【摘要】本文首先指出了手工會(huì)計(jì)向電算化會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)化的必然性，深入分析了二者的異同點(diǎn)，并在此基礎(chǔ)上提出了如何有效促進(jìn)此轉(zhuǎn)化的建議。
　　
　　一、手工會(huì)計(jì)向電算化會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)化的必然性
　　
　　開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化，是促進(jìn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化和提高經(jīng)濟(jì)效益的重要手段和有效措施。會(huì)計(jì)電算化與手工操作相比有許多的優(yōu)越性。
　?。ㄒ唬p輕了財(cái)會(huì)人員的工作強(qiáng)度，提高了工作效率
　　隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)正越來(lái)越多地被應(yīng)用于會(huì)計(jì)工作中，使會(huì)計(jì)能更準(zhǔn)確、更及時(shí)地收集處理和提供更多的會(huì)計(jì)信息，有助于企業(yè)加強(qiáng)管理，提高競(jìng)爭(zhēng)能力。同時(shí)也有效地減輕了會(huì)計(jì)工作人員的負(fù)擔(dān)，使他們從簡(jiǎn)單、重復(fù)而又枯燥無(wú)味的記賬、算賬中解放出來(lái)，以更多的精力做更重要的管理和決策工作。由此也對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)工作產(chǎn)生影響，使其進(jìn)入一個(gè)全新的信息時(shí)代。會(huì)計(jì)電算化已成為會(huì)計(jì)工作適應(yīng)時(shí)代節(jié)奏的一種手段。
　　（二）使會(huì)計(jì)工作更加規(guī)范，提高了會(huì)計(jì)工作的質(zhì)量
　　以往手工操作很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤、疏漏的問(wèn)題，而會(huì)計(jì)電算化在對(duì)數(shù)據(jù)的來(lái)源，核算方法及數(shù)據(jù)保存等方面都提出了一系列的規(guī)范化要求，并且能夠?qū)Υ嬖诘膯?wèn)題采取相應(yīng)的措施進(jìn)行控制，保證了數(shù)據(jù)的質(zhì)量，提高了經(jīng)營(yíng)者決策的正確性。
　　（三）提高了會(huì)計(jì)人員的綜合素質(zhì)，進(jìn)而使企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益得到提高，并為整個(gè)管理工作實(shí)行現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)。
　　
　　二、手工會(huì)計(jì)與電算化會(huì)計(jì)的區(qū)別
　　
　?。ㄒ唬┫到y(tǒng)初始化設(shè)置工作的差異
　　手工系統(tǒng)的初始化工作包括建立會(huì)計(jì)科目，開(kāi)設(shè)總賬，登錄余額等。電算化系統(tǒng)的初始化設(shè)置工作則較為復(fù)雜，且?guī)в幸欢ǖ碾y度。其內(nèi)容主要有會(huì)計(jì)系統(tǒng)的安裝，賬套的設(shè)置，網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)的權(quán)限設(shè)置，操作員及權(quán)限的設(shè)置，軟件運(yùn)行環(huán)境的設(shè)置，科目級(jí)別與位長(zhǎng)的設(shè)置，會(huì)計(jì)科目及其代碼的建立，最明細(xì)科目初始余額的輸入，憑證類(lèi)型設(shè)置，自動(dòng)轉(zhuǎn)賬分錄定義，會(huì)計(jì)報(bào)表名稱(chēng)、格式、數(shù)據(jù)來(lái)源公式的定義等。
