陸 敬

摘要電子檔案與紙質(zhì)檔案的載體不同,保護(hù)條件也必然不同。電子檔案的形成對檔案業(yè)務(wù)產(chǎn)生了巨大影響,電子檔案發(fā)展也對檔案人員素質(zhì)和檔案工作的發(fā)展提出了新的要求。

關(guān)健詞電子檔案載體 保護(hù)

中圖分類號:G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1009-0592(2009)06-262-01

由于電腦的普及,電子文件以其載體和載體與信息結(jié)合方式的特殊性,對傳統(tǒng)檔案的整理與保護(hù)理論造成很大的沖擊,電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在整理與保護(hù)技術(shù)上有很大的差別,這些差別將是電子時代檔案整理與保護(hù)技術(shù)的新領(lǐng)域。

一、 電子文件的特點(diǎn)

與紙質(zhì)文件比較,電子文件有以下幾個特點(diǎn):(一)電子文件需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用;(二)電子文件可直接由計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞;(三)電子文件是可共享的,不受時間和距離的影響;(四)電子文件的保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同,它對保存場地的面積要求不高,而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子檔案的保護(hù)

(一)電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤

聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復(fù)等缺點(diǎn)。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用,它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點(diǎn),直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應(yīng)強(qiáng)度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素,它極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的,它呈圓盤狀,由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。電子文件載體材料的保存壽命一般僅為5—15年,溫度為16℃—20℃,相對濕度為40%?%。

(二)防止灰塵

對電子檔案載體的危害有特別重要的意義,在電子檔案保存過程中,要采取密封措施防止灰塵?；覊m一旦對電子檔案載體造成危害,載體上所記錄的信息可能會局部丟失,原始信息無法讀出,使電子檔案失去保存價值。

(三)注意避光

光盤材料的塑料保護(hù)層對紫外光極為敏感,陽光的直射會使光盤過早老化,從而影響電子檔案的耐久性,檔案庫房應(yīng)設(shè)法阻止光線尤其是紫外線直接射入,并盡量使用無紫外線燈光照明,將電子檔案避光保存,利用時,最大限度地減少曝光時間和強(qiáng)度。

(四)遠(yuǎn)離電磁場

外來電磁場作用于磁性載體,能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化,造成信號失落或信噪比降低,破壞記錄信息,影響讀出效果。因而要遠(yuǎn)離強(qiáng)電磁場10米以上,將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)(鐵盒除外)。

(五)防止機(jī)械應(yīng)力和強(qiáng)烈震動

電子檔案在存在時應(yīng)設(shè)法保持其載體的平直度,防止電子檔案載體受壓力、扭力、沖擊力等機(jī)械力的影響,以保證信息再現(xiàn)的準(zhǔn)確性。強(qiáng)烈的機(jī)械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序,造成剩磁衰減,從而破壞記錄信號。

(六)防治有害生物

通過控制溫濕度、搞好庫內(nèi)衛(wèi)生、杜絕霉菌進(jìn)入庫房的渠道、防氧封存等措施進(jìn)行環(huán)境控制;還可采用物理或化學(xué)方法定期對電子檔案進(jìn)行消毒:化學(xué)方法有:熏蒸或擦拭,常用化學(xué)藥劑有甲、鄰-苯酚、環(huán)氧乙烷;物理方法有:真空消毒、遠(yuǎn)紅外線消毒、微波消毒、鈷60-%射線輻射消毒。

(七)定期檢測和拷貝

不管磁盤還是光盤,定期復(fù)制是當(dāng)前延長電子檔案壽命,確保電子檔案的長期可讀性的有效措施,磁盤每2年,光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次,轉(zhuǎn)儲后的載體與原載體同樣編號保存。

(八)分套保存

電子檔案至少要一式三套保存,一套供查閱利用,一套封存保管作為備用,第三套異地保存,以防止突發(fā)事件。

三、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

傳統(tǒng)檔案工作以紙質(zhì)材料為工作對象,而電子文件是由擬稿者直接寫在磁盤上,并在磁盤上進(jìn)行修改的,一經(jīng)形成后,馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中,由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這使文件與檔案之間沒有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐,已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則,如文件的立卷歸檔制度。文件的歸檔立卷工作是檔案工作流程的起點(diǎn),也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn),文件形成后,由文書部門收集立卷后,交檔案部門管理,一般一年歸檔一次。而電子文件隨時產(chǎn)生,隨時更改,存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中,如果歸檔,必須以磁盤或光盤的形式移交,歸檔范圍還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

由于電子文件信息與載體的可分離性,檔案實(shí)體分類也將被取代,因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種單線排列的屬性聯(lián)系,而電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序,不同的用戶可以根據(jù)不同的需要,利用辦公自動化系統(tǒng)對文件進(jìn)行自由組合分類。

電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性,其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化,原有的檔案價值理論分析范圍也將擴(kuò)大,要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論,文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限,而電子文件一方面由于制作方便,將產(chǎn)生比以往更多的文件,另一方面由于用戶的需要,信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補(bǔ)充,因此很難劃定固定的保管期限。此外,由于電子文件信息載體的特殊性,其保管方法、要求以及檢索和對外利用等方面也與紙質(zhì)文件有許多不同之處。

目前電子檔案還不可能完全取代紙質(zhì)檔案,但隨著科技的發(fā)展,電子檔案必將成為今后檔案工作的主流。因此必須改變檔案人員的知識結(jié)構(gòu),以適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展;必須抓好知識更新,使檔案人員擁有廣博的知識?？梢钥隙?加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革,多途徑、多層次培養(yǎng)人才,是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。