陳　賽

學校檔案是學校在長期的教學實踐活動中不斷積累起來的具有重要價值的歷史資料，是學校一切工作的綜合反映，是一個學校過去工作活動的歷史記錄，是歷史的見證材料。學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作之一，也是衡量學校教育質(zhì)量和管理水平的一個重要標志。如何采取有效措施切實加強學校檔案管理，是一個值得探討的課題。在此，筆者結(jié)合工作實際談談如何提高學校檔案管理工作的有效性。

1. 建立健全規(guī)章制度是學校檔案管理工作的基礎

學校要根據(jù)《檔案法》和學校實際，制定檔案管理制度，如《檔案工作領導小組職責》、《檔案工作人員職責》、《文書檔案、教學檔案歸檔工作制度》、《檔案借閱、查閱制度》等等。通過這一系列的制度給檔案管理的規(guī)范化提供依據(jù)，做到檔案管理工作有章可循、有法可依。建立健全規(guī)章制度還應注意下面幾個環(huán)節(jié)：一是按要求規(guī)范檔案案卷形成的全過程。從檔案材料用紙到收集、整理、編目等等，都力求做到統(tǒng)一標準、科學分類、組卷合理、編目清楚。二是要做到有序化管理。對學校各種檔案分門別類，形成體系，做到系統(tǒng)化。處理好檔案工作中的“接收”和“移交”的關系，做到移交有手續(xù)，交接有清冊。三是要編制實用、系統(tǒng)的檢索工具，逐步建立完善檢索體系。

2. 學校領導的高度重視是加強檔案管理工作的關鍵

《檔案法》和《中小學校檔案管理暫行辦法》明確指出：學校檔案是指從事黨政管理、教學、教研等各種活動中形成的有查考利用價值的各種文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，它包括文書檔案、教學檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案等等，是國家檔案的組成部分，必須實行集中統(tǒng)一管理，任何部門和個人都不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。許多中學檔案室都按照《檔案法》的規(guī)定制定各項規(guī)章制度，如《保密制度》、《安全制度》等，并做到制度上墻，但實際上不少學校卻是流于形式。因為制度的貫徹必須依靠行政力量，沒有強有力的行政管理，要將分散在各處室的檔案材料收集起來，是非常困難的。所以學校領導對檔案管理應當給予高度的重視，把學校檔案工作納入學校整體工作中通盤考慮。

3. 提高檔案工作者的素質(zhì)是加強檔案管理工作的保證

學校的檔案工作是一項政治性、專業(yè)性很強的工作，不論是專職或兼職的檔案管理人員，都必須具有較高的政治覺悟，能夠忠于職守，遵紀守法，具備較強的責任心和良好的服務意識。決不能忽視對檔案管理人員的素質(zhì)要求。檔案工作人員必須持證上崗，學校應創(chuàng)造條件讓學校檔案人員通過自學或進修培訓，掌握從事學校檔案管理工作的基礎知識和基木技能，督促檔案管理人員不斷提高自己的政治素質(zhì)、文化素質(zhì)和業(yè)務水平。中學檔案工作者不僅要掌握傳統(tǒng)的檔案管理知識，而且要學習計算機知識、數(shù)據(jù)庫管理知識、數(shù)據(jù)錄入和網(wǎng)絡管理等知識，要具備電子文件的收集、存儲、組織、管理和提供利用網(wǎng)上信息資源的組織和篩選技能。只有這樣，檔案管理才能適應現(xiàn)代化管理的需要。

4. 充分利用資源是加強學校檔案管理工作的目的

學校的檔案是學校從事各種活動中直接形成的，它真實地反映學校管理、教學、科研、基建等方面，是學校全體教職員工辛勤勞動和智慧的結(jié)晶，是學校的重要資源。它能為學校今后總結(jié)經(jīng)驗提供有價值的參考材料，能為上級檢查工作提供可靠翔實的佐證材料，能為教育教學改革積累豐富的材料，具有查考和利用價值。所以，作為學校的檔案部門首先要進一步增強服務意識，以熱情的態(tài)度提供最優(yōu)質(zhì)的服務；同時，要解放思想，拓寬思路，編寫各種檔案信息資料，充分發(fā)揮檔案資源的利用價值，以提高檔案服務和利用。

5. 應用現(xiàn)代化管理手段是檔案管理的發(fā)展方向

鄧小平同志曾提出“開發(fā)信息資源，服務四化建設”的要求。積極開發(fā)檔案信息資源為現(xiàn)代化建設服務是檔案事業(yè)發(fā)展的根本方向。當今社會，競爭的勝負在很大程度上取決于對信息的掌握?？茖W技術的進步和生產(chǎn)力的發(fā)展，促使世界開始向信息化邁進，信息化已成為經(jīng)濟建設的戰(zhàn)略資源和社會管理的基本要素，因此檔案管理手段也要與時俱進。我們必須改革舊的檔案管理機制，強化學校檔案信息開發(fā)工作，建立檔案信息開發(fā)機制。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，從而做到傳統(tǒng)與現(xiàn)代相結(jié)合。在檔案材料上，做到紙質(zhì)檔案、實物檔案和電子檔案相結(jié)合。在館室上，做到文字館、圖片館、電子館和實物館相結(jié)合，使檔案信息發(fā)揮其應有的作用。檔案工作者肩負著歷史的職責，有義務將接收的所有檔案運用計算機管理，豐富信息資源。實踐證明，計算機管理檔案既提高了科技檔案的管理水平，也促進了管理工作進一步向科學化、系統(tǒng)化和規(guī)范化方向發(fā)展。

總之，中學檔案工作和學校自身形象、價值觀建設之間密不可分。學校應把學校檔案室建成學校自身形象和價值觀建設的文化基地，使學校真正成為社會主義精神文明建設的搖籃。