摘 要：學(xué)籍管理是高校學(xué)生教務(wù)管理的一項(xiàng)常規(guī)工作。我國(guó)高校學(xué)籍管理工作經(jīng)歷的三個(gè)發(fā)展過階段，實(shí)施電子注冊(cè)是推進(jìn)高校學(xué)籍管理改革的必要舉措。本文針對(duì)高校學(xué)籍管理的現(xiàn)狀和面臨的主要問題進(jìn)行分析探討，并結(jié)合相關(guān)的工作實(shí)踐，提出推進(jìn)高校學(xué)籍管理現(xiàn)代化和制度化建設(shè)的對(duì)策。

Abstract:The school register management is a university student educational administration management regular work. Our country University school register supervisory work experience's three have developed the stage, the implementation electron registration is advances the university school register management reform the essential action. This article the subject matter which and faces in view of the university school register management's present situation carries on the analysis discussion, and unifies the related working practice, proposes the advancement university school register management modernization and the institution construction countermeasure.

關(guān)鍵詞：學(xué)籍管理 學(xué)籍 電子注冊(cè)

Key words:School register management school register electron registration

作者簡(jiǎn)介：余海峰（1979-），女，安徽安慶人，上海電機(jī)學(xué)院助教，法學(xué)碩士，研究方向：民商法。

【中圖分類號(hào)】G47 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1004-7069（2009）-06-0163-02

隨著我國(guó)教育事業(yè)的發(fā)展，社會(huì)對(duì)人才要求越來越高，越來越多的人走進(jìn)高校接受高等教育。如今，高校已經(jīng)由過去面向少數(shù)人的精英教育轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦虼蟊姷乃刭|(zhì)教育，高校在校學(xué)生人數(shù)在不斷增長(zhǎng)，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦學(xué)檔次在不斷提升。這些無疑增加了高校學(xué)生管理工作的難度，學(xué)籍管理作為高校學(xué)生管理工作的基礎(chǔ)，也同樣面臨新的挑戰(zhàn)和問題。因此進(jìn)一步完善學(xué)籍管理工作的制度建設(shè)，對(duì)推進(jìn)學(xué)籍管理工作的科學(xué)化、高效化、制度化具有重要意義。

一、 高校學(xué)籍管理工作的主要內(nèi)容及其發(fā)展過程

所謂學(xué)籍，就是學(xué)生按照國(guó)家招生計(jì)劃規(guī)定，經(jīng)過高考擇優(yōu)錄取后，經(jīng)過學(xué)校全面復(fù)查并辦理入學(xué)注冊(cè)手續(xù)所取得的在校學(xué)習(xí)資格。高校學(xué)籍管理是根據(jù)國(guó)家對(duì)高校學(xué)生德、智、體全面發(fā)展的要求，結(jié)合學(xué)校培養(yǎng)人才的目標(biāo)定位，制定規(guī)章、制度、辦法，并按一定的程序?qū)θ〉萌雽W(xué)資格的學(xué)生從入學(xué)注冊(cè)、成績(jī)考核、升留級(jí)、轉(zhuǎn)系（專業(yè)）與轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、獎(jiǎng)勵(lì)與處分，畢業(yè)與畢業(yè)資格審查等方面進(jìn)行的管理。高校學(xué)籍管理工作包括靜態(tài)的管理和動(dòng)態(tài)的管理，如畢業(yè)后學(xué)生的成績(jī)管理屬于靜態(tài)管理，一般僅供查詢；在校期間的學(xué)籍異動(dòng)屬于動(dòng)態(tài)管理。

高校學(xué)籍管理工作的發(fā)展大致經(jīng)歷了傳統(tǒng)人工管理、內(nèi)部信息化管理和網(wǎng)絡(luò)信息化管理三個(gè)階段，分別扼要介紹如下：

