林娟娟 滕翠華 白 玲

財(cái)務(wù)與審計(jì)

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,ERP這種全新的管理理念和方法正越來越多地被現(xiàn)代企業(yè)所接受和運(yùn)用。ERP是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,以系統(tǒng)化的管理思想,為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。ERP的形成和發(fā)展與市場的需求、信息技術(shù)的發(fā)展以及管理思想的更新是密不可分的,它實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理和生產(chǎn)管理、采購管理、銷售管理、庫存管理等功能的集成,將數(shù)據(jù)的采集延伸到生產(chǎn)、采購、銷售和庫存等環(huán)節(jié),使企業(yè)管理的方式產(chǎn)生了重大的質(zhì)的飛躍,實(shí)現(xiàn)了企業(yè)管理理念的變革。ERP對(duì)企業(yè)的整個(gè)運(yùn)行模式產(chǎn)生很大影響,這就要求企業(yè)對(duì)業(yè)務(wù)處理流程進(jìn)行重新思考和設(shè)計(jì),并在此基礎(chǔ)上調(diào)整企業(yè)組織結(jié)構(gòu),實(shí)行扁平化管理,變革財(cái)務(wù)管理模式,與其緊密相連的審計(jì)也面臨著在觀念和技術(shù)方法上全面創(chuàng)新的重大挑戰(zhàn)。

一、ERP環(huán)境下財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

ERP環(huán)境下財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)將企業(yè)物流和資金流進(jìn)行高度集成,數(shù)據(jù)處理高速準(zhǔn)確、修改不留痕跡,突破了時(shí)間和地點(diǎn)的限制,實(shí)時(shí)在線地披露信息,真正實(shí)現(xiàn)了企業(yè)業(yè)務(wù)處理自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化。極大地提高了信息的使用價(jià)值,其特點(diǎn)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

1.信息提供的即時(shí)性。在ERP的環(huán)境下,各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息是密切聯(lián)系的而且可以隨時(shí)更新。由于ERP各個(gè)子系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合以及高度集成,同時(shí)提供各項(xiàng)查詢功能,可以使企業(yè)管理層根據(jù)自己的需要以及權(quán)限及時(shí)查詢到自己想了解的信息,而且這種信息是全面的,無需再經(jīng)過加工的,真實(shí)地反映了查詢時(shí)點(diǎn)企業(yè)的真實(shí)狀況,為各個(gè)層面的決策者提供了有用的信息。

2.數(shù)據(jù)的集成化。在ERP狀態(tài)下,財(cái)務(wù)和企業(yè)的產(chǎn)、供、銷等環(huán)節(jié)高度集成,基于網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)的ERP系統(tǒng),將公司整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的每個(gè)信息采集點(diǎn)都納入企業(yè)信息網(wǎng)之中,大量的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)從企業(yè)各個(gè)管理子系統(tǒng)直接采集,并通過公共接口與有關(guān)的財(cái)務(wù)模塊相聯(lián)結(jié),使絕大部分的業(yè)務(wù)信息能夠?qū)崟r(shí)轉(zhuǎn)化,直接生成會(huì)計(jì)憑證,這樣就可以很輕松地進(jìn)行信息銜接,使得管理控制更加到位、高效和快速。

3.計(jì)算的簡捷化。由于ERP系統(tǒng)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能,由系統(tǒng)來執(zhí)行從會(huì)計(jì)憑證到財(cái)務(wù)報(bào)告全過程的信息處理,人工處理大大減少,消除了手工方式下信息處理過程的諸多技術(shù)環(huán)節(jié),如平行登記、結(jié)賬、對(duì)賬等。同時(shí),系統(tǒng)還可完成存貨計(jì)價(jià)、折舊計(jì)提和成本計(jì)算等核算工作。

4.存儲(chǔ)方式的電子化。會(huì)計(jì)資料、憑證和報(bào)表存儲(chǔ)方式實(shí)現(xiàn)電子化,這使得會(huì)計(jì)信息流動(dòng)過程中的簽字、蓋章等傳統(tǒng)確認(rèn)手段失去意義。信息處理的集中性、自動(dòng)性,使得傳統(tǒng)的內(nèi)部控制體系失去作用。內(nèi)部控制被賦予了新的內(nèi)涵:口令控制、權(quán)限限制、操作日志管理等。

