一、引言

檔案是社會(huì)發(fā)展的重要記錄，具有豐富的信息資源，涵蓋了歷史、科學(xué)、文化、藝術(shù)等各個(gè)領(lǐng)域的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，為后人提供了寶貴的參考。在當(dāng)今數(shù)字化快速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理的重要性愈發(fā)凸顯。隨著信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，檔案管理的方式發(fā)生了巨大變革，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。然而，這種轉(zhuǎn)變也帶來(lái)了一系列新的信息安全風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理中的信息安全問(wèn)題不僅關(guān)系到檔案的真實(shí)性、完整性和可用性，還可能對(duì)商業(yè)機(jī)密、個(gè)人隱私以及國(guó)家安全產(chǎn)生影響。因此，深入研究檔案管理中的信息安全風(fēng)險(xiǎn)及防范措施具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。本文將對(duì)檔案管理中信息安全風(fēng)險(xiǎn)的類(lèi)型進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上提出有效的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，提高檔案管理的安全性和可靠性，以應(yīng)對(duì)日益復(fù)雜的信息安全挑戰(zhàn)。

二、檔案管理中信息安全風(fēng)險(xiǎn)的類(lèi)型

（一）技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

軟件兼容性風(fēng)險(xiǎn)是檔案管理中的重大安全隱患。當(dāng)前，單位檔案管理系統(tǒng)存在嚴(yán)重的兼容性問(wèn)題。這種兼容性問(wèn)題將嚴(yán)重影響檔案數(shù)據(jù)的完整性和可用性，致使電子檔案無(wú)法正常讀取、存儲(chǔ)或傳輸，進(jìn)而極大地降低了檔案管理和利用效率，對(duì)單位業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展構(gòu)成阻礙。

硬件故障也是一個(gè)不可忽視的風(fēng)險(xiǎn)因素。存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)的硬盤(pán)、服務(wù)器等硬件設(shè)備在長(zhǎng)時(shí)間運(yùn)行過(guò)程中，可能會(huì)因?yàn)槔匣?、質(zhì)量問(wèn)題或者意外情況而出現(xiàn)故障。硬盤(pán)的損壞可能導(dǎo)致大量檔案數(shù)據(jù)丟失，服務(wù)器的故障可能使檔案管理系統(tǒng)無(wú)法正常運(yùn)行，從而影響檔案的查詢(xún)和利用。如果沒(méi)有及時(shí)有效的備份措施，這些數(shù)據(jù)可能永遠(yuǎn)無(wú)法恢復(fù)，給單位帶來(lái)不可估量的損失。

網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)日益嚴(yán)峻。在數(shù)字化時(shí)代，檔案管理越來(lái)越依賴(lài)于網(wǎng)絡(luò)。然而，網(wǎng)絡(luò)也為檔案安全帶來(lái)了諸多風(fēng)險(xiǎn)。檔案數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程中，容易被攔截、篡改或竊取。網(wǎng)絡(luò)攻擊者可能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)釣魚(yú)、惡意軟件、拒絕服務(wù)攻擊等手段，影響檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，獲取檔案信息，使檔案管理系統(tǒng)陷入癱瘓，無(wú)法為用戶(hù)提供服務(wù)。

（二）人為風(fēng)險(xiǎn)

人為風(fēng)險(xiǎn)是檔案管理中信息安全的重要威脅之一。操作失誤是常見(jiàn)的人為風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理人員在日常工作中，可能會(huì)出現(xiàn)誤刪重要檔案數(shù)據(jù)、錯(cuò)誤配置系統(tǒng)參數(shù)等情況。在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)遷移時(shí)，檔案管理人員如果操作不規(guī)范，就會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞；在對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)時(shí)，如果進(jìn)行了錯(cuò)誤的設(shè)置，就會(huì)影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行。這些操作失誤會(huì)影響檔案的完整性和可用性。

部分檔案管理人員安全意識(shí)也相對(duì)淡薄。在日常工作中，一些檔案管理人員對(duì)信息安全的關(guān)注不夠，增加了檔案信息安全的風(fēng)險(xiǎn)。例如在一些特定場(chǎng)景中，檔案管理人員可能因?qū)ぷ髁鞒痰膱?zhí)行不夠嚴(yán)謹(jǐn)，而給潛在的安全隱患以可乘之機(jī)。同時(shí)，缺乏安全意識(shí)也可能導(dǎo)致對(duì)新出現(xiàn)的安全風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不足，無(wú)法及時(shí)采取有效的防范措施。

