丁明勤

關(guān)鍵詞:圖書館;知識(shí)管理;科層化

摘 要:圖書館的科層化主要表現(xiàn)為專業(yè)行政管理與公共行政管理特性,是由訓(xùn)練有素的專業(yè)人員按照既定的規(guī)則使之不斷的運(yùn)作,滿足公眾信息需求。圖書館管理的基本管理功能、角色、技能的設(shè)計(jì),要建構(gòu)到科層化體制之中去,才能發(fā)揮作用。

中圖分類號(hào):G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1003-1588(2009)03-0023-03

Analysis on Bureaucracy of Library Management

Ding Ming-qin

(Library,Xinyang Normal university,Xinyang 464000,China)

Key words: library; knowledge management; bureaucracy

Abstract: The bureaucracy of the library mostly represented in the form of special administration management and common administration management, which operated by bridle-wise professional and runs uninterrupted following fixed regulations, to satisfy the public requirement of information. It is certain that library management function and redesign of role and skill will take to bureaucracy, or combines with bureaucracy that it can exert function.

科層制(Bureaucracy)又稱官僚制、科層組織或官僚組織。這一術(shù)語(yǔ)包含著諸多涵義,如:文官統(tǒng)治、專業(yè)行政管理統(tǒng)治、公共行政管理等。不同的意義源自不同的學(xué)科背景,如比較政治學(xué)、組織社會(huì)學(xué)、公共行政管理學(xué)或政治經(jīng)濟(jì)學(xué)等?？茖踊呢?fù)面效應(yīng)主要表現(xiàn)在效率的低下、對(duì)民主的雙重性、對(duì)人性的壓抑等。而圖書館的科層化主要表現(xiàn)為專業(yè)行政管理與公共行政管理特性,它不是一種政府類型,而是指一種行政體制,它是由訓(xùn)練有素的專業(yè)人員按照既定的規(guī)則使之不斷的運(yùn)作,滿足公眾信息需求。其特征表現(xiàn)在具有分工與專業(yè)化、法規(guī)與條例、權(quán)威的層級(jí)節(jié)制、非個(gè)人取向、終身事業(yè)取向等。圖書館管理要發(fā)掘組織內(nèi)的知識(shí)資源使之達(dá)到組織效益的最大化,就要探尋新的組織體制設(shè)計(jì),首先表現(xiàn)在對(duì)科層制的沖擊,但又要建構(gòu)到科層制之中去,才能發(fā)揮作用。

1 圖書館管理的功能

管理既是一門藝術(shù)也是一門科學(xué),其功能主要是對(duì)包括人、信息、技術(shù)和資金等資源的協(xié)調(diào),以達(dá)到組織的目標(biāo)。通過(guò)科學(xué)地制定決策、計(jì)劃和適當(dāng)?shù)氖褂眉夹g(shù),藝術(shù)的處理組織內(nèi)部和外部的各種資源的交流、關(guān)系的協(xié)調(diào),從而完成目標(biāo)設(shè)定的任務(wù)。

圖書館的管理可以從基本的管理功能、角色、技能幾方面來(lái)分析。在不同類型的圖書館中,由于基本外部環(huán)境不同,管理功能、角色就會(huì)不同;圖書館的歸屬、辦館時(shí)間、技術(shù)裝備和組織文化以及館員的素質(zhì)不同,管理功能、角色也不同。管理技能在任何組織活動(dòng)中都是必需的,運(yùn)用技能去獲得圖書館資金、決策發(fā)展方向和策劃新的服務(wù),以及促進(jìn)組織內(nèi)部的交流以完成圖書館目標(biāo)。

一般來(lái)講,管理有五項(xiàng)基本功能:計(jì)劃、組織、控制、協(xié)調(diào)和命令(見表1)。

現(xiàn)在還有更多的特殊功能,如指導(dǎo)、人事、預(yù)算和報(bào)告等,他們不是分離的,而在整個(gè)圖書館管理過(guò)程中是相關(guān)的。