二、ERP系統(tǒng)對(duì)審計(jì)的挑戰(zhàn)

在ERP系統(tǒng)的引導(dǎo)下,企業(yè)通過業(yè)務(wù)流程重組優(yōu)化自己的管理流程,使財(cái)務(wù)管理方式發(fā)生重大變革,對(duì)審計(jì)提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

1.無紙化導(dǎo)致審計(jì)線索難以把握。在手工操作系統(tǒng)下,審計(jì)線索包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料,會(huì)計(jì)人員對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)記錄都是以紙質(zhì)形式存放,紙質(zhì)信息易于辨認(rèn)、追溯,會(huì)計(jì)處理的每一步都有文字記錄和經(jīng)手人的簽名,審計(jì)線索清晰。但在ERP環(huán)境下,不存在傳統(tǒng)意義上的原始憑證和賬簿,企業(yè)直接通過系統(tǒng)來采集數(shù)據(jù),日記賬、明細(xì)賬、總賬均是根據(jù)記賬憑證隨時(shí)生成,這使得賬證核對(duì)、賬賬核對(duì)、賬表核對(duì)失去意義。同時(shí),所有會(huì)計(jì)信息都記錄在磁性介質(zhì)上,而且軟件開發(fā)商賦予會(huì)計(jì)軟件一些特殊的功能,如:取消記賬、取消結(jié)賬等功能,使得會(huì)計(jì)信息修改無痕跡可查,這樣加大了審計(jì)調(diào)查取證的難度。

2.產(chǎn)生新的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。在應(yīng)用ERP處理會(huì)計(jì)資料后,傳統(tǒng)的紙面信息存儲(chǔ)于磁性介質(zhì)上。熟悉系統(tǒng)設(shè)計(jì)和運(yùn)行的管理人員,或是黑客們透過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全防備措施,可以不留痕跡地破壞和篡改電子數(shù)據(jù),導(dǎo)致信息丟失、數(shù)據(jù)失竊,從而降低了審計(jì)證據(jù)的可靠性。同時(shí),數(shù)據(jù)篡改、信息丟失大大增加了審計(jì)取證的難度,同時(shí)降低了審計(jì)證據(jù)的可靠性,數(shù)據(jù)的高度集中存儲(chǔ),增加了計(jì)算機(jī)舞弊風(fēng)險(xiǎn)。一些具有特殊技能的人可能會(huì)入侵中央數(shù)據(jù)庫,不受限制地訪問會(huì)計(jì)記錄,操縱所有的交易數(shù)據(jù)。盡管業(yè)務(wù)人員的操作均會(huì)在操作日志中留下詳盡的審計(jì)痕跡,但是精通數(shù)據(jù)庫的技術(shù)管理人員卻可以輕易修改數(shù)據(jù)庫記錄且不留痕跡,這就為審計(jì)線索的跟蹤增加了難度和不確定性。

三、ERP環(huán)境下的審計(jì)技術(shù)創(chuàng)新

ERP給財(cái)務(wù)管理帶來了從思想觀念到方式手段的一次重大變革,傳統(tǒng)的審計(jì)技術(shù)方法已無法完成ERP環(huán)境下的審計(jì)工作。審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)在對(duì)整個(gè)ERP系統(tǒng)進(jìn)行全面了解的基礎(chǔ)上,把握它的特點(diǎn)及對(duì)審計(jì)的影響,采取相應(yīng)對(duì)策,不斷改進(jìn)創(chuàng)新審計(jì)技術(shù)方法,提高審計(jì)質(zhì)量。

