摘要：高校人才管理離不開人事檔案的支撐，加強人事檔案信息化建設，對于優(yōu)化資源配置、提高管理效率及促進教育工作進階發(fā)展具有重要意義。雖然在大數(shù)據(jù)背景下，國內(nèi)眾多高校均開始了對檔案管理信息化建設的探索，但就人事檔案而言，在推進信息化建設中仍存在一些問題，如管理思想滯后、管理制度不成熟、數(shù)據(jù)來源單一等。為解決上述問題，提出了一系列有效策略，以期提高高校人事檔案管理信息化水平，更大程度發(fā)揮人事檔案價值，為高校發(fā)展提供更為優(yōu)質(zhì)的服務支持。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化建設；大數(shù)據(jù)；高校；個性化信息服務

一、前言

當今社會信息技術(shù)與人們的工作、學習深度交織，為了減輕人員負擔，提高工作效率，國內(nèi)各類高校對教育教學、管理工作的信息化建設展開了深入探索。從人事檔案管理領域來看，面對日益增長的人事信息分析需求，搭乘大數(shù)據(jù)技術(shù)的東風，使人事檔案信息整理、檢索更為高效，已成為高校內(nèi)部管理改革的重要方向[1]。在實施這類改革過程中，檔案工作人員需明確當下面臨的主要困境，然后立足學校人事管理及人才培養(yǎng)長短期目標，找準未來改革的具體方向、路徑。

二、高校人事檔案管理的特點

（一）社會性

眾多杰出學子在畢業(yè)后會陸續(xù)進入社會，在各行各業(yè)施展他們的才華。高校的核心使命便是為社會培育精英人才，旨在應對社會發(fā)展中的諸多挑戰(zhàn)。面對當前用人需求的變化，高校需要進一步提高人事檔案管理成效，包含細致管理教學科研成果檔案、教職工基本信息，以及及時整理、妥善保存鑒定成果、專利申請等檔案資源，旨在發(fā)揮出檔案管理在社會發(fā)展中的溝通橋梁作用，確保人才檔案的條理清晰和連貫性，同時在人才輸出到社會時，能夠順利完成檔案的交接，以保障所有資料的可追溯性。

（二）復雜性

對于高校這類匯聚多元化人員的機構(gòu)來說，檔案管理的內(nèi)容涉及范圍廣，具有明顯的復雜性、廣泛性特征。當前諸多高校人事檔案管理部門，針對不同職能，會將檔案歸為兩大類，即職工和學生檔案。職工檔案能夠依據(jù)學位等級或職稱等級做進一步細分管理，學生檔案可基于學籍特點整理。當前各類高校的人事檔案涉及層面較多，如后勤、科學研究、教學規(guī)劃和行政管理等[2]。當高校人員流動增大時，人事檔案管理的任務量也會隨之增加。

三、推進高校人事檔案管理信息化建設的積極意義

（一）優(yōu)化學校人力資源配置

目前，許多高校檔案管理員已能高效處理與整合各類檔案信息資源。這一成效的背后，既依托于強大的檔案管理系統(tǒng)，也得益于檔案管理人員出色的專業(yè)素養(yǎng)。高校管理層開展人員委派、調(diào)動等工作時，要想做到合理、高效分配人力資源，則需依據(jù)人事檔案分析結(jié)果。推進人事檔案信息化轉(zhuǎn)型能夠降低人事部門信息錄入的工作量，且更及時掌握內(nèi)容的更新變動[3]，既實現(xiàn)了人事資料的精細分類，也便于學校管理層在調(diào)整校內(nèi)人事結(jié)構(gòu)時，能夠快速檢索到所需信息，進而對人員能力進行橫向與縱向的全面分析，做出更明智的人員調(diào)配決策，從而使校內(nèi)各部門人資配置更合理。