2 圖書館管理角色

管理者在管理過(guò)程中扮演不同的管理角色。Henry Mintzberg研究了不同的管理角色,并確定了10種管理者所扮演的內(nèi)部活動(dòng)角色。Mintzberg將其分成三組:人際關(guān)系的、信息的、決策的(見表2)。每種在圖書館都能被確認(rèn)并起作用。

這些角色的描述是分離的,但他們?cè)趯?shí)踐中是高度統(tǒng)一相互依賴的。角色之間的關(guān)系主要受管理者個(gè)人領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格的影響、組織類型的影響、以及其外部環(huán)境,下屬素質(zhì)、技術(shù)使用和組織文化的影響。

3 圖書館管理的科層化層次

管理者在組織的不同層次上發(fā)揮作用,并且它們的作用、技能按他們的地位層次有所不同。一般地,管理者被分為上層、中層、一線管理者(見圖1)。每一管理層次人數(shù)從低到高依次減少,非管理者形成龐大的一般館員隊(duì)伍。

上層管理:上層管理負(fù)責(zé)計(jì)劃,審視環(huán)境的變化,規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),把握機(jī)會(huì)。在圖書館中,上層管理履行優(yōu)先角色。同外部組織的關(guān)系中代表圖書館。如在公共事務(wù)、商務(wù)處置、政府磋商中代表圖書館行使權(quán)利。這個(gè)層次的管理者花更多的時(shí)間與他們的同僚以及地位相近的其他組織的人交往,而較少時(shí)間同下屬交往。在未來(lái)計(jì)劃中,上層管理者注意從他們接觸的外部環(huán)境以及下屬提供的組織內(nèi)部報(bào)告中獲取信息。在建立政策時(shí)他們統(tǒng)觀全局,確定下屬目標(biāo)的完成情況。

中層管理:中層管理者從上層管理者接受明確的總體戰(zhàn)略和政策,轉(zhuǎn)換成中層管理者實(shí)行的特定的活動(dòng)程序。他們花時(shí)間思考和分析數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)由一線管理者統(tǒng)計(jì)提供,并在思考分析后概括在給上層管理的報(bào)告中。其作用就像上層管理與一線管理的緩沖劑。中層管理者花大量時(shí)間用于與高層的交流、參加會(huì)議和準(zhǔn)備報(bào)告。圖書館中的中層管理者必須具備相關(guān)部門的較深入的知識(shí)以及同其他部門的關(guān)系協(xié)調(diào)能力,以便發(fā)揮必要的協(xié)調(diào)功能。

一線管理:一線管理直接面向日常的資源管理,以便實(shí)現(xiàn)管理的短期目標(biāo)。他們是主要的監(jiān)管者和矛盾的化解者。他們的任務(wù)需要較強(qiáng)的技術(shù)性和人際關(guān)系能力。他們花較少的時(shí)間與上層或其他組織管理者交往。主要處理下屬及讀者關(guān)系。在圖書館一線的管理者最繁忙,他們花費(fèi)更多時(shí)間解決問(wèn)題;并進(jìn)行一對(duì)一交流,他們進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量控制,以保證圖書館能盡可能快捷、正確的滿足信息需求,適當(dāng)?shù)奶瓿c資料的正確上架。

明白管理層次的劃分是重要的,以便于每個(gè)管理層次完成適當(dāng)?shù)娜蝿?wù)和功能。高層管理限于圖書館的日常事務(wù)是不經(jīng)濟(jì)的,也不能期望一線管理者有全局的眼光做出決策。

4 圖書館管理技能與管理層次

圖書館管理技能可以被描述成一種將組織的知識(shí)轉(zhuǎn)化成有效行動(dòng)的能力。一般來(lái)說(shuō),管理者運(yùn)用三種技能來(lái)完成他們的任務(wù):技術(shù)、人際關(guān)系、理念。另外加上診斷和分析技能,組織的不同層次的管理者需要不同的技能,隨館員在組織中管理層的晉升,技術(shù)和人際關(guān)系技能的重要性較理念、判斷、分析技能的重要性下降。

