王翠敏

在經(jīng)濟(jì)貿(mào)易全球化的今天,會(huì)計(jì)電算化已成為當(dāng)前會(huì)計(jì)工作的主要工具,是提高工作效率,運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)代替手工記賬的基本方式。但由于各方面的原因，我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化在人們的思想上、法制上、軟、硬件上及安全措施等方面卻存在著很多問(wèn)題。本文在研究我國(guó)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化現(xiàn)狀及存在問(wèn)題基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地提出了解決問(wèn)題的對(duì)策和措施。

一、會(huì)計(jì)電算化進(jìn)程中存在的主要問(wèn)題

1.我國(guó)電算化事業(yè)起步較晚,人們的思維觀念還未充分認(rèn)識(shí)到電算化的意義及重要性。多數(shù)單位電算化應(yīng)用于代替手工核算,僅僅是從減輕會(huì)計(jì)人員負(fù)擔(dān)、提高核算效率方面入手,根本未認(rèn)識(shí)到建立完整的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)的重要性,使現(xiàn)有會(huì)計(jì)提供的信息不能及時(shí)、有效地為企業(yè)決策及管理服務(wù)。同時(shí),在軟件更新及硬件投入等方面支持力度不夠,更不用說(shuō)建立企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)以及注冊(cè)自己的網(wǎng)站,根本沒(méi)能利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)來(lái)提高企業(yè)運(yùn)作效率。

2.會(huì)計(jì)軟件通用性差、集成化程度低。近幾年不少財(cái)務(wù)軟件廠商基本是一套軟件使用于不同類型、不同規(guī)模的用戶,對(duì)行業(yè)特征和單位的核算特點(diǎn)考慮不夠,導(dǎo)致不少施行電算會(huì)計(jì)的單位,仍要會(huì)計(jì)人員做大部分的輔助工作,致使一些企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)電算化處于觀望之中。我國(guó)會(huì)計(jì)電算化軟件的應(yīng)用暴露出一些難以克服的弱點(diǎn),如系統(tǒng)初始化工作量較大,系統(tǒng)體積大,企業(yè)難以增加自己所需要的功能等等,而僅就會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)看,其材料、工資等各核算子系統(tǒng)之間又彼此分隔,缺乏會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)傳輸?shù)膶?shí)用性、一致性和系統(tǒng)性。另外,一個(gè)公司購(gòu)買的會(huì)計(jì)軟件是不能與從另一個(gè)公司購(gòu)買的其他軟件聯(lián)系在一起的,結(jié)果會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)往往獨(dú)立于其他子系統(tǒng),無(wú)法進(jìn)行數(shù)據(jù)交換、信息共享和控制管理,不能與企業(yè)內(nèi)其它管理子系統(tǒng)(庫(kù)存、銷售、人事等)集成融為一體,很難形成整個(gè)企業(yè)管理信息系統(tǒng)。

3.數(shù)據(jù)保密性、安全性差。很多時(shí)候,財(cái)務(wù)上的數(shù)據(jù),是企業(yè)的絕對(duì)秘密,在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展,但幾乎所有的軟件系統(tǒng)都在為完善會(huì)計(jì)功能和適應(yīng)財(cái)務(wù)制度大傷腦筋,卻沒(méi)有幾家軟件認(rèn)真研究過(guò)數(shù)據(jù)的保密問(wèn)題。例如成都某公司計(jì)算機(jī)被盜,內(nèi)存價(jià)值百萬(wàn)元的資料而無(wú)任何加密防范措施,該公司的損失已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了計(jì)算機(jī)本身的價(jià)值。而有些軟件所謂的加密,也無(wú)非是對(duì)軟件本身的加密,防止盜版,不能真正起到數(shù)據(jù)的保密作用,安全性上,更是難如人意,系統(tǒng)一旦癱瘓,或者受病毒侵襲,或者突然斷電,很難恢復(fù)原來(lái)的數(shù)據(jù)。

