5WHY分析法在審計整改中的應(yīng)用研究

2024-12-10 00:00:00張佳哲

管理學(xué)家 2024年22期

[摘要]文章以Z區(qū)食堂管理專項審計為例，深入研究專項檢查中審計整改質(zhì)量不高、整改不到位等現(xiàn)象，運用5WHY分析法分析影響審計整改的因素，透過現(xiàn)象揭示實質(zhì)原因，確保問題得到有效解決，彰顯審計價值。在此基礎(chǔ)上，提出持續(xù)優(yōu)化審計整改路徑，旨在為促進內(nèi)部審計高質(zhì)量發(fā)展提供助力。

[關(guān)鍵詞]審計整改；食堂管理；5WHY分析法

中圖分類號：F272 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）22-0054-03

審計整改是審計監(jiān)督的“最后一公里”，它維護的是審計的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，只有將審計整改落到實處，才能真正地確保審計監(jiān)督職責(zé)的發(fā)揮。在日常審計整改中，由于各單位情況復(fù)雜，經(jīng)常會遇到浮于表面的修改。修改只是將審計提出來的問題進行點對點的改正，這種修改往往會出現(xiàn)流于形式、反復(fù)發(fā)生的情形。真正的整改是站在頂層去觀察，完完整整地從根源去找尋原因。因此，需要在審計專項檢查的實踐中探索推動審計整改的有效優(yōu)化路徑。

一、文獻綜述

目前，國內(nèi)對審計整改的現(xiàn)狀分析有很多的研究。林馨怡認(rèn)為，內(nèi)部審計整改工作正在持續(xù)穩(wěn)步推進，國家已頒布多項政策，指導(dǎo)審計整改工作的實施，進一步凸顯了深入研究這一領(lǐng)域的重要性和迫切性[ 1 ]。劉麗花等認(rèn)為，內(nèi)部審計整改是新形勢新政策的要求，審計整改是促進單位黨風(fēng)廉政建設(shè)和提高單位治理水平的重要方式，現(xiàn)在越來越多單位出現(xiàn)“重審計、輕整改”的現(xiàn)象，主要體現(xiàn)在審計整改率低、整改問題屢審屢犯。內(nèi)部審計整改難已成為制約審計工作發(fā)展的瓶頸[ 2 ]。此外，還存在一些問題，例如整改工作治標(biāo)不治本，屢查屢犯破解難，主要表現(xiàn)為被審計單位重視程度不夠，不注重分析問題背后的深層次原因，點對點整改、承諾式整改、避重就輕等流于形式的現(xiàn)象普遍存在；審計部門跟蹤檢查不全面；多部門聯(lián)動協(xié)調(diào)機制不健全，審計部門整改協(xié)調(diào)作用發(fā)揮不足[ 3 ]。針對目前審計整改過程中出現(xiàn)的問題，丁艷麗認(rèn)為，審計整改的工作需要不斷深入，摸清問題的底層原因，提出更加全面的解決方案。全面和系統(tǒng)地強調(diào)審計整改的工作需要覆蓋各個方面，對于存在的問題進行全面、系統(tǒng)性的分析和整改，不能僅關(guān)注單個問題的解決[ 4 ]。

二、案例背景

（一）Z區(qū)中小學(xué)食堂基本情況

Z區(qū)內(nèi)中小學(xué)食堂采取自營的管理模式，這種模式的運作方式為食堂實行獨立核算，開設(shè)獨立的銀行賬戶。食堂人員主要由自主招聘的廚師及幫廚構(gòu)成，其人員性質(zhì)為合同制員工，人員素質(zhì)參差不齊且流動性較大。食堂收入來源分為兩類，一類為學(xué)生按照伙食費收費標(biāo)準(zhǔn)上繳的餐費，另一類為行政撥款的教職工伙食補助。食堂的日常支出采用師生伙食分別獨立核算，食堂除了日常水電費的開支外伙食收入全部用于師生的伙食支出。食堂沒有設(shè)置專門的管理部門及專業(yè)的管理人員，采購等日常管理主要由學(xué)校后勤中心主任兼職統(tǒng)籌管理，食堂賬務(wù)主要由財務(wù)人員統(tǒng)一處理。