與外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)交換時(shí)，若不遵守合作要求，也會(huì)帶來(lái)諸多風(fēng)險(xiǎn)。一方面，這可能導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)泄露，使單位的機(jī)密信息落入他人之手。這不僅會(huì)損害單位的核心利益，還可能導(dǎo)致其他問(wèn)題。另一方面，一些數(shù)據(jù)可能被他人惡意利用，用于非法活動(dòng)或不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)，給單位帶來(lái)難以估量的損失和法律風(fēng)險(xiǎn)。

（三）管理風(fēng)險(xiǎn)

監(jiān)管不力是管理風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)重要方面。如果對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督不到位，就無(wú)法及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。對(duì)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)缺乏定期的檢查和維護(hù)，可能導(dǎo)致系統(tǒng)存在的安全隱患得不到及時(shí)排除。此外，監(jiān)管不力還可能導(dǎo)致對(duì)檔案安全事件的反應(yīng)遲緩，無(wú)法及時(shí)采取有效的措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)，從而使損失進(jìn)一步擴(kuò)大。

應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制不足也是管理風(fēng)險(xiǎn)的重要體現(xiàn)。在檔案管理中，難免會(huì)遇到各種突發(fā)情況，如系統(tǒng)故障、網(wǎng)絡(luò)攻擊等。如果沒(méi)有有效的應(yīng)急預(yù)案和快速的應(yīng)急響應(yīng)能力，就可能無(wú)法及時(shí)有效地應(yīng)對(duì)這些突發(fā)情況，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失或損壞。

（四）自然風(fēng)險(xiǎn)

在檔案管理中，自然災(zāi)害構(gòu)成了重大的自然風(fēng)險(xiǎn)。地震作為一種突發(fā)且極具破壞力的自然現(xiàn)象，對(duì)檔案的威脅不容小覷。強(qiáng)烈的地震能夠在瞬間摧毀檔案存儲(chǔ)設(shè)備，導(dǎo)致存儲(chǔ)數(shù)據(jù)丟失或無(wú)法讀取。在檔案管理中，水災(zāi)、火災(zāi)所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)也不可忽視。對(duì)于電子檔案而言，被水浸泡的存儲(chǔ)設(shè)備可能出現(xiàn)短路等故障，在這種環(huán)境下電子設(shè)備的性能和穩(wěn)定性也會(huì)受影響，可能出現(xiàn)故障進(jìn)而無(wú)法正常讀取數(shù)據(jù)；而被火燒毀的存儲(chǔ)設(shè)備更是無(wú)法恢復(fù)，使數(shù)據(jù)存儲(chǔ)面臨風(fēng)險(xiǎn)。

三、檔案管理中信息安全風(fēng)險(xiǎn)的防范措施

（一）強(qiáng)化技術(shù)支持

面對(duì)檔案管理中的信息安全風(fēng)險(xiǎn)，強(qiáng)化技術(shù)支持至關(guān)重要。

1.建立完善的硬件設(shè)備維護(hù)和管理體系

定期對(duì)存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù)的硬盤(pán)、服務(wù)器等硬件設(shè)備進(jìn)行全面檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理潛在問(wèn)題。采用硬件冗余技術(shù)，如磁盤(pán)陣列、雙機(jī)熱備等，提高硬件設(shè)備的可靠性。建立異地備份中心，將重要檔案數(shù)據(jù)備份到不同地理位置上，防止因自然災(zāi)害等不可抗力因素導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。

2.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)

一是檔案數(shù)據(jù)加密。（1）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)加密。對(duì)存儲(chǔ)在檔案管理系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，使用強(qiáng)大的加密算法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保即使數(shù)據(jù)被非法獲取也無(wú)法破解。（2）保密字段管理。將敏感信息設(shè)置為保密字段，防止信息泄露。（3）數(shù)據(jù)傳輸加密。采用安全的數(shù)據(jù)傳輸協(xié)議對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密傳輸。

二是部署專(zhuān)業(yè)的防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)和防病毒軟件，對(duì)網(wǎng)絡(luò)流量進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和過(guò)濾，阻止未經(jīng)授權(quán)的訪(fǎng)問(wèn)和惡意攻擊。采用加密技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸過(guò)程中進(jìn)行加密，確保數(shù)據(jù)保密性和完整性。建立網(wǎng)絡(luò)訪(fǎng)問(wèn)控制機(jī)制，嚴(yán)格限制對(duì)檔案管理系統(tǒng)的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的用戶(hù)才能訪(fǎng)問(wèn)系統(tǒng)。

