李 元

摘要改進和規(guī)范高校公文處理程序,遵循公文處理 程序辦事是建立和完善高校正常工作秩序,提高辦事效率的重要途徑。實現(xiàn)高校公文處理程序規(guī)范化,要從以下幾方面入手:一是提高秘書人員的認(rèn)識,養(yǎng)成按規(guī)范程序辦理公文的良好職業(yè)習(xí)慣;二是加強培訓(xùn)學(xué)習(xí),提高秘書人員按規(guī)范處理公文的能力,本文則詳細論述了規(guī)范高效公文處理程序中注意的問題等。

關(guān)鍵詞改進規(guī)范高校公文處理注意的問題

中圖分類號:G47文獻標(biāo)識碼:A

公文處理程序規(guī)范化是指公文處理中的一系列工作步驟要合乎一定的標(biāo)準(zhǔn)。它具有一定的模式化、制度化、科學(xué)化,便于公文準(zhǔn)確、迅速、及時、安全的運轉(zhuǎn),提高公文的處理效率和質(zhì)量。高校公文處理是高校辦公室主要的工作內(nèi)容和辦公方式,也是高校辦公室一項大量的、經(jīng)常性的工作,既重要,又繁瑣。如果找到公文處理的規(guī)律,對做好公文處理工作非常重要。因此,研究公文處理程序規(guī)范化的一般規(guī)律,克服障礙,清除弊端,增強公文處理工作的科學(xué)性,是一個值得研究、探討的重要課題。要實現(xiàn)高校公文處理程序規(guī)范化,應(yīng)著重注意以下幾個問題:

第一,克服“重內(nèi)容、輕形式”的思想觀念。樹立規(guī)范意識,使高校公文處理有章可循、有規(guī)可依,重視公文格式的規(guī)范化建設(shè),才能有利于提高高校文書檔案的完整率、準(zhǔn)確率,使高校文書檔案達到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求。

第二,提高對公文處理程序規(guī)范化的認(rèn)識。秘書部門應(yīng)組織有關(guān)秘書人員,結(jié)合有關(guān)文件進行學(xué)習(xí),認(rèn)識公文處理程序規(guī)范化的重要性。指導(dǎo)秘書人員正確處理公文內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量的關(guān)系,認(rèn)識公文處理程序規(guī)范化是提高公文整體質(zhì)量的需要。隨著社會的發(fā)展,辦公自動化程度的提高,公文處理程序規(guī)范化的必要性和重要意義顯得越來越明顯。這就要求秘書人員養(yǎng)成嚴(yán)格按規(guī)范化程序辦理公文的良好職業(yè)習(xí)慣,在工作中不斷克服辦文程序不規(guī)范、文種不規(guī)范、格式不規(guī)范等問題。

第三,制定有關(guān)制度,強化約束機制。在提高思想認(rèn)識的基礎(chǔ)上,為使公文處理程序規(guī)范化工作有章可循,應(yīng)建立和健全有關(guān)公文處理程序規(guī)范化的制度。一是公文處理制度。高校中普遍存在公文制發(fā)中的“倒流”現(xiàn)象,發(fā)文內(nèi)容混亂,收文過多過濫等問題,這就要求制定有關(guān)制發(fā)文件的制度,嚴(yán)格發(fā)文程序,規(guī)范發(fā)文內(nèi)容,控制發(fā)文范圍和數(shù)量,對發(fā)文程序從擬稿、核稿到整理保管及各種文件的內(nèi)容、文種等都作嚴(yán)格、具體的規(guī)定,對收文程序中存在的一些問題,如有些單位接到上級寄來的文件,不主動交校辦公室統(tǒng)一保管,造成散失等,也要制定相應(yīng)的制度加以約束。二是制定崗位目標(biāo)制度。把公文處理程序規(guī)范化列為學(xué)校辦公室、各單位秘書人員崗位目標(biāo)責(zé)任制的一項重要內(nèi)容。三是建立總結(jié)評比制度。每年進行年終評比,對公文處理質(zhì)量好的單位和個人給予嘉獎。四是設(shè)立經(jīng)驗交流制度。每學(xué)期召開一至二次經(jīng)驗交流會.對處理公文的經(jīng)驗和體會進行交流,并加強同兄弟院校間的交流學(xué)習(xí)。公文的處理過程.實際也是一個系統(tǒng)工程,從擬稿、核稿到實施、整理、保管,從簽發(fā)、啟封到催辦、整理保管,每個環(huán)節(jié)都必須嚴(yán)格按照規(guī)定和程序處理,只有這樣才能確保公文處理的質(zhì)量和規(guī)范化制度的形成。

