徐寶玉

貨幣資金是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部份,包括現(xiàn)金、銀行存款及其它貨幣資金。任何企業(yè)要進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)都必須擁有貨幣資金,持有貨幣資金是進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的基本條件,是企業(yè)生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。就會(huì)計(jì)核算而言,貨幣資金的核算并不復(fù)雜,但是,由于貨幣資金是企業(yè)資產(chǎn)中流動(dòng)性最強(qiáng)﹑控制風(fēng)險(xiǎn)最高的一種資產(chǎn),因此,在組織會(huì)計(jì)核算過程中,加強(qiáng)貨幣資金的管理和控制是至關(guān)重要的。

一、貨幣資金管理中存在的問題

1.企業(yè)資金管理計(jì)劃性不強(qiáng),投資不科學(xué),影響企業(yè)資金周轉(zhuǎn)。有些企業(yè)資金管理混亂,不制定資金收支計(jì)劃,總經(jīng)理、副總經(jīng)理簽字都可以到財(cái)務(wù)部門支取款項(xiàng),這樣就造成了沒有統(tǒng)一的資金管理,有時(shí)還會(huì)造成入不敷出的惡性循環(huán)。

部分企業(yè)固定資產(chǎn)投資過猛,超過了企業(yè)貨幣資金的承受能力,而且企業(yè)的累計(jì)資金很少,大部分是負(fù)債,東拼西湊,挪用資金現(xiàn)象嚴(yán)重,大量建成的固定資產(chǎn)增加了企業(yè)的生產(chǎn)能力,企業(yè)生產(chǎn)能力的增加,又要求增加企業(yè)貨幣資金的持有量,使貨幣資金周轉(zhuǎn)困難的矛盾更加突出,貨幣資產(chǎn)的持有量與固定資產(chǎn)的比率嚴(yán)重失調(diào),造成企業(yè)資產(chǎn)不能盤活,經(jīng)濟(jì)效益滑坡,甚至導(dǎo)致企業(yè)破產(chǎn)。

2.應(yīng)收、應(yīng)付賬款管理混亂,在企業(yè)間形成了債務(wù)鏈。在貨幣資金的流轉(zhuǎn)中存在企業(yè)購買原材料和銷售貨物時(shí)由于結(jié)算的時(shí)間差,形成錯(cuò)綜復(fù)雜、相互拖借的“債務(wù)鏈”,占用了企業(yè)相當(dāng)數(shù)額的貨幣資金,其中,一部分可能成為死賬、呆賬,致使部分貨幣資金處于停滯狀態(tài),不能發(fā)揮交換作用。

3.企業(yè)的短期行為加劇了貨幣資金的短缺。企業(yè)承包者的短期行為主要表現(xiàn)為:第一、收入分配的個(gè)人傾斜。企業(yè)經(jīng)營者和職工追求收入本位化,導(dǎo)致濫發(fā)工資、獎(jiǎng)金和福利品,減弱了企業(yè)自我積累資金的能力。第二、任意擴(kuò)大的非生產(chǎn)性支出和投資,弱化了企業(yè)貨幣資金的效果。第三、誘發(fā)企業(yè)承包期只顧眼前利益、急功近利、拼設(shè)備、拼能耗、挖老底、留包袱,使緊缺的貨幣資金雪上加霜。

4.企業(yè)貨幣資金來源途徑窄,企業(yè)自身積累能力差,使企業(yè)資金籌借處于被動(dòng)狀態(tài)。主要由于企業(yè)長期處于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體系中,養(yǎng)成依靠銀行貸款和財(cái)政撥款的習(xí)慣。同時(shí),企業(yè)留利很少,卻規(guī)定的用途很多。

5.企業(yè)內(nèi)部控制制度不健全。企業(yè)貨幣資金存在“跑、冒、滴、漏”現(xiàn)象,一些企業(yè)由于管理不嚴(yán),制度不健全,控制不力,造成資金大量流失。例:企業(yè)私設(shè)小金庫、公款私存、以及貪污等。一些企業(yè)財(cái)權(quán)全部下放至各基層單位,財(cái)務(wù)管理逐漸失控。資金體外多向循環(huán),損失浪費(fèi)現(xiàn)象十分嚴(yán)重,同時(shí),造成貨幣資金相對(duì)分散。不能夠滿足企業(yè)隨時(shí)對(duì)貨幣資金需要的要求。

