摘要:由于激烈的市場競爭和企業(yè)自身能力的限制,人力資源管理外包成為時下眾多中小民營企業(yè)依賴的一條路徑。文章認為外包之前必須要認清各種可能存在的風險,并有針對性地采取規(guī)避措施才能防患于未然。

關鍵詞:中小民營企業(yè);人力資源管理外包;企業(yè)文化沖突

中圖分類號:F272文獻標識碼:A

文章編號:1674-1145(2009)36-0078-02

中小民營企業(yè)近年來已成為推動我國經(jīng)濟發(fā)展的生力軍。在中西方現(xiàn)代管理思想的影響下,很多中小民營企業(yè)都想建立規(guī)范化的人力資源管理制度,但是由于發(fā)展歷史短、管理經(jīng)驗少、企業(yè)規(guī)模小、資產實力薄弱等問題的存在,成立專門的人力部門著實不易。在這種背景下,使得人力資源管理外包成為可能。另一方面,近年來各類咨詢服務機構的蓬勃發(fā)展,也為人力資源管理外包提供了必要的外部條件。

一、中小民營企業(yè)實施人力資源管理外包的必要性

(一)優(yōu)化配置資源,專注核心能力

在激烈的市場競爭環(huán)境下,由于資金、產品、市場、經(jīng)營者自身素質等諸多方面因素的制約,中小民營企業(yè)不可能對各個方面給予同等關注,因而應有所側重,將本企業(yè)的弱項外包后,企業(yè)就可以充分利用有限資源,更加專注于自己的核心競爭力。研究表明,人力資源管理活動中的事務性活動,通常占全部人力資源管理活動的65%～76%,如果把這些事務性的工作委托給人力資源外包服務商,企業(yè)就可以從日常行政管理職責中解脫出來。并且,人力資源外包服務商對本領域的現(xiàn)行措施、市場行情更為了解。所以,外包出去的工作一般會被很好地完成。

(二)風險共擔、利益共享

隨著市場競爭的愈加激烈,越來越多的中小民營企業(yè)在法規(guī)、政策、金融、技術、公司治理等方面碰壁。例如在錄用人才時,對人才的了解和把握不夠,增加了錄用的風險。而通過專業(yè)服務機構,則不必花費太高的成本就可以獲得一個較好的專業(yè)技術人員。而且,人力資源管理外包還可以降低企業(yè)在處理一些事務時因不熟練所造成的不必要損失。企業(yè)正是利用外包建立了一種風險共擔、利益共享的模式,共同面對投資風險。

(三)降低成本,提高效率

實施人力資源管理外包為中小民營企業(yè)帶來的最為明顯的收益就是降低成本,提高效率。在日常經(jīng)營中,企業(yè)的一大部分成本是由人力資源管理活動引起的,如招募、選拔、錄用、培訓等工作都需要耗費大量的人力、物力和財力。特別是中小民營企業(yè)員工流失很嚴重,企業(yè)不得不經(jīng)常進行新員工的招聘、培訓等事務性工作。如果將這部分工作外包出去,從專業(yè)咨詢公司那里獲取人力資源方面的信息和高質量的服務,遠比企業(yè)自身擁有龐大繁雜的人事管理隊伍更能節(jié)約成本。此外,人力資源管理職能的整體外包,隨之帶來的是支持該職能的技術和設備開支的減少、人員的精簡和辦公場所成本的降低等。

二、中小民營企業(yè)實施人力資源管理外包的風險

人力資源管理實踐性很強,盡管將其外包可以解決目前中小民營企業(yè)存在的人事問題,但由于影響其實施的因素是多方面的,故而外包存在著諸多方面的風險。

(一)傳統(tǒng)思想束縛

作為對傳統(tǒng)人力資源管理模式的深刻變革,外包勢必引起員工的關注。一方面,外包后工作環(huán)境的變化,利益的重新分配乃至失業(yè)問題會引起恐慌,使員工人心浮動,從而消極被動地對待外包活動;另一方面,外包后員工“大家庭”的感覺會逐漸消失,產生外部人控制內部人的情緒,不利于企業(yè)發(fā)展。同時員工對外包決策缺乏了解,企業(yè)與員工之間的溝通不到位也會增強企業(yè)實施外包的風險。