　?。ǘ┻\(yùn)算、書(shū)寫(xiě)工具的差異
　　手工系統(tǒng)以算盤(pán)或電子計(jì)算器為運(yùn)算工具，以筆墨為書(shū)寫(xiě)工具，從編制原始憑證、記賬憑證到登賬、結(jié)賬、編制會(huì)計(jì)報(bào)表，要經(jīng)過(guò)很多人的手工才能完成，增加了數(shù)據(jù)處理差錯(cuò)的可能性，工作量大，運(yùn)算和記錄速度都很慢。電算化系統(tǒng)使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行運(yùn)算，數(shù)據(jù)一旦進(jìn)入系統(tǒng)，記賬、對(duì)賬、匯總編制會(huì)計(jì)報(bào)表等，都處在一個(gè)一體化處理過(guò)程中，并以打印機(jī)書(shū)寫(xiě)，計(jì)算的精度高、速度快。
　?。ㄈ?huì)計(jì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)的差異
　　手工會(huì)計(jì)以紙介質(zhì)為會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)介質(zhì)，這種介質(zhì)的特點(diǎn)是具有可見(jiàn)性，比較難以全真復(fù)制，是審計(jì)線(xiàn)索記錄的比較理想的介質(zhì)。但是這種介質(zhì)的融合性差，不易長(zhǎng)久保存，共享性差是其與現(xiàn)代信息技術(shù)格格不入之處。電算化會(huì)計(jì)以電磁介質(zhì)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)文件為主，以計(jì)算機(jī)輸出的紙質(zhì)證、賬、表為輔。電磁介質(zhì)的優(yōu)點(diǎn)是占用空間小、融合性較強(qiáng)，可以長(zhǎng)期保存，能保留更豐富、更完整的會(huì)計(jì)信息。但電磁介質(zhì)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)文件具有無(wú)形性，容易復(fù)制、篡改與刪除且不留痕跡的特點(diǎn)。
　?。ㄋ模┵~務(wù)處理程序差異
　　在手工條件下，各單位根據(jù)本單位的規(guī)模、數(shù)量、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、管理要求及核算的繁簡(jiǎn)程度等因素，可以選擇一種較好的實(shí)用的記賬方式。但無(wú)論采取何種方式都避免不了重復(fù)轉(zhuǎn)抄，隨之而來(lái)的是財(cái)會(huì)人員和處理環(huán)節(jié)的增多，若不加強(qiáng)內(nèi)部牽制和核對(duì)，難免發(fā)生差錯(cuò)和舞弊。電算化可以采用科學(xué)的賬務(wù)處理程序和核算方法，整個(gè)處理過(guò)程分為輸入、處理、輸出3個(gè)環(huán)節(jié)。從輸入記賬憑證到輸出會(huì)計(jì)賬表一氣呵成，全部處理過(guò)程都在計(jì)算機(jī)內(nèi)迅速完成，需要的處理結(jié)果或任何中間資料，都可以通過(guò)打印或查詢(xún)獲得。這樣就避免了重復(fù)處理，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的一體化，有利于會(huì)計(jì)工作的標(biāo)準(zhǔn)化，給上級(jí)部門(mén)進(jìn)一步處理創(chuàng)造了條件。
　?。ㄎ澹┵~簿形式和更正錯(cuò)誤方法上的差異
　　手工會(huì)計(jì)中規(guī)定總賬、日記賬要用訂本式賬簿，明細(xì)賬可以用訂本式或活頁(yè)式。記錄發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，要用劃線(xiàn)更正法或紅字沖銷(xiāo)法更正。電算化后的賬頁(yè)平時(shí)是活頁(yè)保存，年末裝訂成訂本式賬冊(cè)保存。對(duì)輸入的數(shù)據(jù)，由于會(huì)計(jì)軟件的特殊性，就能完全杜絕非法數(shù)據(jù)（如非法科目、借貸不平的分錄等）進(jìn)入系統(tǒng)。