（二）Z區(qū)中小學(xué)食堂管理專項審計基本情況

2023年，根據(jù)《關(guān)于進一步加強中小學(xué)食堂管理工作的意見》《浙江省中小學(xué)校食堂信息公開暫行辦法》等文件精神，Z區(qū)教育局內(nèi)審部門在內(nèi)部控制評價的基礎(chǔ)上，組織抽調(diào)專業(yè)人員組成審計組對Z區(qū)內(nèi)所有中小學(xué)食堂開展了一次全面的食堂管理專項審計。審計組前期梳理各中小學(xué)食堂的組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)管理等現(xiàn)狀后，確定了本次審計的重點關(guān)注領(lǐng)域，將制度的建立與執(zhí)行、人員管理、財務(wù)管理等幾個中高風(fēng)險領(lǐng)域作為關(guān)注重點，形成了本次審計工作的重點關(guān)注事項及審計流程清單。審計組兵分幾組通過實地查看、抽調(diào)相關(guān)單據(jù)及臺賬、核查財務(wù)原始憑證等方式層層深入調(diào)查，最終識別出17個問題風(fēng)險點。在明確責(zé)任部門和責(zé)任崗位的同時，審計組建立了從審計到整改到回頭看的整體閉環(huán)模式。從“回頭看”的過程中發(fā)現(xiàn)了“查而不改”或者整改不徹底等情形，嚴(yán)重影響了審計整改的質(zhì)量，也直接影響了審計監(jiān)督職能的發(fā)揮。因此，審計組通過運用5WHY分析法剖析影響審計整改效果的因素，幫助提升審計整改成效，助推審計整改高質(zhì)量發(fā)展。

三、審計整改效果因素分析

（一）5WHY分析法推進審計整改的可操作性

5WHY分析法是一種非數(shù)據(jù)型分析方法，“WHY”是為什么，“5”是指連續(xù)5次，尋找5個為什么，這種方法主要用于找出問題發(fā)生的根本原因。將5WHY分析法應(yīng)用于審計整改，有利于更加全面地提升審計整改效果，不斷優(yōu)化審計整改路徑，更加高效地做好審計“后半篇文章”。

（二）運用5WHY分析法解析審計整改影響因素

第一層：整改意識淡薄。

一是審計部門存在輕反饋、“回頭看”不深入的現(xiàn)象。有些審計整改只整改了表面的問題，例如索證索票不全，只做了補全材料等。這些表面的整改措施沒有深入解決問題，審計人員沒有幫助審計單位充分認(rèn)識到這些問題背后潛在的風(fēng)險和管理漏洞，也沒有考慮建立長效整改機制及問責(zé)機制。

二是作為整改執(zhí)行者的被審計單位責(zé)任意識淡薄。面對有些整改難度較大或者直接認(rèn)為無法整改的問題，認(rèn)為無需整改，直接作出原因說明即可，這使得審計發(fā)現(xiàn)的問題形同虛設(shè)，導(dǎo)致審計整改效果大打折扣。

第二層：人員配置不合理。

由于被審計單位性質(zhì)特殊，食堂整體人員素質(zhì)不高，兼職的管理人員無法運用專業(yè)知識進行深層次分析與整體化把控，無法意識到審計整改的價值。對于審計部門來說，審計意見不深入，也會對審計整改落實的進度產(chǎn)生重大影響。

從目前的配置來看，內(nèi)審部門并未配置足夠的專業(yè)審計人員。在專業(yè)化人才的配置方面存在明顯不足，實戰(zhàn)性研訓(xùn)不夠，面對任務(wù)復(fù)雜及更新變化速度快的審計工作明顯心有余而力不足，這就容易造成審計整改的跟蹤反饋不及時。

第三層：溝通反饋失效。

一是審計部門將審計報告發(fā)送給被審計單位后，如果缺少政策解讀認(rèn)為發(fā)送了報告本次任務(wù)就結(jié)束了，沒有進一步跟蹤指導(dǎo)，會導(dǎo)致相同的問題重復(fù)發(fā)生，沒能從根源上消除隱患。