人際關(guān)系技能:人際關(guān)系技能是管理者在同組織內(nèi)部人員相互作用時(shí)起作用的技巧與能力。在知識(shí)管理背景下是發(fā)揮團(tuán)隊(duì)知識(shí)能力的必要條件。它的特征在Mintzberg的10種管理角色中表現(xiàn)得非常鮮明。用于保持人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)的必要程序,以達(dá)到組織活動(dòng)的目的。人際關(guān)系技能也用于個(gè)人與小組的交流、理解與激勵(lì)。圖書館上層運(yùn)用人際關(guān)系既能獲得圖書館組織運(yùn)作決策者所需的外部環(huán)境知識(shí);中層管理者運(yùn)用人際關(guān)系技能建立與上層管理及一線管理的聯(lián)系,討論需要和復(fù)雜活動(dòng)中貫徹政策;一線管理者更需要人際關(guān)系技能開拓愉快、有效地完成任務(wù)的工作環(huán)境。具有人際關(guān)系能力的一線管理者的團(tuán)隊(duì)更易獲得成功。

技術(shù)技能:技術(shù)技能構(gòu)成完成任務(wù)的基本技能,是對(duì)某項(xiàng)活動(dòng),尤其是對(duì)涉及方法、流程、程序或者技巧的特定活動(dòng)的理解程度和熟練程度,主要是如何“處事”。它涉及的是專業(yè)知識(shí)和專門領(lǐng)域的分析能力,以及對(duì)相關(guān)工具和規(guī)章政策的熟練應(yīng)用,大多數(shù)職業(yè)教育以及在崗培訓(xùn)課程,主要與技術(shù)性技能的培養(yǎng)有關(guān)。在圖書館它包括網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)知識(shí)與專門技術(shù)知識(shí)、多媒體文獻(xiàn)檢索、各種文獻(xiàn)分類表等。技術(shù)技能對(duì)于圖書館一線管理者培訓(xùn)和監(jiān)管員工工作是最有用的。為了回答問(wèn)題和獲得下屬尊重在項(xiàng)目組中取得核心地位,他們必須具備儀器、設(shè)備、系統(tǒng)和圖書館的技術(shù)應(yīng)用于信息服務(wù)的相關(guān)技術(shù)。

理念技能:理念技能可以定義為理解部分到整體的關(guān)系,以及整體到部分的關(guān)系的能力,也要求理解組織內(nèi)外關(guān)系的原因與結(jié)果。在圖書館中理念技能需要整體聯(lián)系的理解不同部門或者服務(wù)目的的活動(dòng)與貢獻(xiàn)到實(shí)際結(jié)果的關(guān)聯(lián),以及外部環(huán)境力量對(duì)目標(biāo)與活動(dòng)的影響。這些技能允許上層和中層管理以總體觀點(diǎn)和決心看組織的各個(gè)部門需要承擔(dān)哪些任務(wù),以及所反映的可能的潛在問(wèn)題。

判斷技能:判斷技能提供了一種分析、解釋信息,以確定組織的輸入、輸出或傳播過(guò)程變化的原因。在圖書館中這種變化可以是問(wèn)題或良好狀況的表征。例如:技術(shù)服務(wù)部門員工頻繁調(diào)換,可能是那兒的部門主管缺乏人際關(guān)系技能而導(dǎo)致的人員關(guān)系問(wèn)題,或工作負(fù)荷的增加造成單調(diào)乏味的工作環(huán)境的產(chǎn)生。

分析技能:分析技能是圖書館員能夠確定變化的原因和提供正確的活動(dòng)(行為)或發(fā)揮優(yōu)勢(shì)。補(bǔ)充判斷技能,使管理者能夠明白形勢(shì),選擇合適的行動(dòng)路線。

總之,圖書館的管理需要新的理念與新的技能,但這些必須建構(gòu)到合理的科層化管理體系當(dāng)中去才能實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn):

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