6.財(cái)會(huì)人員素質(zhì)低,企業(yè)的會(huì)計(jì)工作不適應(yīng)企業(yè)生產(chǎn)規(guī)模日益擴(kuò)大的要求。一些企業(yè)的財(cái)務(wù)人員沒有受過專業(yè)訓(xùn)練,對(duì)新的會(huì)計(jì)制度和會(huì)計(jì)法規(guī)掌握不夠,致使由于會(huì)計(jì)核算手段落后,管理低下,造成會(huì)計(jì)工作滯后,企業(yè)各銷售網(wǎng)點(diǎn)的貨幣資金回籠慢,資金大量占用于存貨和應(yīng)收賬款上,對(duì)企業(yè)的發(fā)展造成不良影響。

7.企業(yè)的“一支筆”無人監(jiān)督的現(xiàn)象嚴(yán)重。目前企業(yè)在資金的運(yùn)用上存在“一支筆”的權(quán)力,致使會(huì)計(jì)人員失去對(duì)記載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)內(nèi)部的憑證進(jìn)行審核的權(quán)利,從而“一支筆”呈現(xiàn)無人監(jiān)督的現(xiàn)象泛濫,導(dǎo)致資金運(yùn)用的不確定性增加。

二、貨幣資金管理的對(duì)策

貨幣資金是企業(yè)流動(dòng)性最強(qiáng)、控制風(fēng)險(xiǎn)最高的資產(chǎn),是企業(yè)生存與發(fā)展的基礎(chǔ)。大多數(shù)貪污、詐騙、挪用公款等違法亂紀(jì)的行為都與貨幣資金有關(guān)。因此,必須加強(qiáng)對(duì)企業(yè)貨幣資金的管理和控制,建立健全貨幣資金內(nèi)部控制,確保經(jīng)營管理活動(dòng)合法而有效。

1.貨幣資金內(nèi)部控制的內(nèi)容。①崗位分工的控制。企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)來設(shè)置會(huì)計(jì)人員,嚴(yán)格分工,明確劃分職權(quán),確保辦理貨幣資金業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離,制約和監(jiān)督。出納人員不得兼任會(huì)計(jì)檔案保管和收入、費(fèi)用、支出、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的企業(yè)要明確規(guī)定會(huì)計(jì)人員上機(jī)操作內(nèi)容和權(quán)限,對(duì)操作密碼要嚴(yán)格管理,指定專人定期更換密碼,杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會(huì)計(jì)軟件。任何機(jī)構(gòu)不得由一人辦理貨幣資金的全過程。

②授權(quán)批準(zhǔn)的控制。企業(yè)應(yīng)明確審批人對(duì)貨幣資金業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施,審批人在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批,不得超越審批權(quán)限,對(duì)不符合規(guī)定的貨幣資金支付,審批人應(yīng)當(dāng)拒絕批準(zhǔn)。對(duì)于重要貨幣資金支付業(yè)務(wù),應(yīng)當(dāng)實(shí)行集體決策和審批制度,停止對(duì)貨幣資金支付“一支筆”決策審批的做法。任何個(gè)人都無權(quán)決定劃轉(zhuǎn)巨額貨幣資金,嚴(yán)防貨幣資金的挪用、貪污、侵占、外逃等非法行為。未經(jīng)授權(quán)的部門和人員一律不得辦理貨幣資金業(yè)務(wù)。

③收入控制。企業(yè)必須嚴(yán)格按照國家有關(guān)政策規(guī)定依法組織收入,各項(xiàng)收費(fèi)必須嚴(yán)格執(zhí)行國家規(guī)定收費(fèi)范圍和標(biāo)準(zhǔn)。使用國家規(guī)定的合法票據(jù),分散收款每筆都要開票、不得坐支。各項(xiàng)收入必須全部納入預(yù)算,統(tǒng)一管理、統(tǒng)一核算。

④支出控制。強(qiáng)化支出的管理,各項(xiàng)支出應(yīng)按實(shí)際發(fā)生數(shù)列支,不得虛列虛報(bào),不得以計(jì)劃數(shù)和預(yù)算數(shù)代替。出納人員支付每一筆款項(xiàng)都應(yīng)以健全的憑證和完備的審批手續(xù)為依據(jù),嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算和定額標(biāo)準(zhǔn)。要按國家規(guī)定的用途使用資金,不屬于現(xiàn)金開支范圍的業(yè)務(wù)一律通過銀行辦理轉(zhuǎn)賬結(jié)算。支票簽發(fā)和印章保管應(yīng)當(dāng)分工負(fù)責(zé)。

