農(nóng)克平,李道逸,李素芬

摘要:目的:分析人事檔案管理中存在的問題,探討利用GPMS軟件管理檔案的優(yōu)勢。方法:結(jié)合近年來利用GPMS軟件管理疾病機(jī)構(gòu)人事檔案,比較傳統(tǒng)的檔案管理方法與模式的應(yīng)用弊端。結(jié)論:使用GPMS軟件管理人事檔案,體現(xiàn)了人事檔案信息化管理工作的優(yōu)勢,對(duì)人事檔案的利用和管理有著重大的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞:GPMS軟件;管理;人事檔案

中圖分類號(hào):C931文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A 文章編號(hào):1002—2589(2009)14—0135—02

人事檔案信息電子化管理,它服務(wù)面廣,容量大,便于社會(huì)各種機(jī)構(gòu)和人員利用。[1]通用人事信息管理系統(tǒng)(GPMS世紀(jì)版)是按照國家人事部、國家技術(shù)監(jiān)督局頒布的人事信息指標(biāo)代碼標(biāo)準(zhǔn),由北京金益康集團(tuán)公司和國家人事部聯(lián)合開發(fā)的,該系統(tǒng)從我國人事管理的實(shí)際需要出發(fā),充分考慮了我國人事管理流程的獨(dú)有特色,并以先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫和開發(fā)工具為手段,成為目前最適合政府機(jī)關(guān)、國有企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)人事管理信息化的軟件系統(tǒng)。本文將傳統(tǒng)疾控人事檔案管理方法與應(yīng)用CPMS軟件管理進(jìn)行比較。

1.傳統(tǒng)方式在疾病機(jī)構(gòu)人事檔案應(yīng)用弊端

疾病預(yù)防控制中心是在市衛(wèi)生防疫站原有基礎(chǔ)上由若干所單位撒并組建而成,隨著幾所單位的撒并,大量的檔案資料需要重新整理、歸檔,但由于撒并前各單位人事檔案管理存在差異、業(yè)務(wù)不盡相同,在人事檔案利用和管理工作中存在以下幾個(gè)問題:

1.1人事檔案大多手工操作,工作效率低。各單位負(fù)責(zé)人由于受各種舊觀念以及人力、物力、財(cái)力等因素的制約,傳統(tǒng)的人事檔案管理主要是提供紙質(zhì)檔案信息,工作手段主要是依靠手工操作來進(jìn)行,一方面在建立檔案檢索工具時(shí),耗時(shí)耗力地進(jìn)行人工操作,另一方面在利用時(shí),仍然要通過人工找尋和人工操作調(diào)閱檔案原件,勞動(dòng)量大,手續(xù)繁瑣,效率不高而且檔案的查全、查準(zhǔn)率很低。

1.2分類不明確。根據(jù)中組部1990年修訂的《干部檔案工作條例》(以下簡稱《條例》),干部檔案分為10類,但一些單位沒有按《條例》中所規(guī)定的內(nèi)容予以分類,致使檔案整理和利用極為不便。

1.3人事檔案經(jīng)常翻閱,易于損壞。檔案信息化可以妥善解決珍貴檔案文獻(xiàn)的保護(hù)和利用問題。[2]傳統(tǒng)的人事檔案的整理是按照以前的規(guī)定必須把各類材料按次序排列并立成卷。對(duì)檔案的翻閱、更改,容易對(duì)原件造成機(jī)械性損傷,破壞了檔案的原貌;不利于檔案的保護(hù),翻閱過多,會(huì)加速檔案原件的脆化和褪變,不利于維護(hù)和變更。

