杜廣宇

近年來(lái),檔案數(shù)量的急劇暴漲與庫(kù)房容量相對(duì)有限的矛盾一直困擾著檔案界,為了解決這個(gè)矛盾,檔案館加大了鑒定工作的力度,并且提出了要介入文件管理流程進(jìn)行前端控制,以保證在有限的空間內(nèi)容納最多、最有價(jià)值的檔案信息。檔案館對(duì)檔案信息源的鑒別、選擇、收集工作成了一項(xiàng)重要而又艱巨的任務(wù)。因此,必須加強(qiáng)檔案信息管理,注重檔案信息傳播,進(jìn)一步挖掘檔案利用價(jià)值。

檔案館館藏的質(zhì)量是傳播活動(dòng)的基礎(chǔ),沒(méi)有高質(zhì)量的館藏就不可能有好的傳播效果。我國(guó)檔案館館藏結(jié)構(gòu)不合理是老大難問(wèn)題 ,以這樣的館藏為基礎(chǔ)進(jìn)行的傳播活動(dòng)效果不理想是意料之中的事,因此,應(yīng)當(dāng)把檔案信息源提前到傳播者之前,強(qiáng)調(diào)檔案館的“把關(guān)人”作用,嚴(yán)格控制進(jìn)入檔案館的檔案資料的比例及質(zhì)量,優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu),為檔案信息傳播打好基礎(chǔ)。檔案館一些中心工作的開展需要館藏以外的信息,例如舉辦展覽,光靠館藏不夠,必須搜集館藏以外的信息作為補(bǔ)充。因此,檔案館深層次上的檔案信息傳播并不僅僅是將館內(nèi)有序化的檔案信息傳遞給受眾這樣簡(jiǎn)單,其真正內(nèi)涵應(yīng)是將分散在社會(huì)中無(wú)序化的、有用的檔案信息經(jīng)過(guò)整序、加工之后傳遞給受眾。

檔案信息傳播的渠道包括大眾傳播渠道和公共組織傳播渠道兩種,以公共組織傳播渠道為主。一方面,檔案信息受眾可以通過(guò)報(bào)紙、雜志、電臺(tái)、電視、 網(wǎng)絡(luò) 等大眾傳播媒體所公布的檔案信息、檔案信息的作用及利用檔案的規(guī)章制度,接觸、了解、選擇檔案信息,清楚檔案信息的出處,了解利用檔案信息的規(guī)章制度;另一方面,檔案信息受眾也可以親自到檔案館,運(yùn)用檔案館所提供的檢索工具(案卷目錄、全宗索引、分類目錄、主題目錄、專題目錄等)查詢館藏內(nèi)是否有符合自己需求的檔案信息,并將查得的需求信息轉(zhuǎn)換成信息代碼,向檔案工作者提出受傳需求,檔案工作者據(jù)此通過(guò)檔案閱覽、檔案外借、制發(fā)檔案復(fù)制件、制發(fā)檔案證明或咨詢服務(wù)等形式傳播檔案信息,也就是檔案館的利用服務(wù)工作。由此可見(jiàn),檔案館在檔案信息傳播中擔(dān)任中介的角色,是檔案信息受眾與檔案信息間聯(lián)系的橋梁,在 社會(huì) 檔案信息資源無(wú)限擴(kuò)大與受眾個(gè)性化需求之間建立起對(duì)應(yīng)的關(guān)系。

此外,在一般傳播模式中,整個(gè)傳播方向是單向式的,即受眾在整個(gè)傳播過(guò)程中對(duì)傳播渠道是不具有支配性和選擇性的,是完全被動(dòng)的。而在檔案信息傳播模式中,在傳播渠道和受眾之間的箭頭標(biāo)志是雙向的,即檔案信息受眾對(duì)傳播渠道具有一定的選擇性。對(duì)于檔案信息傳播者與受眾之間的檔案信息傳遞最終究竟是通過(guò)哪一種渠道進(jìn)行,不僅傳播者有決定作用,受眾也有自己的選擇空間,是由雙方共同決定的。

