摘 要：文章以某行政事業(yè)單位圖書館為例，就目前圖書資料固定資產(chǎn)管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題進行分析，并提出對圖書資料固定資產(chǎn)的規(guī)范管理具體策略。

關(guān)鍵詞：圖書資料 固定資產(chǎn) 圖書館管理

中圖分類號：F061.3；G251 "文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2025）01-220-03

《中央行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理辦法》中明確規(guī)定將圖書資料納入固定資產(chǎn)管理。圖書資料是圖書館事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，是單位教學(xué)工作、科學(xué)研究和學(xué)科建設(shè)的物質(zhì)保障，也是國有資產(chǎn)的重要組成部分。根據(jù)關(guān)于《加強行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理的通知（財資〔2020〕97號）》，做好固定資產(chǎn)管理工作，對于提升行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理整體水平、更好地服務(wù)與保障單位履職和事業(yè)發(fā)展，具有重要意義?；谝陨媳尘?，本文以北京市疾病預(yù)防控制中心圖書館（以下簡稱：北京市疾控中心圖書館或本館）為例，剖析在圖書資料固定資產(chǎn)日常管理中發(fā)現(xiàn)的一些問題，并對相關(guān)工作的改進策略加以探討，以期對提高圖書資料固定資產(chǎn)的規(guī)范化管理有所幫助。

一、圖書資料固定資產(chǎn)管理的重要性

（一）文獻資源信息的保障中心

圖書館是專門采集、整理和保存文獻信息的部門，是單位職工學(xué)習、教學(xué)、科研的文獻信息的保障中心。做好圖書資料管理，就是要保證圖書館的藏書建設(shè)和服務(wù)工作的順利進行。在圖書館的管理工作中嚴格、規(guī)范工作流程，最大限度地避免圖書資料的流失和損壞，對出現(xiàn)的問題及時補救和改正，從而實現(xiàn)館藏圖書資料的保值和增值，是圖書館最重要的工作之一，也是為職工提供文獻信息服務(wù)，提高圖書館服務(wù)水平的基礎(chǔ)工作。

（二）全面掌握館藏圖書資料情況

對圖書資料固定資產(chǎn)的規(guī)范管理，不僅是履行國家對固定資產(chǎn)管理的要求，也是讓單位領(lǐng)導(dǎo)和圖書館員對圖書館的全部館藏情況做到心中有數(shù)。在館藏管理工作中，可更好地發(fā)現(xiàn)及改進以下問題：（1）及時發(fā)現(xiàn)圖書資料固定資產(chǎn)流失的原因，改善采購入庫流程的漏洞，糾正財產(chǎn)賬目的錯誤。（2）實時了解館藏圖書資料的流通動態(tài)，發(fā)現(xiàn)未歸還、損壞、丟失的圖書資料做到及時登記、查找，確認后進行注銷處理。（3）及時補充職工所需圖書資料。

（三）時時保持賬實相符

圖書資料固定資產(chǎn)既是單位固定資產(chǎn)的重要組成部分，又是圖書館館藏文獻的一部分。做好圖書資料固定資產(chǎn)的管理工作對防止國有資產(chǎn)流失和館藏文獻保護有著雙重意義。圖書館制定規(guī)范的管理規(guī)則，在具體工作中落實規(guī)則，有專人負責管理文獻的資產(chǎn)管理，確保本單位圖書資料的賬目和圖書資料相符。

二、圖書資料固定資產(chǎn)全生命周期管理流程

固定資產(chǎn)的管理要經(jīng)歷申請、審批、采購、入庫、使用、填報固定資產(chǎn)卡片、報廢及銷賬的過程。因圖書資料在固定資產(chǎn)管理中不計提折舊，其管理流程和方式有別于其他固定資產(chǎn)。現(xiàn)就北京市疾控中心圖書館圖書資料固定資產(chǎn)的全生命周期管理流程進行分析：