⑤資金管理運(yùn)用的控制。企業(yè)各部門和個(gè)人用款時(shí),應(yīng)當(dāng)提交貨幣資金支付申請(qǐng),注明款項(xiàng)的用途、金額、預(yù)算、支付方式等內(nèi)容,并附有效經(jīng)濟(jì)合同和相關(guān)證明,按指定的用途使用貨幣資金。要加強(qiáng)庫存現(xiàn)金限額的管理,超過庫存限額的現(xiàn)金應(yīng)及時(shí)存入銀行。出納人員要及時(shí)對(duì)賬、保證賬賬、賬證、賬表、賬款相符,發(fā)現(xiàn)問題要查明原因、及時(shí)處理。對(duì)已開出的收付款原始憑證必須全部及時(shí)入賬,不得白條抵庫和挪用現(xiàn)金。

2.貨幣資金內(nèi)部控制設(shè)計(jì)。①貨幣資金完整性控制。貨幣資金完整性控制的范圍包括各種收入及欠款回收。具體地說,是單位特別會(huì)計(jì)期間發(fā)生的貨幣資金收支業(yè)務(wù)是否均已按規(guī)定計(jì)入有關(guān)賬戶。通過檢查銷售、采購業(yè)務(wù)或應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款的收回和歸還情況,或余額截止日后入賬的收入和支出,查找未入賬的貨幣資金。其控制方法一般有以下幾種:

a.發(fā)票、收據(jù)控制。發(fā)票、收據(jù)控制是利用發(fā)票,收據(jù)編號(hào)的連續(xù)性,核對(duì)收到的貨幣資金與發(fā)票、收據(jù)金額是否一致,以確保收到的貨幣資金全部入賬的一種完整性控制手段。

b.銀行對(duì)賬單控制。銀行對(duì)賬單控制是利用銀行對(duì)賬清單與企業(yè)銀行存款日記賬進(jìn)行核對(duì),以確保銀行存款存在性與完整性的一種控制方法。通過編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,可以發(fā)現(xiàn)未達(dá)賬項(xiàng),分析其原因,發(fā)現(xiàn)其是否存在錯(cuò)弊。

c.物料平衡控制。物料平衡控制是利用物質(zhì)不滅定律,復(fù)核主要原材料在生產(chǎn)﹑銷售過程中,量上是否平衡,以確保生產(chǎn)資金完整性的一種控制方法。這種控制方法主要適用于生產(chǎn)﹑加工行業(yè)。

d.業(yè)務(wù)量控制。業(yè)務(wù)量控制是根據(jù)某項(xiàng)業(yè)務(wù)量的大小,來復(fù)核其貨幣資金完整性的一種控制方法。比如,旅館可以按客房記錄的業(yè)務(wù)量,汽車運(yùn)輸可以按合理記錄的業(yè)務(wù)量,復(fù)核其貨幣資金的收入。

e往來賬核對(duì)控制。往來賬核對(duì)控制是通過定期與對(duì)方核對(duì)往來賬余額,及時(shí)發(fā)現(xiàn)挪用﹑貪污企業(yè)貨幣資金等違法行為,以評(píng)價(jià)清欠貨幣資金是否及時(shí)入賬或貨幣資金還欠是否真實(shí)的一種控制方法。特別注意對(duì)于已作壞賬處理的應(yīng)收賬款,了解是否有收回款項(xiàng)不入賬的情況。

②貨幣資金安全性控制。貨幣資金安全性控制的范圍包括:現(xiàn)金﹑銀行存款﹑其它貨幣資金。由于應(yīng)收﹑應(yīng)付票據(jù)的變現(xiàn)能力較強(qiáng),故也將其納入貨幣資金控制范圍內(nèi)。貨幣資金安全性控制方法一般有以下幾種:

a.賬實(shí)盤點(diǎn)控制。賬實(shí)盤點(diǎn)控制是通過定期或不定期對(duì)貨幣資金進(jìn)行盤點(diǎn),以確保企業(yè)資產(chǎn)安全的一種常見的控制方法。如編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。賬實(shí)盤點(diǎn)按盤點(diǎn)的時(shí)間分為定期盤點(diǎn)和不定期盤點(diǎn),但不定期盤點(diǎn)的控制效果通常較定期盤點(diǎn)好。不定期盤點(diǎn)的主要特點(diǎn)就是突擊性強(qiáng),會(huì)給貨幣資金相關(guān)崗位產(chǎn)生一種無形的,無時(shí)無刻,無不存在的壓力。