第四,提高秘書人員的素質(zhì)。要使公文處理程序規(guī)范化,必須抓好治本工作,提高秘書人員的素質(zhì),這是實現(xiàn)公文處理程序規(guī)范化的根本性工作。公文處理程序規(guī)范化能否實現(xiàn),秘書人員素質(zhì)是決定因素。如何提高現(xiàn)職秘書人員的素質(zhì)呢?一是組織學(xué)習(xí)《國家行政機關(guān)公文處理辦法》等有關(guān)公文法規(guī),系統(tǒng)了解各級機關(guān)各類公文處理的具體規(guī)范,提高秘書人員依照有關(guān)規(guī)定處理公文的自覺性。二是通過制定《公文辦理制度》等,讓秘書人員制發(fā)、辦理文件時有章可循。三是抓好秘書人員的培訓(xùn)工作。開展多種形式的秘書人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動,舉辦秘書人員培訓(xùn)班,提高秘書人員的政治思想、業(yè)務(wù)理論水平。四是組織多種形式的討論會,對公文處理中的一些問題進行研討,互相學(xué)習(xí),不斷提高管理水平。

第五,引進先進的辦公手段,以利公文處理程序規(guī)范化。要實現(xiàn)高校公文處理程序規(guī)范化,還要依靠先進的辦公設(shè)備。我國高等學(xué)校的辦公室辦公設(shè)備近年來雖然有了較大改觀,但還遠遠不夠。在一定程度上影響工作效率和工作質(zhì)量,也影響了實現(xiàn)公文處理程序規(guī)范化的迸程。在高校辦公室引進先進的辦公設(shè)備,如計算機、文字處理機、傳真機、復(fù)印機、多功能電話、電子打字機、錄像機、自動油印機、自動裝訂機等,從而減輕秘書人員的工作負(fù)擔(dān),提高秘書人員的工作效率,使公文處理程序逐步走上規(guī)范化的軌道 。

第六,公文處理部門要依據(jù)《國家行政機關(guān)公文格式》,嚴(yán)把公文格式關(guān)、嚴(yán)求規(guī)范。規(guī)范公文文種,行政機關(guān)的公文種類主要有:命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù).意見、函、會議紀(jì)要,公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文日的、發(fā)文機關(guān)的職權(quán)和與主送機關(guān)的行文關(guān)系確定。領(lǐng)會每一個文種的性質(zhì)和適用范圍,選擇正確的合乎行文目的和要求的文種。公文格式一般由發(fā)文機關(guān)、秘密等級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機關(guān)、正文、附件、印章、成文時間、抄送機關(guān)等部分組成。

實現(xiàn)高校公文處理程序規(guī)范化,是一項十分艱巨的工程。既有對秘書人員素質(zhì)的要求,又有對辦公設(shè)備、辦公條件的要求,需要不斷改進現(xiàn)有的辦公條件,更新辦公(下轉(zhuǎn)第152頁)(上接第129頁)設(shè)備。既需要秘書部門的努力,也需要其他部門和領(lǐng)導(dǎo)給予配合和支持。公文處理程序的規(guī)范化是一個過程。不是一蹴而就的事情,要邊實踐邊總結(jié),在實踐中提高水平,在總結(jié)中積累經(jīng)驗。要勇于學(xué)習(xí),善于實踐,嚴(yán)格按照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》的規(guī)定運作。公文處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全、嚴(yán)格,執(zhí)行國家保密的有關(guān)法律法規(guī),辦理好每一份公文,實現(xiàn)公文處理與檔案管理的有效銜接,只有公文處理達到了規(guī)范化,才能提高檔案管理質(zhì)量,為檔案的規(guī)范化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。