摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展、大數(shù)據(jù)時代的到來，對各行業(yè)的工作理念及工作方式帶來極大的挑戰(zhàn)，檔案安全管理工作也是如此?；诖?，文章分析了大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案安全管理中所發(fā)揮的作用，論述了大數(shù)據(jù)時代檔案安全管理的困境，并有針對性地提出了檔案安全管理優(yōu)化策略，以期為大數(shù)據(jù)時代檔案安全管理工作的開展提供有益參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；安全；策略

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，檔案信息數(shù)量呈現(xiàn)爆炸式增長，無可否認，大數(shù)據(jù)技術(shù)在提高檔案安全管理工作效率、降低檔案安全管理成本、加速檔案安全管理智慧化進程中起著重要作用。然而，大數(shù)據(jù)時代的檔案安全管理也面臨著諸多挑戰(zhàn)，如檔案數(shù)據(jù)量級和復(fù)雜性急劇增加、網(wǎng)絡(luò)安全及人才短缺等，為了應(yīng)對這些挑戰(zhàn)，需要多措并舉，群策群力，不斷優(yōu)化檔案安全管理策略，提高檔案安全管理水平。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案安全管理中的作用分析

1.提高檔案安全管理工作效率

過去，由于信息技術(shù)發(fā)展的限制，大多數(shù)檔案管理工作信息化程度較低，主要依靠人工開展檔案安全管理工作，難以取得實效。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作的科學(xué)化、信息化進程不斷加快，為提高檔案安全管理工作效率提供了強有力的支持。檔案包含了大量個人信息，在信息技術(shù)應(yīng)用尚未成熟時，需要人工收集、分類、整理和歸納，各個環(huán)節(jié)都需要花費大量的時間，檔案管理工作受到時間和空間的限制，信息管理效能較低，且人工開展檔案管理的傳統(tǒng)模式很容易出現(xiàn)差錯，在糾偏過程中造成了時間的浪費，極大地影響了檔案管理的工作效率。在大數(shù)據(jù)時代背景下，相關(guān)檔案管理人員可以通過數(shù)字化、智能化檔案管理系統(tǒng)輕松篩選、查看某些檔案，改變了傳統(tǒng)依靠人工查詢編號，查找儲存地點，花費大量時間才能查看檔案內(nèi)容的工作方式，提高了檔案管理的工作效率。

2.降低檔案安全管理成本

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的助力下，檔案安全管理工作在提高效率的同時，也大幅度降低了管理成本。檔案安全管理成本的降低主要表現(xiàn)在兩個方面：一是人力成本的降低；二是材料成本的降低。在大數(shù)據(jù)時代背景下，各類信息技術(shù)、人工智能技術(shù)蓬勃發(fā)展，這些技術(shù)加速了檔案安全管理的迭代，正式開啟了檔案安全管理的全新時代，智能化的管理系統(tǒng)取代了大量的人工操作，利用檔案安全管理系統(tǒng)可以輕松實現(xiàn)檔案的查找、儲存、分類、整理等工作，不再需要雇用大量的檔案管理人員，降低了人力成本。

傳統(tǒng)的檔案管理工作開展需要大量的物力支持，如檔案儲藏室、檔案盒、檔案袋以及紙張等。同時，對于比較陳舊的檔案還需要加大保護措施，這些工作的開展每年需要消耗各單位大量的財政支出。大數(shù)據(jù)時代的到來，使得更多的檔案管理工作實現(xiàn)了信息化，不再依賴于紙質(zhì)檔案管理模式，只需要引進智能管理系統(tǒng)，相比于人工、材料費用等具有明顯的優(yōu)勢。總之，降低檔案安全管理的成本是大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案安全管理工作的又一積極影響。

3.加速檔案安全管理的智慧化進程

近年來，隨著我國大力推動數(shù)字化建設(shè)和智慧檔案建設(shè)工作，大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于檔案安全管理的各個環(huán)節(jié)，有利于加速完成檔案安全管理的智慧化進程。智慧檔案的建設(shè)工作需要依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，智慧檔案可以視為檔案信息化管理工作內(nèi)容的升級，與數(shù)字中國、數(shù)字社會等內(nèi)容具有很高的契合度，是我國檔案管理工作發(fā)展進程中的又一重要歷史節(jié)點，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以加速智慧檔案的構(gòu)建，使智慧檔案從概念發(fā)展到具體，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的全面升級。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，使得智慧檔案的建設(shè)不再只是對紙質(zhì)檔案內(nèi)容的復(fù)制，而是通過對海量檔案數(shù)據(jù)的采集、存儲、加工和應(yīng)用，實現(xiàn)檔案安全管理工作在組織、建設(shè)、運營和管理上全面的優(yōu)化和升級，提高了我國檔案安全管理工作的能力，推動了我國檔案安全管理信息化建設(shè)。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案安全管理的困境