b.庫存限額控制。庫存限額控制是利用核定企業(yè)每日貨幣資金余額,超過庫存限額的貨幣資金送存銀行或匯交某一銀行賬戶,從而降低貨幣資金安全性控制風(fēng)險(xiǎn)的一種方法。利用此方法還能高度集中貨幣資金,統(tǒng)籌使用,特別適用于貨幣資金短缺的企業(yè)。

c.實(shí)物隔離控制。實(shí)物隔離控制是采取妥善措施確保除實(shí)物保管之外的人員不得接觸實(shí)物的控制方法。比如,現(xiàn)金只能由出納保管,銀行承兌匯票只能由一人專管,否則將導(dǎo)致責(zé)任不清,不法分子很可能混水摸魚,侵占貨幣資金。同時(shí),還應(yīng)采取選擇合格的保險(xiǎn)箱,選擇安全的場所等保障措施,以確保貨幣資金實(shí)物安全。

d.崗位分離控制。崗位分離控制是將不相容崗位分別由不同的人負(fù)責(zé),以達(dá)到相互牽制、相互監(jiān)督的作用的一種控制方法。比如,貨幣資金收支與記賬分離(即出納不得登記日記賬);貨幣資金收支與編制記賬憑證分離(即出納不得編制記賬憑證);空白支票與印章保管分離,銀行對(duì)賬單取回,余額調(diào)節(jié)表編制與復(fù)核分離等等。在具體運(yùn)用中,應(yīng)結(jié)合本單位實(shí)際情況,根據(jù)成本與效益原則設(shè)計(jì)各控制崗位。

③貨幣資金合法性控制。貨幣資金合法性控制針對(duì)的是貨幣資金的收入與支付。合法性控制一般都采用加大監(jiān)督檢查力度的方法:如對(duì)于業(yè)務(wù)量少、單筆金額小的單位,記賬憑證可一人復(fù)核;對(duì)于業(yè)務(wù)量大、單筆金額大的單位,記賬憑證應(yīng)由兩個(gè)人復(fù)核,即增設(shè)復(fù)核會(huì)計(jì),科長再復(fù)核。又如,通過加大內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督力度還可以發(fā)現(xiàn)一些不合法的貨幣資金收付;通過公布舉報(bào)電話、網(wǎng)站,從公眾中取得不合法收﹑付的線索。另外,可以對(duì)貨幣資金的支付實(shí)行嚴(yán)格的授權(quán)審批制度,重點(diǎn)控制大筆金額貨幣資金支付。合法性控制風(fēng)險(xiǎn)一般較大,通常涉及企業(yè)決策管理者本人,因此國家會(huì)利用政府機(jī)關(guān)、社會(huì)力量對(duì)企業(yè)進(jìn)行審計(jì)、監(jiān)督、檢查。

④貨幣資金效益性控制。貨幣資金效益性控制是服從企業(yè)財(cái)富最大化的財(cái)務(wù)管理目標(biāo),通過運(yùn)用各種籌資、投資手段,合理、高效地持有和使用貨幣資金的控制方法。企業(yè)可制定貨幣資金收支中長期計(jì)劃,在合理預(yù)測一定時(shí)期貨幣資金存量的情況下,通過實(shí)施一些推遲貨幣資金支付的采購政策和加速貨幣回籠的銷售政策,還可以通過收回投資等方法,解決貨幣支出的缺口,但同時(shí)應(yīng)權(quán)衡采取以上措施所付出的代價(jià)、成本或機(jī)會(huì)成本,選擇一項(xiàng)最優(yōu)的解決方案;同樣,可以通過加快貨幣資金支付的采購政策(可降低采購成本)、一定的賒銷政策(可提高售價(jià)或擴(kuò)大銷售量)、或參與各種投資,以降低貨幣資金儲(chǔ)量,但同時(shí)權(quán)衡以上各種措施的政策收益,以及考慮今后中、長期的貨幣資金狀況,選擇最優(yōu)方案,最大限度地發(fā)揮其經(jīng)濟(jì)效益。要實(shí)現(xiàn)以上目的,要求企業(yè)在進(jìn)行籌資、投資決策時(shí),對(duì)各種方案進(jìn)行綜合分析,并要求參與分析、決策的人員不得少于三人。

健全的貨幣資金內(nèi)部控制制度的建立,更有利于企業(yè)貨幣資金的管理和控制,使會(huì)計(jì)人員自覺遵守內(nèi)部控制制度,杜絕貪污、詐騙、挪用公款等違法亂紀(jì)行為的發(fā)生。

(作者單位:河南萬通一汽貿(mào)易有限公司)