白艷輝

摘要本文闡述了檔案利用是整個檔案工作的出發(fā)點和終極目的,提高檔案的利用率是檔案部門的首要任務。主動、超前的服務方式;完善的檔案利用反饋制度,利用效果分析;檔案利用者的研究及現(xiàn)代化管理手段都是提高檔案利用率的有效途徑。

關鍵詞檔案管理提高利用率服務

中圖分類號:G27文獻標識碼:A文章編號:1009-0592(2009)06-261-01

檔案利用是整個檔案工作的出發(fā)點和終極目的,為了做好提供利用工作,檔案部門從收集整理、檢索編目、安全保管等方面做了大量工作,使檔案管理工作更加標準化、規(guī)范化、科學化。如何讓更多的人來利用檔案,提高檔案的利用率是檔案部門的首要任務?，F(xiàn)就此問題談談筆者的幾點想法。

一、采用主動、超前的服務方式,提高利用率

第一,采用主動的服務方式就是主動為檔案利用者服務,檔案人員可以走出檔案館的大門開展形式多樣、豐富多彩的宣傳活動,擴大檔案信息的利用范圍,提高人們的檔案意識,引導人們利用檔案。例如不定期地舉辦檔案展覽、出黑板報、印發(fā)宣傳小冊子,或者通過專業(yè)期刊、電視、廣播等媒體來宣傳介紹檔案工作及其所取得的科研成果,達到培養(yǎng)社會整體檔案意識的目的,使各單位及人員意識到依法利用檔案的權力,使檔案信息在社會經(jīng)濟建設中得到更廣泛的應用。

第二,采用超前的服務方式就是提前做好迎接來訪者的準備工作,檔案人員為檔案利用者提供熱情、周到的星級服務。千方百計地滿足利用者的需求,為其找到理想、滿意的檔案。檔案閱覽室應有目錄、索引等多種檢索工具,還應配備計算機幫助利用者檢索或供利用者自行檢索,解疑答難,做到百查不煩,百問不厭。使利用者感到在檔案館查閱檔案像在家一樣溫暖,像在自己單位一樣方便,用一流的服務贏得領導和社會的認可,用高效的工作證明自己的價值。

二、加強對檔案利用者的研究,提高利用率

利用者是檔案利用工作的主體。不了解利用者的需求和心理,就不可能有針對性地做好提供利用工作,也不可能吸引眾多利用者來利用檔案,所以,對利用者的需求動機與行為心理研究是提高利用率的保障。

檔案利用者往往是為解決工作上的問題和自身的有關問題而查考利用檔案的,他與檔案之間構成了直接的價值關系,利用者要親自查閱檔案,了解和認識它對自己解決有關問題是否有所幫助,能否為解決他的實際問題提供憑證或參考,是為解決具體問題而利用檔案的。因此,要提高檔案利用率,就必須重視和加強對利用者的研究,經(jīng)常了解不同利用者對各種檔案的需求,積極主動地為利用者服務。

檔案利用的實現(xiàn)過程,實際上是利用者與檔案工作者情感交流的過程,檔案工作者的服務態(tài)度對利用者利用檔案的需求行為和心理影響很大,往往直接關系到需求的實現(xiàn)。利用者需求心理表現(xiàn)在:求快。這就需要我們熟悉館藏,準確把握用戶需求的內(nèi)容和范圍,縮短檢索與調(diào)卷時間;求簡。這就要求我們簡化利用手續(xù),開辟多種檢索途徑,要有科學的多功能的檢索體系相配套;求全求準。這就要求我們建立門類齊全、結構合理、完整系統(tǒng)的館藏結構;求助。利用者所需文件關系到工作查考和解決實際問題,求助心理非常強,這就需要我們有足夠的耐心,通過多種途徑為他們提供熱情服務;求尊。希望得到檔案工作者熱情、主動、周到的服務,尊重利用者的利用需求。

三、建立完善的檔案利用反饋制度,分析檔案利用效果,提高利用率

建立檔案利用反饋制度是檔案工作主動適應需要的方式,檔案部門應認真研究提供利用中反饋的信息,了解所提供檔案的利用情況,它不僅能使檔案部門從利用者那里了解到檔案是否發(fā)揮了作用,發(fā)揮了哪些作用,而且還可使利用者對檔案部門的工作態(tài)度、規(guī)章制度、館藏結構作出客觀的評價,使檔案部門能夠采取相應措施,彌補不足,積極對館藏檔案進行挖掘整理,更好地為利用者服務。從檔案利用工作的實踐中看,這項工作有一定難度,也是比較薄弱的環(huán)節(jié)。究其原因,一方面是重視不夠,沒有建立完善的收集反饋制度;另一方面,這項工作需要利用者的積極支持配合。因此要建立一套完善的檔案利用效果收集反饋制度。

通過檔案利用效果分析,掌握哪些是利用面廣、利用量大、利用頻率多的檔案,從而總結利用規(guī)律,為科研生產(chǎn)服務,為社會為人民服務。

四、加強現(xiàn)代化管理,改進利用方法,提高利用率

要適應信息時代對檔案利用的需求,不斷提高檔案利用率,就必須全方位地采用新技術,建立一套全新的檔案工作新模式,加速實現(xiàn)檔案管理自動化進程。

(一)檔案館檔案數(shù)字化,建成數(shù)據(jù)庫,是現(xiàn)代化管理的重要手段之一

檔案館檔案數(shù)字化是將檔案館館藏檔案通過人工錄入或字符識別,制成電子計算機文本文件,也可將檔案掃入計算機制成圖形文本,最后刻錄在光盤上,建成數(shù)據(jù)庫。

(二)建立檔案館網(wǎng)站

制作網(wǎng)頁可以作為檔案館對外宣傳,提高全民檔案意識的新手段。例如將有關檔案館的組織機構,重要的檔案工作活動,檔案開放的對象和范圍,檔案檢索工具的種類和使用方法,以及在政策允許的情況下將一些珍貴的檔案和照片等上網(wǎng),向網(wǎng)民提供檔案信息,激發(fā)利用者利用檔案的行為。我們的局域網(wǎng)應具備四大功能:一是提供查找線索功能;二是提供檔案內(nèi)容功能;三是對檔案進行科學管理功能;四是進行信息交流功能。但要做好網(wǎng)絡安全防護工作,設置防火墻,對利用者實行身份認證制度,所有數(shù)據(jù)都應建立備份,以防不測;檔案上網(wǎng)的內(nèi)容和范圍應嚴格按照《檔案法》、《保密法》等法律和政策執(zhí)行,防止失泄密。

總之,要想提高檔案的利用率必須做好方方面面的工作,只有將檔案工作中的所有中間環(huán)節(jié)完成好,才能最終完成檔案利用這一終末環(huán)節(jié)。也只有提高了檔案的利用率,才能實現(xiàn)標準化、規(guī)范化、科學化檔案管理的作用和意義。