二是很多需要整改的問題是需要被審計單位中的多個部門多個層面協(xié)同推進的，跨部門之間的溝通與協(xié)調(diào)是影響有效整改的關(guān)鍵，各部門及人員如果無法相互溝通、相互配合，就會出現(xiàn)“上有聲音，下無反應(yīng)”的現(xiàn)象，審計整改工作無法獲得成效。

第四層：考核約束不合理。

被審計單位內(nèi)部的考評制度如果沒有及時進行相對應(yīng)的修訂，整改不力的責(zé)任無法細(xì)化到每一個人的考評及晉升指標(biāo)體系中，那么就無法防止問題再次發(fā)生。例如，在食堂管理的專項審計中，出現(xiàn)食堂滿意度測評未做到至少一學(xué)期一次等這些管理工作上的失誤，單位內(nèi)部的問責(zé)機制指標(biāo)中沒有將這些內(nèi)容的細(xì)化到人，單位管理層及食堂人員的績效考評就不會受到實質(zhì)性的影響，會導(dǎo)致審計整改的成效無法得到保證。

第五層：相關(guān)制度不健全。

一是規(guī)范審計整改的制度缺失。在食堂管理的專項審計檢查后的審計整改階段，在被審計單位的制度中都未找到針對審計整改的規(guī)范性要求。這一制度的缺失導(dǎo)致審計整改的落實時間、側(cè)重點以及質(zhì)量管控等都會出現(xiàn)不可控的情形，無法形成完整的整改體系，無法切實提高審計整改成效。

二是內(nèi)部控制制度不完善。例如，在食堂管理的專項審計檢查中，所有單位在采購管理、財務(wù)管理以及操作流程管理中發(fā)現(xiàn)的1 7個問題風(fēng)險點，大都未在被審計單位的內(nèi)部控制制度中找到相對應(yīng)的風(fēng)險防控措施，也未在制度中找到相對應(yīng)的責(zé)任部門和責(zé)任崗位。食堂領(lǐng)域的管理制度建設(shè)未納入單位的內(nèi)部控制體系，容易在審計整改過程中出現(xiàn)各部門相互推諉、敷衍了事或者片面性整改。

四、5WHY分析法優(yōu)化審計整改實施的路徑

審計整改的實效性是審計項目質(zhì)量的試金石，一旦整改未達(dá)預(yù)期，將顯著削弱審計工作的公信力，進而制約審計監(jiān)督效能的充分發(fā)揮。在此背景下，運用5WHY分析法對影響整改成效的問題進行層層深入的診斷與根源探究，據(jù)此制定應(yīng)對策略，確保審計整改措施精準(zhǔn)實施，有力促進整改工作的深度落實與實質(zhì)提升。

（一）加強思想認(rèn)識，制度護航

建立與完善審計整改制度時，應(yīng)從校園文化、組織架構(gòu)、人員管理、職責(zé)分配、考核評價等多個維度進行，建立持續(xù)有效的審計整改機制。

第一維度是控制環(huán)境，主要包括重新梳理單位的組織架構(gòu)，確定合理的權(quán)力與責(zé)任，應(yīng)要求每個員工承擔(dān)審計整改效果的相關(guān)責(zé)任。

cMohh60Jmg/Fze6cgHTJeg==第二維度是控制活動，主要包括細(xì)化實施程序，有目標(biāo)地進行持續(xù)性整改。比如食堂留樣時間及量不足這個問題整改的持續(xù)追蹤觀察時間及食品安全管理規(guī)定的持續(xù)性學(xué)習(xí)。

第三維度是監(jiān)督活動，審計整改的反饋應(yīng)與各方溝通，持續(xù)評估整改情況，將評估結(jié)果反饋到績效考評中。通過細(xì)化的績效考評制度將單位的管理和整改效果與責(zé)任人的獎懲掛鉤，通過不同的評價考核指標(biāo)及相應(yīng)權(quán)重，體現(xiàn)出每個責(zé)任部門和責(zé)任個體對審計整改應(yīng)承擔(dān)責(zé)任的范圍。