1、 傳統(tǒng)人工管理階段（1995年以前）

1994年前，我國(guó)高等教育學(xué)歷證書由各高校自行印制、頒發(fā)。1994年，國(guó)家實(shí)行普通高等教育學(xué)歷證書統(tǒng)一印制、分級(jí)管理制度。自從開始，各高校的學(xué)籍和學(xué)歷證書一般都是靠手工統(tǒng)計(jì)方式進(jìn)行管理。由于統(tǒng)計(jì)與管理的數(shù)據(jù)龐大，手工操作方式簡(jiǎn)陋導(dǎo)致數(shù)據(jù)混亂、出錯(cuò)率高，難以準(zhǔn)確得記錄學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)情況。特別是學(xué)生學(xué)籍成績(jī)管理以及畢業(yè)生數(shù)據(jù)清理、畢業(yè)生資格審查、各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表填寫、數(shù)據(jù)上報(bào)等等，需要耗費(fèi)大量的人力、物力與時(shí)間，更是錯(cuò)誤難免。因此，手工管理方式極大地限制了高校的學(xué)籍和學(xué)歷證書管理工作的開展。

2、 內(nèi)部信息化管理階段（1995-2001年）

1995年2月，國(guó)家教育部首次要求高校將現(xiàn)代化管理技術(shù)和手段引入學(xué)歷證書管理工作，由軟件系統(tǒng)代替手工操作來提高學(xué)籍管理工作的技術(shù)水平。在學(xué)籍管理上，國(guó)內(nèi)大部分高校開發(fā)了適合自己學(xué)校教學(xué)管理模式的計(jì)算機(jī)內(nèi)部管理系統(tǒng)，大大提高了我國(guó)學(xué)歷證書的管理力度和管理層次，提高了管理部門的工作效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。然而，隨著各高校規(guī)模的不斷擴(kuò)展，相互獨(dú)立、各自為陣的管理模式和管理系統(tǒng)明顯存在不足，無法適應(yīng)高校發(fā)展和社會(huì)的需求。一方面它無法為廣大師生提供便捷的信息查詢和瀏覽功能；另外一方面，它不能滿足社會(huì)各界對(duì)于高校學(xué)生學(xué)籍、學(xué)歷信息的檢索與驗(yàn)證要求。因此，在管理水平和技術(shù)層面上，學(xué)籍管理工作亟待進(jìn)一步改進(jìn)和提高。

3、 網(wǎng)絡(luò)信息化管理階段（2001年以后）

2001年教育部開始建立了學(xué)歷電子注冊(cè)制度，發(fā)布了《高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)管理暫行規(guī)定》，實(shí)現(xiàn)了從制度上維護(hù)國(guó)家學(xué)歷制度和學(xué)歷證書的嚴(yán)肅性，并且對(duì)高校學(xué)籍管理工作的電子化、信息化提出了更高要求。經(jīng)過幾年的實(shí)施和探索，教育部于2007年3月頒布了《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊(cè)暫行辦法》，將新生數(shù)據(jù)核對(duì)工作進(jìn)一步升格為新生學(xué)籍電子注冊(cè)，正式納入到高校學(xué)籍的日常管理范疇。自此高校學(xué)籍管理逐步向電子化、信息化、制度化方向邁進(jìn)，新形勢(shì)下，實(shí)施電子注冊(cè)制度是高校學(xué)籍管理的必然選擇。但由于我國(guó)高校學(xué)籍電子注冊(cè)起步較晚，時(shí)間較短，加上技術(shù)更新慢等方面的原因，高校電子注冊(cè)制度還存在諸多問題，亟需進(jìn)一步完善。

二、 當(dāng)前學(xué)籍管理工作存在的問題

目前我國(guó)高校學(xué)籍管理經(jīng)過幾個(gè)階段的不斷改革和發(fā)展，無論是從管理理念還是技術(shù)層面上都比以往的管理水平進(jìn)步很多，但是在實(shí)行學(xué)籍管理電子化、信息化、制度化過程中又不斷遇到一些新的問題，這些問題是需要我們進(jìn)一步去探索和研究，以逐步推進(jìn)學(xué)籍電子注冊(cè)制度的完善和成熟。

（一） 學(xué)籍管理制度宣傳力度不夠

許多在校學(xué)生對(duì)學(xué)籍管理制度并不是非常了解，甚至部分管理人員和老師都不是很清楚，這主要是因?yàn)槲覀兊闹贫刃麄鞴ぷ髁Χ炔粔?。學(xué)籍管理是針對(duì)每個(gè)取得學(xué)籍的學(xué)生進(jìn)行的各方面管理，可以說關(guān)系到每個(gè)學(xué)生的切身利益。如果學(xué)生本人對(duì)此項(xiàng)制度不了解，那么對(duì)學(xué)校做出的處理決定也很難理解和接受，那么學(xué)籍管理制度就很難有效執(zhí)行，學(xué)籍管理的目的和意義就無法實(shí)現(xiàn)。例如：有的學(xué)生在違反了制度受到學(xué)校的處分時(shí)才知道有此項(xiàng)規(guī)定，這樣不僅影響學(xué)生個(gè)人在校期間的學(xué)習(xí)表現(xiàn)，而且也影響我們執(zhí)行學(xué)籍管理的真正目的的實(shí)現(xiàn)。