(二)企業(yè)文化沖突

企業(yè)文化上的沖突也可稱為文化不相容,這是企業(yè)人力資源管理外包過程中最現(xiàn)實的障礙。每個企業(yè)都有其獨特的文化和價值觀,它是在企業(yè)的發(fā)展過程中逐步形成的。因此,如果外包服務商沒有深刻了解企業(yè)的文化,就難免在外包過程中出現(xiàn)溝通障礙,從而弱化了企業(yè)文化的凝聚功能,給人力資源管理外包的順利實施帶來困難,甚至導致外包項目的失敗。

(三)商業(yè)信息不安全

由于人力資源管理外包出現(xiàn)較晚,國內市場發(fā)展還不太成熟,完善的信用管理體系尚未建立。在外包過程中,中小民營企業(yè)需要向外包商透露企業(yè)的有關信息,在這個過程中存在著機密泄露的風險。由于國內目前尚無完善的法律法規(guī)規(guī)范人力資源管理外包行為,這就無法保障企業(yè)信息的保密性。

(四)成本難以控制

目前人力資源管理外包缺乏統(tǒng)一的收費標準,服務商都是自行定制價格。所以,對大多數(shù)中小民營企業(yè)來說,外包收費是否會增加企業(yè)的勞動力成本,是否用得其所,是企業(yè)考慮最多的問題之一。一般情況下,企業(yè)都能對顯性的成本進行全面的分解和剖析,比如薪酬福利、辦公設配、場地租賃等,但是對于一些隱性成本,比如維護與服務商的良好關系、企業(yè)員工對完成的外包工作的滿意度等,很多企業(yè)卻重視不夠,因而造成企業(yè)在進行外包決策時做出錯誤的決定。

(五)對服務過程無法有效監(jiān)控

對外包項目進行有效的監(jiān)控是保證成功實施的關鍵。為了在預定期限內達到合同中所規(guī)定的服務標準和工作效果,外包服務商也應該按照既定的程序和時間安排完成相應的工作量。但由于中小民營企業(yè)往往會出于人力、財力方面的考慮,對服務過程缺乏監(jiān)控,從而使得服務商的工作偏離正常的方向,影響外包項目的按時完成和取得的效果。

三、中小民營企業(yè)規(guī)避人力資源管理外包風險的對策

事實上,任何活動都存在著或多或少的風險。如果中小民營企業(yè)在實施人力資源管理外包時,能夠對企業(yè)內部和外包服務供應商進行綜合考慮,是可以最大程度地降低風險的。這里先引入M飼料公司個案,然后總結歸納出具體的對策建議。

M飼料公司成立于1998年5月,近年來隨著業(yè)務與規(guī)模的不斷擴大,公司人力資源管理面臨的挑戰(zhàn)與壓力也越來越大。雖然各業(yè)務部門經(jīng)常大規(guī)模招聘,但看不到業(yè)績的大幅上升。尤其明顯的一個現(xiàn)象是:與公司一起成長起來的“打江山”的大量老員工,常常以功臣自居,人浮于事、效率低下。針對這些問題,公司管理層經(jīng)過認真分析,認為這種現(xiàn)象源于長期以來公司沒有一套合理的績效考核體系,薪資不能很好地與績效掛鉤,最終導致了這種現(xiàn)象的出現(xiàn)。公司覺得,以自己目前的人力資源管理水平難以設計出一套科學的績效考核體系,并且要牽涉大量人力,費時費心,干脆外包。在明確外包項目后,接下來就要選擇合適的外包服務商。M飼料公司首先收集了若干家HR外包服務商的信息,包括公司歷史、成功實踐、長期合作伙伴等。并結合自己的外包項目,圈定了3家外包服務商。之后通過各種渠道對有意向的外包商的資信狀況與服務能力進行翔實的調查。綜合考慮各種因素后,通過對圈定公司的綜合打分,M飼料公司認為把此項目外包給專注于為中小民營企業(yè)服務、并有多次成功案例的W公司性價比最高。

(一)正確選定外包項目

清楚企業(yè)的哪些人力資源管理內容適合于外包,這是成功進行外包的前提。作為企業(yè)的決策者,不妨把每項活動細分成具體的活動,然后考慮每一項活動的戰(zhàn)略意義。然后再確定哪些工作可以外包出去,哪些工作由企業(yè)自己來做。除此之外,在進行外包之前,企業(yè)還應該明確考慮所要取得的短期及長期目標,不能只重視短期的利益而忽視企業(yè)長期的發(fā)展,有了明確的目標,企業(yè)就有了清晰的發(fā)展方向。案例中,M飼料公司就是在人浮于事、工作效率下降的情況下,經(jīng)過對公司優(yōu)劣勢的分析后,決定將績效考核體系的設計項目外包的。同時,由于在具體考核時會涉及企業(yè)內部的許多商業(yè)信息與個人業(yè)績的數(shù)據(jù),所以績效考核的具體實施仍由M飼料公司自己來做,從而有效地規(guī)避了來自企業(yè)經(jīng)營安全方面的風險。

