袁　藝　張連偉

在政府機(jī)關(guān)日常辦公中，由上級(jí)部門統(tǒng)一制定和設(shè)計(jì)Excel格式的統(tǒng)計(jì)報(bào)表模板，發(fā)放到下屬單位填寫后再上報(bào)，然后將各單位報(bào)表進(jìn)行合并和匯總處理，從而得到本部門總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表，這不失為一種快捷、便利和高效的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方式。然而，在實(shí)際操作過(guò)程中，由于Excel的功能和界面比Word要復(fù)雜得多，很多人Excel的操作水平和熟悉程度都不是很高，在上報(bào)的報(bào)表中往往會(huì)出現(xiàn)擅自改動(dòng)表格布局樣式、數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一等問(wèn)題，給上級(jí)部門的匯總和合并處理帶來(lái)困難。如果上級(jí)部門在制定和設(shè)計(jì)統(tǒng)計(jì)報(bào)表模板時(shí)，從技術(shù)上采取一些強(qiáng)制性和預(yù)防性的規(guī)范化措施，如表格保護(hù)、輸入限制、增加幫助、優(yōu)化界面等，就能大大減少這類問(wèn)題的發(fā)生。下面就是一些對(duì)Excel統(tǒng)計(jì)報(bào)表進(jìn)行規(guī)范化設(shè)計(jì)的實(shí)用技巧。

一、規(guī)范數(shù)字輸入

在需要輸入數(shù)字的單元格中如不進(jìn)行強(qiáng)制性的規(guī)范，用戶有時(shí)會(huì)輸入漢字?jǐn)?shù)字、全角數(shù)字等不正確格式的數(shù)字，或輸入超過(guò)指定范圍的數(shù)字，或需要整數(shù)數(shù)字時(shí)輸入帶小數(shù)點(diǎn)數(shù)字。為減少用戶類似的輸入錯(cuò)誤，需要對(duì)單元格的輸入格式加以限制。其操作步驟是，選擇想要設(shè)置輸入限制的單元格，然后點(diǎn)擊主菜單“數(shù)據(jù)/有效性”，在彈出窗口中選擇“設(shè)置”頁(yè)標(biāo)簽，之后根據(jù)需要設(shè)置相關(guān)的輸入限制，如只允許輸入整數(shù)，數(shù)字范圍介于1到100之間等。同時(shí)，我們還可以設(shè)置輸入提示，提醒用戶輸入正確的數(shù)字；可以在進(jìn)入該單元格時(shí)自動(dòng)關(guān)閉中文輸入法；可以設(shè)置輸入錯(cuò)誤提示，并顯示自定義錯(cuò)誤信息。以設(shè)置輸入錯(cuò)誤提示為例，其操作步驟是，切換到“錯(cuò)誤警告”頁(yè)標(biāo)簽，設(shè)置錯(cuò)誤信息的標(biāo)題為“無(wú)效的數(shù)據(jù)輸入”，錯(cuò)誤信息為“只能輸入大于等于0小于等于100的數(shù)字”，設(shè)置好了之后，如果在單元格中輸入非數(shù)字字符或數(shù)字大小超出范圍，就會(huì)自動(dòng)彈出錯(cuò)誤提示窗口。

二、規(guī)范文本輸入

在輸入文本時(shí)，如果明確只需要輸入確定的文本內(nèi)容，如性別、職稱等，則完全可以設(shè)置成下拉列表進(jìn)行選擇，不需要用戶鍵入，從而減少輸入錯(cuò)誤。其操作步驟是，選擇需要進(jìn)行內(nèi)容限制的單元格，依次單擊主菜單“數(shù)據(jù)/有效性”，在彈出窗口中選擇“設(shè)置”頁(yè)標(biāo)簽，在“允許”下拉列表框中選擇“序列”，然后在“來(lái)源”文本框中輸入相應(yīng)的內(nèi)容，如“男,女”（中間用半角逗號(hào)隔開(kāi)），同時(shí)鉤選“提供下拉箭頭”，最后，點(diǎn)擊確定按鈕退出。這時(shí)，將鼠標(biāo)移至單元格，都會(huì)出現(xiàn)一個(gè)下拉箭頭，點(diǎn)擊該下拉箭頭，在彈出的下拉列表中選擇需要輸入的內(nèi)容即可。對(duì)于統(tǒng)計(jì)報(bào)表封面上的標(biāo)題，由于需要跨多個(gè)單元格，可以采用繪圖工具條中的文本框進(jìn)行輸入。其操作步驟是，依次點(diǎn)擊主菜單“視圖/工具欄/繪圖”，顯示“繪圖”工具條，選擇工具條中的“文本框”輸入標(biāo)題，并拖放到指定位置。

三、增加幫助提示

在統(tǒng)計(jì)報(bào)表中增加一些幫助和提示，能避免用戶無(wú)謂的摸索，加快操作速度。其操作步驟與上述封面標(biāo)題的輸入方法是一致的。但為了打印時(shí)這些幫助提示語(yǔ)不被打印出來(lái)，必須要再另外進(jìn)行一些相應(yīng)的設(shè)置。其操作步驟是，選取幫助提示語(yǔ)，點(diǎn)擊右鍵，在彈出菜單中選擇“設(shè)置文本框格式”，在彈出窗口中選擇“屬性”頁(yè)標(biāo)簽，不鉤選“打印對(duì)象”即可。此外，還可以更改需要突出顯示的工作表標(biāo)簽的顏色，使其更加醒目。其操作步驟是，右鍵點(diǎn)擊工作表標(biāo)簽，在彈出菜單中選擇“工作表標(biāo)簽顏色”，在彈出窗口中選擇紅色等醒目的顏色，點(diǎn)擊確定按鈕退出。

四、設(shè)置表格保護(hù)

為杜絕有的用戶隨意更改表格的設(shè)計(jì)樣式，必須對(duì)表格進(jìn)行保護(hù)，即對(duì)普通用戶的權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，使得用戶只能操作指定需要填寫的部分，不具有修改包括表頭在內(nèi)的表格其它部分的權(quán)限，從而達(dá)到規(guī)范和統(tǒng)一表格布局和樣式的目的。

首先，要對(duì)工作簿進(jìn)行保護(hù)，使之不能插入、刪除、重命名、移動(dòng)和復(fù)制工作表等操作。其操作步驟是，依次點(diǎn)擊主菜單“工具/保護(hù)/保護(hù)工作簿”，在彈出窗口中設(shè)置一個(gè)易記且較復(fù)雜的密碼，按確定按鈕退出。由于設(shè)置了密碼，普通用戶就不能隨意取消這種保護(hù)了。

第二，要對(duì)工作表進(jìn)行保護(hù)。先設(shè)置用戶允許操作的區(qū)域，其操作步驟是，選定用戶可操作區(qū)，點(diǎn)擊右鍵，在彈出菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”，在彈出窗口中選擇“保護(hù)”頁(yè)標(biāo)簽，去掉其中“鎖定”選項(xiàng)的選中狀態(tài)。隨后對(duì)此工作表進(jìn)行保護(hù)，依次點(diǎn)擊主菜單“工具/保護(hù)/保護(hù)工作表”，在彈出窗口中設(shè)置一個(gè)易記且較復(fù)雜的密碼，并鉤選“選定未鎖定的單元格”，同時(shí)還可根據(jù)需要，分配給普通用戶相應(yīng)的權(quán)限，如“添加行”、“刪除行”等，最后按確定按鈕退出。這樣用戶就只能在指定的操作區(qū)間進(jìn)行指定的操作了。