亢利紅　支明澤

摘 要:會計電算化的普及和網(wǎng)絡(luò)會計的運用,給企業(yè)會計工作提出了新的問題和挑戰(zhàn)。文章結(jié)合企業(yè)會計電算化工作的實際,分析了會計電算化實施過程中存在的問題,提出了解決企業(yè)會計電算化實施過程中存在問題的基本對策。

關(guān)鍵詞:會計電算化 應(yīng)用問題 對策研究

中圖分類號:F275 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)08-158-02

我國的會計電算化工作取得了長足的進步,商品化、通用化的財務(wù)軟件得到了廣泛的應(yīng)用。許多會計軟件的開發(fā)已經(jīng)走向?qū)I(yè)化、商品化、社會化的軌道。但由于財務(wù)工作本身的特點,以及網(wǎng)絡(luò)的迅速發(fā)展、電子商務(wù)的迅速興起等等,一些先進的、現(xiàn)代化的事物不斷出現(xiàn),對會計電算化系統(tǒng)提出了更高的要求,使得建立符合現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求的新型財務(wù)系統(tǒng)變得刻不容緩。會計電算化工作是一項系統(tǒng)工程,在發(fā)展過程中有許多工作要做,有許多問題要及時解決,否則將嚴重阻礙企業(yè)會計電算化向更高層次的發(fā)展。

一、會計電算化應(yīng)用中存在的主要問題

1.對會計電算化實施的思想認識不夠。會計電算化,是電子計算機在會計工作中應(yīng)用的簡稱,是把以電子計算機為代表的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理工具和以信息論、系統(tǒng)論、控制論、數(shù)據(jù)庫以及計算機網(wǎng)絡(luò)等新興理論和技術(shù)應(yīng)用于會計核算和財務(wù)管理工作中,以提高財務(wù)管理水平和經(jīng)濟效益,進而實現(xiàn)會計工作的現(xiàn)代化。我國的會計電算化起步較晚,相當一部分企業(yè)管理人員的思維觀念還未充分認識到會計電算化的重要性。多數(shù)單位會計電算化僅僅用于代替手工核算,是從減輕會計人員負擔、提高核算效率方面入手,未認識到建立完整的會計信息系統(tǒng)對企業(yè)的重要性。同時,在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠,更不用說建立企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)以及注冊自己的網(wǎng)站,對利用信息技術(shù)優(yōu)勢來提高企業(yè)運作效率認識不足。

2.缺乏對傳統(tǒng)手工模式的改造,對會計信息系統(tǒng)設(shè)置的調(diào)整不夠。手工模式下的突出弱點是管理效率低下、信息不能及時處理和反饋、處理流程重復(fù)等問題,一些企業(yè)在實施會計電算化時,沒有對手工系統(tǒng)進行分析,這樣就不能減少中間環(huán)節(jié)、合并和調(diào)整簡單重復(fù)的業(yè)務(wù)流程,無法按照計算機管理的特點重新規(guī)劃業(yè)務(wù)流程。不同的企業(yè)有不同的管理要求和運行模式,但多數(shù)企業(yè)沒有針對自身的特點對會計信息系統(tǒng)作個性化的調(diào)整和設(shè)置。在實際工作中只有兩方面結(jié)合起來,才能找到最佳的人機結(jié)合方式,以最小的成本、最低的投入實現(xiàn)最大的運行效益。

3.財會專業(yè)人員計算機知識欠缺。會計電算化的應(yīng)用,對會計人員提出了更高的要求。要求會計人員既要掌握一定的會計專業(yè)知識,還要掌握相關(guān)的計算機知識、財務(wù)軟件的使用技術(shù)以及保養(yǎng)和維護。一般會計人員業(yè)務(wù)經(jīng)驗豐富,但計算機專業(yè)知識卻很貧乏,難以勝任運用計算機處理會計業(yè)務(wù)的工作,表現(xiàn)較為突出的是財務(wù)軟件的應(yīng)用方法掌握的不夠透徹和熟練,對軟件的認識有局限性,對軟件運用過程中出現(xiàn)的故障不能及時排除,導(dǎo)致系統(tǒng)不能正常運行。這個問題已經(jīng)成為企業(yè)實現(xiàn)會計電算化的突出障礙。會計電算化,要求會計人員不斷提高自身素質(zhì),更新知識結(jié)構(gòu),有更多的時間參與企業(yè)經(jīng)營管理,以適應(yīng)會計工作進一步發(fā)展的需要。