2.應(yīng)用GPMS在疾病機(jī)構(gòu)人事檔案中的管理優(yōu)勢

開發(fā)計(jì)算機(jī)在干部人事檔案管理方面的應(yīng)用,改進(jìn)提供利用的手段。[3]該單位在2000年引進(jìn)國家人事部信息中心和北京金益康新技術(shù)有限公司聯(lián)合開發(fā)“通用人事信息管理系統(tǒng)”軟件——GPMS軟件。該系統(tǒng)涵蓋了信息查詢、統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表處理、工資管理等人事管理工作的方方面面,使人事資源的利用率與整體工作效率得到提高;其完善的安全機(jī)制和數(shù)據(jù)維護(hù)功能滿足了人事部門對(duì)信息管理的安全保密性的特殊要求;可以直接上機(jī)查詢,并且可以通過一定的程序進(jìn)行相應(yīng)的整理,(如學(xué)歷認(rèn)定、職稱晉升、更改專業(yè)職稱、新增學(xué)歷、年度考核等等)。這樣,涉及檔案的升學(xué)、晉職、升資、調(diào)動(dòng)、退休等一系列問題,都可以利用計(jì)算機(jī)管理,解決了原由手工操作的各項(xiàng)煩瑣而又繁重的文件管理工作,辦事效率得到極大的提高。將GPMS軟件運(yùn)用到人事檔案管理上,可以實(shí)現(xiàn)下列功能:

2.1數(shù)據(jù)錄入及編輯方式兼容性強(qiáng)。GPMS軟件提供了列表、視圖和模板等多種錄入方式,以及代碼錄入、文本錄入、批量錄入等錄入方法。指標(biāo)審核和指標(biāo)計(jì)算(例如利用出生日期計(jì)算出年齡)功能可以有效提高錄入的工作效率。此外,還可以通過系統(tǒng)的多媒體數(shù)據(jù)功能錄入員工照片、影像等多媒體信息。

2.2提高查詢統(tǒng)計(jì)效率。方便統(tǒng)計(jì)利用者信息、檔案利用率等各項(xiàng)數(shù)據(jù)。人事管理者對(duì)已建立的應(yīng)用數(shù)據(jù)庫,可按任意字段、任意組合條件進(jìn)行查詢,可隨時(shí)調(diào)用常用查詢條件,滿足日常信息查詢工作的需要。對(duì)于瀏覽查詢的結(jié)果,可以選擇查看全部信息或者部分信息,也可查看當(dāng)前最新信息或全部歷史記錄,以及個(gè)人數(shù)據(jù)信息或照片、獎(jiǎng)狀影印件等多媒體信息。例如領(lǐng)導(dǎo)需要年齡在45歲以下、學(xué)歷本科的中級(jí)職稱的人員名單,通過該模塊功能,鍵入統(tǒng)計(jì)條件,即可獲得相應(yīng)的信息,整個(gè)過程只需要短短的一、二分鐘,統(tǒng)計(jì)工作變得輕松。比起從前的翻檔案查找,在速度和準(zhǔn)確率上都有很大的提高。同時(shí),采用密碼和身份確認(rèn)也可以有效地解決保密的問題,防止丟失泄密,有效地發(fā)揮人事檔案的作用,為領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供快捷的服務(wù),實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理開發(fā)利用,是搞好人事檔案工作的最終目的。

2.3生成花名冊和個(gè)性化登記表快速、簡便。人事管理者常用的花名冊,GPMS軟件也可以快速的生成。無論需要什么樣的花名冊或干部任免審批表、工資變動(dòng)審批表、員工基本情況登記表等各種格式的登記表格,軟件都可以滿足。只需勾畫出所需的表格樣式,然后指定每個(gè)單元格希望顯示的指標(biāo)項(xiàng),軟件就會(huì)自動(dòng)調(diào)用相應(yīng)的數(shù)據(jù)填寫表格。所產(chǎn)生的表格可以轉(zhuǎn)換成Excel電子表格,也可借助批量打印、套表打印、全表打印等功能,制作出整潔的表冊。

2.4構(gòu)造符合自身需要的人事數(shù)據(jù)庫。GPMS軟件根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)提供了60多個(gè)人事管理指標(biāo)集,包含近700個(gè)指標(biāo)項(xiàng)。這些內(nèi)容囊括了人事勞資業(yè)務(wù)處理的所有常用信息,如人員基本信息、學(xué)歷及學(xué)位、行政黨派職務(wù)、工資、崗位變化、合同信息、保險(xiǎn)福利、專業(yè)技術(shù)工作等等。構(gòu)造一個(gè)適用于單位的數(shù)據(jù)庫,只需要從中選出需要的指標(biāo)項(xiàng)即可。如果這些指標(biāo)仍然不能滿足本單位特殊的需要,還可以自定義指標(biāo),從而滿足不同層次、不同性質(zhì)、不同業(yè)務(wù)工作的需求,可操作性極強(qiáng)。

