胡長(zhǎng)貴

摘要：文章分析了秘書氣質(zhì)養(yǎng)成的文化原因，進(jìn)一步探討了現(xiàn)代秘書應(yīng)具有的文化性格，并指出了秘書氣質(zhì)養(yǎng)成的基本路徑。

關(guān)鍵詞：秘書氣質(zhì)養(yǎng)成；文化；辦公室文化

中圖分類號(hào)：C96文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1674-1145(2009)06-0075-03

秘書活動(dòng)是一種十分繁重的勞動(dòng)。秘書活動(dòng)的緊張性、快節(jié)奏和高壓力，都對(duì)秘書人員的心理品質(zhì)和氣質(zhì)養(yǎng)成提出了越來(lái)越高的要求。秘書人員必須充分利用文化元素，加強(qiáng)心理素養(yǎng)，培養(yǎng)優(yōu)雅的氣質(zhì)。

一、秘書氣質(zhì)養(yǎng)成的文化成因

人是文化的產(chǎn)物。秘書作為一個(gè)特殊的職業(yè)，其氣質(zhì)養(yǎng)成天然地受到文化的深刻影響。

(一)秘書是一種特殊的文化角色

古往今來(lái)的優(yōu)秀秘書從業(yè)者都具有深厚扎實(shí)的人文功底。在傳統(tǒng)觀念中，秘書常常與秀才聯(lián)系在一起。隨著秘書學(xué)科的建立，人們?cè)诶硇缘母叨扰ψ鞒隹茖W(xué)概括的時(shí)候，也始終沒有忘記秘書的文牘性。

秘書本身就是文化人，這是秘書職業(yè)的內(nèi)在體現(xiàn)和要求。秘書在領(lǐng)導(dǎo)者身邊工作，是領(lǐng)導(dǎo)形象的“補(bǔ)充”、機(jī)關(guān)效率的“折射”、自身素養(yǎng)的“反映”，是領(lǐng)導(dǎo)者的參謀和助手，其職責(zé)是為領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)，其中最主要最重要的是智力上的服務(wù)。秘書要能夠與領(lǐng)導(dǎo)者在思想上進(jìn)行交流和溝通，本身就應(yīng)該具備相當(dāng)?shù)膶W(xué)識(shí)水平。秘書是否優(yōu)秀最根本上取決于秘書人員能否為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供幫助。這種能力來(lái)源于秘書科學(xué)的頭腦、準(zhǔn)確的判斷、合理的推理、縝密的邏輯，取決于秘書的文化、閱歷、經(jīng)驗(yàn)和參政智慧及理政能力。這就要求秘書人員除了具有較高的學(xué)歷和相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)外，還要多學(xué)點(diǎn)哲學(xué)、美學(xué)、歷史、文藝學(xué)等方面的知識(shí)。多讀點(diǎn)中外文學(xué)名著，不斷提高自己的人文素養(yǎng)，提高審美水平，做一個(gè)名副其實(shí)的文化人。

秘書不是某種符號(hào)，不是辦公機(jī)器，而是活生生的有血有肉、有思維會(huì)思考的人。人的生存除了物質(zhì)形態(tài)，還要有精神形態(tài)，這就離不開文化。在物質(zhì)形態(tài)的生存得到一定的滿足之后，文化生活水平的提高就成為人們生活質(zhì)量的重要因素。秘書工作對(duì)社會(huì)及其時(shí)尚有著重要的影響，就更需要有深厚文化底蘊(yùn)的支撐。秘書人員的儀表、風(fēng)度、氣質(zhì)、形象代表著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的形象，展示著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的作風(fēng)，對(duì)周圍人群有著不可低估的影響；秘書需要相應(yīng)的機(jī)智和應(yīng)變能力，以便在處理和應(yīng)對(duì)復(fù)雜情況時(shí)臨危不亂、游刃有余、左右逢源、恰到好處。而智慧來(lái)自于知識(shí)，來(lái)自于見識(shí)，來(lái)自于文化。