1.改進(jìn)傳統(tǒng)的審計(jì)技術(shù)方法。①傳統(tǒng)的審計(jì)證據(jù)采集方法主要有觀察、詢問、函證,這些可以被動(dòng)態(tài)實(shí)物監(jiān)控管理、電子函證等方式替代。②應(yīng)當(dāng)擴(kuò)大查詢、溝通范圍。ERP系統(tǒng)具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理功能,同時(shí)對(duì)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格劃分,實(shí)施ERP后可能導(dǎo)致企業(yè)財(cái)務(wù)人員對(duì)ERP系統(tǒng)依賴性較強(qiáng)、知識(shí)面相對(duì)較窄、和審計(jì)人員進(jìn)行溝通時(shí)解釋有關(guān)系統(tǒng)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的能力欠佳。因此,審計(jì)人員應(yīng)當(dāng)擴(kuò)大溝通范圍,重點(diǎn)與被審單位ERP系統(tǒng)主管溝通,如果有需要可以與軟件開發(fā)商溝通,以充分理解ERP系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理功能和財(cái)務(wù)分析模塊,以便獲得足夠的分析性復(fù)核資料。③要轉(zhuǎn)移檢查重點(diǎn)。由于ERP環(huán)境下,大量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)服務(wù)器中,通過瀏覽器可以執(zhí)行程序、傳遞數(shù)據(jù)。網(wǎng)上數(shù)據(jù)來源的廣泛性使得傳統(tǒng)的崗位責(zé)任分散;網(wǎng)上數(shù)據(jù)的集中性,使得傳統(tǒng)組織控制弱化;網(wǎng)上數(shù)據(jù)的共享性使得企業(yè)內(nèi)部控制的重點(diǎn)轉(zhuǎn)向系統(tǒng)的安全性控制。一些具有特殊技能的人可能會(huì)入侵中央數(shù)據(jù)庫,不受限制地訪問會(huì)計(jì)記錄,操縱所有的交易數(shù)據(jù)。因此,審計(jì)人員應(yīng)花費(fèi)較多的時(shí)間和精力對(duì)信息系統(tǒng)處理和控制功能進(jìn)行審計(jì),以證實(shí)其處理的合法性、正確性和完善性,保證系統(tǒng)的安全可靠。

2.采用計(jì)算機(jī)審計(jì)技術(shù)。計(jì)算機(jī)審計(jì)是指審計(jì)人員以計(jì)算機(jī)為工具,對(duì)被審計(jì)單位ERP系統(tǒng)運(yùn)行的有效性、數(shù)據(jù)處理的正確性、最終報(bào)表的公允性進(jìn)行審計(jì)的過程。計(jì)算機(jī)審計(jì)是ERP的必然要求,也是審計(jì)工作緊跟信息時(shí)代步伐的必然要求。采用計(jì)算機(jī)審計(jì)應(yīng)盡可能吸納同時(shí)具備會(huì)計(jì)審計(jì)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)的人員進(jìn)入審計(jì)隊(duì)伍,并加大對(duì)審計(jì)人員計(jì)算機(jī)知識(shí)的培訓(xùn)力度,以提高審計(jì)人員開展計(jì)算機(jī)審計(jì)工作的能力。還要加強(qiáng)與會(huì)計(jì)行業(yè)的溝通,提倡采用統(tǒng)一的ERP軟件,建議會(huì)計(jì)軟件的設(shè)計(jì)應(yīng)盡可能考慮審計(jì)需求,保留審計(jì)線索并預(yù)留審計(jì)接口,最重要的是統(tǒng)一存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的格式標(biāo)準(zhǔn),避免數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換或重復(fù)錄入的非效率和可能的錯(cuò)誤。

3.采用并行審計(jì)技術(shù),進(jìn)行事中審計(jì)。傳統(tǒng)的事后審計(jì)中,審計(jì)師只能通過審計(jì)線索,發(fā)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中已經(jīng)發(fā)生的異常。在ERP環(huán)境下,企業(yè)信息系統(tǒng)集成程度越來越高,內(nèi)控技術(shù)也在不斷發(fā)展變化,系統(tǒng)能夠處理的交易數(shù)量繁多,要想運(yùn)用傳統(tǒng)做法來了解和審查應(yīng)用系統(tǒng)已經(jīng)力不從心了。審計(jì)師尤其是內(nèi)部審計(jì)師只有利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)事中審計(jì)或并行審計(jì),對(duì)業(yè)務(wù)處理過程進(jìn)行實(shí)時(shí)檢查,才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和報(bào)告異常,并采取措施及時(shí)糾正,從而避免產(chǎn)生嚴(yán)重后果。

