趙 穎 王芳莉

檔案是企業(yè)各項活動的真實記錄,是了解各方面情況的信息資源,是企業(yè)進(jìn)行各項經(jīng)濟(jì)活動的重要依據(jù)和必要前提條件,檔案管理的最終目的之一是為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)。保管再好的檔案,如果不注意利用,也就無保存價值。

那么,目前各基層單位的檔案部門是否能編寫出既實用又有深度的編研材料呢?根據(jù)對下業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作實踐,在企業(yè)檔案目標(biāo)管理評定過程中了解的情況,各單位檔案部門要開展深層次加工編研難度很大,困難較多。各檔案部門提出的編研材料,一般性的匯編,淺層次加工的數(shù)量較多,深層次材料較少。為了把檔案信息的編研工作廣泛深入地開展起來,提高到新水平,結(jié)合工作實際,淺談以下幾點(diǎn)看法:

一、從實際出發(fā),選擇有實用價值的編研課題

選題是否恰當(dāng),直接關(guān)系編研材料的價值和質(zhì)量。選擇課題可以有以下辦法:

1.了解企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃,從中尋找可供信息的專題內(nèi)容。

2.企業(yè)檔案負(fù)責(zé)人通過參與各種會議了解各方面工作對信息的需求情況,選定實用的編研課題。

3.召開檔案用戶座談會,邀請使用檔案比較多的單位和崗位上的專業(yè)人員,請他們提要求需要哪些方面的信息服務(wù)。

4.根據(jù)檔案查閱利用登記簿的記錄,了解哪些方面的利用率較高,對確實經(jīng)常使用的信息可選擇為編寫匯編的專題。

二、常見的幾種編研選題介紹

市場經(jīng)濟(jì)的建立,企業(yè)參與市場競爭,企業(yè)內(nèi)部的管理體制、管理方式和經(jīng)營活動內(nèi)容都發(fā)生了很大的變化,檔案編研工作必須緊跟客觀形勢的變化,選題要緊緊扣住企業(yè)各種活動的實際需要,這就需要檔案編研選題要有適應(yīng)性和針對性,才能編寫出有實用價值的編研材料。

1.產(chǎn)品編研。一般情況下,企業(yè)產(chǎn)品的更新?lián)Q代,其圖紙資料和產(chǎn)品文件,大部分歸到檔案部門存檔。這些檔案看起來是“死”的,其實是“活”的,使用了可以體現(xiàn)真正的價值。檔案人員利用這部分檔案開展匯編,猶如魚龍入海,得天獨(dú)厚。現(xiàn)在有的企業(yè)檔案部門將原產(chǎn)品和新產(chǎn)品進(jìn)行對照匯編,從中分析新老產(chǎn)品形成的歷史規(guī)律,預(yù)測新產(chǎn)品開發(fā)趨向,有的將幾種產(chǎn)品進(jìn)行分類匯編,對產(chǎn)品的設(shè)計、工藝、成本受市場歡迎程度進(jìn)行比較,從而確定新產(chǎn)品開發(fā)的取向。

2.編寫年鑒。年鑒屬于企業(yè)綜合性的檔案參考資料,集企業(yè)黨政、經(jīng)濟(jì)和其他工作于一體。編寫年鑒的作用在于積累檔案材料、豐富檔案內(nèi)容、開發(fā)檔案信息、促進(jìn)檔案利用,為編寫地方和企業(yè)史志奠定基礎(chǔ),創(chuàng)造條件。有的企業(yè)堅持每年編寫年鑒,形成了良好的環(huán)境,為開發(fā)和利用檔案信息開拓了一條有效途徑,并且嘗了甜頭。

3.信息編研。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中,形成了大量的內(nèi)部和外部信息,內(nèi)部有直接來自本單位的檔案,有本單位各類人員近期工作活動形成的材料;外部有上級下達(dá)的精神,有其他單位提供的資料。這些信息涉及廣泛,內(nèi)容豐富充實,但是只作檔案參考資料不能全盤吸收,需要進(jìn)行一番認(rèn)真整理的研究考證工作,篩選出對生產(chǎn)經(jīng)營有用的信息。然后,對這些信息進(jìn)行嚴(yán)密的綜合歸納,細(xì)致的編寫加工,形成信息化、條理化的參考資料,解決生產(chǎn)經(jīng)營中的實際問題。

