摘 要：本文從人工智能與考務(wù)檔案管理融合的時(shí)代背景出發(fā)，詳細(xì)論述了人工智能融入檔案管理的主要技術(shù)和應(yīng)用場域，認(rèn)為人工智能考務(wù)檔案管理具有重塑治理結(jié)構(gòu)、優(yōu)化治理流程和工具的作用，同時(shí)也面臨著技術(shù)和應(yīng)用場景風(fēng)險(xiǎn)。作為檔案管理部門，需要在堅(jiān)持價(jià)值引領(lǐng)、有序應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)和規(guī)范服務(wù)保障等方面下功夫，推動(dòng)人工智能檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人工智能；考務(wù)檔案；創(chuàng)新

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出要應(yīng)用人工智能助推檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。近年來，國家檔案局積極助推人工智能與檔案管理深度融合，提高檔案管理的效率和精度?？紕?wù)檔案作為考試過程的全方位記錄，對優(yōu)化國家考試制度和做好考試管理具有重要作用。將人工智能與考務(wù)檔案管理有機(jī)融合，厘清內(nèi)在聯(lián)系，明確安全風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，有利于推動(dòng)理論成果的實(shí)踐應(yīng)用。

1 問題提出與文獻(xiàn)回顧

1.1 問題提出：人工智能嵌入考務(wù)檔案管理

隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和應(yīng)用場景的擴(kuò)大，人工智能技術(shù)在更多領(lǐng)域得到應(yīng)用和發(fā)展，為人類社會(huì)帶來更多的驚喜與突破，引發(fā)思維、生產(chǎn)和生活各方面的變革。人工智能通常指的是由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)所表現(xiàn)出來的智能行為，這些系統(tǒng)通過深度學(xué)習(xí)與自然語言處理等技術(shù)和算法來模擬人類的智能。而“人工智能+”則是一個(gè)更加寬泛的概念，它指的是人工智能作為一種基礎(chǔ)性和驅(qū)動(dòng)性的技術(shù)力量，與社會(huì)等多個(gè)領(lǐng)域進(jìn)行深度融合，創(chuàng)造出新的產(chǎn)品、服務(wù)和商業(yè)模式，從而推動(dòng)傳統(tǒng)行業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)的變革。對檔案管理來說，人工智能能夠助推檔案管理效率的提升和管理模式的轉(zhuǎn)型，這也是檔案事業(yè)“四個(gè)體系”建設(shè)的內(nèi)在需求。從供給側(cè)層面看，我國人工智能技術(shù)創(chuàng)新活躍，產(chǎn)業(yè)體系完備，具備支撐檔案行業(yè)應(yīng)用人工智能的良好基礎(chǔ)?？紕?wù)檔案是對考試過程的全方位記錄，包括考務(wù)管理過程檔案、考試結(jié)果檔案、評(píng)估及檢查資料、考評(píng)人員檔案和統(tǒng)計(jì)資料等。人工智能技術(shù)有利于提升考務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化水平，滿足考試評(píng)估和公共服務(wù)需要，推動(dòng)檔案管理向智能化、智慧化和高效化邁進(jìn)。但是人工智能技術(shù)也帶來諸多風(fēng)險(xiǎn)，國家層面提出要高度重視人工智能發(fā)展，營造創(chuàng)新業(yè)態(tài)，重視防范風(fēng)險(xiǎn)。因此，在堅(jiān)持審慎原則基礎(chǔ)上對待人工智能技術(shù)的應(yīng)用，系統(tǒng)揭示人工智能融入考務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)、形態(tài)和影響，同時(shí)防范化解好風(fēng)險(xiǎn)影響，對于營造檔案管理新生態(tài)，落實(shí)檔案事業(yè)十四五規(guī)劃具有重要實(shí)踐意義。