2.5便于自動(dòng)調(diào)整和統(tǒng)計(jì)。GPMS軟件預(yù)置了國家機(jī)關(guān)事業(yè)單位工資標(biāo)準(zhǔn)體系,可以幫助你自動(dòng)完成工資晉級(jí)、晉職、定級(jí)、晉檔等調(diào)整。同時(shí)還可以將這些數(shù)據(jù)發(fā)送至財(cái)務(wù)軟件。你也完全可以使用自定義的工資調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)算公式來處理本單位人員工資?？梢愿鶕?jù)單位的工資變動(dòng)要求自動(dòng)進(jìn)行工資晉檔、晉級(jí)處理,也可以自動(dòng)處理針對(duì)各種政策的工資改革。根據(jù)本單位工資代發(fā)銀行的要求,可生成建行、工行等代發(fā)文件格式,實(shí)現(xiàn)工資發(fā)放電子化。

2.6自動(dòng)化的統(tǒng)計(jì)報(bào)表。信息數(shù)字化使檔案能及時(shí)歸檔并盡快提供利用。快速生成年未報(bào)表,在GPMS軟件中,只要錄入詳細(xì)的人事信息,一切復(fù)雜的計(jì)算和統(tǒng)計(jì)工作皆由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成,并按照你預(yù)先設(shè)計(jì)的報(bào)表格式生成報(bào)表。各類統(tǒng)計(jì)表均可存儲(chǔ)、編輯統(tǒng)計(jì)和打印,并可按統(tǒng)計(jì)結(jié)果進(jìn)行數(shù)據(jù)反查,直接快速瀏覽相關(guān)人員的信息。GPMS軟件內(nèi)包含了國家人事部要求的機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位干部各種統(tǒng)計(jì)年報(bào)和工資統(tǒng)計(jì)年報(bào)樣表,可自動(dòng)完成各類報(bào)表的統(tǒng)計(jì)和匯總工作。確保圓滿完成當(dāng)年的人事年報(bào)統(tǒng)計(jì)工作。

2.7保障信息安全。提供“精確到每一項(xiàng)操作”的權(quán)限設(shè)置。系統(tǒng)管理員可根據(jù)實(shí)際需要,進(jìn)行數(shù)據(jù)訪問、功能操作、單位部門權(quán)限的設(shè)置,保證系統(tǒng)操作的安全保密性。系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)功能,如出現(xiàn)異常情況時(shí),系統(tǒng)管理員可通過條件定義和手工方式進(jìn)行數(shù)據(jù)庫恢復(fù),避免重大損失,即使發(fā)生災(zāi)難性的事故,仍然可以使用數(shù)據(jù)庫異常恢復(fù)功能進(jìn)行數(shù)據(jù)庫恢復(fù),將損失降低到最小程度。

總之,實(shí)行人事檔案數(shù)字化管理,充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)帶來的便捷,更好地發(fā)揮人事檔案信息資源的共享性和價(jià)值性。[4]使用GPMS軟件管理疾控機(jī)構(gòu)人事檔案,規(guī)避了多數(shù)傳統(tǒng)管理模式的弊病,實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)資料的安全、便捷、快速、查詢、利用,充分體現(xiàn)了人事檔案信息化管理工作的優(yōu)勢,對(duì)不斷促進(jìn)人事檔案的利用和管理有著重大的現(xiàn)實(shí)意義。

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On the use of software management GPMS disease advantage of personnel files

Nong ke pingli dao yili su fen

(Nanning center of prevention and disease control,guangxi nanning 530011)

Abstract: ObjectiveTo analyze the personnel files management problems, to explore the use of software management file GPMS advantage. MethodsIn recent years the use of combination disease GPMS software management personnel file, the more traditional model of records management methods and the drawbacks of the application. ConclusionGPMS software management personnel files, personnel files reflect the information management work, to the personnel files of the use and management of great practical significance.

Key words: GPMS software management personnel files