蘇　梅

摘要：由于多種原因。目前檔案理念仍然較為淡薄的現(xiàn)象在高校依舊存在，檔案理念與檔案工作協(xié)調(diào)發(fā)展才是搞好高校檔案管理工作的關(guān)鍵。本文對(duì)此作一論述。

關(guān)鍵詞：檔案理念檔案工作關(guān)系

隨著我國(guó)改革開(kāi)放的深入和經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，檔案不斷地得到應(yīng)用。特別是高校隨著五年一次評(píng)估的深入，“幕后英雄”——檔案更是發(fā)揮著極其重要的作用。但由于多種原因，目前檔案理念仍然較為淡薄的現(xiàn)象在高校依舊存在，檔案理念問(wèn)題已成為制約高校檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵問(wèn)題。

一、檔案理念與檔案工作的區(qū)別

檔案理念，是指人們對(duì)檔案和檔案工作這一客觀事物的主觀映象，也就是人們對(duì)檔案的性質(zhì)和價(jià)值的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案工作的性質(zhì)、地位和作用的認(rèn)識(shí)。既包括社會(huì)上人們對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)，也包括檔案工作者對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)。

檔案工作，是指管理檔案和提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，是檔案室和檔案館對(duì)檔案信息資源的管理與開(kāi)發(fā)工作，也就是通常所說(shuō)的檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、提供利用和統(tǒng)計(jì)等項(xiàng)工作。

二、檔案理念與檔案工作相互影響、相互制約。有著不可分割的密切關(guān)系

首先。強(qiáng)化檔案理念對(duì)檔案工作有著巨大的推動(dòng)作用。有檔案理念，才能以檔案的眼光去看待、對(duì)待文件材料，在工作中注意收集、整理文件材料，起草文件時(shí)注意符合檔案要求，方便存檔立卷等。也就是說(shuō)，檔案理念越強(qiáng)，越有利于檔案材料的有效收集，越能使形成的檔案材料具備及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的特點(diǎn)，從而最大限度地滿足利用者的需求。其次，檔案工作又反作用于檔案理念。做好檔案服務(wù)工作，搞好檔案各方面事業(yè)建設(shè)，是增強(qiáng)人們檔案理念的關(guān)鍵。如：高校檔案，是指高等院校在從事教學(xué)、科研及管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括學(xué)生檔案、學(xué)籍檔案、教學(xué)檔案等。高校檔案工作是高校各項(xiàng)工作中不可缺少的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是衡量教學(xué)、科研、管理和其他各項(xiàng)工作水平的重要標(biāo)志之一。做好檔案管理工作，對(duì)于總結(jié)、探索和改革學(xué)校教學(xué)、科研及管理工作的規(guī)律，提高教學(xué)質(zhì)量、科研能力和管理水平，具有十分重要的意義。誠(chéng)如有些論者所言：“可以毫不夸張地說(shuō)。一所學(xué)校的檔案文化就是這所學(xué)校整體文化的基石。”因而，要做好高校的檔案管理工作就必須加強(qiáng)教職員工和檔案管理工作者的檔案理念。

三、檔案理念與檔案工作應(yīng)協(xié)調(diào)發(fā)展

由于多種原因，目前高校檔案理念較為淡薄的現(xiàn)象仍然存在，特別是院(系)二級(jí)檔案保管單位在檔案管理方面還存在著許多問(wèn)題：第一，一些院(系)領(lǐng)導(dǎo)檔案理念薄弱以致沒(méi)有完整的行文制度，沒(méi)有檔案文件的傳閱制度?？赐晡募缶头诺阶约菏掷铮荒芗皶r(shí)歸檔，有時(shí)隨手亂放，造成文件的丟失。第二，檔案管理人員基本是兼職，由院(系)辦公室人員負(fù)責(zé)。由于辦公室工作頭緒多、繁雜，不可能進(jìn)行系統(tǒng)的管理，而這些人員往往又未受過(guò)檔案管理工作培訓(xùn)，檔案理念又較為薄弱，不夠注重檔案的及時(shí)收集、整理、歸檔，特別是科研檔案和教學(xué)檔案更是如此。第三，整理不力。在檔案分類上，采用實(shí)用性存放，沒(méi)有根據(jù)檔案的性質(zhì)進(jìn)行規(guī)范分類整理，而是自己覺(jué)得有用就留下來(lái)，無(wú)用的就丟掉，造成檔案材料收集不齊全。第四，不注意檔案及時(shí)移交，致使某些檔案材料缺乏連續(xù)性。由于人事的變動(dòng)，造成檔案的缺檔現(xiàn)象嚴(yán)重。第五，不注意對(duì)檔案材料的妥善保存，致使原始的紀(jì)錄在一段時(shí)間之后紙質(zhì)變黃發(fā)脆。字跡模糊無(wú)法辨認(rèn)，變成一堆廢紙。特別是五年一次的本科教學(xué)評(píng)估更需要檔案的完整性、規(guī)范性。針對(duì)這些問(wèn)題，要想盡快改變現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：

