要求圖書館員思想素質(zhì)與業(yè)務(wù)素質(zhì)要過硬,既要具有較強的責任心,又要具備一定的圖書館專業(yè)知識和信息加工、處理的能力以及一定的計算機知識和網(wǎng)絡(luò)知識。能熟練使用本館采用的計算機編目系統(tǒng),熟悉分類主題標引規(guī)則,文獻著錄規(guī)則、CNMARC格式,掌握MARC格式,理解機讀目錄格式中各字段、指示符及各子字段的含義等等。因此,建庫前可根據(jù)情況對參加建庫的館員進行培訓(xùn),從思想上提高對回溯建庫工作重要性的認識,樹立高度的工作責任心,增強緊迫感,了解本館的建庫計劃與實施方案。一是安排編目人員外出學(xué)習(xí)或參加短訓(xùn)班,及時了解編目工作動態(tài),主要學(xué)習(xí)中國機讀目錄格式及其使用規(guī)則、圖書著錄規(guī)則、中國文獻編目規(guī)則。另外還要對建庫的館員進行機讀目錄格式的使用、計算機系統(tǒng)操作及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)、圖書館集成管理系統(tǒng)、文獻編目系統(tǒng)的應(yīng)用培訓(xùn),并提出要求,確保操作規(guī)范錄入準確。二是要求參加建庫的館員掌握文獻分類、主題標引、關(guān)鍵詞標引技術(shù),熟悉網(wǎng)絡(luò)軟件,數(shù)據(jù)庫的情況,檢索策略和網(wǎng)絡(luò)檢索技巧,能熟練進行網(wǎng)上檢索查詢與聯(lián)機檢索,進行讀者檢索咨詢服務(wù)等。三是參加建庫的館員相互學(xué)習(xí),定期進行交流討論,從思想上認真對待這項工作,提高整體水平,確?；厮萁◣斓馁|(zhì)量。

四、回溯建庫的方法

由于各館館藏不同,回溯建庫所采取的做法、實施的程序等各不相同,因此沒有統(tǒng)一的、固定的模式可以照搬,各館必須從實際出發(fā),認真通過館藏利用情況等進行分析,以確定建庫的方法。選擇理想的建庫方法和步驟可以節(jié)約資金,確保數(shù)據(jù)質(zhì)量,少走彎路。第一種方法是圖書館與進行數(shù)字化加工的公司企業(yè)進行有償合作,圖書館提供需要數(shù)字化的文獻資源,公司按照圖書館的要求進行數(shù)字化加工。這種模式符合圖書館的需求,并且減少了圖書館不必要的硬件投資,非常適合中小型圖書館文獻數(shù)字化的要求。第二種方法是數(shù)據(jù)套錄。套錄是指在檢索過程中,對各種文獻集合進行的復(fù)制。不管以何種格式出現(xiàn)的數(shù)據(jù)庫,原則上都可以被套錄的。有些聯(lián)機檢索系統(tǒng)和光盤檢索系統(tǒng)設(shè)置有套錄命令,使用這種套錄命令,檢索系統(tǒng)能夠提供原始格式的機讀數(shù)據(jù)或打印格式的機讀數(shù)據(jù),并將其作為一個文件記錄到硬盤上。在套錄時,用戶可選擇或指定被套錄的記錄的字段和記錄的篇數(shù)。對于未設(shè)置套錄命令的檢索系統(tǒng),則可使用顯示屏幕套錄軟件進行套錄,從而獲得機讀形式的數(shù)據(jù)庫。在書目數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中,應(yīng)該利用外來書目數(shù)據(jù)套錄與本館相關(guān)的數(shù)據(jù)。對套錄的數(shù)據(jù)要進行進一步處理:首先要清除無用信息,其次要進行格式轉(zhuǎn)換,最后是經(jīng)過修改變成自己的圖書機讀目錄。實踐證明套錄是較為理想的建庫方法,通過套錄符合國家統(tǒng)一標準的高質(zhì)量數(shù)據(jù)而建庫,既經(jīng)濟又實用,符合國家統(tǒng)一標準,為資源共享打下基礎(chǔ)。第三種方法是依靠本館自身技術(shù)力量進行原始編目。由編目人員自己對文獻的內(nèi)容和形式進行分析選擇和記錄的過程,被稱為“原始編目”。編目人員可依據(jù)公務(wù)目錄卡片進行錄入,重點把握原始編目數(shù)據(jù)格式、錄入等環(huán)節(jié),要按國家統(tǒng)一標準,進行原始編目。第四種方法是圖書館間強強聯(lián)合或強弱聯(lián)合,倡導(dǎo)數(shù)字化資源共建共享,實現(xiàn)數(shù)字化技術(shù)的互補和文獻資源上的互補。

五、回溯建庫的依據(jù)

近年來國內(nèi)圖書館界在書目數(shù)據(jù)回溯建庫中積累了豐富的經(jīng)驗,制定了各有特色的回溯建庫依據(jù)。一是按文獻建庫:即直接按館藏文獻將數(shù)據(jù)回溯入庫。此方法可以避免卡片目錄建庫的不足,較好地保證書目數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量,館藏信息準確詳細,數(shù)據(jù)準確性高,有利于文獻信息資源的共享。不足的是工作量大,建庫時間長。第一步進入書庫貼條碼;第二步依據(jù)文獻檢索源數(shù)據(jù),如果源數(shù)據(jù)有記錄就依據(jù)文獻修改記錄,加本館信息,掃入條碼,如果源數(shù)據(jù)沒有記錄就進行原始編目,輸入條碼;第三步是校對;第四步是傳入數(shù)據(jù)庫。二是按公務(wù)分類目錄建庫。第一步整頓公務(wù)分類目錄;第二步是根據(jù)卡片檢索源數(shù)據(jù),如果源數(shù)據(jù)有記錄就依卡片修改記錄,如果沒有記錄就進行原始編目。以卡片為依據(jù),進行回溯建庫,先將卡片記錄完全輸入數(shù)據(jù)庫中,再集中精力到書庫貼條碼,依據(jù)文獻修改記錄,加入館藏項,掃入條碼,這種方法經(jīng)過實踐檢驗切實可行。三是文獻與卡片校對,按卡片建庫。就是先校對文獻與公務(wù)分類目錄卡片,再根據(jù)卡片將數(shù)據(jù)回溯入庫。

六、藏書清點與剔舊

圖書館可利用回溯建庫的機會,清點并剔除一部分過時無用、破損嚴重或復(fù)本過多的圖書。不僅可以核查館藏,做到書卡一致,又有效地避免了回溯書目數(shù)據(jù)庫與館藏不符的情況發(fā)生,而且又可減輕部分建庫工作量。

作者簡介:趙秀華(1962- ),女,供職于煙臺市委黨校圖書館,研究方向:圖書采編。