1.2 文獻(xiàn)回顧：當(dāng)前學(xué)術(shù)界關(guān)于人工智能融入考務(wù)檔案治理尚屬起步階段

關(guān)于人工智能考務(wù)檔案管理的研究尚不充分，但聚焦技術(shù)賦能視角下檔案治理的成果較為豐富，為本研究提供了一定理論參考。一是工具邏輯層面。人工智能在算法、效率上的優(yōu)勢，促使檔案管理部門吸收和采納現(xiàn)代信息技術(shù)，這為數(shù)字檔案轉(zhuǎn)型提供了技術(shù)支撐。二是價(jià)值邏輯層面。技術(shù)不會(huì)直接改變檔案管理的理念與方式，而是透過管理工具的改變，突破傳統(tǒng)的檔案治理模式，促進(jìn)檔案管理從以紙質(zhì)為主的傳統(tǒng)模式向以數(shù)據(jù)為主的現(xiàn)代模式轉(zhuǎn)變。三是結(jié)構(gòu)邏輯層面。人工智能技術(shù)極大地提高了工作效率和組織規(guī)模的優(yōu)化，使人從繁重的重復(fù)勞動(dòng)中解脫出來，重塑基層管理組織。同時(shí)，促使檔案管理部門的扁平化，改變原來機(jī)械性的運(yùn)作方式。

2 人工智能融入考務(wù)檔案管理的理論邏輯

2.1 人工智能融入檔案管理的主要技術(shù)

一是自然語言處理（NLP）。NLP是人工智能的核心技術(shù)，在幫助計(jì)算機(jī)理解、解釋、生成及與人類使用的自然語言進(jìn)行有效交互，其系統(tǒng)主要包括語音識(shí)別、機(jī)器翻譯、情感分析、文本摘要與問答系統(tǒng)等。二是光學(xué)字符識(shí)別（OCR）。它是對圖像進(jìn)行分析識(shí)別處理、獲取文字和版面信息的過程，是典型的人工智能視覺任務(wù)，通常由文本檢測和文本識(shí)別兩個(gè)子任務(wù)構(gòu)成。三是機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)。機(jī)器學(xué)習(xí)是從數(shù)據(jù)中通過算法自動(dòng)歸納邏輯或規(guī)則，并根據(jù)歸納的結(jié)果與新數(shù)據(jù)來進(jìn)行預(yù)測。比如，對考務(wù)檔案的試卷類型與考試流程等進(jìn)行分析和分類，給管理者提供更詳細(xì)的數(shù)據(jù)。四是自然語言生成技術(shù)（NLG）。該技術(shù)能夠依照用戶輸入的關(guān)鍵詞或主題，自動(dòng)生成流暢、連貫的文本內(nèi)容。比如，自動(dòng)生成檔案的題名與摘要等，節(jié)約人力成本。五是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)可以發(fā)現(xiàn)大量數(shù)據(jù)中隱藏的模式和關(guān)聯(lián)性，幫助檔案管理員更好地管理檔案數(shù)據(jù)。

2.2 人工智能技術(shù)在考務(wù)管理中的應(yīng)用場域

一是檔案收集層面。人工智能有助于數(shù)據(jù)化收集。檔案數(shù)據(jù)包括各種格式的文件，如紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本、電子文檔、圖片、音頻和視頻等，需要引入圖像處理、OCR圖文識(shí)別、智能編目和數(shù)據(jù)挖掘等AI技術(shù)，并優(yōu)化數(shù)據(jù)處理流程和保障措施，最終達(dá)到高質(zhì)高效的檔案數(shù)據(jù)化處理效果。比如，人工智能通過圖文識(shí)別和機(jī)器學(xué)習(xí)對文件進(jìn)行分類管理，提高分類的精準(zhǔn)性和高效化。再比如，人工智能在收集范圍的基礎(chǔ)上利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，自主分析收集對象之間的內(nèi)在聯(lián)系，從而使檔案資源應(yīng)收盡收。二是檔案保管方面。人工智能構(gòu)建考務(wù)檔案知識(shí)圖譜，解決基層檔案管理的保管難題。加強(qiáng)數(shù)據(jù)共享，提高檔案流動(dòng)性，向數(shù)字政府和數(shù)字城市底座提供數(shù)據(jù)共享支持。對館藏檔案進(jìn)行管理，實(shí)時(shí)監(jiān)測數(shù)據(jù)并進(jìn)行多維統(tǒng)計(jì)分析，對文件類型、保存時(shí)間、利用情況和日志記錄等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，實(shí)時(shí)記錄文件使用動(dòng)態(tài)、破損文件及高風(fēng)險(xiǎn)文件監(jiān)測信息等，支持?jǐn)?shù)據(jù)備份、策略制定和備份執(zhí)行。三是檔案利用方面。人工智能在考務(wù)檔案檢索和開發(fā)上具有獨(dú)特優(yōu)勢。NLP實(shí)現(xiàn)智能檢索，語音檢索和圖像檢索提高檢索效率。在檔案利用上實(shí)現(xiàn)重要考務(wù)文件的語音識(shí)別，提取檔案的時(shí)間軸，匹配識(shí)別后對應(yīng)的文字副本。NLG技術(shù)實(shí)現(xiàn)相似考務(wù)檔案內(nèi)容和圖片的聚合，構(gòu)建檔案專題數(shù)據(jù)庫，并能夠自主回答有關(guān)問題。人工智能還可以運(yùn)用大數(shù)據(jù)挖掘和聚類技術(shù)，分析考務(wù)工作中安全性和指標(biāo)性等因素各自的影響程度，為考試流程優(yōu)化、考試內(nèi)容分析與突發(fā)應(yīng)急事件決策提供信息支持。