（二）加強雙向溝通，協(xié)同前行

在被審計單位中，審計整改工作的有效落實仰賴于單位中各部門及各部門成員間的緊密配合。因此，建立常態(tài)化的溝通機制是極為必要的。對于審計部門來說，針對性的審計意見與建議依賴于閉環(huán)式的審計整改交流機制。在邊審邊改、邊審邊促的基礎(chǔ)上，提高整改方案的交流反饋頻率，切實幫助被審單位抓住根源性問題，提高審計整改的效率。雙向溝通交流機制的優(yōu)勢在于審計部門通過接收多次反饋信息，能夠進一步深挖審計整改難以推進的根源，有針對性地提供意見，切實提高審計整改工作的實用性，降低管理的風(fēng)險，發(fā)揮內(nèi)部審計的價值。

（三）優(yōu)化人員配置，助力整改

從Z區(qū)中小學(xué)的組織架構(gòu)和人員配置來看，應(yīng)在單位內(nèi)設(shè)機構(gòu)的基礎(chǔ)上設(shè)置食堂管理中心，配置專業(yè)的管理人員進行制度化的審計全流程管理，將崗位職責(zé)真正落到實處。從Z區(qū)審計部門的角度來看，新時代新形勢下的審計專業(yè)化人才的培養(yǎng)要轉(zhuǎn)變觀念，將研究與審計的日常全流程相結(jié)合。結(jié)合黨和國家的政策部署，在審計人員中積極開展研究與審計，不僅要將日常審計工作中的常規(guī)方法做扎實，而且要在如何提升審計質(zhì)量和效用方面進行理論研討。在審計人員的日常培訓(xùn)與學(xué)習(xí)過程中，自覺將開展研究型審計作為一種習(xí)慣，形成一種定期研討或分享案例的氛圍。

（四）引入平衡計分卡，考核督促

將平衡計分卡引入Z區(qū)中小學(xué)的考核機制，有利于推進審計整改的高質(zhì)量發(fā)展。平衡計分卡可以從財務(wù)、客戶、內(nèi)部業(yè)務(wù)流程、學(xué)習(xí)與成長四個維度來綜合評價審計整改的落實情況，能夠?qū)⒇?zé)任落實到每一個崗位和人員上。在審計整改的考核機制中，可以將財務(wù)維度比作大樹的根部，內(nèi)部業(yè)務(wù)流程維度比作大樹的主樹干，客戶維度比作大樹的樹枝，學(xué)習(xí)與成長維度比作大樹的樹葉，將每f4tOEcWBm8lkWAzGnUin6Q==個維度的考核指標(biāo)進行細(xì)化設(shè)計是引入前的重點。具體細(xì)化指標(biāo)設(shè)計參考如圖1所示。

（五）創(chuàng)新分析方式，優(yōu)化整改

審計整改應(yīng)是一個動態(tài)、反復(fù)且不斷整合優(yōu)化的過程，相同的審計問題出現(xiàn)在不同單位可能會因組織管理細(xì)節(jié)、員工素質(zhì)及運營模式的不同而呈現(xiàn)出完全不同的整改方案。因此，運用新手段，結(jié)合5WHY分析法能更加深入地探索各單位審計整改不力的影響因子，對審計整改實施過程中的問題刨根溯源，讓整改意見更有針對性，讓整改過程更有可操作性，切實提高審計工作質(zhì)量。

五、結(jié)語

針對目前審計整改不夠深入、浮于表面等問題，文章運用5WHY分析法創(chuàng)新審計整改的新方式，幫助審計部門和被審計單位更加清晰地分析影響審計整改成效的因素，為學(xué)校食堂更好地提高風(fēng)險防范能力提供助力。審計整改并非一蹴而就的短期行為，而是植根于持續(xù)優(yōu)化與進化的長效機制之中。提升審計整改流程的效能與長久性，需要像5WHY分析法一樣層層深入，精準(zhǔn)地找出實質(zhì)性問題，確保整改措施能夠經(jīng)受時間的考驗。