張佳興

摘要：某公司是四川省的化肥生產(chǎn)企業(yè)，主要從事工業(yè)硫酸、磷酸氫鈣和磷一銨等系列磷化工產(chǎn)品的生產(chǎn)和銷售，生產(chǎn)能力為年產(chǎn)磷化工產(chǎn)品20多萬噸。年需采購磷礦石、無煙煤、石灰等大綜原材料40多萬噸。筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，該企業(yè)在原料采購、結(jié)算等環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題，幾乎都與內(nèi)部控制系統(tǒng)不健全或失控有關(guān)。因此重視內(nèi)部控制與管理，建立內(nèi)部控制制度是實現(xiàn)從人治到法治，保證企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的重要措施，為此筆者針對該企業(yè)在原料采購、結(jié)算等環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題，提出了具體的應對措施。旨在完善企業(yè)內(nèi)部控制制度，加強原料采購、結(jié)算管理，降低產(chǎn)品成本，提高企業(yè)效益。

關(guān)鍵詞：化肥企業(yè)；原料采購；內(nèi)部控制的缺陷；對策

內(nèi)部控制，是指一個單位為了實現(xiàn)其經(jīng)營目標，保護資產(chǎn)的安全完整，保證會計信息資料的正確可靠，確保經(jīng)營方針的貫徹執(zhí)行，保證經(jīng)營活動的經(jīng)濟性、效率性和效果性而在單位內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評價和控制的一系列方法、手續(xù)與措施。因此只有建立完善原料采購、結(jié)算管理的內(nèi)部控制制度，將其落到實處。并強化會計監(jiān)督，才能提高原料采購、結(jié)算的可控性，保證會計資料的正確性和可靠性，防止錯誤和舞弊，增強競爭力，確保企業(yè)資產(chǎn)的安全、完整。

一、某化肥企業(yè)原料采購、結(jié)算內(nèi)部控制存在的問題

1對內(nèi)部控制的重要性認識不足

主要表現(xiàn)為企業(yè)部分員工認為，采購結(jié)算的內(nèi)部控制制度束縛了自己的手腳和辦事效率，是對自己的不信任，如果嚴格執(zhí)行容易得罪人，相關(guān)部門容易發(fā)生沖突，況且內(nèi)部控制制度執(zhí)行得好壞，與自己的經(jīng)濟利益無多大關(guān)系，所以很多人抱著事不關(guān)己高高掛起的思想。

2采購合同不規(guī)范、缺乏統(tǒng)一的采購結(jié)算標準

由于缺乏統(tǒng)一的采購、結(jié)算標準，在原料采購合同的簽訂上，存在較大的隨意性，同一原料，對不同的供貨商在合同上對質(zhì)量的要求不一至，而相同質(zhì)量的原料價格不相同，即同質(zhì)不同價的現(xiàn)象較為嚴重。如有的采購合同規(guī)定：磷礦石按五氧化二磷30％計算、雜質(zhì)按7％計算，到廠價300元/噸，以含磷30％為基數(shù)，磷每上升1％，每噸磷礦石獎10元，磷每下降1％，每噸磷礦石扣8元，雜質(zhì)每上升1％，每噸磷礦石扣15元……，而有的采購合同規(guī)定：磷礦石按五氧化二磷29％計算、雜質(zhì)按8％計算，到廠價310元/噸，以含磷29％為基數(shù)，磷每上升1％，每噸磷礦石獎11元，磷每下降1％，每噸磷礦石扣6元，雜質(zhì)每上升1％，每噸磷礦石扣13元……，由于多種結(jié)算標準的同時并存，不但供應商怨聲載道，反映合同不公平，造成供應商的經(jīng)常變動，因而增加企業(yè)采購成本，更為嚴重的是一但某種原料供應緊張，采購部門往往找出各種理由要求生產(chǎn)單位降低采購原料質(zhì)量指標，而影響產(chǎn)品質(zhì)量的事時有發(fā)生。

3原材料采購、結(jié)算的內(nèi)部控制失控

主要表現(xiàn)為，有章不循、執(zhí)法不嚴的現(xiàn)象較為突出。使原材料采購、結(jié)算內(nèi)部控制制度失去了應有的剛性和嚴肅性。收貨、計量、質(zhì)量檢驗、結(jié)算等環(huán)節(jié)基礎工作不規(guī)范，相關(guān)部門之間缺少制衡，部份從業(yè)人員法制觀念淡薄，實際工作中存在隨意性和舞弊行為。如：公司規(guī)定對購進原料必須車車除皮計量，而有的汽車衡計量人員為了圖方便，對當天所運同種原料的同一車輛，只對其空車進行一次計量，全天，有時幾天都用這個數(shù)據(jù)去計算該空車重量。嚴重違反公司內(nèi)部控制度規(guī)定，給不法人員損害公司利益造成可乘之機，有的從業(yè)人員與不法商人內(nèi)外勾結(jié)，采取重復過磅計量、重復收貨、質(zhì)檢作假等手段損害公司利益的事時有發(fā)生。又如：按合同規(guī)定質(zhì)量不合格不能結(jié)算的貨款的磷礦石，有時領導一紙批條，會計便給予結(jié)算。