（一）申請及審批

職工需要在單位OA系統(tǒng)上填報“圖書資料采購申請表”，選擇是由圖書館采購或是職工所在的部門采購，填寫需采購圖書資料的題名、書號、單價（實洋）等相關(guān)信息。圖書館員收到申請后，需對收到的“圖書資料采購申請表”內(nèi)容進行審批，確保信息填寫無誤，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)進行線上審批后，方可進行采購；對非圖書館采購范圍和數(shù)量的申請也將予以回退。

（二）采購

本館圖書資料固定資產(chǎn)采購?fù)緩椒譃閮煞N。一是大批量地集中采購需要在單位備案的供應(yīng)商處進行統(tǒng)一采購；二是數(shù)量較少的分散采購不限制采購?fù)緩剑诋敭斁W(wǎng)、京東網(wǎng)等處均可采購。

（三）入庫

采購?fù)瓿珊?，圖書館員要在圖書館管理系統(tǒng)中進行編目和入藏，粘貼圖書條形碼、打印索書號并按分類上架。入藏完成后，還需填寫“固定資產(chǎn)（圖書資料）入庫單”。由其他部門采購的圖書資料固定資產(chǎn)需由經(jīng)手人持采購的圖書資料、原始采購明細、發(fā)票及“圖書資料采購申請表”到圖書館辦理入庫手續(xù)，圖書館員完成入藏流程后，才可給經(jīng)手人出具“固定資產(chǎn)（圖書資料）入庫單”?！叭霂靻巍毙栌山?jīng)手人和圖書館員雙方簽字后才可生效。

（四）報銷

在財務(wù)部門報銷時，需要提交經(jīng)費審批單、費用審批單、圖書資料采購申請表、采購原始清單、發(fā)票及固定資產(chǎn)（圖書資料）入庫單。圖書館員對“入庫單”要予以保存，為日后圖書資料固定資產(chǎn)的審核留存資料。

（五）使用（借閱與歸還）

報銷手續(xù)完成后，采購的圖書資料正式進入流通階段，單位職工可以正常借閱使用。

（六）填報固定資產(chǎn)卡片

本館采用的是北京久其軟件股份有限公司開發(fā)的資產(chǎn)管理系統(tǒng)，進行國有資產(chǎn)的統(tǒng)計管理。圖書館員要依照財務(wù)部門提供的明細分類賬，在資產(chǎn)管理系統(tǒng)上對固定資產(chǎn)卡片的基本信息、財務(wù)信息和使用信息進行填報。

（七）報廢及銷賬

館藏圖書資料達到一定年限后，按文獻半衰期理論和單位職工實際使用情況可以進行報廢處理。報廢前，圖書館員要根據(jù)專家、讀者的意見擬提出報廢目錄，并將報廢目錄上報至圖書館主管領(lǐng)導(dǎo)，無異議后，報廢流程和單位固定資產(chǎn)報廢流程相同。報廢手續(xù)完成后，圖書館員還要到財務(wù)部門銷賬，確保圖書資料固定資產(chǎn)賬做到賬賬相符。

三、圖書資料固定資產(chǎn)管理存在的問題

（一）人員匱乏

目前本館專職人員僅1人，圖書資料固定資產(chǎn)由圖書館歸口管理。館藏圖書資料固定資產(chǎn)的總金額高、數(shù)量大，圖書館員既要兼顧圖書資料的采選、編目、借閱、讀者服務(wù)等基礎(chǔ)性工作，又要承擔圖書資料固定資產(chǎn)的全流程管理，很難專門再去做圖書資料固定資產(chǎn)的清查等工作。

（二）管理制度不完善

目前本單位尚未建立圖書資料固定資產(chǎn)的管理制度，且一直沿用上級單位20多年前的固定資產(chǎn)管理制度，制度較為陳舊。財務(wù)部門要求將采購單價（實洋）大于等于50元以上的圖書資料，不論經(jīng)費來源，均納入單位固定資產(chǎn)賬。相較20年前，圖書資料單價價值早已翻幾番，一般來說對于非“圖書經(jīng)費”采購的圖書資料并不納入固定資產(chǎn)管理，或?qū)⒊^一定限額的科研經(jīng)費或教學(xué)經(jīng)費采購的圖書資料才會納入固定資產(chǎn)管理。這也導(dǎo)致因為涉及固定資產(chǎn)，職工因怕丟失或損壞，需要擔責或賠償，不再申請購書和借閱。諸如此類情況也有悖圖書館的基本使命和職責。建立健全圖書資料固定資產(chǎn)的標準規(guī)范，按制度做好圖書資料生命周期的每一環(huán)節(jié)的管理，不僅是對圖書資料本身的保護，也是為職工考慮及圖書館不斷發(fā)展的基礎(chǔ)。