1.對檔案安全管理重視程度不高

檔案管理工作是一項機密性較高、專業(yè)性較強的工作，不管是紙質(zhì)檔案管理還是信息化檔案管理，都需要對其高度重視。但隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，部分檔案安全管理人員對于檔案安全問題產(chǎn)生了懈怠的情緒，不利于我國檔案管理能力的提高。首先，部分檔案管理人員認為本單位已經(jīng)基本實現(xiàn)了檔案信息化，傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案已經(jīng)成為歷史，檔案管理工作實現(xiàn)了電子化、信息化，且在大數(shù)據(jù)時代背景下，電子檔案在儲存和使用的過程中不用考慮檔案丟失、破損、保養(yǎng)等問題。因此，其降低了對檔案安全管理的重視程度，出現(xiàn)了對檔案工作掉以輕心的態(tài)度。除此之外，部分單位管理者表現(xiàn)出對信息化檔案安全管理工作的不重視，不愿意引進先進的技術(shù)、設(shè)備設(shè)施以及智能化的檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理工作始終處于原地踏步狀態(tài)，檔案管理工作效率低下。

2.檔案安全管理工作體系尚不健全

大數(shù)據(jù)時代，為了充分保障檔案安全管理工作的高效開展，需要建立一套更加健全、科學(xué)的工作體系，但從檔案安全管理工作實踐來看，還存在著工作體系不健全的問題。首先，在現(xiàn)階段，大部分單位在檔案管理工作體系構(gòu)建中，主要以《中華人民共和國檔案法》的內(nèi)容為基礎(chǔ)，結(jié)合各地區(qū)政府工作要求及檔案管理工作實踐，建立檔案安全管理工作體系。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，各類信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，使得當(dāng)下檔案安全管理工作與政府工作要求及檔案安全管理工作實際匹配度逐漸降低，致使部分單位制定的檔案安全管理工作體系無法適應(yīng)信息化背景下檔案工作的開展，現(xiàn)有的檔案安全管理工作體系需要在深度和寬度方面進一步提升，避免檔案管理過程中出現(xiàn)“空白地帶”，做到有章可循，有法可依；其次，盡管絕大部分單位都制定了檔案安全管理工作體系，但從實際情況來看，其管理體系并不健全，一些單位檔案管理制度陳舊，多年來一直沿用過去的標準，更新迭代慢，難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代檔案安全管理工作要求，急需更新；最后，部分單位在制定檔案安全管理制度過程中出現(xiàn)了照抄照搬的現(xiàn)象，其內(nèi)容并不適合本單位檔案工作的實際情況，檔案安全管理體系產(chǎn)生嚴重的水土不服現(xiàn)象。

3.信息技術(shù)應(yīng)用存在安全風(fēng)險隱患

大數(shù)據(jù)技術(shù)對于檔案安全管理工作的開展確實起到了積極的作用，但同時也要認識到大數(shù)據(jù)也是一把雙刃劍，可能會增加檔案安全管理工作的風(fēng)險隱患。

其中，主要的風(fēng)險因素來自網(wǎng)絡(luò)病毒，各單位在檔案安全管理信息化的過程中需要收集和整理海量的檔案信息，這期間檔案管理人員需要存儲、傳輸、轉(zhuǎn)發(fā)、校對和審核各類檔案信息，在此過程中很可能遭遇黑客的入侵，不法分子通過網(wǎng)絡(luò)病毒的形式入侵檔案管理系統(tǒng)，致使機密信息外泄和丟失或部分檔案內(nèi)容被惡意篡改，這些都是在大數(shù)據(jù)時代檔案安全管理可能遇到的顯著問題，給檔案安全管理工作帶來巨大的挑戰(zhàn)。

與此同時，部分單位檔案館環(huán)境條件較差，相關(guān)管理設(shè)備設(shè)施陳舊，計算機系統(tǒng)存在嚴重的漏洞，數(shù)字化認證系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)加密等方面建設(shè)能力不足，給檔案安全管理工作帶來風(fēng)險隱患，需要引起相關(guān)責(zé)任方的重視。