4.重視會計功能,忽視管理功能。長期以來,我國企業(yè)會計電算化還處于會計核算電算化的水平,或者說,現(xiàn)在僅僅實現(xiàn)了財務(wù)會計的電算化。完整意義的會計電算化應(yīng)該是財務(wù)會計和管理會計的全面電算化,管理會計在企業(yè)推廣困難的重要原因之一是其規(guī)范性和可操作性不如財務(wù)會計,以及財務(wù)會計與成本管理會計的分離。但是,管理會計電算化是以財務(wù)會計電算化為基礎(chǔ)的,因為它們的數(shù)據(jù)同源,財務(wù)會計電算化能為管理會計電算化提供所需的財會信息。企業(yè)應(yīng)在實現(xiàn)財務(wù)會計電算化的基礎(chǔ)上不失時機地推進管理會計電算化,解決管理會計手工操作難的問題。會計電算化應(yīng)是財務(wù)會計與管理會計結(jié)合后的電算化,這樣才能促進管理會計在企業(yè)中的推廣應(yīng)用,真正實現(xiàn)會計的核算職能、管理職能和控制職能。

5.會計軟件存在一定的缺陷。會計軟件的質(zhì)量是會計電算化工作的物質(zhì)基礎(chǔ),決定著電算化工作的深入程度,也關(guān)系到能否順利地做好“甩賬”工作。一些企業(yè)使用的軟件還存在著諸多的問題和不足。安全性與保密性差,許多軟件缺乏操作日志記錄功能,對操作人、操作時間和操作內(nèi)容沒有具體記錄,出現(xiàn)問題不便于追究責任;數(shù)據(jù)庫缺少必要的加密措施,可以很方便地從外部打開修改。還有一些商業(yè)軟件為了占領(lǐng)市場,為用戶提供修改以前年度賬目等功能,這些都為會計資料的真實可靠埋下了隱患。會計軟件通用性差,集成化程度低,很難形成整個企業(yè)管理信息的系統(tǒng)化。

二、解決會計電算化實施過程中存在問題的有效對策

1.更新認識,轉(zhuǎn)變觀念。會計電算化不僅改變了會計核算方式、數(shù)據(jù)儲存形式、數(shù)據(jù)處理程序和方法,擴大了會計數(shù)據(jù)領(lǐng)域,提高了會計信息質(zhì)量,而且改變了會計內(nèi)部控制與審計的方法和技術(shù),推動了會計理論與會計技術(shù)的進一步發(fā)展完善,促進了會計管理制度的改革,是整個會計理論研究與會計實務(wù)的一次根本性變革。從表面上看,會計電算化只不過是將電子計算機應(yīng)用于會計核算工作中,減輕會計人員的勞動強度,提高會計核算的速度和精度,以計算機替代人工記賬。實際上,會計電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進,必然會引起會計工作組織和人員分工的改變,促進會計人員素質(zhì)的提高和知識結(jié)構(gòu)的改變、會計工作效率和質(zhì)量的全面提升,節(jié)省會計人員的時間和精力,轉(zhuǎn)變會計工作職能,推動理論和會計技術(shù)的進步,提高整個會計專業(yè)水平,大幅度增加企業(yè)的經(jīng)濟效益,將使會計理論和實務(wù)的方方面面發(fā)生前所未有的深刻變化。

2.運用科學(xué)的理論和方法做好系統(tǒng)實施工作。在確定系統(tǒng)目標與規(guī)模的基礎(chǔ)上,編制實施策略和方案,制定具體規(guī)劃、實施步驟與進度安排、實施機構(gòu)的設(shè)置、實施各階段的任務(wù)、實施經(jīng)費預(yù)算等等。對手工模式下的業(yè)務(wù)流程進行調(diào)整和優(yōu)化,制定解決方案,對各個處理環(huán)節(jié)的功能、數(shù)據(jù)處理特點、權(quán)限和職責做出規(guī)劃,從而提高實施的成功率,充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的功能。