（二）提高管理信息分析效率

人事管理部門需對內(nèi)部員工績效做定期評估。在進行這類評估時，部門將對教師與職員的常規(guī)工作實踐進行全面考察，同時重點觀察他們在評估期間的具體工作動態(tài)，從而確?？冃гu價的全面性和公平性。依托信息化手段，能夠迅速追蹤和登記教職員工的日常出勤和工作狀態(tài)，從而大幅縮減了以往人工匯報和數(shù)據(jù)錄入所耗費的時間。另外，依托于信息平臺的先進系統(tǒng)功能，還可以對記錄的信息進行深入分析，進而準確評估教職員工的“當前綜合能力”以及“長短期發(fā)展?jié)摿Α保瑸槿耸鹿芾碓u價提供更為詳實的數(shù)據(jù)支持[4]。盡管過去各高校在人事信息分析的應用方向上存在一定差異，但隨著當今社會人才需求的持續(xù)變化，各高校對教育人員的評價標準和指標也逐漸趨于一致。在這一背景下，推進人事檔案信息化轉(zhuǎn)型，能夠更高效分析人事管理信息，有效減少重復和無效信息的收集。

（三）促進教育工作進階發(fā)展

為確保高校教育工作在后期的實踐中能夠保持高質(zhì)量的實施，必須經(jīng)過校內(nèi)相關(guān)部門的深入討論和周密規(guī)劃。增強人事檔案的信息化程度對學校高效協(xié)作、合理分配校內(nèi)人力資源至關(guān)重要，不僅可以助力學校在教育項目啟動時，更順暢地判斷和調(diào)整人才培養(yǎng)方案，而且可以及時增加教學力量，以保障新項目的順利實施。同時，在高等教育的特定專業(yè)教學中，對教職工的專業(yè)技能有著更高要求。學?？梢酝ㄟ^對人事檔案中的職業(yè)發(fā)展?jié)摿徒逃?jīng)歷等深層次信息的挖掘，精準匹配具有相應實力的教師承擔實踐教學任務。同時，還能識別出那些能在校企合作中起到紐帶作用、與企業(yè)溝通無障礙的教職工，與他們共同研究教學規(guī)劃，進而推動學校各個專業(yè)教育水平的不斷攀升[5]。

四、高校人事檔案管理信息化建設存在的主要問題

（一）人事管理思想滯后

傳統(tǒng)模式下的人事檔案主要包含高校員工的政治背景、獲獎情況、工作經(jīng)歷等信息。由于信息更新并不規(guī)律，因此難以及時反映教職工的最新職業(yè)動態(tài)。此外，這些檔案中往往缺少對教職工專業(yè)能力的系統(tǒng)評估，即便存在相關(guān)評價，也往往趨于雷同，且記錄出錯、信息不全等情況偶有發(fā)生。同時，監(jiān)管的缺失也可能導致部分受個人利益蒙蔽的教職工對檔案進行篡改。上述問題都將減弱人事檔案對人資管理的輔助作用?？陀^來講，引發(fā)這些問題的根源在于部分高校人事管理理念未能與時俱進，對檔案管理的重視程度不足。部分高校在檔案管理方面的投入相當有限，仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式，信息化應用水平有待提高。即便有些高校著手建設人事檔案管理系統(tǒng)的時間并不短，系統(tǒng)具有一定的信息化水平，但功能往往只是滿足基本的信息查詢，尚未借助信息技術(shù)深度綜合、分析數(shù)據(jù)，自然難以提供科學數(shù)據(jù)，輔助學校人力資源決策。

