【摘 要】系部教務(wù)檔案是系部在教務(wù)管理過程中形成的最基層、最原始的各種材料，如何理順管理好雜亂的各種資料，就顯得非常重要。本文在分析了系部檔案管理存在的問題的基礎(chǔ)上，探討了系部檔案管理的方法和措施以供參考。

【關(guān)鍵詞】系部教務(wù)檔案 重要性 檔案管理

一、系部教務(wù)檔案的產(chǎn)生

說到系部教務(wù)檔案的形成，我首先要談到系部教務(wù)管理過程。一般在一個學(xué)期里，我們要經(jīng)歷開課計劃、教學(xué)任務(wù)、教材征訂、教學(xué)安排、教學(xué)計劃、實驗計劃、補(bǔ)考、重修、教學(xué)督導(dǎo)、期未考試、成績收集等等教學(xué)管理過程，而在教學(xué)管理過程中形成的各項具有保存價值的文字材料、圖表、統(tǒng)計材料、計算材料、報表、照片、成績冊等不同載體形式的文件材料形成系部教務(wù)檔案，系部教務(wù)檔案是系部教學(xué)內(nèi)容、方法、途徑和效果的真實記錄，是系部進(jìn)行教學(xué)活動不可缺少的依據(jù)和參照，是改進(jìn)教學(xué)工作、提高教學(xué)質(zhì)量、促進(jìn)學(xué)術(shù)交流的信息資源，是最基層、最原始、最重要的評估高院教育質(zhì)量及管理水平的一個重要標(biāo)志。因此學(xué)院一般都會要求系部將這些文件材料妥善保管。

二、系部教務(wù)檔案在管理過程中存在的問題

1.學(xué)院沒有制定專門針對系部檔案管理的制度和措施

教務(wù)檔案的管理分院、系（部）兩級管理，院級管理由教務(wù)處負(fù)責(zé)。教務(wù)處是學(xué)院教務(wù)管理的中心，它統(tǒng)管著學(xué)院所有系部的教學(xué)管理，但在長期的教學(xué)管理過程中，教務(wù)處只對系部要交教務(wù)處的那一部份文檔有附帶的要求外，其它的文檔，哪些是重點(diǎn)保管的對象，哪些只是臨時保管的，哪些需要長期保管的，哪些只是短期保管的等，要如何保管，沒有系統(tǒng)的制定出專門針對系部檔案管理的制度和措施。勢必會造成系部檔案管理的自由性和隨意性，也會給學(xué)院教學(xué)管理、領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)改革等所需數(shù)據(jù)資料帶來不便和隱患。

2.系部檔案管理沒有指定有相關(guān)專業(yè)經(jīng)驗的人員進(jìn)行管理

在系部教務(wù)管理過程中，一般系部都不會安排專門的人員對教務(wù)管理過程中產(chǎn)生的有關(guān)資料進(jìn)行管理，這跟學(xué)院的人事管理體制指定的系部教務(wù)人員配備人數(shù)有關(guān)。因此，系部工作過程中產(chǎn)生的資料一般是誰產(chǎn)生的誰就負(fù)責(zé)，而這些教務(wù)人員往往都沒有受過專門的檔案管理相關(guān)知識的培訓(xùn)，他們只滿足于完成現(xiàn)有的工作任務(wù)，沒有積極認(rèn)真的去思考如何提高檔案管理工作的水平和效率以及它的重要性，也就難以發(fā)現(xiàn)在教務(wù)管理過程中存在的不足，更談不上提高教學(xué)質(zhì)量，拓展教學(xué)思路了。

3.系部教務(wù)管理人員更換頻繁對系部教務(wù)檔案管理不利

系部教務(wù)管理人員處于學(xué)院工作的最基層，他們的工作量大，工作時間長，責(zé)任重。而學(xué)院配備的系部教務(wù)管理人員人數(shù)有限，待遇也沒有提高，系部一些教務(wù)管理人員身心不堪重負(fù)，紛紛要求調(diào)換工作崗位，致使系部教務(wù)管理人員更換頻繁。頻繁更換系部教務(wù)管理人員又沒有完善的接換制度，新舊教務(wù)管理人員的接替使得系部檔案資料的完整性不能很好的銜接，遺漏丟失現(xiàn)象嚴(yán)重。

4.系部檔案管理的條件有限

開展檔案的保管工作，必須有一定的物質(zhì)條件作保證，否則是難以作好這項工作的。其基本條件如下：

（1）檔案庫房:檔案庫房建筑為檔案管理保護(hù)提供了最基本的物質(zhì)條件,檔案庫房建筑的好壞將直接影響到檔案保護(hù)條件。

（2）檔案裝具:a.檔案箱；b.檔案架；c.檔案柜。

（3）包裝材料:檔案經(jīng)過包裝,既可以防止光線、灰塵及有害氣體對檔案的直接危害，又可以減少機(jī)械磨損。事實上除學(xué)院有專門的檔案室外，一般系部沒有分配專門的檔案室，系部的大部分教務(wù)資料都是存放在系辦公室有限的資料柜內(nèi)，或亂堆在某個有空的地方。這樣就難免不操成一些有用的資料丟失，由于沒有制定專門的檔案管理制度，對一些檔案沒有進(jìn)行很好包裝，使得一些重要資料損壞嚴(yán)重。