(二)對外包項目進行成本效益分析

在進行外包決策的過程中,大多數(shù)企業(yè)只關心所付出的成本以及可能得到的投資回報,卻不關心中間的具體過程,這很容易使外包服務商有機可乘,存在投機主義行為。因此,企業(yè)在外包前,最好將所要外包的職能進行細分,列出每一步驟的細節(jié)并給出預算成本,然后讓外包服務商提交完整的行動方案。同時,將最后得出的成本收益估計值與外包前進行比較,這樣可以使決策者清楚地了解所在企業(yè)是否適合進行人力資源管理外包,并作出正確的選擇。

(三)選擇合適的外包服務商

用外包服務商的長木板來替換自己的短木板,可以提高本企業(yè)這個木桶的盛水量。因此,企業(yè)應根據(jù)人力資源管理外包業(yè)務特點與預定目標設定選擇標準,慎重選擇外包服務機構。應考慮以下幾個因素:首先是企業(yè)文化,外包服務機構應有客戶至上的服務理念,能夠認識、理解、適應客戶的企業(yè)文化;其次是專業(yè)技能,外包服務機構應有良好的人力資源專業(yè)技能,在行業(yè)里有相當豐富的、成功的從業(yè)經(jīng)驗,服務質量可靠,具有一定的美譽度;最后是職業(yè)道德,外包服務機構應誠實守信,在處理一些涉及企業(yè)商業(yè)機密的問題時,要做到為客戶保密,即使在競爭對手的利益誘惑下,也不能為其所動。案例中,M飼料公司通過有效的渠道,應用了合理的評估流程,選擇了合適的性價比最高的W公司,從而有效規(guī)避了來自外包服務商選擇方面的風險。

(四)簽訂完善的合同

外包合同的作用在于約束合作雙方的行為,這對雙方的利益都是一個保證。而且企業(yè)要考慮外包的安全性,對于將要經(jīng)手的極具敏感性的資料,必須通過法律措施進行風險的規(guī)避。合同的簽訂應該選擇一個優(yōu)秀的談判代表,并在有專門的法律人員在場的情況下簽訂。合同的內容應包括外包內容、期限、質量、績效標準等,另外對外包項目預期效果、階段考核、信息安全、損失賠償?shù)确矫娴臈l款也應當明確。并且,在合同簽訂之前還應該有專門的法律人員對合同的內容進行仔細查閱,避免可能出現(xiàn)的法律糾紛。

(五)對外包過程實施有效的監(jiān)控

按照控制點的位置,可以把外包實施過程控制分為事先控制、過程控制和事后控制。事先控制指簽訂外包合同,規(guī)定雙方的權利義務,同時,企業(yè)應與外包服務商溝通雙方期望達到的績效水平并建立衡量標準;過程控制指外包服務過程中,企業(yè)與外包服務商針對服務效果進行及時有效的溝通,與服務商建立一種積極的關系,避免企業(yè)的經(jīng)營出現(xiàn)大波動,并且企業(yè)應時刻關注外包過程中的變化,及時糾正偏差,避免偏離預定的方向,并以所建立的衡量標準作為依據(jù)來評價外包服務商所提供的服務的質量,一旦發(fā)現(xiàn)問題及時解決;事后控制指企業(yè)與外包服務商雙方根據(jù)外包項目的最終結果兌現(xiàn)合同條款。

四、結語

隨著理論的發(fā)展和實踐的推進,人力資源管理外包已經(jīng)成為了一種趨勢。中小民營企業(yè)由于自身的特點,更應在識別各種風險的基礎上善加利用。需要明確的是,中小民營企業(yè)還應該把外包過程看成一個學習的過程,從外包服務商那里學習接受新的人力資源管理理論和方法,提高自身的管理素養(yǎng)和水平。

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作者簡介:郭效中(1971- ),男,山西五寨人,鄭州航空工業(yè)管理學院工商管理學院教師,碩士,研究方向:民營經(jīng)濟、人力資源管理。