(二)文化是秘書氣質(zhì)的生長(zhǎng)素

氣質(zhì)，作為個(gè)體帶有傾向性的、本質(zhì)的、相對(duì)比較穩(wěn)定的個(gè)性特征、風(fēng)格以及氣度的總和，常常體現(xiàn)于個(gè)人的實(shí)際工作和言談舉止中，成為反映其內(nèi)在精神修養(yǎng)狀況的重要心理坐標(biāo)。文化深藏于每—個(gè)人的內(nèi)心世界，一般體現(xiàn)在人的語(yǔ)言、思維、情感、意志、儀態(tài)、個(gè)性、文藝技能等方面，是構(gòu)成人的氣質(zhì)、風(fēng)度和人格的內(nèi)在因素。文化修養(yǎng)的高低決定著一個(gè)人的胸懷、視野、氣度和智慧，決定著他的思維方式和行為方式。正如古人所說(shuō)，“腹有詩(shī)書氣自華”。文化就是秘書氣質(zhì)養(yǎng)成的生長(zhǎng)素。

加強(qiáng)文化修養(yǎng)有利于秘書優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)自信意識(shí)。秘書被稱為“雜家”，秘書的知識(shí)結(jié)構(gòu)是T型的，即知識(shí)面要廣，專業(yè)知識(shí)要深。文學(xué)的認(rèn)識(shí)屬性和文化屬性正好有利于秘書構(gòu)建這樣的知識(shí)結(jié)構(gòu)。

加強(qiáng)文化修養(yǎng)有助于秘書提高自己的思維能力，培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)。一個(gè)人是否有智慧主要體現(xiàn)在思維上，而思維的過(guò)程是從運(yùn)用語(yǔ)言表達(dá)觀念到形成新的認(rèn)識(shí)的過(guò)程。文化修養(yǎng)好，秘書才能更好地運(yùn)用語(yǔ)言去表達(dá)自己的看法，才會(huì)更好地鍛煉自己的思維能力。文化修養(yǎng)尤其有利于秘書提高自身的創(chuàng)新思維。要?jiǎng)?chuàng)新，就要多讀書，提高自身的文學(xué)修養(yǎng)和文化品位。

加強(qiáng)文化修養(yǎng)有利于提高秘書的業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)認(rèn)識(shí)深度。書面表達(dá)能力是秘書提高服務(wù)水平的關(guān)鍵。文字水平代表著秘書的服務(wù)水準(zhǔn)，反映著秘書各側(cè)面、全方位的素質(zhì)和綜合能力。文字水平的提高可以縮短秘書與領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)上的差距，提高秘書輔助決策的能力。文化修養(yǎng)對(duì)秘書的寫作效率和質(zhì)量有直接影響，秘書的文化修養(yǎng)決定著文稿寫作的深度和穿透力。能夠形成文化修養(yǎng)越好，認(rèn)識(shí)事物越有深度，寫作越有穿透力，工作效率和質(zhì)量就越好的良性循環(huán)的局面。

(三)文化是形成秘書氣質(zhì)差異的根本原因

從文化的作用機(jī)制來(lái)看，人的心理是在社會(huì)文化環(huán)境的制約和作用下建構(gòu)起來(lái)的。文化總是特定區(qū)域和歷史的文化，具有相對(duì)性，它主要通過(guò)不同的文化模式來(lái)影響人的心理和行為。不同文化背景中的人的心理和行為是通過(guò)人在不同文化模式下形成的認(rèn)識(shí)論這一機(jī)制來(lái)彰顯社會(huì)文化的作用的。優(yōu)良的文化對(duì)秘書的工作態(tài)度、個(gè)性形成，信仰、行為習(xí)慣產(chǎn)生好的影響。當(dāng)這些東西形成后，就自然影響著秘書工作，促進(jìn)秘書工作朝好的方向前進(jìn)；不良的秘書文化對(duì)秘書工作產(chǎn)生消極作用，制約秘書工作的發(fā)展。秘書文化還可通過(guò)提供什么，反對(duì)什么來(lái)規(guī)范秘書的行為，從而制約秘書工作。

二、現(xiàn)代秘書應(yīng)具備的文化性格

秘書的良好氣質(zhì)和心理品格，是秘書素養(yǎng)的重要組成部分。在諸多心理素質(zhì)中意志品質(zhì)和氣質(zhì)在秘書活動(dòng)中占據(jù)很重要的位置。為了不斷應(yīng)對(duì)現(xiàn)代社會(huì)對(duì)秘書提出的新挑戰(zhàn)，現(xiàn)代秘書要認(rèn)真培育和養(yǎng)成以下文化氣質(zhì)和心理品格：

