[摘要]本文從檔案統(tǒng)計的重要性出發(fā)，分析了當(dāng)前檔案工作的現(xiàn)狀和作用，提出了如何加強(qiáng)統(tǒng)計在檔案工作中的措施，以使檔案工作能夠更科學(xué)、合理，使檔案能夠發(fā)揮其最大效益。
　　[關(guān)鍵詞]統(tǒng)計；檔案；利用
　　
　　一、檔案統(tǒng)計工作的涵義和意義
　　
　　(一)檔案工作的重要性
　　檔案工作是揭示檔案工作有關(guān)情況及發(fā)展規(guī)律的一項重要工作。中共中央、國務(wù)院在對國家檔案局關(guān)于召開全國檔案工作會議的報告的批示中指出：“做好檔案工作。不僅是當(dāng)前工作的需要，而且是維護(hù)黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)?！睓n案作為真實記錄歷史內(nèi)容的重要工作決定了檔案價值的長遠(yuǎn)性。
　　
　　(二)檔案統(tǒng)計的涵義及意義
　　國務(wù)院在關(guān)于加強(qiáng)統(tǒng)計工作的決定中指出，“統(tǒng)計是社會主義建設(shè)的一項重要的基礎(chǔ)工作”，檔案統(tǒng)計是以數(shù)據(jù)的形式準(zhǔn)確地反映出檔案工作的真實情況。揭示檔案管理活動的規(guī)律。檔案統(tǒng)計工作為高校檔案事業(yè)發(fā)展提供建設(shè)性規(guī)劃。檔案的統(tǒng)計工作是用定量的方法，以檔案工作領(lǐng)域中的大量現(xiàn)象為對象。通過從質(zhì)和量的聯(lián)系中對數(shù)量的觀察、分析和研究，揭示檔案和檔案工作中諸多現(xiàn)象的發(fā)展過程、現(xiàn)狀及其一般規(guī)律性。檔案統(tǒng)計包括：檔案數(shù)量的統(tǒng)計，這是最基本的統(tǒng)計。主要包括各類檔案的收進(jìn)、移出、銷毀、實存數(shù)量等項目；檔案工作的統(tǒng)計，即對整理、鑒定、保管和利用等業(yè)務(wù)工作情況的統(tǒng)計；檔案工作基本情況的統(tǒng)計；檔案利用的統(tǒng)計及分析。
　　
　　二、檔案統(tǒng)計的方法及作用
　　
　　(一)檔案統(tǒng)計的方法
　　檔案統(tǒng)計所采用的方法與技術(shù)和一般統(tǒng)計工作的方法與技術(shù)相同，只不過所涉及的對象是檔案工作領(lǐng)域。檔案統(tǒng)計基本上可以分為：
　　1檔案統(tǒng)計指標(biāo)選定
　　統(tǒng)計指標(biāo)的確立是進(jìn)行檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ)，也是檔案統(tǒng)計工作的前期準(zhǔn)備階段，檔案統(tǒng)計是通過統(tǒng)計指標(biāo)來表現(xiàn)檔案工作的數(shù)量方面，用數(shù)字的形式來描述檔案工作中的現(xiàn)象。
　　2檔案統(tǒng)計調(diào)查
　　檔案統(tǒng)計調(diào)查的目的與作用在于獲取原始數(shù)據(jù)，是根據(jù)具體統(tǒng)計工作目標(biāo)、任務(wù)和要求不同而采用不同的格式，保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)可靠、真實、準(zhǔn)確。
　　3檔案統(tǒng)計整理
　　檔案統(tǒng)計整理主要是對檔案統(tǒng)計調(diào)查的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分組、歸納整理。
　　4檔案統(tǒng)計分析
　　檔案統(tǒng)計分析主要是對檔案統(tǒng)計的結(jié)果進(jìn)行分析研究。
　　
　　(二)檔案統(tǒng)計的作用
　　檔案工作內(nèi)容通常有六個環(huán)節(jié)，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用，在這六個環(huán)節(jié)中，統(tǒng)計是其中一個重要的環(huán)節(jié)，它具有承前啟后的作用，是搞好檔案綜合管理的必要條件。
　　檔案統(tǒng)計是學(xué)校檔案事業(yè)建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作。檔案統(tǒng)計是了解和掌握學(xué)校檔案的形成、管理、利用情況和檔案事業(yè)發(fā)展的重要手段。通過檔案統(tǒng)計資料，可以進(jìn)一步認(rèn)識和掌握檔案工作的基礎(chǔ)規(guī)律。提高檔案的管理、服務(wù)水平。檔案統(tǒng)計是學(xué)校檔案工作發(fā)展的依據(jù)。通過統(tǒng)計數(shù)據(jù)。可以準(zhǔn)確地反映學(xué)校館(室)藏檔案的數(shù)量。利用檔案情況，檔案部門工作量大小，人力、物力、財力需求等，以便在領(lǐng)導(dǎo)制訂檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃時作參考和依據(jù)。檔案統(tǒng)計是上級部門對學(xué)校檔案事業(yè)監(jiān)督的工具。檔案統(tǒng)計工作，可以客觀地反映學(xué)校檔案工作的發(fā)展水平，便于上級部門檢查督促。
　　
　　三、檔案統(tǒng)計的現(xiàn)狀
　　
　　檔案的統(tǒng)計工作是檔案工作的基礎(chǔ)工作，它是檔案管理計量化、精確化的基礎(chǔ)，貫穿于檔案工作的全過程，以數(shù)據(jù)的形式了解和掌握檔案的形成、管理及利用情況和檔案事業(yè)發(fā)展的狀況，對檔案事業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。但長期以來。檔案管理工作基本上是經(jīng)驗型的，偏重于對檔案工作各現(xiàn)象的定性分析和定性研究，往往輕視統(tǒng)計工作。只停留在填報數(shù)字，應(yīng)會上報任務(wù)的階段上，忽視對數(shù)據(jù)的合理分析。目前大多數(shù)檔案的統(tǒng)計工作并不盡如人意。還有很多這樣或那樣的問題。不適應(yīng)現(xiàn)在社會的發(fā)展要求。