4.會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度不完善。由于許多單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化時(shí)間短,對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理經(jīng)驗(yàn),造成存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案的磁盤和會(huì)計(jì)資料未能及時(shí)歸檔,已經(jīng)歸檔的內(nèi)容不完整。沒(méi)有及時(shí)制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化檔案保管人員職責(zé),從而造成會(huì)計(jì)檔案被人為破壞和自然損壞,乃至單位會(huì)計(jì)信息泄密。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)盤的備份和清理不規(guī)范。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后,應(yīng)及時(shí)備份硬盤數(shù)據(jù),并且每次備份不少于兩套,分兩地存放;按時(shí)清理磁盤備份,每年至少進(jìn)行一次清除過(guò)期數(shù)據(jù)。但一些單位對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份管理未形成制度,隨意性大,一旦會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)將無(wú)法恢復(fù)。

5.應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化后,會(huì)計(jì)制度沒(méi)有作相應(yīng)的修改?，F(xiàn)行的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度主要是以手工核算為基礎(chǔ)的,應(yīng)用會(huì)計(jì)電算化后,從賬戶設(shè)置、賬戶登記方法和賬務(wù)處理程序到會(huì)計(jì)工作的組織、會(huì)計(jì)系統(tǒng)設(shè)計(jì)、內(nèi)部控制的方式和會(huì)計(jì)檔案的保存介質(zhì)和方法都發(fā)生了變化,因此必須根據(jù)會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn),財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度做出相應(yīng)的修改。由于會(huì)計(jì)電算化的運(yùn)用是近幾年才開始的,大多數(shù)單位把主要精力放在軟件使用上,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度的滯后影響了會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展。

6.會(huì)計(jì)軟件的開發(fā)沒(méi)有考慮國(guó)際化。隨著世界經(jīng)濟(jì)日趨全球化,對(duì)外貿(mào)易不斷增加,國(guó)際間的交流合作不斷增強(qiáng),而我國(guó)財(cái)務(wù)軟件還不具備有多國(guó)語(yǔ)言、多種貨幣處理能力,而且在會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理方面有些不符合國(guó)際慣例和國(guó)際會(huì)計(jì)準(zhǔn)則等。還有更深層次的會(huì)計(jì)文化問(wèn)題,使得我國(guó)會(huì)計(jì)軟件不能夠滿足現(xiàn)代跨國(guó)企業(yè)經(jīng)營(yíng)和企業(yè)集團(tuán)化發(fā)展的需要。

7.會(huì)計(jì)人員計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低。目前,不少單位的電算化人員是由過(guò)去的會(huì)計(jì)、出納等經(jīng)過(guò)短期培訓(xùn)而來(lái),他們?cè)谑褂梦C(jī)處理業(yè)務(wù)的過(guò)程中往往很多是除了開機(jī)使用財(cái)務(wù)軟件之外,對(duì)微機(jī)的軟硬件知識(shí)了解甚少,一旦微機(jī)出現(xiàn)故障或與平常見到的界面不同時(shí),就束手無(wú)策,即使廠家在安裝會(huì)計(jì)軟件時(shí)都作了系統(tǒng)的培訓(xùn),但一些從未接觸過(guò)計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)人員入門還是很慢,而且在上機(jī)時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)誤操作,一旦出錯(cuò),可能就會(huì)使自己很長(zhǎng)時(shí)間的工作成果付諸東流,使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失,嚴(yán)重的導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰。