4.缺乏檔案安全管理專業(yè)人才

大數(shù)據(jù)時代的到來，給檔案安全管理人員提出了新的工作需求，不僅需要具備專業(yè)的檔案管理知識和經(jīng)驗，還需要有較強的信息技術(shù)處理能力，能夠獨立操作智能化檔案管理系統(tǒng)。但從實際情況來看，目前我國在信息化檔案安全管理工作方面專業(yè)人才儲備并不充足。在傳統(tǒng)的檔案安全管理工作時期，檔案安全管理工作的難度較小，對從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力要求較低，集中體現(xiàn)為檔案收集、整理、歸檔以及提取等方面，工作內(nèi)容煩瑣且單一，對技術(shù)能力并不看重。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案安全管理工作信息化程度日益加深，當(dāng)下檔案工作對于從業(yè)人員的專業(yè)知識、實操能力提出了更加嚴格的要求，使得過去從事傳統(tǒng)檔案工作的從業(yè)人員在面對信息化的檔案安全管理工作時力不從心，各單位急需年輕專業(yè)人才改變檔案工作隊伍的年齡結(jié)構(gòu)，挖掘或培養(yǎng)信息化檔案安全管理人才成為當(dāng)下亟須解決的問題。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案安全管理工作優(yōu)化策略

1.增強檔案安全管理工作意識

在大數(shù)據(jù)時代背景下，各相關(guān)單位要重視檔案管理工作能力的提高，增強檔案安全管理意識，明確自身責(zé)任和義務(wù)，提高對檔案安全管理工作的重視程度。

一方面，積極宣傳和解讀檔案安全相關(guān)政策信息。為了進一步增強相關(guān)人員檔案安全管理工作意識，各單位應(yīng)定期開展檔案安全宣傳主題活動，積極宣傳檔案安全管理工作的重要性，解讀黑客入侵篡改檔案信息等的典型案例，增強檔案安全管理工作意識。尤其是作為單位或部門領(lǐng)導(dǎo)，要起到模范帶頭作用，重視檔案工作的安全問題，可以在辦公群內(nèi)發(fā)送各類有關(guān)檔案安全的新聞，積極組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)各類有關(guān)檔案安全管理工作知識和常識，不斷增強大家的安全意識。同時，也讓大家知道自身對于檔案安全管理應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任；另一方面，為進一步提高檔案安全管理工作能力，要加大檔案安全管理工作資金的投入。所謂“兵馬未動，糧草先行”，大數(shù)據(jù)時代，各單位要加快檔案工作的信息化建設(shè)，重視設(shè)備設(shè)施的更新迭代，引進更先進的檔案信息化管理軟件，為檔案管理工作的順利開展打下良好基礎(chǔ)。

2.健全檔案安全管理工作體系

“沒有規(guī)矩，不成方圓。”在大數(shù)據(jù)背景下，檔案安全管理工作需要更加完善的規(guī)章制度支持，完善檔案安全管理工作體系有利于推動檔案安全管理工作信息化進程，提高檔案信息的安全性和機密性。

首先，要結(jié)合單位檔案安全管理工作的實際情況，量身定做更具針對性的管理制度體系。各組織單位在完善檔案制度體系的過程中要避免形式主義，將檔案工作的制度具體化，明確各工作環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，如檔案信息錄入人員、審核人員以及提檔申請批示人員等，真正做到凡事有章可依，有章必依；其次，要重視檔案安全管理工作流程的設(shè)計，實現(xiàn)全流程管理模式，減少安全問題發(fā)生，保證檔案信息的安全。例如，針對檔案提出的流程及案例，申請人必須提供紙質(zhì)申請書，申請書模板需統(tǒng)一，經(jīng)辦人在檔案管理系統(tǒng)上發(fā)起工作流程，經(jīng)辦人、審核人、批準人逐層受理，使檔案安全管理工作愈加規(guī)范，有據(jù)可循。

3.強化網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險管理

大數(shù)據(jù)是一把雙刃劍，在助力檔案安全管理工作信息化進程的同時，也給檔案安全管理工作帶來了全新的風(fēng)險因素，要想利用好大數(shù)據(jù)這把雙刃劍，就必須強化網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險管理，防止因網(wǎng)絡(luò)安全問題對檔案安全管理工作造成不利影響。