（三）相關(guān)部門缺乏協(xié)調(diào)性

1.缺乏溝通。圖書資料的全流程管理涉及申請部門、財務(wù)部門和圖書館的對接。根據(jù)不同經(jīng)費來源不同，審批、報銷、入庫等流程也會有所不同。如一些部門未事先填寫“圖書資料采購申請表”，使用“科研經(jīng)費”自行采購后，直接到財務(wù)部門進行報銷，被財務(wù)部門告知其采購的部分圖書資料屬于固定資產(chǎn)，需要先到圖書館領(lǐng)取入庫單才能進行報銷。待到圖書館申請領(lǐng)取入庫單時，圖書館員發(fā)現(xiàn)其采購圖書資料的數(shù)量已經(jīng)超過圖書館可入館藏的復(fù)本量或有些圖書資料不在圖書館的入藏范圍，無法出具入庫單，最終其只能將部分圖書資料退回出版商處，影響了工作的正常開展。

2.缺乏監(jiān)督監(jiān)管機制。資產(chǎn)管理部門和財務(wù)部門缺乏對固定資產(chǎn)非專業(yè)管理人員有效的監(jiān)督監(jiān)管機制。資產(chǎn)管理部門雖不負責圖書資料固定資產(chǎn)的管理，但掌握著固定資產(chǎn)的政策變動；財務(wù)部門負責年底核對固定資產(chǎn)賬，但只注重總金額核對一致；圖書館注重的主要工作還是為服務(wù)讀者和館藏建設(shè)。三個部門都從各自的業(yè)務(wù)角度出發(fā)進行管理，但做好圖書資料固定資產(chǎn)管理工作需要圖書館員同時掌握固定資產(chǎn)政策動向和財務(wù)管理的知識技能才能勝任此項工作，導(dǎo)致在實際工作中，圖書館員對固定資產(chǎn)管理新政不清楚、資產(chǎn)卡片填報不準確的情況時有發(fā)生。

（四）賬務(wù)管理不規(guī)范

圖書資料固定資產(chǎn)的管理共三套賬，分別為財務(wù)賬、館藏明細賬和固定資產(chǎn)卡片賬，這三套賬應(yīng)做到賬賬相符、賬實相符、賬卡相符。在整理賬務(wù)工作中，也發(fā)現(xiàn)了賬務(wù)管理方面的問題，具體如下：

1.賬簿混亂。本館在2022年以前，采購賬簿、借閱記錄的登記均為手工填寫，情況較為粗糙，圖書資料題名登記簡化、數(shù)量模糊。圖書館沒有單獨建立圖書資料固定資產(chǎn)明細賬，如對圖書資料固定資產(chǎn)開展清查工作，著實困難。

2.交接手續(xù)不規(guī)范。每筆新書到館入庫，都應(yīng)有相應(yīng)的清單和手續(xù)，尤其涉及各部門采購需入圖書館的新書，除有新書目錄外，更應(yīng)有交接人雙方的簽字。在所有臺賬中，均未發(fā)現(xiàn)移交記錄。沒有規(guī)范化的移交手續(xù)，無法保證圖書資料入庫的實際數(shù)量。

3.資產(chǎn)卡片填報不準確。固定資產(chǎn)卡片的錄入除需填寫圖書資料的基本信息外，還要按財務(wù)部門實際入賬情況編制的記賬憑證填寫。因其涉及會計專業(yè)知識，非專業(yè)人員對資產(chǎn)卡片內(nèi)的會計專業(yè)詞匯并不理解，導(dǎo)致卡片內(nèi)容的填報只注重總金額一致，而忽視其他內(nèi)容填報的準確性。在清查固定資產(chǎn)卡片工作中發(fā)現(xiàn)了主要問題如下：（1）資產(chǎn)名稱（圖書題名）縮寫或簡寫；（2）資產(chǎn)分類不準確；（3）卡片中的財務(wù)信息和會計記賬憑證單不一致；（4）批量錄入（沒有做到一卡一物的錄入原則）。