　　
　　三、手工會(huì)計(jì)與電算化會(huì)計(jì)的相同點(diǎn)
　　
　?。ㄒ唬┗灸繕?biāo)一致
　　手工和電算化操作都是為了加強(qiáng)管理，提高企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益，為有關(guān)部門(mén)提供符合質(zhì)量和要求的會(huì)計(jì)信息。
　　（二）都要遵紀(jì)守法
　　各項(xiàng)會(huì)計(jì)法規(guī)和財(cái)經(jīng)制度是會(huì)計(jì)工作規(guī)范化的根本保證，無(wú)論手工還是電算化操作都要遵照?qǐng)?zhí)行。另外，電算化核算還要遵守有關(guān)會(huì)計(jì)電算化的專(zhuān)門(mén)法規(guī)。
　?。ㄈ┗镜臅?huì)計(jì)核算方法一致
　　雖然兩種系統(tǒng)的具體處理技術(shù)不同，但都必須運(yùn)用相同的基本核算方法。如：會(huì)計(jì)科目設(shè)置、復(fù)式記賬、賬簿設(shè)置等。
　?。ㄋ模┒家４鏁?huì)計(jì)檔案
　　兩系統(tǒng)都必須按照規(guī)定妥善保管會(huì)計(jì)核算資料，便于查詢(xún)和利用。
　?。ㄎ澹┫到y(tǒng)基本功能相同
　　手工和電算化為了達(dá)到基本目標(biāo)都必須具備系統(tǒng)的功能，即：信息的采集與記錄；信息的存儲(chǔ)；信息的加工處理；信息的傳送；信息的輸出等。
　?。┚幹茣?huì)計(jì)報(bào)表的要求相同
　　兩系統(tǒng)都要編制會(huì)計(jì)報(bào)表，并且都必須按國(guó)家要求編制對(duì)外報(bào)表和相關(guān)的報(bào)表資料。
　　
　　四、手工會(huì)計(jì)如何向電算化有效轉(zhuǎn)化
　　
　　電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正式使用之前，必須要與傳統(tǒng)的手工操作并行運(yùn)行一段時(shí)間，以檢驗(yàn)其是否達(dá)到本單位會(huì)計(jì)核算的目標(biāo)與要求。核算軟件是否存在設(shè)計(jì)上的缺陷或錯(cuò)誤，以及系統(tǒng)是否具備可操作性、合法性、安全性、可靠性等，即稱(chēng)之為“雙軌運(yùn)行”階段，也就是通常所說(shuō)的試運(yùn)行階段。
　　為順利完成“雙軌運(yùn)行”，企業(yè)應(yīng)充分利用電算化帶來(lái)的機(jī)遇，強(qiáng)化內(nèi)部管理，提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)管理職能的轉(zhuǎn)變。
　?。ㄒ唬┲贫ㄟm應(yīng)會(huì)計(jì)電算化要求的崗位責(zé)任制
　　會(huì)計(jì)電算化后，會(huì)計(jì)崗位應(yīng)做相應(yīng)的調(diào)整，根據(jù)財(cái)政部財(cái)會(huì)[1996]17號(hào)文件可分為會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算、稽核、會(huì)計(jì)檔案管理等工作崗位；而電算化會(huì)計(jì)崗位設(shè)定應(yīng)包括電算化主管、軟件操作、審核記賬、電算維護(hù)、電算審核等。應(yīng)結(jié)合本單位所使用的會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)內(nèi)業(yè)務(wù)流程和模塊的功能，進(jìn)行相應(yīng)的崗位設(shè)置。崗位確定后要明確各崗位的職責(zé)范圍，建立電算化會(huì)計(jì)崗位責(zé)任制，切實(shí)做到事事有人管、人人有專(zhuān)責(zé)、辦事有要求、工作有檢查。設(shè)置崗位時(shí)應(yīng)根據(jù)職責(zé)分離的原則分配崗位，如憑證輸入與復(fù)核不能由同一個(gè)人執(zhí)行，出納人員不允許進(jìn)行系統(tǒng)的操作等等。
　?。ǘ╊I(lǐng)導(dǎo)重視，精心組織