(一)自信堅(jiān)韌的文化精神

一方面，秘書工作不是一種簡(jiǎn)單的機(jī)械操作，而是一種與人相處、與人溝通、與人合作的藝術(shù)。它總是處于運(yùn)動(dòng)變化之中。秘書如果沒有自信或者自信心不足，難免會(huì)陷入時(shí)時(shí)落后、事事被動(dòng)的不利局面。另一方面，由于秘書自身地位的從屬性，決定了許多事情都具有不確定性，工作中難免會(huì)遇到挫折或不協(xié)調(diào)。秘書人員只有充滿自信，才會(huì)自尊自強(qiáng)，進(jìn)而激發(fā)出極大的勇氣和毅力。形成良好的自我意識(shí)和價(jià)值判斷。

堅(jiān)韌是秘書用以克服、解除一切困難的鑰匙。具有堅(jiān)韌的意志，不但是一切成就大事業(yè)的人們的心理特征，而且也是平凡崗位上默默無(wú)聞、無(wú)怨無(wú)悔的一種典型心理特征。做一件事，完成某項(xiàng)工作，能否有不達(dá)目的不罷休的勁頭和毅力，是評(píng)判秘書是否具備堅(jiān)韌的意志力的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。有了貫穿始終的意志力，他就能兢兢業(yè)業(yè)，滿懷信心，勝利到達(dá)理想的彼岸。

(二)熱忱敏銳的文化心理

秘書工作不是整天迎來(lái)送往、寫寫改改、玩玩樂樂的輕松工作，它需要秘書付出大量的智慧和艱辛，沒有極大的熱情，不全身心地投入，是不可能做好秘書工作的。同時(shí)，由于秘書是聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)、群眾和職能部門的橋梁，工作具有很強(qiáng)的服從性和服務(wù)性，工作時(shí)間久了，常常會(huì)產(chǎn)生壓抑感和孤獨(dú)感。秘書只有時(shí)刻保持樂觀、熱情的心理，才能變被動(dòng)為主動(dòng)，變消極為積極，開創(chuàng)出有利于工作，又充滿希望的發(fā)展事業(yè)空間。

秘書每天都要接觸各種各樣的文字材料，這些材料中含有大量信息，需要分類整理、提煉加工。在對(duì)這些材料的收集、歸類、處理過(guò)程中，秘書要對(duì)各種信息進(jìn)行有效取舍，以便把最有用的信息提供給領(lǐng)導(dǎo)。這要求秘書必須具備敏銳的洞察力。同時(shí)，秘書還要為領(lǐng)導(dǎo)的行政事務(wù)和日常生活服務(wù)，事情瑣碎、

繁雜，只有時(shí)刻保持清醒的頭腦，善于觀察問(wèn)題，見微知著，才能做到成竹在胸，保持工作的準(zhǔn)確性、超前性和前瞻性。

(三)務(wù)實(shí)細(xì)致的文化品質(zhì)

務(wù)實(shí)是成就事業(yè)的保證。培養(yǎng)務(wù)實(shí)作風(fēng)必須力戒“形式”，注重實(shí)效，正確處理形式和內(nèi)容的關(guān)系，防止重形式、輕內(nèi)容的偏向，實(shí)現(xiàn)形式與內(nèi)容的統(tǒng)一，使形式更好地服務(wù)于內(nèi)容。秘書要做老實(shí)人。講老實(shí)話，辦老實(shí)事，在任何場(chǎng)合、任何時(shí)候和任何情況下，都要堅(jiān)持做到表里如一，言行一致，光明磊落，決不能欺詐?；?，說(shuō)假話、做假事，當(dāng)面一套背后一套，陽(yáng)奉陰違，見利忘義。

海爾總裁張瑞敏有一句名言：“把簡(jiǎn)單的事做好就是不簡(jiǎn)單，把平凡的事做好就是不平凡。”做秘書工作，事無(wú)大小、不分巨細(xì)。每做一事都要竭盡全力、求其完美，這也是秘書氣質(zhì)反映在事業(yè)上的一個(gè)標(biāo)記。秘書的事務(wù)性工作涉及面廣、繁雜瑣碎，應(yīng)有盡有，不僅有輔助性、服務(wù)性、全面性的特點(diǎn)，而且具有很強(qiáng)的機(jī)密性、政策性，它環(huán)環(huán)相扣，關(guān)系密切，“牽一發(fā)而動(dòng)全身”，往往涉及一個(gè)全局和整體，尤其需要一絲不茍、盡善盡美的辦事態(tài)度。