3.培養(yǎng)復(fù)合型的會計人才,以適應(yīng)會計電算化工作的要求。會計電算化要求財會人員不僅要掌握扎實的會計知識和技能,還應(yīng)對計算機和財務(wù)管理知識有比較深刻的了解。只有掌握了比較豐富的管理知識,才能根據(jù)本單位的自身特點,利用會計電算化的優(yōu)勢,為單位預(yù)測、決策和控制等管理工作服務(wù)。要積極推進會計電算化進程,就必須大力加強人才培訓(xùn)的力度,提高會計人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。在培訓(xùn)的內(nèi)容上要切合實際工作的需要,及時更新培訓(xùn)內(nèi)容,完善會計人員會計電算化知識結(jié)構(gòu)體系。對會計人員、系統(tǒng)維護人員、系統(tǒng)管理人員應(yīng)按不同內(nèi)容、不同要求進行培訓(xùn),培養(yǎng)會計電算化骨干力量;建立良好的培訓(xùn)機制,落實培訓(xùn)效果;造就一大批既精通計算機信息技術(shù),又專長于財務(wù)管理知識,能夠熟練地進行財務(wù)信息的加工和分析,滿足各方對財務(wù)信息需求的復(fù)合型人才,為促進會計電算化的順利發(fā)展打下良好的基石。在各單位實行會計電算化的過程中,更應(yīng)立足于國際水準,注意培養(yǎng)“會計—計算機—管理”型的復(fù)合型人才,使他們能夠掌握國際先進技術(shù),精通信息技術(shù),熟練應(yīng)用會計電算化,推動企業(yè)會計電算化事業(yè)由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉(zhuǎn)變。各基層單位應(yīng)積極支持及組織會計人員學(xué)習(xí)會計電算化知識,使他們能夠維護財務(wù)軟件正常運行,熟練掌握計算機先進技術(shù),成為復(fù)合型人才,為本單位建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。

4.改善和提高會計軟件功能,向財務(wù)管理方面過渡。要真正發(fā)揮會計電算化的優(yōu)勢,為企業(yè)管理服務(wù),必須將其納入管理信息系統(tǒng),開發(fā)會計軟件功能,增加具有管理型功能的模塊。與物資供應(yīng)、產(chǎn)成品銷售、庫存管理、勞資管理等管理業(yè)務(wù)子系統(tǒng)對接,并最終成為整個企業(yè)管理的內(nèi)核,建立計算機財務(wù)系統(tǒng)指標分析系統(tǒng),為決策層提供決策和評價依據(jù)。

5.做好會計電算化檔案管理工作。會計電算化工作是一種無紙化工作,所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)均存儲在計算機的硬盤上,因此企業(yè)所發(fā)生的新的經(jīng)濟業(yè)務(wù)內(nèi)容經(jīng)過電算化賬務(wù)處理后,應(yīng)堅持當天備份,且要雙重備份,并分處、分人保管。在實際工作中常有以下幾種不當情況發(fā)生:一是部分操作人員未養(yǎng)成每天備份的習(xí)慣,機器一旦出現(xiàn)故障,部分賬務(wù)數(shù)據(jù)將會丟失。二是不少操作者對備份的數(shù)據(jù)盤不能做到定期檢查,一旦發(fā)生問題就無法進行補救。為了更有效地做好會計電算化檔案管理工作,必須根據(jù)會計電算化檔案的特點,分別做好會計檔案的收集、保存、利用等方面的工作:(1)會計電算化檔案的收集。財務(wù)部門應(yīng)定期把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)備份,存儲到磁性介質(zhì)或光盤上,把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)、在最小損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。(2)會計電算化檔案的管理與保存。由于會計電算化檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應(yīng)準備雙份備份,并且每份上要注明形成檔案時的時間與操作員姓名,存放在兩個不同的地點,以防止意外情況引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時還應(yīng)遠離磁場,注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進行檢查、復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會計檔案信息丟失。

6.企業(yè)必須改進自身系統(tǒng)功能和提高網(wǎng)絡(luò)技術(shù),迎接電子商務(wù)時代的到來。加強會計信息系統(tǒng)的安全性、保密性,建立健全內(nèi)部控制,在操作系統(tǒng)中建立數(shù)據(jù)保護機構(gòu),涉及計算機機密文件時應(yīng)登錄用戶名、日期、使用方式和使用結(jié)果,修改文件和數(shù)據(jù)登錄備查等。系統(tǒng)應(yīng)有自動識別有效的終端入口,當有非法用戶企圖登錄或錯誤口令超限額使用時,系統(tǒng)應(yīng)鎖定終端,凍結(jié)此用戶標識,記錄有關(guān)情況,并立即報警。應(yīng)采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防毒、信息加密存儲通訊、身份認證等,增強網(wǎng)絡(luò)安全防范能力。應(yīng)建立一致的會計電算化協(xié)議,由相關(guān)的上級組織部門協(xié)調(diào)各單位情況,提供一個適應(yīng)大多數(shù)單位情況的會計電算化程序,各單位遵照執(zhí)行,使各單位有共同的會計核算工作方式。

(作者單位:山西省環(huán)境保護基金有限公司 山西太原 030024,山西財經(jīng)大學(xué)環(huán)境經(jīng)濟學(xué)院 山西太原 030006)

(責編:鄭釗)