3 人工智能融入考務(wù)檔案管理的價(jià)值與風(fēng)險(xiǎn)

3.1 人工智能融入考務(wù)檔案管理的功能價(jià)值

一是重塑治理結(jié)構(gòu)，推動(dòng)檔案治理轉(zhuǎn)型。人工智能的精準(zhǔn)化與高效化有效降低管理部門的人員和物資成本，管理人員從流程化與程序化過程中剝離出來，提高治理效能。人工智能推動(dòng)海量考務(wù)數(shù)據(jù)的篩選、歸類和分析，增強(qiáng)管理部門的技術(shù)聯(lián)結(jié)能力，推動(dòng)組織結(jié)構(gòu)扁平化。同時(shí)，人工智能對考務(wù)數(shù)據(jù)的抓取和分析有利于治理主體掌握更精準(zhǔn)的信息，提高檔案公共服務(wù)供給的質(zhì)量和效能。二是優(yōu)化治理流程，促進(jìn)數(shù)字政府建設(shè)?？紕?wù)檔案作為數(shù)字政府建設(shè)的重要內(nèi)容，有助于更好地回應(yīng)公眾訴求。一方面，人工智能推動(dòng)政府治理的精準(zhǔn)性。對考務(wù)檔案數(shù)據(jù)的分析。比如，試卷難易度和區(qū)分度能夠預(yù)測公眾的需求和意愿，提高政府治理的前瞻性。另一方面，考務(wù)檔案關(guān)系公眾的切身利益，加強(qiáng)考務(wù)信息宣傳引導(dǎo)，減少因信息誤差造成的偏見與誤導(dǎo)，有助于政府治理的良性循環(huán)。比如，收集民眾在考試方面的意見建議，結(jié)合大數(shù)據(jù)分析，更好地優(yōu)化考務(wù)過程，消除負(fù)面影響。三是優(yōu)化治理工具，提高考務(wù)檔案現(xiàn)代化水平。在考務(wù)檔案收管存用各環(huán)節(jié)，人工智能管理方式都體現(xiàn)出人力難以達(dá)成的效能。比如，人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)考務(wù)檔案高速檢索、篩選、匯總歸納、分析總結(jié)與智能化服務(wù)，這能為決策制定提供更多的信息參考。與此同時(shí)，人工智能在對考務(wù)檔案結(jié)構(gòu)化處理基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)數(shù)智化的利用，發(fā)掘檔案利用價(jià)值，達(dá)到便民的目的。