（二） 學(xué)籍管理與其他部門的信息管理不暢通

高校在早期信息化建設(shè)過程中缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和部署，各行政部門和教學(xué)單位之間在信息化建設(shè)方面自成一體，而且各自的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一，這就形成了信息孤島，給全校范圍內(nèi)數(shù)據(jù)的整合和共享帶來了困難，學(xué)籍管理就難以準(zhǔn)確快速地建立學(xué)籍信息庫(kù)，難以和其他部門同步更新學(xué)籍異動(dòng)信息。例如：招生部門提供的新生數(shù)據(jù)格式大多與學(xué)籍管理軟件中的數(shù)據(jù)格式不匹配，需要二次開發(fā)。信息的不對(duì)稱不暢通給學(xué)籍管理工作帶來了疏漏和隱患，這無疑會(huì)增加學(xué)籍管理工作的難度，也影響到為其他部門管理工作提供所需的便捷信息。

（三） 學(xué)籍管理人員素質(zhì)參差不齊

學(xué)籍管理工作繁瑣而且工作量極大，它要求每位管理人員不僅具有極大的耐心、責(zé)任心，還要具有相關(guān)的管理知識(shí)和專業(yè)知識(shí)。另外學(xué)籍管理在高校管理體制中容易被輕視，甚至被認(rèn)為只是一項(xiàng)事務(wù)性的工作，因此在聘用學(xué)籍管理人員時(shí)對(duì)其管理能力和專業(yè)知識(shí)沒有經(jīng)過嚴(yán)格考核，在上崗前也沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，在任職過程中更沒有為學(xué)籍管理人員提供學(xué)習(xí)、交流和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，僅僅依靠原有的知識(shí)和在工作中積累的經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致學(xué)籍管理人員的水平難以適應(yīng)高校規(guī)模的擴(kuò)展和學(xué)生人數(shù)的增加帶來的挑戰(zhàn)和壓力。

（四） 學(xué)籍管理軟件的應(yīng)用有待升級(jí)

各高校開發(fā)和應(yīng)用的學(xué)生綜合管理系統(tǒng)已經(jīng)基本上能滿足高校學(xué)籍管理的要求，并能有效地實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息的電子化管理。高校在引進(jìn)各種軟件公司開發(fā)的學(xué)生管理系統(tǒng)，在一定程度上提高了本校的學(xué)籍管理工作的準(zhǔn)確性和高效性，但也出現(xiàn)新老系統(tǒng)交替存在障礙，需要一段時(shí)期的適應(yīng)和調(diào)整。新系統(tǒng)在啟用后，管理者還不能完全掌握它的所有功能，難以最大限度地發(fā)揮管理軟件的優(yōu)勢(shì)。另外，高校內(nèi)部的學(xué)生管理信息系統(tǒng)中的學(xué)籍庫(kù)與教育部下屬的學(xué)籍管理平臺(tái)上的學(xué)籍庫(kù)字段格式要求不匹配，對(duì)學(xué)生的學(xué)籍信息記錄要分開獨(dú)立操作兩遍，這嚴(yán)重影響學(xué)籍管理工作的效率，有待進(jìn)一步開發(fā)優(yōu)化，以實(shí)現(xiàn)同步操作。

三、 探索完善學(xué)籍管理制度的對(duì)策

提高學(xué)籍管理認(rèn)識(shí)，更新學(xué)籍管理理念。學(xué)校各級(jí)部門與領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)真正從思想上做到認(rèn)識(shí)統(tǒng)一，重視學(xué)籍管理工作，才有利于學(xué)籍管理制度的進(jìn)一步規(guī)范化、現(xiàn)代化。在學(xué)校管理工作中，首先要從思想上重視學(xué)籍管理，牢固樹立四種理念, ：（1）樹立服務(wù)理念；（2）樹立法制理念；（3）樹立創(chuàng)新理念；（4）樹立學(xué)習(xí)理念。各高校不僅要在思想上充分認(rèn)識(shí)學(xué)籍管理工作，并在人力、物力、財(cái)力上加大投入，引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，開發(fā)先進(jìn)的學(xué)籍管理軟件，加強(qiáng)管理人員和學(xué)生對(duì)學(xué)籍管理制度的宣傳和學(xué)習(xí)。