　　
　　四、充分發(fā)揮檔案統(tǒng)計的效益
　　
　　加強(qiáng)檔案統(tǒng)計工作是搞好檔案管理的重要條件，搞好檔案的統(tǒng)計工作，做到心中有數(shù)，以有效地發(fā)揮檔案的歷史作用及參考和憑證作用，服務(wù)于本單位，服務(wù)于社會，這是檔案管理工作的根本所在。做好檔案統(tǒng)計工作不是最終目的，利用檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)為社會提供服務(wù)才是實現(xiàn)檔案價值的關(guān)鍵所在。現(xiàn)在大多數(shù)的檔案統(tǒng)計工作只限于以數(shù)據(jù)的形式把檔案部門工作人員的業(yè)績以量的形式表現(xiàn)出來，僅僅讓每個工作人員了解到自己或他人的工作狀況，以及根據(jù)當(dāng)前檔案統(tǒng)計工作做好統(tǒng)計調(diào)查和統(tǒng)計數(shù)據(jù)的整理上報。這只是檔案統(tǒng)計最基本的利用，不能很好地對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，使檔案統(tǒng)計工作來能發(fā)揮其應(yīng)有的作用。必須把檔案統(tǒng)計工作的重點(diǎn)放在檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的綜合分析研究上，加強(qiáng)對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析，才能充分發(fā)揮檔案的最大效益，更科學(xué)、更合理的利用檔案，我們必須要在做好檔案統(tǒng)計工作的基礎(chǔ)上注意在利用方面下功夫。在日常工作中，可以通過整理、利用、定期檢查核對和統(tǒng)計工作來防止人為和自然毀損現(xiàn)象的發(fā)生，同時及時采取修復(fù)和預(yù)防措施，使本來完整的檔案繼續(xù)保持完好，從而延長檔案的壽命，充分發(fā)揮檔案的作用。目前我國的檔案數(shù)量正在以幾何級數(shù)的勢態(tài)增長，利用統(tǒng)計數(shù)據(jù)可以清楚了解我國檔案的增長速度和趨勢，進(jìn)而有目的、有計劃地合理安排經(jīng)費(fèi)的使用；通過統(tǒng)計數(shù)據(jù)還可以掌握本單位信息開發(fā)的利用情況以配合社會需求及時調(diào)整人員、設(shè)備的配置，以便更好地開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)用戶。
　　檔案統(tǒng)計工作還能反映檔案管理工作的規(guī)模、水平、發(fā)展速度。為檔案工作加強(qiáng)和管理提供重要的依據(jù)：從某個單位統(tǒng)計的館藏檔案的數(shù)量、庫房面積、設(shè)備的配置等數(shù)字中，能反映出這個單位檔案部門的大致規(guī)模；從各種不同的角度統(tǒng)計出來的數(shù)據(jù)和統(tǒng)計項目中，又能在一定程度上顯示出檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平和人員素質(zhì)情況。
　　
　　五、加強(qiáng)檔案統(tǒng)計設(shè)備的現(xiàn)代化
　　
　　檔案統(tǒng)計的生命在于真實，統(tǒng)計數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確。在平時的工作中，要把提高統(tǒng)計質(zhì)量當(dāng)作大事來抓，采取切實有效措施，通過檔案工作制度化規(guī)范化法制化確保統(tǒng)計數(shù)字基本準(zhǔn)確，要從檔案基礎(chǔ)環(huán)節(jié)抓起，完善規(guī)章制度，建立檔案統(tǒng)計臺賬?？傊龊萌粘?，性工作，使檔案工作規(guī)范化、制度化，才能做好檔案統(tǒng)計工作。
　　檔案統(tǒng)計工作需要大量的、浩繁的數(shù)據(jù)，其采集、整理加工必須利用現(xiàn)代設(shè)備。提高檔案統(tǒng)計的基礎(chǔ)是相關(guān)硬件和軟件的建設(shè)。這是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的基本前提。檔案部門首先要注重加強(qiáng)相關(guān)硬件和軟件的建設(shè)，大力推進(jìn)檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)。對計算機(jī)軟硬件設(shè)備的功能設(shè)置要充分考慮檔案統(tǒng)計工作的需求，使檔案統(tǒng)計工作與檔案信息管理現(xiàn)代化建設(shè)同步發(fā)展。檔案統(tǒng)計工作可以借助阿上檔案信息系統(tǒng)交流檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，提高檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的時效性和利用效益。同時，針對網(wǎng)上檔案信息資源的不安全隱患，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)查詢的安全管理，防止非法篡改、增刪檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)資料，嚴(yán)密防范計算機(jī)病毒的攻擊，確保檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的安全。建設(shè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化。統(tǒng)計手段的現(xiàn)代化是檔案統(tǒng)計工作現(xiàn)代化的重要標(biāo)志，不僅能提高工作效率。還能保證工作質(zhì)