4.圖片資料匯集。圖片資料是企業(yè)檔案的一個重要門類,同其他檔案材料相比,其優(yōu)越性是通過直觀外型和文字描述,生動客觀地展示企業(yè)面貌、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品工藝、工裝設(shè)備的構(gòu)造、性能和用途,使人們留下具體深刻的形象。在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中,每年都要形成一定數(shù)量的圖片資料,企業(yè)檔案部門認(rèn)真進(jìn)行收集、歸檔、登記造冊,既豐富了檔案內(nèi)容,增加信息含量,又可以為企業(yè)提供利用,促進(jìn)生產(chǎn)經(jīng)營。

5.信息報導(dǎo)選編。在激烈市場競爭中,企業(yè)為了爭取主動權(quán),塑造企業(yè)形象,增加知名度,通過各種新聞媒體,刊登廣告,發(fā)表文章和言論,介紹企業(yè)歷史、生產(chǎn)經(jīng)營情況。這些信息通過輿論的作用,傳播極快,影響很大,同其他信息不能比擬。企業(yè)檔案部門對新聞報導(dǎo)信息應(yīng)及時加以收集積累。經(jīng)過分類整理,將有關(guān)信息選編為參考資料,提供企業(yè)利用。

三、抽調(diào)有良好素質(zhì)的人員參加編研工作

企業(yè)檔案管理工作反映了一個企業(yè)的綜合管理素質(zhì)水平,企業(yè)檔案編研工作不能是檔案部門“獨(dú)家經(jīng)營”,應(yīng)調(diào)動各有關(guān)方面的專業(yè)人員共同去完成。

1.由檔案部門人員自己編寫。

2.由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門分別指定專人共同編寫。這種方法適用于所選課題業(yè)務(wù)性較強(qiáng),需要請有關(guān)業(yè)務(wù)部門配合,共同來開發(fā)和編寫好選定的課題。

3.由專業(yè)技術(shù)人員來編寫。對于生產(chǎn)管理和技術(shù)開發(fā)工作所需要的專題信息,檔案中有一些,但不是很多,而有些專業(yè)技術(shù)人員則通過閱讀大量書籍、雜志及國內(nèi)外文獻(xiàn)、情報,從中獲得了許多新的知識,要將這類信息匯編寫出來,就要請這些專業(yè)技術(shù)人員來做編寫工作。

四、充分發(fā)揮檔案編研成果的作用

為了很好地發(fā)揮編研成果的作用,應(yīng)廣泛宣傳、出版、發(fā)行,積極提供利用。

1.一項編研工作結(jié)束,編研成果問世,可以利用企業(yè)報刊、廣播、電視、板報、網(wǎng)絡(luò)等宣傳工具,或通過有關(guān)會議,及時向企業(yè)發(fā)布編研工作信息。用這種方法介紹編研工作成果,傳遞檔案信息,可以起到增加透明度,吸引職工利用編研成果。

2.為擴(kuò)大編研工作成果的影響,提供廣泛利用,將編研資料公開或內(nèi)部發(fā)行。企業(yè)轉(zhuǎn)換機(jī)制,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)人員出于工作需要,迫切希望為他們提供信息,就是采用公開內(nèi)部發(fā)行出版的辦法。將編研資料印刷成冊,發(fā)至企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)人員和業(yè)務(wù)人員手中,一定會取得很好的效果。

3.以檔案編研資料為內(nèi)容,舉辦各種形成的展覽會,讓編研資料與職工見面,加深對編研資料的印象,了解檔案信息的內(nèi)容,增進(jìn)利用的需求,有利于擴(kuò)大編研成果影響。

4.市場經(jīng)濟(jì)是競爭的經(jīng)濟(jì),信息千變?nèi)f化,企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的變化,對信息的要求高、節(jié)奏快,因此,檔案編研利用不能“坐等上門”,應(yīng)該主動服務(wù),“跟蹤利用”,讓檔案編研成果在企業(yè)的各項活動中真正發(fā)揮作用。□

(編輯/劉佳)