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建立有效的數(shù)據(jù)組織和制訂嚴(yán)密的數(shù)據(jù)計劃

2009-04-27 12:20
中國計算機報 2009年27期
關(guān)鍵詞:信息系統(tǒng)模板計劃

馬 磊

工欲善其事,必先利其器。企業(yè)在日常經(jīng)營管理過程中,需要大量的數(shù)據(jù)信息來以支撐其管理和決策,信息系統(tǒng)就應(yīng)需而生,通過數(shù)據(jù)收集、整合和加工,實現(xiàn)信息的快捷流通和共享,成為企業(yè)決策支持和日常管理的依據(jù)。任何一個信息系統(tǒng)的上線,不論大小都是針對數(shù)據(jù)的加工、整理、分析,數(shù)據(jù)自然成為這一切最本質(zhì)的核心。在整個系統(tǒng)上線過程中,上線前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備尤為重要,如果不能很好地組織協(xié)調(diào)將造成系統(tǒng)投資的極大浪費,致使信息化建設(shè)無法跨上新臺階,甚至失敗。

一般來說,一個ERP項目的數(shù)據(jù)工作計劃主要包含以下幾方面內(nèi)容:

·建立數(shù)據(jù)的組織和管理規(guī)范、工作流程;

·依據(jù)系統(tǒng)實現(xiàn)的功能需求提煉出主數(shù)據(jù),做好數(shù)據(jù)字典的設(shè)計和定義;

·根據(jù)企業(yè)特性,對提煉出的主數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)編碼設(shè)計;

·做好數(shù)據(jù)收集的模板,并培訓(xùn)到位;

·從企業(yè)的業(yè)務(wù)部門收集相關(guān)的數(shù)據(jù),做好數(shù)據(jù)清洗、檢查和校驗;

·數(shù)據(jù)的導(dǎo)入和系統(tǒng)測試;

· 數(shù)據(jù)關(guān)系的確認和調(diào)整。

通過上述數(shù)據(jù)工作計劃的內(nèi)容,我們可以看到,它與整個項目的計劃是息息相關(guān)的,并隨著項目工作的開展而逐步展開。

為了更好地完成數(shù)據(jù)計劃中的相關(guān)任務(wù),在項目組織中需要設(shè)立負責(zé)數(shù)據(jù)工作的組織,包括數(shù)據(jù)管理組、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)組和數(shù)據(jù)導(dǎo)入組。

數(shù)據(jù)管理組 制定數(shù)據(jù)計劃,并協(xié)調(diào)相關(guān)資源來完成數(shù)據(jù)工作,其目標(biāo)是在完成信息系統(tǒng)的上線前數(shù)據(jù)相關(guān)工作,確保順利上線,并在此基礎(chǔ)上最大限度地考慮今后企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)化流程的工作。

數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)組對提煉出的數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)編碼的定義和數(shù)據(jù)模板的制定。數(shù)據(jù)編碼要根據(jù)企業(yè)的具體情況來制定,制定好這個規(guī)則后,所有的數(shù)據(jù)都沿著這個軌道流轉(zhuǎn)。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)組還要制定數(shù)據(jù)的收集模板和校驗規(guī)則。這就是統(tǒng)一的數(shù)據(jù)采集模板,制定和編碼統(tǒng)一的數(shù)據(jù)模板,并通過培訓(xùn)和不斷的講解,使得大家搞定一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來完成。

數(shù)據(jù)收集組根據(jù)系統(tǒng)上線的要求,針對靜態(tài)和動態(tài)數(shù)據(jù)進行收集、整理和清洗,使得原有系統(tǒng)或業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),按數(shù)據(jù)模板和數(shù)據(jù)字典要求進行相關(guān)工作。這組成員一般包括實施顧問、關(guān)鍵用戶和業(yè)務(wù)人員。其原則是以業(yè)務(wù)為準(zhǔn),從實際出發(fā)。深入到企業(yè)業(yè)務(wù)的最前線,將原來的離散數(shù)據(jù)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)從不同部門集中,以某一對象在企業(yè)中的流程先后收集數(shù)據(jù),既可以保證收集到的數(shù)據(jù)的真實性,又能做到數(shù)據(jù)收集的完整性,而不至于落下某一環(huán)節(jié),從而影響數(shù)據(jù)流向和數(shù)據(jù)關(guān)系的整理。

數(shù)據(jù)導(dǎo)入組在數(shù)據(jù)收集后,數(shù)據(jù)導(dǎo)入組要進行數(shù)據(jù)測試、導(dǎo)入和關(guān)系調(diào)整。這里主要是實施顧問和關(guān)鍵用戶以及終端用戶來做。

一般說來系統(tǒng)的數(shù)據(jù)多以導(dǎo)入為主,在某些情況下考慮到系統(tǒng)更好的實施效果和更有效的推廣使用,需要終端用戶手工錄入數(shù)據(jù)。例如我們在最近進行的一次CRM項目實施中,銷售部門的客戶資料我要求他們必須自己輸入進去,這樣錄入數(shù)據(jù)的優(yōu)點除上面所述外,還可以較好地避免數(shù)據(jù)錯誤和異常。

通過周密的數(shù)據(jù)計劃,再建立一支配合協(xié)作的數(shù)據(jù)工作組織,信息系統(tǒng)上線的數(shù)據(jù)工作就有了保障,信息系統(tǒng)的上線也就有了堅實的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

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