三、不良的檔案管理可能造成的后果

一般，一個系部通過一個學(xué)期的教學(xué)管理過程會產(chǎn)生大量的文件資料，長期以往，系部文件資料不僅會數(shù)量眾多，而且內(nèi)容和成份復(fù)雜。不同的時間，不同的內(nèi)容，不同的來源，不同的性能和作用等等文件資料，存在兩種情況：一種是純粹事務(wù)性或其它只有臨時作用的文件，處理完畢了事，對日后的工作或評估等項活動沒有查考價值。這種文件，不需要立卷歸檔保存起來，也就不會轉(zhuǎn)化為檔案。另一種是處理完畢后對日后的工作和科研、評估等項活動還有查考利用價值的文件資料。這類文件資料，必須立卷歸檔保存起來。就是說，文件資料要轉(zhuǎn)化為檔案是有條件的，并不是“有文必檔”，只有處理完畢又具有查考利用價值的文件資料，才能轉(zhuǎn)化為檔案，這些檔案，如果不按照一定的原則和要求，采取比較科學(xué)的方法，對檔案進(jìn)行分門別類的整理，那就會使系部檔案資料雜亂無章，丟失、損壞，無序可查，嚴(yán)重時會影響到系部以及學(xué)院正常的教學(xué)管理。

四、系部教務(wù)檔案管理的重要性

1.系部教務(wù)檔案是院系教務(wù)管理工作的依據(jù)

教務(wù)檔案文件是進(jìn)行教學(xué)分析的重要數(shù)據(jù)來源。教師和教務(wù)工作者如能充分利用教務(wù)檔案資源，則可以及時發(fā)現(xiàn)教學(xué)中存在的不足，從而提高教學(xué)質(zhì)量，拓展教學(xué)思路。適時的查詢教務(wù)檔案資料對于任課老師或是教務(wù)管理人員制定新學(xué)期的工作計劃無疑具有很大的參考價值。

2.系部教務(wù)檔案是系部教學(xué)評估的參考依據(jù)

如果系部進(jìn)行某項專業(yè)教學(xué)質(zhì)量評估，對教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行跟蹤調(diào)查和分析，而教務(wù)檔案就可以為此提供比較完整、系統(tǒng)真實的教學(xué)質(zhì)量的有用信息、各種數(shù)據(jù)等等。

3.教務(wù)檔案是專家組作出符合實際評價的依據(jù)

專家組進(jìn)?？疾煸u估，除了看、聽到現(xiàn)實情況之外。大部分時間都是通過審閱自評報告和查閱各種檔案資料來了解學(xué)校的情況。比如要衡量一個系的教學(xué)管理水平，我們就要對被評估單位所提供的教學(xué)文件，如教學(xué)大綱、課程、實習(xí)大綱、課程安排、教學(xué)指導(dǎo)、參考書目、試題與試卷分析學(xué)生成績以及學(xué)籍、學(xué)位管理、學(xué)風(fēng)建設(shè)等各方面的材料進(jìn)行分析。如果一個單位能夠完整無缺地提供這些檔案材料，我們通過對這些檔案材料進(jìn)行分析，輔之以調(diào)查走訪、民意測驗等，就可以對這個系的教學(xué)管理水平做出基本的估價。反之一些單位不注意平時檔案材料的積累，或者該歸檔的未及時歸檔而遺失掉了，那么做出符合實際的評價是難以辦到的。

五、如何管理好系部教務(wù)檔案的幾點(diǎn)思考

1.系部領(lǐng)導(dǎo)要對系部檔案管理高度重視

要想在單位做好一件事情，如果沒有得到領(lǐng)導(dǎo)的支持，是很難成功的。系部教務(wù)檔案管理也不例外，要想管理好系部教務(wù)檔案，系部主管負(fù)責(zé)人首先必需指定專門的領(lǐng)導(dǎo)參入管理，并經(jīng)常檢查并具體指導(dǎo)檔案工作。

2.建立一套適合系部教務(wù)檔案管理的制度

俗話說：“沒有規(guī)矩，不成方圓”。要想管理好系部教務(wù)檔案必須建立一套完整、合理、科學(xué)、規(guī)范化的管理制度，教務(wù)檔案管理完整、合理、科學(xué)、規(guī)范化主要是以相關(guān)的檔案管理法律、法規(guī)為依據(jù)，制定嚴(yán)格的檔案管理制度或?qū)嵤┘?xì)則，明文規(guī)定教務(wù)檔案管理范疇、檔案管理人員責(zé)任制、科學(xué)整理文檔資料的方法等。

3.加強(qiáng)系部檔案管理人員檔案管理水平的培養(yǎng)

從目前的情況來看，學(xué)院剛剛升本，正處在建設(shè)和完善階段，財力、人力欠缺，要想指定專門的人來管理系部檔案那還是后話，因此，系部的教務(wù)檔案管理工作自然落在教務(wù)管理人員身上，這就要求系部教管人員除了應(yīng)具備良好的教務(wù)管理能力外，對檔案管理工作也應(yīng)具備一定的專業(yè)知識。

4.按評估要求完善和規(guī)范教務(wù)檔案管理

教育部從2004年開始正式啟動高職高專院校人才培養(yǎng)方案水平評估工作以來，地方政府和各院校校領(lǐng)導(dǎo)高度重視評估工作，投入大量的經(jīng)費(fèi)來改善辦學(xué)條件，提高師資隊伍建設(shè)，完善制度建設(shè)，加強(qiáng)教學(xué)管理，真正實現(xiàn)了“以評促建，以評促改，以評促管，評建結(jié)合，重在建設(shè)”的目的。各系部教管人員和主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)高職高專院校人才培養(yǎng)工作水平評估指標(biāo)的內(nèi)涵，嚴(yán)格按照評估指標(biāo)要求完善和規(guī)范系部教務(wù)檔案管理。

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作者簡介：李衛(wèi)東（1969-），男，湖南長沙人，湖南第一師范學(xué)院信息技術(shù)系教師，主要從事計算機(jī)教育與教務(wù)管理研究。