（二）管理制度不成熟

當前，高校的人事檔案管理普遍實行“雙套制”模式。然而，伴隨大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應用，人事檔案管理規(guī)程仍有待進一步完善?，F(xiàn)實中，一些管理人員在進行人事檔案整理時，常常因缺乏明確的管理策略，而導致檔案分類和整理目標不明確。按照《干部人事檔案工作條例》的明文規(guī)定，每1000卷檔案，應指定一名專職檔案管理員負責[6]。但受不重視、當前有重要任務要攻堅等因素影響，部分高校現(xiàn)有檔案管理人員中具有專業(yè)背景的較少，大多依賴兼職人員來完成，使得檔案管理工作顯得不夠規(guī)范。此外，部分檔案管理人員不重視核查歸檔材料真實與否，更注重保存紙質(zhì)檔案，導致檔案內(nèi)容混亂，真實性難以確認。即便現(xiàn)有法律要求，須由特定人員傳遞人事檔案，但在實際操作中，仍存在高校將檔案直接交給個人的不規(guī)范行為。目前，許多高校仍然沿用“收集－管理－使用”的傳統(tǒng)檔案管理模式，導致檔案的利用率不高。同時，由于管理上的疏忽，還可能出現(xiàn)諸如違規(guī)借閱、泄漏信息等風險。部分高校的人事檔案管理人員思維固化，缺乏創(chuàng)新意識和變革的勇氣。

高校的人事檔案管理還面臨獎懲機制缺失的問題。部分管理人員對自身工作意義認知不夠深刻，簡單認為日常工作就是完成檔案的保存與分類，缺乏追求卓越的動力。而且，由于許多高校在人事檔案管理方面未能明確獎懲機制，未能充分調(diào)動相關(guān)人員參與積極性，造成人事檔案管理成效不夠顯著，勢必會阻礙檔案信息化建設的有序進行。

（三）數(shù)據(jù)來源較為單一

高校的人事檔案數(shù)據(jù)獲取渠道較為單一，涵蓋范圍不夠廣泛，因而難以充分且公正地反映教職工的工作實力和專業(yè)素養(yǎng)。目前檔案中對教職工的評估普遍缺少具體數(shù)據(jù)支持，主要是些大致相似的描述性文字，難以精確地展現(xiàn)教職工在不同時期或不同崗位上的實際工作能力與成效[7]。這種局限性影響了信息化建設的進展，使得在數(shù)據(jù)統(tǒng)計和處理過程中難以體現(xiàn)客觀和全面，同時還存在效率低下、投入與產(chǎn)出不成比例的問題。

（四）相關(guān)配套設施不健全

成本較高是許多高校推進人事檔案信息化建設中普遍面臨的難題，不僅包括資金投入，還包括對專業(yè)人才的需求。除了購置必要的硬件設備，信息化建設還涉及軟件系統(tǒng)的研發(fā)、內(nèi)部網(wǎng)絡的構(gòu)建以及多部門數(shù)據(jù)資源的整合，同時這些前期工作頗為繁雜且技術(shù)難度高，亟須專業(yè)技術(shù)人員的深度參與。導致這一問題的根源主要有兩方面：一是資金匱乏，導致設備升級換代滯后，進而使得數(shù)字化、網(wǎng)絡化管理的步伐遲緩且易受阻。二是技術(shù)人才短缺，使得系統(tǒng)的構(gòu)建與維護難以得到有力保障。目前，眾多高校的人事檔案管理平臺或應用多由校內(nèi)技術(shù)團隊自研，受限于資源和能力，這些平臺往往功能單一，主要進行基礎的信息錄入、數(shù)據(jù)檢索與匯總以及檔案目錄的編排等工作，不僅在信息存儲上容量有限，而且在功能拓展和操作靈活性方面也存在明顯不足，難以適應多樣化的數(shù)據(jù)管理與處理要求。

五、大數(shù)據(jù)視域下推進高校人事檔案信息化建設的有效策略

大數(shù)據(jù)的“大”并非僅僅因為其數(shù)據(jù)容量龐大，更重要的是通過對數(shù)據(jù)進行深度整合與分析來發(fā)掘新價值的潛力。這種潛力的釋放能夠為多個行業(yè)帶來可觀的經(jīng)濟收益、更廣闊的發(fā)展機遇，以及更為廣泛的資源共享平臺。所以，單純掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)并不等同于獲得了絕對的核心競爭力，真正的關(guān)鍵在于如何熟練地運用大數(shù)據(jù)技術(shù)去深入探索、高效處理并妥善應用這些數(shù)量龐大的信息和數(shù)據(jù)。

