蘇江濤

[摘要]隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步,隨著單位辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化與信息網(wǎng)絡(luò)化條件的普及,單純的紙質(zhì)文件歸檔方式已不能滿足檔案管理和適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的要求。推動(dòng)實(shí)施電子文件歸檔,是當(dāng)前檔案管理的必然趨勢(shì),也是社會(huì)發(fā)展的需要。

[關(guān)鍵詞]趨勢(shì)質(zhì)疑困難過(guò)程

中圖分類號(hào):G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1671-7597(2009)0820180-01

隨著辦公自動(dòng)化、無(wú)紙化條件的普及,使檔案的生成方式發(fā)生了很大變化,諸如文件的生成、保存、簽發(fā)、歸檔、調(diào)閱等運(yùn)作過(guò)程可以通過(guò)計(jì)算機(jī),局域網(wǎng)及網(wǎng)絡(luò)通信中進(jìn)行。電子檔案提高工作效率,提高了檔案的利用價(jià)值。由于檔案生成方式的變化,人們對(duì)檔案本質(zhì)屬性的質(zhì)疑還沒(méi)有定論,也有人對(duì)檔案原始性的甄別表示憂慮。目前國(guó)家制度的保障,高新技術(shù)的支撐,管理人員整體素質(zhì)的提升等等都是耗時(shí)耗力的工程,因此推行檔案信息電子化管理還需要一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程。

一、電子文件歸檔的優(yōu)缺點(diǎn)

所謂電子文件是指以計(jì)算機(jī)盤片、磁盤和光盤等化學(xué)磁性材料為載體儲(chǔ)存文字材料的文件格式。與紙質(zhì)文件比較,電子文件有其獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)即“歸檔方式操作簡(jiǎn)單”、“歸檔時(shí)間可隨時(shí)調(diào)整”、“可實(shí)現(xiàn)檔案室對(duì)檔案信息資源的源頭控制和管理”,具體是:(1)電子文件的利用是可共享的,也不再受時(shí)間和距離的影響;(2)電子文件可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理和傳遞;(3)電子文件的大容量,高效率是紙質(zhì)文件所無(wú)法比擬的;(4)電子文件的生成與管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的,可以由系統(tǒng)軟件來(lái)操作,節(jié)省人力,物力。與紙質(zhì)檔案相比電子文檔歸檔的缺點(diǎn)也是顯而易見(jiàn)的。(1)電子文檔的推行與實(shí)施受制條件較多,需要必要的設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)支持,需要高技術(shù)的系統(tǒng)支持,也需要技術(shù)人才的支持。(2)電子文檔的保存與紙質(zhì)檔案不同,雖然對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高,但對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。與紙質(zhì)檔案載體相比,電子文件載體材料的壽命要短得多,一般僅為5-15年。就檔案使命而言,電子檔案的保存更復(fù)雜一些。(3)電子文件的保密工作變的較為復(fù)雜,從保存的環(huán)境、監(jiān)管的系統(tǒng)、工作人員的自身保密等環(huán)節(jié)增加了防范的難度。對(duì)電子文件而言,信息與載體是可分離的,這樣電子文件中的信息隨時(shí)面臨著被修改、盜竊,甚至被銷毀的危險(xiǎn)。電子文檔一旦因人為或技術(shù)原因造成丟失或損壞,就當(dāng)前技術(shù)將是無(wú)法彌補(bǔ)的。(4)電子文檔的生成并不能完全取代紙質(zhì)檔案的地位,無(wú)論從檔案的本質(zhì)屬性,原始價(jià)值和社會(huì)效用方面都是電子檔案目前所替代不了的。(5)檔案的真?zhèn)舞b定,由于電子文件信息與載體的可分離性,電腦黒客,電腦病毒的攻擊將會(huì)使電子文檔面臨被篡改的危險(xiǎn),因而在與紙質(zhì)檔案相比,缺乏依據(jù),甄別的難度是顯而易見(jiàn)的。

二、電子檔案在實(shí)踐中遇到的問(wèn)題

1.在基層推行檔案電子化改革,最難的是轉(zhuǎn)變思想,打破常規(guī)和固有的模式,領(lǐng)導(dǎo)不重視,現(xiàn)有的檔案管理人員怕麻煩,安于現(xiàn)狀。

2.電子文件歸檔的基本條件還不具備。辦公自動(dòng)化,網(wǎng)絡(luò)化,管理程序化,目前還沒(méi)能在基層普及。與紙質(zhì)文件相比,電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛,受制約因素多,檔案部門現(xiàn)有的人員素質(zhì)還不能完成此項(xiàng)工作。推行電子檔案管理。需要電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三家的力量作為實(shí)施電子文檔管理的技術(shù)與能力支撐。作為基層檔案管理部門無(wú)論從物力、財(cái)力、還是技術(shù)力量都不具備。所以實(shí)施電子文件歸檔管理還需時(shí)日。