(四)開放大度的文化氣質(zhì)秘書工作是一種開放型的工作，必然要求秘書具有開放心態(tài)。秘書的服務(wù)對(duì)象具有多樣性和互動(dòng)性的特點(diǎn)，更需要秘書以開放的心理，來(lái)接受各種服務(wù)對(duì)象，并與之打交道，廣交朋友，拓展更為廣闊的工作渠道。新時(shí)期的秘書往往被人們冠之以“通才”、“全才”的美稱，這就要求秘書根據(jù)自身分工的不同和形勢(shì)發(fā)展的需要，積極了解和懂得與秘書工作有直接關(guān)系或者間接關(guān)系的領(lǐng)域中取得的新成果，不斷汲取各種有益、科學(xué)的養(yǎng)分，積極適應(yīng)新的形勢(shì)、新的變化。

秘書要有容忍的度量，就是一種寬闊的胸懷。秘書身處復(fù)雜微妙的地位，不可持個(gè)人之性，不能逞一時(shí)之氣，而要從非我的角度，謹(jǐn)言慎行，虛懷若谷，聽得起批評(píng)，受得起委屈。耐得了刺激。堅(jiān)持小局服從大局、局部服從全局、個(gè)人服從集體。要把奉獻(xiàn)的著力點(diǎn)、著眼點(diǎn)。始終放在本職業(yè)務(wù)上，在平凡工作中實(shí)現(xiàn)個(gè)人價(jià)值，體驗(yàn)人生的樂趣。秘書工作相對(duì)來(lái)說(shuō)生活清苦、工作辛苦、條件艱苦。必須有甘于受苦、樂于奉獻(xiàn)的精神，必須有吃苦在前、享受在后的品格。

三、辦公室文化建設(shè)是秘書氣質(zhì)養(yǎng)成的基本路徑

良好的氣質(zhì)和意志不是自發(fā)產(chǎn)生的。秘書素養(yǎng)和氣質(zhì)的結(jié)構(gòu)和運(yùn)作總是存在于一定的社會(huì)環(huán)境之中。秘書素養(yǎng)和氣質(zhì)各個(gè)要素的形成和發(fā)展都是以秘書對(duì)社會(huì)生活或工作的感受和認(rèn)識(shí)為前提的，是以最終適應(yīng)社會(huì)的需求為目的的。而辦公室文化是秘書最貼近、影響最大的社會(huì)環(huán)境。

從組織行為學(xué)角度分析，辦公室文化有其自身的特征。辦公室文化是作為一個(gè)群體心理定式及氛圍存在于工作人員中，在這種辦公室文化的影響下，工作人員會(huì)自覺地按辦公室的共同價(jià)值觀及行為準(zhǔn)則去從事服務(wù)和管理工作。辦公室文化所起的作用，主要是靠其核心價(jià)值觀對(duì)職工的熏陶、感染和誘導(dǎo)。使職工自覺地按辦公室的共同價(jià)值觀念及行為準(zhǔn)則去工作。建設(shè)優(yōu)良的辦公室文化，有利于秘書加強(qiáng)氣質(zhì)修養(yǎng)，彌補(bǔ)自己的氣質(zhì)缺陷，并充分發(fā)揮自己的氣質(zhì)優(yōu)勢(shì)。