（一）強化信息管理意識，推進檔案信息化建設

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的影響下，許多傳統(tǒng)的工作與管理模式正在經(jīng)歷深刻的變革。為了適應這一新的思維方式，必須對舊有觀念進行修正。在人事檔案管理層面，高校應主動利用網(wǎng)絡信息資源的優(yōu)勢，著手打造健全的數(shù)據(jù)庫體系，加強數(shù)據(jù)的挖掘和開發(fā)。同時遵循資源共享的原則，合理分配資源，旨在最大化人事信息資源的使用效率。此外，為了推動人事檔案信息化的深入發(fā)展，高校還需努力加大宣傳力度，提升校內(nèi)各級領導和員工對此項工作的關(guān)注度，并爭取管理層給予更多的資金支持，為信息化檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)人員培訓、軟硬件配置和開發(fā)等提供堅實的保障，確保相關(guān)工作得以順利推進。

（二）完善檔案管理制度，規(guī)范人事管理流程

構(gòu)建完備的人事檔案信息化管理制度能夠顯著提升人事管理效率。具體可采用如下策略：一是基于人事檔案的獨特性，對檔案的轉(zhuǎn)入、鑒別、歸檔、裝訂及轉(zhuǎn)出等各環(huán)節(jié)制定詳盡規(guī)定，嚴格遵循中組部《干部檔案整理工作細則》[8]。二是重視監(jiān)督機制的優(yōu)化、完善，推進人事檔案監(jiān)管動態(tài)化，依托多樣信息化手段，提高檔案自動化和智能化管理程度。同時，為了進一步強化檔案人員責任感，須注重責任制的落實，堅守“誰主管、誰負責”原則，確保管理職責明確。三是高校圍繞“三齡兩歷”定期開展人事檔案管理工作，確保審核的常態(tài)化。針對檔案中記錄不一致的內(nèi)容，應參考相關(guān)政策規(guī)定，并以檔案內(nèi)的其他相關(guān)資料作為輔助證明，之后需提交給組織部門進行核實確認。此外，對于新晉升干部的檔案，必須執(zhí)行嚴密的審核流程，以避免在檔案轉(zhuǎn)接過程中出現(xiàn)資料遺失的情況，檢查和加固須長期存放的檔案，防止材料缺失。四是必須按照“八防”要求，加強相關(guān)設施的維護，做到庫房檔案整潔、安全。

（三）挖掘檔案潛在價值，預測人力發(fā)展趨勢

在大數(shù)據(jù)的浪潮下，人力資源管理所涉及的工作遠不止于簡單的信息匯聚與保存。真正的挑戰(zhàn)在于如何深入地探尋、篩選并剖析這些數(shù)據(jù)，以有效地提煉其深層次的價值，并通過比較數(shù)據(jù)結(jié)果，洞悉其中潛藏的規(guī)律。實質(zhì)上，人事檔案信息化的最終追求便是利用這些規(guī)律和價值來預測人力資源的發(fā)展趨勢。為了滿足對信息清晰度和查詢便捷性的需求，高校在構(gòu)建人事檔案信息化的過程中，應著力打造一個結(jié)構(gòu)明晰、層次分明的數(shù)據(jù)平臺。在初始階段，工作的重心應放在廣泛搜集各類信息上，以建立一個內(nèi)容豐富的數(shù)據(jù)庫。這些信息需依據(jù)其特性，如工作經(jīng)驗、獎懲歷史等主題，以及來源，如網(wǎng)絡、口口相傳等渠道，還有展現(xiàn)方式，如圖文、音視頻等形式，進行細致分類，有序地錄入到人事檔案信息化系統(tǒng)之中[9]。當數(shù)據(jù)平臺進入成熟階段，則借助先進的算法技術(shù)，對這些數(shù)據(jù)進行初步統(tǒng)計與解析，旨在為用戶提供迅捷的信息檢索服務。而在后續(xù)的發(fā)展中，將進一步運用信息化手段，對這些數(shù)據(jù)進行深層次的加工、整合，以及未來走勢的預判，將極大促進數(shù)據(jù)資源的共享，為教職工構(gòu)建更為全面的評價體系，同時也將加強與校內(nèi)各職能部門的溝通與協(xié)作。人事檔案管理信息平臺的構(gòu)建旨在全面提升人事檔案信息化體系的整體效能。