3.基層檔案室電子檔案的效能發(fā)揮不明顯。一是傳統(tǒng)的思想束縛,部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基層檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展重視程度不夠。使基層檔案管理在人員編制配備,物資經(jīng)費(fèi)的保障方面得不到有效落實(shí)。二是電子檔案還不能紙質(zhì)檔案的社會(huì)效能。由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志,在現(xiàn)在技術(shù)條件下,對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件,電子文件還取代不了。對(duì)于基層檔案的歸檔恰恰憑證類卷宗較多,真正能夠共享的信息相對(duì)較少。目前,一般采取“雙軌制”,以兩種生成方式將電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案,同時(shí)保存兩套檔案。作為基層檔案館、室,無(wú)論從館藏的種類、規(guī)模、社會(huì)效能等方面,電子文件歸檔較紙質(zhì)文件歸檔的優(yōu)越性體現(xiàn)還不夠明顯,有時(shí)操作起來(lái),反爾不方便。因此基層檔案館、室,推行檔案電子化不能急于求成,還應(yīng)該立足實(shí)際條件,量力而行,對(duì)需要共享的信息或利于電子文件形式歸檔的按“雙規(guī)制”的模式歸檔。

4.檔案管理立體化建設(shè)還缺乏制度規(guī)范。檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)是工作的規(guī)范,有了標(biāo)準(zhǔn),工作的開(kāi)展就有了可以共同遵守的依據(jù),在電子文件的管理中尤為明顯,電子文件在網(wǎng)絡(luò)上傳輸需要遵循規(guī)范的網(wǎng)絡(luò)傳輸協(xié)議,跨部門、跨系統(tǒng)的電子文件信息交換和共享需要遵守共同的交換格式。目前檔案管理的現(xiàn)狀是檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)各行其是,檔案軟件的開(kāi)發(fā)、利用與管理沒(méi)有一個(gè)系統(tǒng)的規(guī)范。不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。對(duì)于信息共享,數(shù)據(jù)交換,網(wǎng)絡(luò)傳遞等電子文件歸檔的優(yōu)點(diǎn)也得不到充分利用和發(fā)揮,這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。因此政府職能部門加強(qiáng)建章立制工作,管理系統(tǒng)的規(guī)范統(tǒng)一,以及系統(tǒng)軟件的研制與開(kāi)發(fā)工作。顯得尤為重要,避免無(wú)序發(fā)展,避免無(wú)謂的浪費(fèi)。

5.檔案管理人員的素質(zhì)制約檔案電子化進(jìn)程。檔案管理人員的素質(zhì)決定了實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化進(jìn)程。從目前看,大多數(shù)基層檔案館室對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用比較單一,有的甚至沒(méi)有條件開(kāi)通網(wǎng)絡(luò),條件好一點(diǎn)的能夠開(kāi)發(fā)一些簡(jiǎn)單的應(yīng)用功能,有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存,現(xiàn)有的檔案管理人員的基本素質(zhì),是無(wú)法適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展需要的。雖然有些單位引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備但沒(méi)有配套的高技術(shù)人才,檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺,因此人才的培養(yǎng)是當(dāng)務(wù)之急。

三、基層檔案電子化管理對(duì)策

如何推動(dòng)電子文件歸檔,應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息化管理的普及程度出發(fā),根據(jù)本單位服務(wù)的范圍,規(guī)模,及縱橫聯(lián)系以及信息產(chǎn)生的源頭,來(lái)促使電子文件歸檔,納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序,建立歸檔制度。

一是要認(rèn)清檔案電子化的發(fā)展趨勢(shì)。端正思想認(rèn)識(shí),參與和支持檔案管理的改革創(chuàng)新工作。隨著現(xiàn)代高新技術(shù)發(fā)展,檔案信息載體的多樣化、管理對(duì)象信息化、工作方式電腦化、服務(wù)方式網(wǎng)絡(luò)化這是將來(lái)檔案管理的真實(shí)寫照,這些變化對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理理念和管理方式必然產(chǎn)生巨大的沖擊。因此推行檔案電子化進(jìn)程首先要轉(zhuǎn)變思想。二是立足現(xiàn)有條件,不等不靠。目前乃至今后一個(gè)相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi),期望國(guó)家拿出經(jīng)費(fèi)對(duì)檔案部門進(jìn)行電子化、信息化改造是不現(xiàn)實(shí)的,目前只有依靠自身解決,還要發(fā)揚(yáng)點(diǎn)自力更生,艱苦創(chuàng)業(yè)的精神。積極探索研究檔案電子化管理的思路和辦法。三是加強(qiáng)人才引進(jìn)與培養(yǎng)。人才是檔案管理改革的根本保證。要實(shí)現(xiàn)檔案電子化必須要有一批具備較高素質(zhì)的電子檔案建設(shè)、運(yùn)行、管理及維護(hù)等方面的復(fù)合型人才,為電子檔案建設(shè)提供管理、技術(shù)上的保障。要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展,必須加快檔案人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的變革。人才的引進(jìn),知識(shí)的更新,在基層是非常困難的,甚至要靠幾代檔案人努力。