二、對(duì)策及建議

1．提高人們對(duì)會(huì)計(jì)電算化的思想及理論認(rèn)識(shí)。會(huì)計(jì)電算化，顧名思義就是電子計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作中應(yīng)用的簡(jiǎn)稱，就是把以電子計(jì)算機(jī)為代表的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理工具和以信息論、系統(tǒng)論、控制論、數(shù)據(jù)庫(kù)以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等新興理論和技術(shù)應(yīng)用于會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理工作中，以提高財(cái)會(huì)管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作的現(xiàn)代化。我們應(yīng)當(dāng)而且是必須認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化不僅改變了會(huì)計(jì)核算方式、數(shù)據(jù)儲(chǔ)存形式、數(shù)據(jù)處理程序和方法，擴(kuò)大了會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)領(lǐng)域，提高了會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，而且改變了會(huì)計(jì)內(nèi)部控制與審計(jì)的方法和技術(shù)，因而推動(dòng)了會(huì)計(jì)理論與會(huì)計(jì)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展完善，促進(jìn)了會(huì)計(jì)管理制度的改革，是整個(gè)會(huì)計(jì)理論研究與會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)的一次根本性變革。

2.建立一個(gè)通用統(tǒng)一的財(cái)務(wù)軟件協(xié)議,并與市場(chǎng)細(xì)分相結(jié)合。此協(xié)議可以規(guī)定相同的數(shù)據(jù)接口(譬如輸入輸出數(shù)據(jù)庫(kù)名稱、格式、類型、字段名稱等),或者規(guī)定公共的轉(zhuǎn)換接口,使不同的數(shù)據(jù)可以相互轉(zhuǎn)換,以被識(shí)別,被接受,這樣不同軟件系統(tǒng)下的數(shù)據(jù)可以直接使用,不必再作處理,這樣可降低對(duì)操作員的要求,也可使不同系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。建議按農(nóng)業(yè)、工業(yè)、商業(yè)、外貿(mào)、金融、行政機(jī)關(guān)、科研單位的特點(diǎn),分別開發(fā)設(shè)計(jì)出適用這些行業(yè)的不同的通用會(huì)計(jì)電算化軟件,如銀行的流動(dòng)資產(chǎn)、施工企業(yè)的產(chǎn)成品等,分別根據(jù)其行業(yè)不同或客戶需求設(shè)計(jì)出不同的模塊。

3.為了保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)、完整和安全要建立必要的防護(hù)措施。在財(cái)務(wù)軟件中增加安全功能,建立預(yù)防病毒的安全措施及必要的技術(shù)防護(hù)措施。會(huì)計(jì)電算化軟件各層數(shù)據(jù)處理應(yīng)層層設(shè)防，在軟件功能上增加必要的提示功能、檢驗(yàn)功能和限制功能，要防止操作失誤造成數(shù)據(jù)破壞，操作人員進(jìn)入系統(tǒng)要設(shè)置口令和密碼，以防無(wú)關(guān)人員非法進(jìn)入。在系統(tǒng)中應(yīng)建立起“操作日志”，記錄所有人員對(duì)系統(tǒng)所做的操作，包括操作的時(shí)間、操作人員姓名、操作內(nèi)容等，這樣一旦出現(xiàn)問(wèn)題，可以依據(jù)“操作日志”所提供的線索，對(duì)有關(guān)人員進(jìn)行核查。為了防止病毒的侵襲，要堅(jiān)持使用正版軟件，不能使用盜版或來(lái)路不明的軟件，對(duì)外來(lái)的軟盤要先進(jìn)行病毒檢測(cè)，方可在計(jì)算機(jī)中使用；在計(jì)算機(jī)中裝入防病毒軟件，這樣在開機(jī)時(shí)進(jìn)行時(shí)實(shí)控制，對(duì)硬盤進(jìn)行病毒檢測(cè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并殺死病毒；定期備份數(shù)據(jù)和文件；不打開和閱讀來(lái)歷不明的電子郵件等。

建立必要的技術(shù)防護(hù)措施。為了防止非法用戶和黑客的侵入，可以通過(guò)設(shè)置防火墻、采用身份識(shí)別系統(tǒng)等技術(shù)防護(hù)措施，將非法用戶拒之網(wǎng)絡(luò)之外，面對(duì)重要商業(yè)秘密泄密的問(wèn)題，可以對(duì)軟件的重要信息采用加密技術(shù)，以防重要信息在傳輸過(guò)程中被泄露。