1加強(qiáng)宣傳力度

檔案的宣傳介紹是社會(huì)公民認(rèn)識(shí)檔案的基礎(chǔ)，因此高校應(yīng)增強(qiáng)院(系)教職員工和檔案管理人員的檔案理念，特別是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視。高校還應(yīng)組織檔案管理人員學(xué)習(xí)國(guó)家有關(guān)法令，學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》，認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，把檔案工作納入日常的工作中。

2完善制度

改變過(guò)去那種沒(méi)有行政管理制度和傳閱制度的狀況，完善制度，使檔案管理工作有據(jù)可查、有法可依，有規(guī)范的指導(dǎo)，從而使檔案文件及時(shí)、完整、有序地歸檔。

3加強(qiáng)培訓(xùn)

檔案工作者是檔案專業(yè)人員，也是檔案管理的主體。增強(qiáng)檔案工作者的檔案理念是強(qiáng)化全社會(huì)檔案理念的核心，也是搞好檔案工作的保證。因此，必須對(duì)檔案工作人員加強(qiáng)培訓(xùn)、以提高素質(zhì)。

(1)甘于奉獻(xiàn)。檔案部門特別是院(系)檔案管理人員，人員少，任務(wù)繁重，工作瑣碎，又有很多是兼職，如果不具備奉獻(xiàn)精神，是不能搞好檔案工作的。所以，一個(gè)檔案工作者，首先要樹(shù)立全心全意為人民服務(wù)的思想，熱愛(ài)本職工作。具有奉獻(xiàn)精神。

(2)具有高度的責(zé)任感、業(yè)務(wù)能力和計(jì)算機(jī)能力。文件轉(zhuǎn)化為檔案是一個(gè)專業(yè)性極強(qiáng)，而且程序極為復(fù)雜的過(guò)程。它直接影響檔案工作的質(zhì)量。每一卷檔案的收集、分類、裝訂、編目、管理都有非常嚴(yán)格的要求，這就要求檔案工作者不僅要熟悉案卷的整理流程，還要掌握一定的檔案管理和保護(hù)技術(shù)。過(guò)去院(系)檔案工作紊亂很大程度上是由于檔案管理人員檔案理念淡薄，對(duì)檔案工作不甚了解，不知如何進(jìn)行收集、整理、分類、歸檔，對(duì)于檔案的檢索與服務(wù)更是不甚了解，因而我們必須對(duì)他們進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。如：《檔案學(xué)概論》、《科技檔案》、《檔案管理學(xué)》、《保護(hù)技術(shù)學(xué)》、《文書學(xué)》等進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)。隨著新型存儲(chǔ)介質(zhì)的不斷出現(xiàn)和現(xiàn)代信息技術(shù)的更加廣泛的應(yīng)用，許多新型載體的檔案出現(xiàn)了，也正如錢學(xué)森同志指出的：“現(xiàn)在圖書館、檔案館、情報(bào)單位的工作人員應(yīng)當(dāng)是信息專家或信息工程師，是信息系統(tǒng)的建設(shè)者，也是信息使用的向?qū)д吆皖檰?wèn)?！边@正是強(qiáng)調(diào)了檔案管理工作者應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)水平，成為適應(yīng)新形勢(shì)下合適的檔案工作者的重要性。

4利用現(xiàn)代化手段管理檔案

早已有論者指出：“隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，檔案管理業(yè)務(wù)的內(nèi)容與結(jié)構(gòu)還將發(fā)生新的變化?！崩矛F(xiàn)代化手段管理檔案，既是檔案工作發(fā)展的必然，又是提高檔案管理水平和工作效率的一項(xiàng)重要措施，院(系)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極為檔案管理工作創(chuàng)造條件，購(gòu)置先進(jìn)設(shè)備，使檔案管理工作的現(xiàn)代化水平和效率提高到一個(gè)新層次。

5搞好檔案的開(kāi)發(fā)利用

搞好檔案資料的開(kāi)發(fā)利用。使其為學(xué)校各項(xiàng)工作的改革發(fā)展服務(wù)，是檔案管理工作的中心任務(wù)和最終目的，是檔案工作諸環(huán)節(jié)的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，決定著檔案工作的發(fā)展方向，也是衡量檔案工作質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)。因此，檔案管理人員要做好檔案的開(kāi)發(fā)利用工作。首先要明確指導(dǎo)思想和要求，其次要認(rèn)真做好檔案的利用開(kāi)發(fā)服務(wù)工作，及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地為教學(xué)管理和教育改革服務(wù)，在服務(wù)中體現(xiàn)檔案利用工作的價(jià)值。

總之，檔案理念與檔案工作密不可分，在提高強(qiáng)化檔案理念的同時(shí)，我們應(yīng)努力改善自身的服務(wù)質(zhì)量和水平，最終實(shí)現(xiàn)二者的協(xié)調(diào)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)“檔案為人人，人人重檔案”的美好目標(biāo)，為高校教學(xué)工作的規(guī)范化管理、科學(xué)發(fā)展、質(zhì)量提高提供好服務(wù)。