盧雪琴

[摘要]總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，向初學(xué)者介紹幾個(gè)容易忽視但是也是比較實(shí)用的幾個(gè)小技巧。

[關(guān)鍵詞]Access數(shù)據(jù)庫(kù) 數(shù)據(jù)交流 壓縮 表分析器

中圖分類(lèi)號(hào)：TP3文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1671－7597（2009）0420038－01

現(xiàn)在一般的高校都不開(kāi)設(shè)Access數(shù)據(jù)庫(kù)課了。絕大部分的高校都在開(kāi)設(shè)SQL、oracle等。但是Access數(shù)據(jù)庫(kù)還是存在的，作為一個(gè)功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和MIS系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工具，相比較其他的軟件，Access具有界面友好、易學(xué)易用、開(kāi)發(fā)簡(jiǎn)單、接口靈活等特點(diǎn)。而且作為微軟公司發(fā)布的office軟件包中的組件之一，它和其他的組件關(guān)系密切。本文根據(jù)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，就初學(xué)者容易忽視的幾個(gè)技巧進(jìn)行總結(jié)。

一、Access與Excel和Word的數(shù)據(jù)交流

很多人在學(xué)習(xí)Access的時(shí)候都不太會(huì)考慮到Access中的數(shù)據(jù)和Excel或者Word之間可以交流，都將這三個(gè)軟件當(dāng)成獨(dú)立的軟件去學(xué)習(xí)。其實(shí)三者同為office軟件包中的組件，雖然在處理數(shù)據(jù)的過(guò)程中有各自的側(cè)重點(diǎn)，但也有一些類(lèi)似的地方。如果Access中的一些數(shù)據(jù)可以在Excel或者在Word中處理，那么學(xué)習(xí)起來(lái)會(huì)更加容易，畢竟相比較而言，Excel和Word的使用更加的廣泛，Access對(duì)使用者的要求更高一些。下面就介紹Access與Excel和Word如何進(jìn)行數(shù)據(jù)的交流。

二、將Access數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)輸入到Excel或者Word中

操作過(guò)程如下：打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)，選中需要輸入到Excel中的表，右鍵單擊，在彈出的快捷菜單選擇“導(dǎo)出…”，或者選中表之后，選擇“文件”“導(dǎo)出…”。如果要將數(shù)據(jù)輸入到Excel中，則在打開(kāi)的對(duì)話(huà)框的“保存類(lèi)型”中選擇“Microsoft Excel 97-203（*.xls）”，選擇要保存的位置，輸入文件名，單擊“導(dǎo)出”按鈕即可。有時(shí)候在Excel中處理數(shù)據(jù)要方便的多。如果要將數(shù)據(jù)輸入到Word中，在打開(kāi)數(shù)據(jù)表導(dǎo)出對(duì)話(huà)框之后，有兩種情況：第一種，如果要?jiǎng)?chuàng)建保持原有數(shù)據(jù)格式的文檔，則“保存類(lèi)型”選擇“RTF格式”；如果要?jiǎng)?chuàng)建普通的文本文件，作為郵件合并數(shù)據(jù)源使用，則選擇“Microsoft Word合并文件”按鈕。其他的操作步驟都是一樣。

三、將Excel中的數(shù)據(jù)輸入到Access中

同樣地，有時(shí)候?yàn)榱颂幚頂?shù)據(jù)的方便，我們也需要將Excel的數(shù)據(jù)輸入到Access中。操作過(guò)程如下：打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)之選擇對(duì)象“表”，單擊工具欄上“新建”按鈕，彈出“新建表”對(duì)話(huà)框，選擇“導(dǎo)入表”，打開(kāi)導(dǎo)入表對(duì)話(huà)框，選擇需要導(dǎo)入的Excel表格，打開(kāi)“導(dǎo)入數(shù)據(jù)表向?qū)А?，根?jù)向?qū)崾?，可以完成整個(gè)數(shù)據(jù)交流過(guò)程。其中包括選擇表中數(shù)據(jù)的存放位置，字段名的修改，主鍵的創(chuàng)建和表的名稱(chēng)的修改等。這樣導(dǎo)入的表可以繼續(xù)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)中的相關(guān)操作。

四、將Word中的數(shù)據(jù)輸入到Access中

在Word中可以對(duì)Access轉(zhuǎn)換過(guò)來(lái)的表格自如地進(jìn)行編輯，然后再將處理好的表格重新導(dǎo)入Access中?？梢酝ㄟ^(guò)2種辦法在Access中使用Word表格的數(shù)據(jù)。第一種方法是通過(guò)剪貼板。這種方法比較簡(jiǎn)單，在Word中選中表格的若干行或若干列（當(dāng)然，也可以單擊表格左上角的“選擇”工具，選中表格所有數(shù)據(jù)）后，單擊工具欄上的“復(fù)制”，然后再打開(kāi)Access中的表或者查詢(xún)結(jié)果，點(diǎn)擊工具欄上的“粘貼”，將表格數(shù)據(jù)復(fù)制過(guò)來(lái)即可。