4.要做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作。隨著我國(guó)會(huì)計(jì)電算化事業(yè)的不斷發(fā)展，應(yīng)做好會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理工作，使其發(fā)揮更大、更好的作用。為了更有效地做好電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作，我們必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，分別做好會(huì)計(jì)檔案的收集、保存、利用等方面的工作。所謂電算化會(huì)計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)如一個(gè)會(huì)計(jì)年度，把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝（備份）存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤上，從而脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案。還要做好電算化會(huì)計(jì)檔案的管理與保存工作,由于電算化會(huì)計(jì)檔案是存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時(shí)應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“ＡＢ備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案時(shí)的時(shí)間與操作員姓名，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。同時(shí)還應(yīng)注意電算化會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。電算化會(huì)計(jì)檔案的利用,即電算化會(huì)計(jì)檔案的調(diào)閱。在長(zhǎng)期開展會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級(jí)，我們所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案會(huì)有下述兩種情況,即所調(diào)閱的會(huì)計(jì)檔案的版本號(hào)與當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)版本號(hào)一致或不一致。前一種情況只需將所需調(diào)閱的檔案通過(guò)電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱（或數(shù)據(jù)恢復(fù)）功能進(jìn)行調(diào)閱即可；后一種情況只需在另外一臺(tái)電腦上安裝與此檔案相對(duì)應(yīng)版本的電算化系統(tǒng)，然后再進(jìn)行調(diào)閱。

5.建立一致的會(huì)計(jì)電算化協(xié)議。應(yīng)由相關(guān)的上級(jí)組織部門協(xié)調(diào)各單位情況,提供一個(gè)適應(yīng)大多數(shù)單位情況的會(huì)計(jì)電算化協(xié)議,各單位遵照?qǐng)?zhí)行,使各單位有共同的工作方式。同時(shí),企業(yè)管理電算化軟件的良好運(yùn)行,不僅需要具有豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的財(cái)會(huì)人員有效應(yīng)用系統(tǒng),還需要生產(chǎn)技術(shù)人員、企業(yè)管理人員以及企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)參與和配合,特別注意企業(yè)管理電算化各子系統(tǒng)之間的有機(jī)銜接,以保證數(shù)據(jù)的共享。

6.使系統(tǒng)開放并使軟件具有國(guó)際水準(zhǔn)。這就要加強(qiáng)自身軟件的更新和完善,使得我國(guó)會(huì)計(jì)軟件能夠滿足現(xiàn)代跨國(guó)企業(yè)經(jīng)營(yíng)和企業(yè)集團(tuán)化發(fā)展的需要;研究如何從我國(guó)會(huì)計(jì)文化的傳統(tǒng)出發(fā),兼顧西方會(huì)計(jì)文化,開發(fā)出適應(yīng)全球范圍的會(huì)計(jì)軟件。

7.培養(yǎng)復(fù)合型的會(huì)計(jì)人才,適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化工作的要求。會(huì)計(jì)電算化要求財(cái)會(huì)人員不僅應(yīng)掌握扎實(shí)的會(huì)計(jì)知識(shí)和技能,還應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)和財(cái)務(wù)管理知識(shí)有比較深刻的了解。只有掌握了比較豐富的管理知識(shí),才能根據(jù)本單位的自身特點(diǎn),利用電算化會(huì)計(jì)的特點(diǎn),為單位預(yù)測(cè)、決策和控制等管理工作服務(wù)。因此,在各單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的過(guò)程中,更應(yīng)注意培養(yǎng)“會(huì)計(jì)——計(jì)算機(jī)——管理”型的復(fù)合型人才,以促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化的順利發(fā)展。

（作者單位：河南省中牟縣財(cái)政局）