并行審計(jì)技術(shù)是指在企業(yè)信息系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的同時(shí),采集審計(jì)證據(jù),用于審查業(yè)務(wù)處理是否合規(guī)、合法的審計(jì)技術(shù)。運(yùn)用并行審計(jì)技術(shù),可以在不影響被審計(jì)單位信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的情況下采集審計(jì)證據(jù),而且采集到的審計(jì)證據(jù)的報(bào)告時(shí)間,可以由審計(jì)人員根據(jù)具體情況靈活掌握。審計(jì)人員實(shí)施并行審計(jì)時(shí),所關(guān)注的重點(diǎn)應(yīng)當(dāng)是企業(yè)是否嚴(yán)格按照系統(tǒng)預(yù)先制定的規(guī)則、程序和安全防范措施來進(jìn)行交易處理。

4.采用實(shí)時(shí)在線審計(jì)技術(shù)。實(shí)時(shí)在線審計(jì)將成為未來審計(jì)的主要手段,它是基于現(xiàn)代信息處理手段和傳遞方式而發(fā)展起來的一種全新的審計(jì)方式,其所具有的時(shí)效性、低成本、高效率、低風(fēng)險(xiǎn)等優(yōu)勢(shì)已得到人們的認(rèn)可。實(shí)施在線審計(jì)技術(shù),應(yīng)遵循以下程序:

首先應(yīng)將在線審計(jì)的計(jì)劃、內(nèi)部控制調(diào)查問卷表等在線傳輸?shù)接嘘P(guān)信息終端,在取得在線審計(jì)的管理權(quán)限后,對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的ERP系統(tǒng)實(shí)施動(dòng)態(tài)、實(shí)時(shí)的信息采集,形成在線審計(jì)的基本資料和數(shù)據(jù)庫信息。其次,對(duì)數(shù)據(jù)庫信息進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘,尋找業(yè)務(wù)之間的聯(lián)系,并通過在線穿行測試,了解交易流程,發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn),并就有關(guān)項(xiàng)目發(fā)出電子詢證函,經(jīng)對(duì)方確認(rèn)后實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫之間的自動(dòng)比較,獲取在線審計(jì)證據(jù)。再其次,運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)超鏈接功能,借助軟件系統(tǒng)的嵌入審計(jì)程序?qū)W(wǎng)上交易數(shù)據(jù)處理的一些敏感環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的監(jiān)控,根據(jù)審查結(jié)果編制電子工作底稿。最后,根據(jù)在線審計(jì)所形成的工作底稿,利用審計(jì)軟件自動(dòng)形成審計(jì)報(bào)告,并將此報(bào)告?zhèn)鬏斀o被審計(jì)單位征求意見,雙方達(dá)成一致后,形成最終的審計(jì)報(bào)告。

在線審計(jì)也面臨著許多安全事件威脅。因此,在實(shí)施在線審計(jì)時(shí),應(yīng)加強(qiáng)安全保障,重點(diǎn)保護(hù)聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)的完整性、安全性和可靠性。為了保證在線審計(jì)的順利進(jìn)行,審計(jì)人員除了運(yùn)用熟練的在線審計(jì)技巧和數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)外,還應(yīng)掌握網(wǎng)絡(luò)通信的基本技術(shù),具備網(wǎng)絡(luò)操作的基本常識(shí),充分利用網(wǎng)絡(luò)資源優(yōu)勢(shì),在審計(jì)的各個(gè)工作階段實(shí)施計(jì)算機(jī)輔助審計(jì),以提高審計(jì)工作效率。

在現(xiàn)代信息技術(shù)日益發(fā)達(dá)的環(huán)境下,審計(jì)職業(yè)將被置于一個(gè)新的風(fēng)險(xiǎn)環(huán)境之中,隨著企業(yè)信息化的不斷深入,審計(jì)人員所面對(duì)的審計(jì)環(huán)境也日益復(fù)雜化,只有不斷創(chuàng)新審計(jì)技術(shù)和方法,整體提高審計(jì)信息化的能力和水平,才能降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn),提高審計(jì)質(zhì)量。

(作者單位:山東經(jīng)濟(jì)學(xué)院 山東煙臺(tái)南山學(xué)院 山東工會(huì)管理干部學(xué)院)