（四）推送個性化信息服務，轉(zhuǎn)變被動工作模式

若要推動傳統(tǒng)行業(yè)的轉(zhuǎn)型升級，關(guān)鍵在于“數(shù)據(jù)”的有效運用。借助海量的數(shù)據(jù)資源，管理層能夠深入剖析客戶的喜好與需求，從而更精確地迎合客戶個性化需求。大數(shù)據(jù)時代，高校人事檔案的服務模式正經(jīng)歷著潛移默化的變革。除了教職工的基礎信息，人事檔案還涵蓋了教職工的個性化數(shù)據(jù)。通過綜合分析和挖掘這些信息，摒棄過去“你來我找”的被動響應模式，轉(zhuǎn)為主動提供量身定制的個性化服務。例如，基于教師的學術(shù)背景和研究方向，人事檔案信息化系統(tǒng)可以主動推送相關(guān)的學術(shù)資源、研討會信息和合作機會。對于即將退休的教職工，系統(tǒng)可以提前規(guī)劃養(yǎng)老金領取、健康保險等相關(guān)服務。這種由數(shù)據(jù)驅(qū)動的個性化服務模式，不僅提升了人事檔案管理的效率和滿意度，更體現(xiàn)了高校對教職工的深切關(guān)懷與尊重。

（五）保障網(wǎng)絡信息安全，助力高校長遠發(fā)展

在高校人事檔案實現(xiàn)信息化之后，可以通過局域網(wǎng)便捷檢索檔案資料，這是信息查詢現(xiàn)代化的重要體現(xiàn)。但是，信息的高度可訪問性也使得數(shù)據(jù)安全面臨的風險激增。例如，當前高校員工要想登錄人事檔案信息系統(tǒng)，需要輸入自設的賬號與密碼，但一些員工由于不重視信息安全防范，為了方便記憶，往往設置一些較為簡單的密碼，無疑提高了數(shù)據(jù)信息泄漏、賬號被盜的風險程度。故此，在高校人事檔案信息化建設過程中，網(wǎng)絡安全已成為不容忽視的嚴峻問題。為了應對這一挑戰(zhàn)，高校應運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建安全防護體系和防御策略，包括但不限于加強網(wǎng)絡監(jiān)控、定期進行安全漏洞掃描、及時更新安全補丁等，并致力于培養(yǎng)具備全面技能的復合型人才，這些人才不僅需要精通信息技術(shù)，還要具備強烈的安全意識和應對突發(fā)情況的能力。同時，為了進一步筑牢人事檔案信息安全壁壘，需要持續(xù)關(guān)注信息維護與網(wǎng)絡安全，助力高校穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展。

六、結(jié)語

綜上所述，人事檔案在高校的高質(zhì)量發(fā)展中扮演著舉足輕重的角色，對于教職工的評優(yōu)評先、職稱評審以及干部選拔等關(guān)鍵環(huán)節(jié)都具有深遠影響。為了與時代步伐保持一致，高校必須加快人事檔案工作的信息化建設，將紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子化管理。在此過程中，高校需要更新管理理念，提升對信息化重要性的認識，凝聚共識，做好頂層設計與規(guī)劃。同時，積極引進前沿技術(shù)，以更好地適應人事檔案信息化的新要求，從而為高校的長遠穩(wěn)定發(fā)展提供更為優(yōu)質(zhì)的服務支持。

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作者單位：武夷學院人事處

■ 責任編輯：王穎振、鄭凱津