加強(qiáng)部門間的溝通和協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。通過進(jìn)一步開發(fā)管理系統(tǒng)中的其他模塊，推廣管理系統(tǒng)的兼容性和實(shí)用性。如增加新生原始數(shù)據(jù)導(dǎo)入模塊和新生報(bào)到數(shù)據(jù)模塊，供招生辦和學(xué)工部分別登陸使用，這樣可以使學(xué)籍管理的信息庫(kù)數(shù)據(jù)更加實(shí)時(shí)性，以實(shí)現(xiàn)各部門數(shù)據(jù)共享查詢和使用，提高各部門的工作效率。規(guī)范學(xué)籍信息異動(dòng)的流動(dòng)程序，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)化的更新數(shù)據(jù)，并及時(shí)和各部門溝通協(xié)調(diào)，讓最新學(xué)籍信息資源由各部門暢通共享。

完善管理硬件配置，提高人員管理水平。在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的環(huán)境下，高校學(xué)生管理的信息化要求越來越高，高校學(xué)生學(xué)籍管理工作的質(zhì)量和水平，取決于軟件和硬件兩方面。從目前高校學(xué)籍管理的現(xiàn)狀來看，無論是人員配備還是現(xiàn)代化辦公條件，與教育部對(duì)高校學(xué)籍管理提出的要求相比，還是存在不小差距。第一，學(xué)校應(yīng)當(dāng)劃撥專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，按要求配備現(xiàn)代化硬件設(shè)備，使各級(jí)學(xué)籍管理工作人員基本實(shí)現(xiàn)專人、專機(jī)、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為電子注冊(cè)工作的順利進(jìn)行提供保障。第二，必須提高管理水平。管理人員首先要具備耐心、細(xì)心、責(zé)任心，有效地保證學(xué)校學(xué)籍管理工作正常運(yùn)行；其次要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高計(jì)算機(jī)管理水平和業(yè)務(wù)管理水平，學(xué)校應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員的定期培訓(xùn)和交流學(xué)習(xí)，這樣才能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的科學(xué)管理。

完善電子注冊(cè)管理制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范科學(xué)管理。高等教育學(xué)歷證書電子注冊(cè)制度是從2001年開始實(shí)施的，它有力地維護(hù)了高校的聲譽(yù)和畢業(yè)生的合法權(quán)益，是打擊、防范假文憑、抵制社會(huì)不良行為的有效措施。所謂電子注冊(cè)是指高校將經(jīng)過合法招生錄取的學(xué)生基本信息，以電子數(shù)據(jù)表的形式上報(bào)省教育廳，省教育廳審核通過后，再上報(bào)國(guó)家教育部審核備案。電子注冊(cè)共分三種類型：新生注冊(cè)、專升本學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)注冊(cè)和畢業(yè)生學(xué)歷證書注冊(cè)。教育部對(duì)外公開的“中國(guó)高等教育學(xué)生信息網(wǎng)”提供了網(wǎng)上學(xué)歷認(rèn)證查詢，這些權(quán)威數(shù)據(jù)來源于電子注冊(cè)工作。電子注冊(cè)與學(xué)籍管理相輔相成，電子注冊(cè)對(duì)規(guī)范高校學(xué)籍管理起到了督促檢查的作用，同時(shí)又受高校學(xué)籍管理的好壞影響。

高校學(xué)籍管理是一項(xiàng)長(zhǎng)久、深入而又具體細(xì)致的工作，必須在實(shí)踐中不斷總結(jié)成熟的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，進(jìn)一步探索改進(jìn)的方法，提高學(xué)籍管理的科學(xué)化、信息化程度，加強(qiáng)學(xué)籍管理工作的技術(shù)含量，使得學(xué)籍管理工作更適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息社會(huì)發(fā)展的需求，為制度化和現(xiàn)代化的學(xué)籍管理建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

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