第二種方法就是通過(guò)和前面介紹的Excel轉(zhuǎn)換方法一樣的方式，但是對(duì)于word文檔的轉(zhuǎn)換，需要通過(guò)文本文件作為過(guò)渡。我們可以分成兩步來(lái)做：第步，先把Word中的表格轉(zhuǎn)換成純文本文件；第二步，在Access中導(dǎo)入文本文件。具體操作方法是，在Word中選中表格，首先先表格轉(zhuǎn)換成文字，用逗號(hào)分隔或用制表符分隔，然后選擇“文件”“另存為”，在打開(kāi)的對(duì)話(huà)框中，選擇保存位置和輸入文件名之后，“保存類(lèi)型”選擇“純文本”格式。在Access中：同樣打開(kāi)“新建表”對(duì)話(huà)框，選擇“導(dǎo)入表”之后，在打開(kāi)的對(duì)話(huà)框中，文件類(lèi)型選擇“文本文件”，而不是“Excel表格”。接下去的操作就是根據(jù)向?qū)崾具M(jìn)行。

熟悉office軟件包中組件之間的相互轉(zhuǎn)換，對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)是有很大幫助的。

五、壓縮數(shù)據(jù)庫(kù)

Access數(shù)據(jù)庫(kù)在用的過(guò)程中，經(jīng)常不斷的進(jìn)行刪除和增加記錄的操作等修改工作后，數(shù)據(jù)庫(kù)可能會(huì)變成碎片保存，并且不能有效地使用磁盤(pán)空間。在操作中可能會(huì)出現(xiàn)以下問(wèn)題：使Update語(yǔ)句更新失敗，明明一條記錄存在，也可以select到，但在用Update時(shí)出現(xiàn)找不到記錄，更新失敗的錯(cuò)誤信息；會(huì)使數(shù)據(jù)庫(kù)增大，并且降低數(shù)據(jù)庫(kù)操作的效率或者在刪除記錄時(shí)也不會(huì)減少數(shù)據(jù)庫(kù)的大小， 并且沒(méi)有可以改善數(shù)據(jù)庫(kù)的相應(yīng)語(yǔ)句等。

對(duì)于初學(xué)者，要學(xué)會(huì)定期壓縮數(shù)據(jù)庫(kù)可以重組文件并釋放磁盤(pán)空間，以提高效率。下面介紹具體的壓縮操作過(guò)程。首先選擇“工具”“數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)用工具”“壓縮和修復(fù)數(shù)據(jù)庫(kù)…”，在彈出的“壓縮數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)源”對(duì)話(huà)框中選取要壓縮的數(shù)據(jù)庫(kù)，單擊“壓縮”按鈕，給壓縮好的數(shù)據(jù)庫(kù)命名，單擊“保存”按鈕，則保存好壓縮的數(shù)據(jù)庫(kù)。

六、合理使用Access提供的表分析器向?qū)椭倪M(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)的設(shè)計(jì)。

在Access數(shù)據(jù)庫(kù)中表是最重要的部分，所有數(shù)據(jù)都是以表的形式存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的，而且數(shù)據(jù)庫(kù)中的其他對(duì)象的創(chuàng)建都是以表為基礎(chǔ)。對(duì)于初學(xué)者來(lái)說(shuō)，創(chuàng)建了表之后很難對(duì)它有個(gè)全面的評(píng)價(jià)，這個(gè)時(shí)候就可以使用表分析器，它可以幫助用戶(hù)檢查表中的數(shù)據(jù)并向用戶(hù)的數(shù)據(jù)庫(kù)推薦一些改進(jìn)和提高的建議。這對(duì)初學(xué)者來(lái)說(shuō)是很有幫助的。

表分析器向?qū)б淮慰梢苑治鲆粋€(gè)表的設(shè)計(jì)。它將包含重復(fù)信息的一個(gè)表分為幾個(gè)表，表中只存儲(chǔ)相同類(lèi)型的信息；這樣可以使數(shù)據(jù)庫(kù)的效率更高并更易于更新，而且減少了數(shù)據(jù)庫(kù)的大小。

下面簡(jiǎn)單說(shuō)說(shuō)表分析器的使用：打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)之后，選擇“工具”“分析”“表”，打開(kāi)“表分析器向?qū)А睂?duì)話(huà)框，根據(jù)向?qū)У奶崾荆x擇要分析的表，向?qū)?huì)提示表中出現(xiàn)的問(wèn)題，用戶(hù)可以選擇自行解決或者讓向?qū)Q定來(lái)修改。向?qū)У拿恳徊蕉紩?huì)有說(shuō)明，初學(xué)者可以很方便的進(jìn)行操作。

Access數(shù)據(jù)庫(kù)的技巧還有很多，如果能充分的利用，對(duì)于學(xué)好數(shù)據(jù)庫(kù)是很有幫助的。

參考文獻(xiàn)：

[1]Access數(shù)據(jù)庫(kù)技巧匯集，http://www.west263.com.

[2]杰誠(chéng)文化編著，數(shù)據(jù)庫(kù)專(zhuān)家-Access快速入門(mén)和實(shí)用范例精選，北京：中國(guó)青年出版社，2007.

[3]楊濤、李敏、劉青鳳編著，中文版Access2003實(shí)用教程，北京：清華大學(xué)出版社，2007.