(一)塑造科學(xué)和諧理念。樹立正確的文化導(dǎo)向

要著力打造辦公室認(rèn)同的發(fā)展理念，促進(jìn)秘書形成優(yōu)良的而又各具特色的個(gè)體氣質(zhì)。一是塑造科學(xué)和諧理念。要不斷強(qiáng)化對(duì)內(nèi)、對(duì)外溝通協(xié)調(diào)，建立起對(duì)上對(duì)下協(xié)調(diào)、各大班子協(xié)調(diào)和內(nèi)部協(xié)調(diào)的高效機(jī)制，促進(jìn)辦公室的科學(xué)和諧發(fā)展。對(duì)上要做到多匯報(bào)、多溝通；對(duì)內(nèi)采取談心、交流等多種形式，營(yíng)造一種上下級(jí)之間“無(wú)縫溝通”的氛圍；對(duì)下采取座談會(huì)、問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地調(diào)研等形式，暢通機(jī)關(guān)與基層、群眾的溝通渠道。二是塑造完美執(zhí)行理念。在貫徹落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)的意圖時(shí)，不“保留”，不“打折”，不“變通”，切實(shí)做到令行禁止，確保政令暢通。加強(qiáng)對(duì)辦公室人員的技能訓(xùn)練，不斷培養(yǎng)敬業(yè)、忠誠(chéng)和效率意識(shí)，認(rèn)真貫徹高標(biāo)準(zhǔn)、無(wú)差錯(cuò)的工作要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。三是塑造規(guī)范高效理念。以提高機(jī)關(guān)效能為目標(biāo)，牢固樹立“細(xì)節(jié)決定成敗”的理念，對(duì)目標(biāo)管理、組織結(jié)構(gòu)和流程、績(jī)效評(píng)估等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化，促進(jìn)工作流程不斷優(yōu)化。

(二)倡導(dǎo)奉獻(xiàn)創(chuàng)新精神，夯實(shí)文化建設(shè)的根基

一是倡導(dǎo)無(wú)私奉獻(xiàn)精神。真正做到謀事而不謀私，奉獻(xiàn)而不索?。灰龑?dǎo)大家熱愛本職崗位，任勞任怨，主動(dòng)、高效地完成各項(xiàng)任務(wù)；引導(dǎo)大家樹立甘于吃苦的精神，在平凡的工作中有所作為。二是倡導(dǎo)真誠(chéng)關(guān)懷精神。真誠(chéng)關(guān)懷秘書，大力營(yíng)造公正公平的成才環(huán)境，搭建起能讓優(yōu)秀人才脫穎而出的廣闊平臺(tái)。三是積極倡導(dǎo)創(chuàng)新精神。要在工作思路、工作方法等方面不斷改進(jìn)和創(chuàng)新，積極向領(lǐng)導(dǎo)提出符合客觀情況和發(fā)展趨勢(shì)的新觀點(diǎn)、新思路、新辦法，使工作更加貼近領(lǐng)導(dǎo)要求，更加貼近基層實(shí)際。

(三)健全教育制度體系。構(gòu)建文化建設(shè)長(zhǎng)效機(jī)制

一是學(xué)習(xí)教育體系。通過(guò)讀書、講座、聯(lián)誼會(huì)等多種形式，不斷提升秘書的人文精神；認(rèn)真開展述學(xué)活動(dòng)，定期組織科室之間、秘書之間交流心得體會(huì)，提高秘書的思想素質(zhì)和學(xué)術(shù)素養(yǎng)。二是制度保障體系。建立健全文化建設(shè)規(guī)章制度，將文化建設(shè)擺上重要工作議事日程，列入辦公室工作要點(diǎn)，細(xì)化分解具體的目標(biāo)、責(zé)任和完成時(shí)限，有計(jì)劃、有步驟、分階段組織實(shí)施。三是調(diào)查研究體系。圍繞行政文化建設(shè)的主要內(nèi)容和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，開展調(diào)研論證，從理論和實(shí)踐上探討搞好文化建設(shè)的新思路、新方法，不斷豐富辦公室文化內(nèi)涵。

(四)轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，營(yíng)造團(tuán)結(jié)高效的文化氛圍

一是與文明創(chuàng)建相結(jié)合。圍繞打造文明單位，引導(dǎo)大家強(qiáng)化忠誠(chéng)意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和大局意識(shí)，確立與形勢(shì)發(fā)展要求相適應(yīng)的價(jià)值觀念和服務(wù)理念。二是與爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)相結(jié)合。全力抓好服務(wù)，抓住牽動(dòng)全局的關(guān)鍵點(diǎn)、領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點(diǎn)和師生意見的集中點(diǎn)，不斷提高工作的主動(dòng)性和預(yù)見性。三是與轉(zhuǎn)變作風(fēng)相結(jié)合。牢固樹立“師生利益無(wú)小事”的觀念。注重團(tuán)隊(duì)作風(fēng)建設(shè)，努力為領(lǐng)導(dǎo)、部門和師生提供更加方便快捷的服務(wù)，逐步形成團(tuán)結(jié)、友愛、高效的辦公室氛圍。