3.制訂數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃

在檔案管理中，應(yīng)明確數(shù)據(jù)恢復(fù)的目標(biāo)和優(yōu)先級(jí)。根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的重要程度和緊急程度進(jìn)行科學(xué)劃分。對(duì)于關(guān)鍵業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和重要檔案，應(yīng)給予最高優(yōu)先級(jí)，確保在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠優(yōu)先進(jìn)行恢復(fù)，以保障單位的核心業(yè)務(wù)不受影響。通過(guò)綜合考量檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值、對(duì)業(yè)務(wù)的支撐作用以及時(shí)間敏感性等因素，建立起合理的數(shù)據(jù)恢復(fù)優(yōu)先級(jí)體系，為后續(xù)的數(shù)據(jù)恢復(fù)工作提供明確的方向和指導(dǎo)。

確定科學(xué)合理的備份方案。選擇合適的備份方式和存儲(chǔ)介質(zhì)至關(guān)重要。應(yīng)綜合考慮本地備份、異地備份和云備份等多種方式的優(yōu)勢(shì)與不足，根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行靈活組合。同時(shí)，確定備份的頻率和時(shí)間點(diǎn)也應(yīng)審慎決策。對(duì)于重要的檔案數(shù)據(jù)，應(yīng)采用高頻率的備份方式，以最大程度上降低數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

制訂詳細(xì)的數(shù)據(jù)恢復(fù)流程，確保數(shù)據(jù)恢復(fù)工作高效、有序進(jìn)行。明確各部門(mén)人員在數(shù)據(jù)恢復(fù)過(guò)程中的職責(zé)，建立起協(xié)調(diào)一致的工作機(jī)制。在恢復(fù)過(guò)程中，嚴(yán)格按照既定流程進(jìn)行操作，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)都準(zhǔn)確無(wú)誤，避免出現(xiàn)混亂和錯(cuò)誤情況。對(duì)數(shù)據(jù)恢復(fù)的各個(gè)步驟進(jìn)行精心規(guī)劃和規(guī)范，確?；謴?fù)工作的準(zhǔn)確性和完整性。

實(shí)踐中，應(yīng)密切關(guān)注檔案管理中相關(guān)技術(shù)的動(dòng)態(tài)變化，及時(shí)引進(jìn)新技術(shù)，升級(jí)檔案管理系統(tǒng)，以確保檔案系統(tǒng)的兼容性。同時(shí)，根據(jù)新的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行有針對(duì)性的升級(jí)和優(yōu)化。以龍巖市檔案館為例，該檔案館持續(xù)強(qiáng)化其硬件設(shè)施與技術(shù)支持體系，針對(duì)在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份環(huán)節(jié)顯現(xiàn)的不足之處，積極采取措施加速服務(wù)器存儲(chǔ)能力的擴(kuò)展與升級(jí)，并大力推進(jìn)在線(xiàn)定時(shí)備份機(jī)制及災(zāi)難恢復(fù)系統(tǒng)的構(gòu)建進(jìn)程。2024年，龍巖市檔案館投資總額約80萬(wàn)元，用于全面配置存儲(chǔ)設(shè)備及強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，確保在線(xiàn)存儲(chǔ)能力足以應(yīng)對(duì)未來(lái)五年以上數(shù)據(jù)量的增長(zhǎng)需求。此外，該檔案館還遵循在線(xiàn)存儲(chǔ)、離線(xiàn)備份、異地備份及異質(zhì)備份的多元化策略，實(shí)施了五套數(shù)據(jù)備份方案，此舉為檔案數(shù)據(jù)的保存、信息安全以及存儲(chǔ)環(huán)境的穩(wěn)固性構(gòu)筑了強(qiáng)有力的保障框架。

（二）健全檔案管理體系

健全檔案管理體系是保障檔案信息安全的基礎(chǔ)。明確檔案的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和存儲(chǔ)規(guī)范，根據(jù)檔案性質(zhì)、重要程度等因素進(jìn)行分類(lèi)，分別制訂相應(yīng)存儲(chǔ)和管理措施。建立嚴(yán)格的檔案借閱規(guī)范，明確借閱流程和審批權(quán)限，防止檔案被隨意借閱和泄露。明確檔案銷(xiāo)毀要求，對(duì)于過(guò)期或無(wú)用檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程嚴(yán)格監(jiān)督，確保檔案不會(huì)被非法恢復(fù)。

增強(qiáng)人員安全管理意識(shí)至關(guān)重要。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，增強(qiáng)其安全意識(shí)和提升操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括與檔案安全相關(guān)的法律法規(guī)、安全管理制度、安全操作規(guī)范等方面。嚴(yán)格控制人員訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，根據(jù)不同崗位和職責(zé)設(shè)置不同訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限。落實(shí)人員考核和獎(jiǎng)懲制度，對(duì)檔案管理人員工作表現(xiàn)進(jìn)行考核，對(duì)安全工作表現(xiàn)突出的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反安全規(guī)定的人員進(jìn)行處罰。