　　在“雙軌運(yùn)行”階段，由于手工和計(jì)算機(jī)兩套系統(tǒng)同時(shí)操作，勢(shì)必增加財(cái)會(huì)人員的工作量及接受新知識(shí)、新技能的壓力。因此，１.各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要重視，組織協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系，贏(yíng)得有關(guān)人員特別是財(cái)會(huì)人員的理解和支持；２.要精心組織實(shí)施，按照會(huì)計(jì)核算軟件有關(guān)要求，有計(jì)劃、有步驟地組織開(kāi)展工作。
　?。ㄈ┳屑?xì)、認(rèn)真地對(duì)待數(shù)據(jù)錄入工作
　　電算化核算結(jié)果正確與否，在很大程度上取決于輸入的數(shù)據(jù)尤其是憑證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確與否，這是保證手工與計(jì)算機(jī)輸出結(jié)果是否一致的關(guān)鍵。記賬憑證編制必須嚴(yán)格按照系統(tǒng)的有關(guān)規(guī)定，不得省略任何有關(guān)的項(xiàng)目、內(nèi)容，會(huì)計(jì)科目必須從最低明細(xì)級(jí)數(shù)錄入。同時(shí)，為保證憑證錄入的質(zhì)量，所有記賬憑證在記賬前必須由審核人員審核合格后方可記賬。
　?。ㄋ模﹪?yán)謹(jǐn)?shù)牟町惐容^、分析
　　一般情況下，手工與計(jì)算機(jī)核算的結(jié)果應(yīng)該一致，但由于計(jì)算機(jī)精確度高，其計(jì)算出來(lái)的一些數(shù)據(jù)，與手工會(huì)有一定誤差。如管理費(fèi)及待攤費(fèi)用分?jǐn)?，可能?huì)出現(xiàn)小數(shù)點(diǎn)尾數(shù)上的誤差，導(dǎo)致手工與計(jì)算機(jī)核算結(jié)果不一致，最終使相關(guān)總賬、明細(xì)賬與財(cái)務(wù)報(bào)表不一致。此時(shí)，應(yīng)仔細(xì)分析差異的原因，然后組織改正。
　?。ㄎ澹┎扇”匾姆雷o(hù)措施，抵制病毒侵襲
　?。?要堅(jiān)持使用正版軟件，禁止使用盜版或未經(jīng)檢測(cè)和消毒的軟盤(pán)，外來(lái)軟盤(pán)一律先在另外的機(jī)器上檢查和清除病毒后才能使用。２.在計(jì)算機(jī)中裝入防病毒軟件，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并殺死病毒，設(shè)置系統(tǒng)防火墻，阻擋非法網(wǎng)絡(luò)用戶(hù)介入系統(tǒng)。３.堅(jiān)持定期備份數(shù)據(jù)和文件。４.少打開(kāi)和閱讀來(lái)歷不明的電子郵件等。此外，為防范計(jì)算機(jī)病毒傳播，要盡力專(zhuān)機(jī)專(zhuān)用，不在會(huì)計(jì)電算化計(jì)算機(jī)上進(jìn)行與系統(tǒng)無(wú)關(guān)的其他操作。
　?。?shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)管理職能的轉(zhuǎn)變
　　企業(yè)應(yīng)充分利用會(huì)計(jì)電算化來(lái)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)管理職能的轉(zhuǎn)變。由于會(huì)計(jì)作用的增強(qiáng)和對(duì)會(huì)計(jì)要求的提高，使會(huì)計(jì)的具體任務(wù)和工作重點(diǎn)發(fā)生了明顯地轉(zhuǎn)變。即由原來(lái)主要是對(duì)外編送報(bào)表，報(bào)告財(cái)務(wù)狀況，轉(zhuǎn)向?qū)?nèi)加強(qiáng)管理；由原來(lái)主要是事后核算，轉(zhuǎn)向事前預(yù)測(cè)、事中控制和事后核算并重；由原來(lái)主要是反映情況，提供信息，轉(zhuǎn)向結(jié)合提供信息，運(yùn)用信息來(lái)干預(yù)生產(chǎn)、推動(dòng)經(jīng)營(yíng)和參與決策。