3.2 人工智能融入考務(wù)檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)隱患

一是技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。從數(shù)據(jù)質(zhì)量來看，若檔案信息化加工質(zhì)量不過關(guān)，人工智能模型在識(shí)別過程中就會(huì)產(chǎn)生錯(cuò)誤和不準(zhǔn)確的結(jié)果，導(dǎo)致分類混亂與信息提取不完整等問題。從數(shù)據(jù)隱私來看，考務(wù)檔案包括大量個(gè)人身份信息，這些數(shù)據(jù)用于人工智能模式，可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的濫用，加之網(wǎng)絡(luò)攻擊日益頻繁，個(gè)人數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險(xiǎn)加大。從公正性來看，智能算法受到知識(shí)結(jié)構(gòu)與身份定位等因素影響，若人工智能無法擺脫這些因素，易造成考試數(shù)據(jù)分析的不公平，不利于考試的客觀性和真實(shí)性。同時(shí)，雖然人工智能在考務(wù)檔案管理應(yīng)用上有較大的進(jìn)步，但也面臨著圖像識(shí)別等方面的技術(shù)缺陷，需要下大力氣加以創(chuàng)新。二是場景風(fēng)險(xiǎn)。檔案收集方面，人工智能較之以往技術(shù)最大的優(yōu)勢在于對個(gè)人生物識(shí)別信息的收集、分析和利用，已呈現(xiàn)出精準(zhǔn)化、全面化、簡便化和隱秘化趨勢，在考務(wù)檔案收集中需要特別注意保護(hù)個(gè)人隱私。在檔案利用方面。數(shù)據(jù)庫和共享平臺(tái)建立擴(kuò)展考務(wù)檔案應(yīng)用場域，但在共享機(jī)制建設(shè)上要堅(jiān)持分類管理，只有特定用戶才能訪問有關(guān)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)不被濫用。檔案存儲(chǔ)方面。存儲(chǔ)云的產(chǎn)生推動(dòng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)更加便捷，但是若防控措施或安全機(jī)制（加密、遠(yuǎn)程訪問、數(shù)據(jù)備份）等不到位，數(shù)據(jù)將面臨較大的安全隱患。

4 人工智能融入考務(wù)檔案管理的保障措施

4.1 堅(jiān)持價(jià)值引領(lǐng)

一是完善制度規(guī)則。人工智能應(yīng)用離不開健康的制度生態(tài)，主管部門應(yīng)當(dāng)做好頂層設(shè)計(jì)，確定人工智能發(fā)展的價(jià)值目標(biāo)和治理的總體要求，加強(qiáng)對個(gè)人隱私、公平等權(quán)益的人工智能監(jiān)督管理。進(jìn)一步完善人工智能與考務(wù)檔案管理融合的政策部署，調(diào)整現(xiàn)有制度，以適應(yīng)人工智能對考務(wù)檔案帶來的改變，充分釋放人工智能技術(shù)紅利。二是建立激勵(lì)機(jī)制。要加強(qiáng)資金投入，人工智能應(yīng)用普遍面臨著投入低的問題，主管部門要加強(qiáng)支撐要素保障，加快推動(dòng)原創(chuàng)性、引領(lǐng)性技術(shù)取得新突破與搭建完善融合平臺(tái)體系，推廣示范應(yīng)用，支持開展考務(wù)檔案智能化改造，為融合發(fā)展提供有力支撐。三是樹立數(shù)據(jù)治理思維。積極引導(dǎo)樹立人工智能管理的思維，以正確管理理念應(yīng)對人工智能帶來的價(jià)值與風(fēng)險(xiǎn)。要加強(qiáng)應(yīng)用培訓(xùn)和技能提升，著力提高檔案人員計(jì)算機(jī)素養(yǎng)和數(shù)據(jù)觀念，提高辨別風(fēng)險(xiǎn)隱患的能力，構(gòu)建健康、有序和積極的應(yīng)用環(huán)境。

4.2 有序應(yīng)對風(fēng)險(xiǎn)