四、圖書資料固定資產(chǎn)管理的解決策略

（一）加強專業(yè)館員隊伍建設(shè)

要想做好任何一項工作，使其有長遠的發(fā)展都需要人才資源。圖書館員人才隊伍應(yīng)年輕化、專業(yè)化。圖書資料固定資產(chǎn)的日常管理較為繁瑣，需要圖書館員熟練掌握計算機及常用軟件系統(tǒng)的操作，并具備相關(guān)財務(wù)基礎(chǔ)和管理知識。除對圖書館員的專業(yè)業(yè)務(wù)能力的建設(shè)外，也需要培養(yǎng)圖書館員對此項工作全流程的管理中兼具耐心、細致和高度的責任感。

（二）健全圖書資料固定資產(chǎn)管理制度

針對圖書資料固定資產(chǎn)管理出現(xiàn)的問題，單位的資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門應(yīng)和圖書館一起統(tǒng)籌完善管理制度。從圖書資料的申請直至報廢銷賬的全流程管理，每一環(huán)節(jié)都應(yīng)做到有章可循、有規(guī)可守，不斷完善和改進管理中的漏洞，推動圖書資料固定資產(chǎn)管理工作務(wù)實高效地開展。

（三）規(guī)范賬務(wù)管理

1.建立圖書資料固定資產(chǎn)賬。圖書館員應(yīng)建立以年度為單位的圖書資料固定資產(chǎn)賬目表，及時在表內(nèi)錄入圖書題名、單價（實洋）、數(shù)量、申請部門、申請人、采購人、采購部門等信息。這樣既可以保證臺賬信息準確，也可以作為日后剔舊和報廢的依據(jù)。

2.交接記錄有跡可查。每筆新書到館都要保留原始采購清單，經(jīng)手人應(yīng)在清單上簽字；涉及其他部門采購需要入庫到圖書館的，需要經(jīng)手人和圖書館員雙方簽字，并一式兩份，可供日后查詢，讓每本書都做到有跡可循。

（四）加強部門間協(xié)調(diào)性

財務(wù)部門和資產(chǎn)管理部門應(yīng)定期向圖書館員培訓(xùn)其專業(yè)的相關(guān)知識，如對圖書資料固定資產(chǎn)的計量標準，固定資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)的最新操作方法等。在做資產(chǎn)卡片錄入前，財務(wù)部門應(yīng)主動向圖書館提供圖書資料固定資產(chǎn)的明細賬，讓圖書館員可以準確地錄入資產(chǎn)卡片上的財務(wù)信息；資產(chǎn)管理部門也應(yīng)和圖書館一起開展固定資產(chǎn)的清查工作，確保全單位固定資產(chǎn)的管理是統(tǒng)一、規(guī)范、有序的。

圖書館也應(yīng)面向各個部門加強培訓(xùn)。可在單位OA公告向全體員工發(fā)布通知，讓職工及時了解圖書館的最新購書、入庫等流程和規(guī)定。同時，各部門應(yīng)設(shè)立兼職圖書館員，在采選初期先與圖書館進行溝通，針對采購范圍、金額、數(shù)量、固定資產(chǎn)入庫等問題進行確認，確?？梢匀氩丶皥箐N，再進行采購，保證業(yè)務(wù)工作順利開展。

五、結(jié)語

重視圖書資料固定資產(chǎn)的專業(yè)管理人員的建設(shè)和投入、建立健全全流程工作標準規(guī)范、提高各部門的溝通及監(jiān)管機制、加強賬務(wù)規(guī)范管理，是確保圖書資料固定資產(chǎn)保值增值的基礎(chǔ)，也是確保國有資產(chǎn)不被流失的責任。

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（作者單位：北京市疾病預(yù)防控制中心圖書館 北京 100013）

（責編：若佳）