傳播渠道的多元性也決定了檔案信息受眾具有數(shù)量眾多、構(gòu)成復(fù)雜、分布廣泛、分散流動(dòng)的特點(diǎn),因?yàn)闄n案信息傳播的信息是為大眾提供的,大眾的外延可以涵蓋所有的人類社會(huì)成員,任何人都可以接受檔案信息傳播的 內(nèi)容 。從可能性上講,在檔案信息傳播的過(guò)程中,大眾即檔案信息的受眾。但是,從現(xiàn)實(shí)上說(shuō),只有當(dāng)大眾介入檔案信息傳播過(guò)程,采取某種主動(dòng)行為,比如去檔案館閱覽室閱覽檔案、看檔案雜志、參加檔案工作會(huì)議等,才能成為檔案信息傳播的受眾。因此,嚴(yán)格地說(shuō),檔案信息受眾是指檔案信息的利用者和接觸者。

一直以來(lái),檔案界將檔案用戶視為檔案信息受眾的全部,事實(shí)上,檔案用戶只是在檔案館以閱覽、復(fù)制、摘錄檔案信息或者制發(fā)檔案證明等形式使用檔案的直接利用者,而在檔案公布、檔案宣傳、檔案編研產(chǎn)品的發(fā)行、售賣工作以及在大眾傳播媒體中接觸和閱讀檔案信息的人應(yīng)當(dāng)也是檔案信息的受眾,因?yàn)橥ㄟ^(guò)與檔案信息的接觸,接觸者的態(tài)度和行為也可能會(huì)有所改變,從而產(chǎn)生不同的檔案信息傳播效果。因此,根據(jù)傳播渠道的不同,檔案信息傳播的對(duì)象可分為大眾傳播的直接消費(fèi)者和組織傳播的公共利用者,具體來(lái)說(shuō),既有一般意義上的檔案用戶,也有觀眾、聽(tīng)眾、讀者、網(wǎng)民等等。

傳播活動(dòng)的最后結(jié)果就是受眾接收到信息,并取得一定的效果,不論是好是壞。但是,如果受眾不把取得效果的信息回傳給傳播者,傳播者就不知道自己的傳播最終有沒(méi)有取得預(yù)期的效果,這樣的傳播過(guò)程是不完整的,因此,一個(gè)完整的傳播模式必須建立一個(gè)反饋信息機(jī)制。筆者在所提出的檔案信息傳播模式中也把信息反饋?zhàn)鳛槠渲幸粋€(gè)基本要素。

信息反饋是檔案信息傳播后所產(chǎn)生的信息回流,是檢驗(yàn)傳播活動(dòng)效果的重要環(huán)節(jié)。由于傳播渠道與受眾的多元性,檔案信息傳播的反饋活動(dòng)同樣具有多向性和復(fù)雜性,除了反饋到傳播者——檔案館,還會(huì)反饋到傳播渠道中的大眾傳播組織——報(bào)紙、雜志、電臺(tái)等。相對(duì)來(lái)說(shuō),向大眾傳播組織的反饋一般是遲滯性的,而向檔案館反饋則是直接性的,一般由此構(gòu)成檔案信息傳播活動(dòng)再一次實(shí)現(xiàn)的一個(gè)螺旋過(guò)程,因此這種反饋具有循環(huán)性。

檔案信息傳播的反饋信息的內(nèi)容是多方面的,可以是告訴檔案信息傳播者應(yīng)該繼續(xù)傳播,也可以是要求檔案信息傳播者改變或者糾正原有傳播內(nèi)容或傳播方式,然后再進(jìn)行傳播,或者是要求停止傳播。檔案館根據(jù)相應(yīng)的反饋信息,采取相應(yīng)的措施以改進(jìn)或提高原有的傳播內(nèi)容或方式,定能取得理想的傳播效果?！?/p>

(編輯/梁永安)