第一，檔案管理過程中要建立防火墻、數(shù)字化認證系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)密匙等安全工具，防止黑客的非法入侵，進一步提升檔案信息的安全性。尤其是對于一些涉密檔案，必須嚴格控制其向外流出，如需提取或更改相關(guān)信息內(nèi)容，必須實行加密處理，避免多人、多次瀏覽；第二，檔案安全管理工作人員要增強防范意識，辦公時嚴格按照規(guī)程操作，不隨意瀏覽存在風(fēng)險的網(wǎng)站。在大數(shù)據(jù)背景下，網(wǎng)絡(luò)安全問題頻發(fā)，部分鏈接、網(wǎng)站存在網(wǎng)絡(luò)病毒，一旦點擊或打開很可能會泄露工作信息，作為檔案安全管理人員要持續(xù)保證網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境的安全，保證檔案系統(tǒng)的使用安全；第三，各單位要加強與第三方互聯(lián)網(wǎng)公司的聯(lián)動，共同打造更加安全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。例如，可以與360、騰訊等網(wǎng)絡(luò)公司加強合作，為檔案管理設(shè)計具有針對性的安全系統(tǒng)，及時監(jiān)管和識別風(fēng)險因素，保證檔案系統(tǒng)使用中的安全。

4.加強檔案安全管理人才隊伍建設(shè)

完善的人才隊伍是保障檔案安全管理工作提質(zhì)增效的核心要素。然而，目前部分檔案管理人員缺乏先進的管理技術(shù)，對于各類現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)和管理軟件還不熟悉，這些問題亟須解決。首先，加強單位內(nèi)部人員培訓(xùn)。各單位要重視現(xiàn)有檔案管理人員的培養(yǎng)，定期邀請行業(yè)內(nèi)的專家和學(xué)者開展培訓(xùn)工作，培訓(xùn)的內(nèi)容要結(jié)合工作實際，尤其是要針對一些檔案安全管理過程中的典型問題。此外，也要通過培訓(xùn)轉(zhuǎn)變部分年齡較大的檔案安全管理人員改變傳統(tǒng)的工作思想和工作方式，使其能夠熟練運用現(xiàn)代化的檔案安全管理系統(tǒng)，共同進步；其次，加強信息化檔案安全管理工作人才的引進力度。各單位要重視人才的引進工作，如通過校園招聘的方式引進專業(yè)人才，利用專業(yè)知識以及對于大數(shù)據(jù)技術(shù)的了解，完成單位管理人員新老交替工作，為單位注入更多的新鮮血液，進一步完善信息化檔案安全管理人才結(jié)構(gòu)。

四、結(jié)束語

檔案安全管理工作不僅關(guān)乎個人信息安全，還與社會穩(wěn)定發(fā)展密切相關(guān)。大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)的檔案安全管理工作進入新的階段，信息技術(shù)的應(yīng)用對檔案安全管理工作提出了新的要求和標準。本文在具體分析大數(shù)據(jù)技術(shù)對促進檔案安全管理工作智慧化建設(shè)等作用的基礎(chǔ)上，分析當(dāng)下檔案安全管理工作存在的困境，并提出了增強檔案安全管理工作意識、健全檔案安全管理工作體系等優(yōu)化策略。檔案安全管理工作是一個長期的過程，相關(guān)工作人員需要盡快轉(zhuǎn)變觀念，及時調(diào)整工作思路，創(chuàng)新檔案安全管理工作方法，不斷積累工作經(jīng)驗，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)高效開展檔案安全管理工作，從而更好地助力我國檔案事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻：

[1]莊淳軼.大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化探究[J].蘭臺世界，2023（12）：76-78.

[2]土紅莉，韓喬喬.淺析大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案資源數(shù)據(jù)治理體系構(gòu)建[J].陜西檔案，2024（01）：28-29+24.

[3]卞咸杰.大數(shù)據(jù)時代智慧檔案信息服務(wù)平臺數(shù)據(jù)安全風(fēng)險及其對策[J].檔案管理，2022（06）：38-41.

[4]趙宣哲.黨政機關(guān)涉密電子檔案安全管理風(fēng)險與對策分析[J].蘭臺世界， 2022（10）：71-73.

[5]金 波，楊 鵬.大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)據(jù)安全保障探究[J].檔案學(xué)通訊，2022（03）：30-38.

作者單位：山東省菏澤市國土綜合整治服務(wù)中心作者簡介：李景榮（1973—），女，漢族，山東濱州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。