無論科學(xué)技術(shù)如何發(fā)展，包括人工智能在內(nèi)的新技術(shù)都是人類改造自然的工具，社會(huì)治理的主體依然是自然人，人工智能不能成為真正意義上的“代理人”，要堅(jiān)持人工智能的工具主義定位，以慎重原則為引導(dǎo)，避免出現(xiàn)“唯工具主義”傾向。一是規(guī)范應(yīng)用場景?！渡墒饺斯ぶ悄芊?wù)管理暫行辦法》規(guī)定，人工智能服務(wù)提供者應(yīng)當(dāng)依法承擔(dān)網(wǎng)絡(luò)信息內(nèi)容生產(chǎn)者責(zé)任，履行網(wǎng)絡(luò)信息安全義務(wù)。因此，人工智能融入考務(wù)檔案需要明確使用邊界和范圍，加強(qiáng)對源頭數(shù)據(jù)的審查，完善數(shù)據(jù)權(quán)限管理體系，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和有效性。要加強(qiáng)對應(yīng)用場景的審核和約束，以身份驗(yàn)證、限制登錄等方式約束利用者的行為，降低被惡意使用的風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，適時(shí)引入第三方進(jìn)行測評(píng)和研判，保障應(yīng)用場景的安全性。二是制定指導(dǎo)規(guī)范?！丁笆奈濉睓n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》和《數(shù)據(jù)安全法》對應(yīng)用安全做出明確規(guī)定，但是大多偏向于宏觀的路徑引導(dǎo)，缺乏詳細(xì)的實(shí)施細(xì)則?？紕?wù)檔案管理部門要以有關(guān)法律和規(guī)劃為引領(lǐng)，參照其他安全標(biāo)準(zhǔn)，吸收借鑒先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和規(guī)范，建立二者融合的安全標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)事前、事中和事后的全流程安全管理。

4.3 規(guī)范服務(wù)保障

一是建立數(shù)據(jù)分級(jí)體系?？紕?wù)檔案數(shù)據(jù)分類分級(jí)是數(shù)據(jù)安全管理的基礎(chǔ)，也是檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必備條件。2024年《數(shù)據(jù)安全技術(shù) 數(shù)據(jù)分類分級(jí)規(guī)則》（GB/T 43697-2024）正式發(fā)布，為檔案數(shù)據(jù)分級(jí)提供了制度規(guī)范。主管部門要建立數(shù)據(jù)分類分級(jí)制度規(guī)程，對于敏感信息要嚴(yán)格保護(hù)。定期評(píng)估數(shù)據(jù)的安全狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的安全隱患，為制定有針對性的安全措施提供科學(xué)依據(jù)。要完善數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制，確保數(shù)據(jù)的完整性與可用性。常態(tài)化進(jìn)行數(shù)據(jù)安全審計(jì)，檢查數(shù)據(jù)保護(hù)措施的有效性并及時(shí)修正問題。二是建立責(zé)任追究機(jī)制。檔案管理部門是人工智能技術(shù)的應(yīng)用者和價(jià)值受益者，承擔(dān)著數(shù)據(jù)使用和輸出的安全責(zé)任。若信息被濫用或篡改，侵犯公眾集體利益，有關(guān)責(zé)任者要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。主管部門要建立責(zé)任追究機(jī)制和懲戒機(jī)制，讓使用人心存敬畏、心有戒尺，確保人工智能紅利不被濫用。同時(shí)，考務(wù)檔案部門可參照其他行業(yè)建立倫理審核機(jī)制，對適用場域進(jìn)行道德評(píng)估，識(shí)別不同場景下的濫用危害，推動(dòng)人工智能與考務(wù)檔案管理的高質(zhì)量融合。

結(jié)語

信息技術(shù)的發(fā)展日新月異，考務(wù)檔案的管理工作也應(yīng)緊跟時(shí)代的步伐不斷進(jìn)步，更好地服務(wù)中心大局、服務(wù)人民群眾?？紕?wù)檔案管理機(jī)構(gòu)要順應(yīng)信息化、智能化、智慧化的發(fā)展趨勢，抓住國家鼓勵(lì)人工智能技術(shù)發(fā)展這一歷史機(jī)遇，深化人工智能發(fā)展和檔案管理深度融合，構(gòu)建數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)、人機(jī)協(xié)同、跨界融合與共創(chuàng)分享的檔案管理新形態(tài)，促進(jìn)技術(shù)創(chuàng)新、應(yīng)用創(chuàng)新和業(yè)態(tài)創(chuàng)新的良性循環(huán)。要強(qiáng)化安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，從算法源頭入手解決人工智能安全風(fēng)險(xiǎn)與社會(huì)倫理問題，以人工智能的技術(shù)紅利推動(dòng)檔案管理形成新動(dòng)能。

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作者簡介：宗煜（1982—），大學(xué)學(xué)歷，青島市招生考試院館員，研究方向：檔案管理。