二、完善企業(yè)采購、結(jié)算內(nèi)部控制制度的對策

為了讓原材料采購內(nèi)部控制制度的實施達到預期的內(nèi)控效果，實現(xiàn)內(nèi)控制度的目標，真正起到保證企業(yè)業(yè)務活動的有序進行、確保資產(chǎn)的安全完整、會計信息真實可靠、防止欺詐和舞弊行為、實現(xiàn)經(jīng)營管理目標的作用，就必須在堅持實事求是，“因企制宜”，的基本原則下，進一步完善企業(yè)內(nèi)部控制制度：

1規(guī)范采購結(jié)算標準

針對采購合同不規(guī)范，缺乏統(tǒng)一的采購、結(jié)算標準問題，制定統(tǒng)一的采購結(jié)算標準，具體做法為設立一個由技術(shù)、生產(chǎn)、質(zhì)量檢驗、財務、采購等部門人員組的公司標準化委員會，由其統(tǒng)一制定企業(yè)原料采購的質(zhì)量和結(jié)算標準，采購、結(jié)算標準一經(jīng)標準化委員會批準，采購部門必須按此標準進行招標。如：對磷礦石的采購標準為：五氧化二磷>30％，每增加0.1％，加價1.00元/噸磷礦石；28≤五氧化二磷<30％，以30％為期準每降0.1％；降0.6元，同時考核雜質(zhì)……

2完善原料采購、結(jié)算內(nèi)部控制制度

內(nèi)部控制制度要嚴密具體，有可操作性。使人一看就明白。主要完善以下內(nèi)部控制制度

(1)過磅計量內(nèi)部控制制度

過磅計量內(nèi)控制度，主要應采用建立崗位責任制的辦法進行內(nèi)部控制。主內(nèi)容應包括：“計量過磅時，計量人員不得少于2人，計量監(jiān)控設備必須打開，過磅單必須聯(lián)號，所有貨物必須過磅計量、空車必須車車除皮計量……”。

(2)收貨(存貨)內(nèi)部控制制度

收貨(存貨)內(nèi)部控制制度，主內(nèi)容應包括：“收貨時保管人員必須根據(jù)原材料過磅單上載明的供貨名稱，供貨數(shù)量、供貨單位等要素作好記錄，并與實物進行核對，在每天交班時與過磅人員、質(zhì)檢取樣人員對帳，發(fā)現(xiàn)差錯及時查明原因進行處理。并應規(guī)定每十天與財務部對賬一次，每季進行一次盤存。對于盤(盈)虧的部份，應查明原因，如是人為因素造成的虧損應由責任人負責賠償……”。從而有效地保證存貨的安全完整。

(3)原材料采購質(zhì)量檢驗內(nèi)部控制制度

原材料采購質(zhì)量檢驗內(nèi)控制度，主要內(nèi)容應包括：“質(zhì)量檢驗人員取樣時，必須多人一組，采用等距布點取樣并有收貨人員、供貨人員在現(xiàn)場方能進行，所采樣品必須現(xiàn)場制取，一式三份，分裝密封，供應商、公司分析人員各一份，并留一份作仲裁樣備查。采樣人員應每天臨時分組，以防止舞弊的發(fā)生……”。

(4)會計結(jié)算和應付款項的內(nèi)部控制制度

會計結(jié)算和應付款項的內(nèi)部控制制度，主要內(nèi)容應包括：“結(jié)算會計應根據(jù)采購合同、收貨單據(jù)、質(zhì)檢分析報告單等結(jié)算所必須的單據(jù)進行結(jié)算。結(jié)算后，經(jīng)專人復核會計方能作帳，預付帳款的支付必須要有合同，應付、預付款的支付須有付款申請單，申請單上必須要有經(jīng)辦人、主管會計人員和財務主管人員的審核簽名以及公司授權(quán)的付款審批人的簽名，出納人員才能付款。如違反規(guī)定進行結(jié)算或付款的，要追究相關(guān)責任人的責任，造成損失的要由相關(guān)責任人負責賠償。同時建立應付款、預付款項的定期分析制度，每月一次報告，進行動態(tài)管理，保證資金的全安完整”。

(5)完善內(nèi)部審計制度

為了，保證企業(yè)原材料采購、結(jié)算的內(nèi)部控制制度能有效地發(fā)揮作用，應成立一個直接歸董事會管理并獨立于審計對象的審計部門，審計部門定期對原材料采購、結(jié)算內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進行檢查與考核，檢查企業(yè)原材料采購、結(jié)算的內(nèi)部控制制度是否得到有效遵守，執(zhí)行中有什么問題，估計可能產(chǎn)生或已經(jīng)造成什么后果。對于嚴格執(zhí)采購、結(jié)算內(nèi)部控制制度的要給予精神鼓勵和物質(zhì)獎勵；對于違規(guī)違章的，給予處罰。

三、結(jié)束語

以上，是筆者通過對某企業(yè)在原料采購、結(jié)算等環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題的調(diào)查，并針對該企業(yè)在原料采購、結(jié)算等環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題，提出的自己的見解，試圖為企業(yè)在加強原料采購、結(jié)算等環(huán)節(jié)加強內(nèi)部控制提供參考。