在與外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)交換時(shí)，必須建立嚴(yán)格規(guī)范的流程，以確保數(shù)據(jù)交換的安全和合規(guī)。明確雙方在數(shù)據(jù)交換過(guò)程中的權(quán)利和義務(wù)，簽訂具有法律效力的保密協(xié)議，為數(shù)據(jù)交換提供堅(jiān)實(shí)的法律保障。在數(shù)據(jù)交換前，對(duì)接收方的資質(zhì)和安全保障能力進(jìn)行全面審查，確保其具備足夠的技術(shù)實(shí)力和安全措施來(lái)保護(hù)所交換的數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)交換過(guò)程中，采用先進(jìn)的加密技術(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密傳輸，防止數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中被竊取或篡改。

（三）謹(jǐn)慎選擇檔案存儲(chǔ)環(huán)境

在檔案管理工作中，謹(jǐn)慎選擇檔案存儲(chǔ)設(shè)備的放置地點(diǎn)，遠(yuǎn)離自然災(zāi)害頻繁發(fā)生的區(qū)域，是第一道安全防線(xiàn)，能夠從根本上減少風(fēng)險(xiǎn)隱患。具體而言，電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)選在遠(yuǎn)離自然災(zāi)害頻發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)地區(qū)，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境的建設(shè)，切實(shí)提升其抗震、防洪、防火等能力，構(gòu)建起堅(jiān)實(shí)可靠的存儲(chǔ)環(huán)境。通過(guò)這些努力，能夠?yàn)闄n案安全提供保障。

針對(duì)可能出現(xiàn)的各種自然災(zāi)害和突發(fā)情況，制訂詳細(xì)完善的應(yīng)急預(yù)案是第二道安全防線(xiàn)。明確具體的應(yīng)急響應(yīng)流程以及各部門(mén)的職責(zé)分工，定期組織應(yīng)急演練，不斷提高檔案管理人員的應(yīng)急處置能力。應(yīng)急預(yù)案的制訂與執(zhí)行，為檔案安全構(gòu)筑起了一道有力的應(yīng)急防線(xiàn)。

（四）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

人才在檔案管理工作中占據(jù)重要地位。為促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，應(yīng)構(gòu)建一支結(jié)構(gòu)優(yōu)、素質(zhì)高、能力強(qiáng)的檔案人才隊(duì)伍。

其一，通過(guò)引進(jìn)人才優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。通過(guò)公招、引進(jìn)、遴選等途徑，選拔一批理論水平高、科研能力強(qiáng)、學(xué)術(shù)造詣深的專(zhuān)家型檔案人才，優(yōu)化檔案工作隊(duì)伍。

其二，通過(guò)加強(qiáng)培訓(xùn)提升在職人員綜合能力。組織專(zhuān)家課堂講、現(xiàn)場(chǎng)跟班練、線(xiàn)上自主學(xué)等方式，加強(qiáng)檔案工匠型人才、青年業(yè)務(wù)骨干培養(yǎng)力度。

其三，通過(guò)“老帶新”激發(fā)發(fā)展動(dòng)力。充分發(fā)揮老同志傳幫帶作用，讓檔案管理人員在日常工作中熟悉業(yè)務(wù)、豐富經(jīng)驗(yàn)。鼓勵(lì)檔案人才干事創(chuàng)業(yè)，形成引得進(jìn)、留得住、用得好的檔案人才發(fā)展環(huán)境。

四、結(jié)語(yǔ)

在檔案管理中，信息安全至關(guān)重要，一旦發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)造成嚴(yán)重后果，導(dǎo)致重要檔案數(shù)據(jù)丟失，使歷史記錄無(wú)法追溯，影響決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性；還會(huì)造成檔案被篡改，破壞檔案的真實(shí)性和完整性，進(jìn)而影響檔案的權(quán)威性。為防范這些風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)強(qiáng)化技術(shù)支持，不斷更新安全防護(hù)技術(shù)；完善安全管理體系，加強(qiáng)制度建設(shè)和監(jiān)督執(zhí)行；制訂科學(xué)的數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在意外發(fā)生時(shí)能迅速恢復(fù)檔案。未來(lái)，要持續(xù)關(guān)注信息技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，提前布局應(yīng)對(duì)新風(fēng)險(xiǎn)，為檔案信息安全提供堅(jiān)實(shí)保障。

（作者簡(jiǎn)介：蘇日塔拉圖，男，本科，內(nèi)蒙古赤峰市林西縣民族事務(wù)委員會(huì)，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）