摘 要：購銷環(huán)節(jié)是中小企業(yè)成功與否的關鍵，是企業(yè)在市場中的生存之本，是整個業(yè)務流程的核心，直接影響企業(yè)的盈利能力和成本控制。良好的內(nèi)部控制關乎企業(yè)核心業(yè)務的效率和會計信息的可靠性。文章探討了中小企業(yè)購銷環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制如何提升會計信息的質(zhì)量，指出有效的控制措施能夠提高會計信息的準確性、及時性和完整性，從而增強企業(yè)的競爭力。

關鍵詞：中小企業(yè) 購銷環(huán)節(jié) 內(nèi)部控制機制 會計信息質(zhì)量

中圖分類號：F275.2 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）07-100-02

在中小企業(yè)中，購銷環(huán)節(jié)是決定企業(yè)是否具有競爭力的重要板塊，然而，由于資源的限制，中小企業(yè)在購銷環(huán)節(jié)面臨著諸多挑戰(zhàn)，特別是內(nèi)部控制機制的缺乏，直接影響了會計信息的質(zhì)量。會計信息質(zhì)量的高低，關系到企業(yè)決策的準確性和投資者的信心，因此，探討中小企業(yè)購銷環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制機制與會計信息質(zhì)量的關聯(lián)性具有重要的理論和實踐意義。

一、中小企業(yè)加強購銷環(huán)節(jié)內(nèi)部控制的重要性

中小企業(yè)在市場經(jīng)濟中扮演著至關重要的角色，它們的成長與發(fā)展不僅能夠促進經(jīng)濟多樣性，還能創(chuàng)造大量的就業(yè)機會。然而，中小企業(yè)在運營過程中往往面臨著資金緊張、市場競爭激烈以及管理體系不完善等挑戰(zhàn)。在這種背景下，加強購銷環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制顯得尤為重要。企業(yè)是以營利為目的存在的，購銷環(huán)節(jié)是企業(yè)營利的關鍵，有效的內(nèi)部控制機制可以避免不必要的風險，提高會計信息質(zhì)量，提升企業(yè)管理層運用會計信息作出決策的準確性，增加盈利機會，增加投資者的信心。對于中小企業(yè)而言，加強購銷環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制不僅能夠提升企業(yè)的運營效率和盈利能力，降低經(jīng)營風險，還能夠增強企業(yè)的市場競爭力和可持續(xù)發(fā)展能力，是企業(yè)健康成長的重要保障。因此，中小企業(yè)應當重視內(nèi)部控制體系的建設和完善，將其作為企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃的重要組成部分。

二、中小企業(yè)購銷內(nèi)部控制與會計信息質(zhì)量關系分析

（一）采購與付款過程的控制

采購與付款業(yè)務是企業(yè)經(jīng)營活動的首要環(huán)節(jié)，它與生產(chǎn)計劃密不可分，決定著企業(yè)的主營業(yè)務成本和貨幣資金的支出。通過建立健全的采購與付款業(yè)務內(nèi)部控制體系，企業(yè)能夠保障其采購與付款流程的高效運作。這不僅確保了企業(yè)采購活動的真實性、完整性和合理性，還保護了企業(yè)資金的安全，有效預防了欺詐和舞弊行為。同時，準確及時的會計信息提供支持了管理層的決策制定，進而幫助企業(yè)在采購與付款環(huán)節(jié)實現(xiàn)最大的經(jīng)濟效益。

1.采購與付款業(yè)務相關崗位職責及人員的設置。在采購與付款業(yè)務中，應明確各崗位的職責，并且對于互不相容的職務進行嚴格分離。這至少應包括請購及其審批、貨物的驗收和保管、以及相關會計記錄的處理；還有付款的審批與執(zhí)行環(huán)節(jié)。為避免任何形式的舞弊或欺詐行為，不同職務不應由同一部門或個人全權負責采購付款的整個流程。根據(jù)實際情況，對處理采購與付款業(yè)務的人員進行適時輪崗，能有效提升會計信息的真實性，從而保障業(yè)務運行的透明度和公正性。

2.采購與付款的流程控制。嚴格的執(zhí)行采購與付款流程內(nèi)部控制程序，確保每個步驟切實執(zhí)行，可以有效防止欺詐和舞弊，提高會計信息質(zhì)量準確性和及時性。（1）采購計劃。采購部根據(jù)生產(chǎn)部門和供銷需求編制材料采購計劃報表，報送財務審核。（2）采購預算。財務部分根據(jù)采購部采購計劃報表、以前采購歷史成本編制現(xiàn)金預算表，報送上一級審批。（3）授權審批。企業(yè)應根據(jù)采購物資的規(guī)模和金額設定合理的授權審批等級，確保各級別內(nèi)由相應職責的人員負責審批，這樣不僅可以提升工作效率，還能有效避免舞弊行為。例如，在原材料或零配件采購方面，通常由生產(chǎn)部門基于生產(chǎn)計劃或即將發(fā)布的生產(chǎn)通知，首先提交請購單。收到請購單的材料保管人員需將庫存記錄與生產(chǎn)需求進行對比，一旦確認生產(chǎn)所需材料加上倉庫的后備需求總量超出現(xiàn)有庫存，則批準采購。對于臨時性物品的采購，必須得到使用者部門主管的審批同意后方可進行。對于保安、物業(yè)管理等常規(guī)服務項目，通常只需一次性處理請購手續(xù)，由相關部門提交請購單，并根據(jù)金額大小由相應負責人審批。

3.供應商選擇與采購。為確保供應質(zhì)量與成本效益，本單位須全面掌握供應商的信譽及其供貨能力等重要信息。因此，建議采用一套由采購部門與使用部門共同參與的質(zhì)量與成本對比流程，并按照規(guī)定的審批流程挑選合適的供應商。選定供應商后，即可正式發(fā)出采購訂單。

4.驗收。驗收人員應該獨立于請購、采購和財務部門人員。當貨物抵達本單位后，負責驗收的工作人員需將供應商提供的送貨單與我方的采購訂單、合同以及其他相關采購文件進行仔細對比，確認貨物的名稱和規(guī)格是否與訂單一致。隨后，工作人員應當現(xiàn)場對貨物數(shù)量進行清點，并通過過磅來測量其重量。一旦核對無誤，應在驗收單上記錄到貨日期和實際接收的貨物數(shù)量。同時驗收人員、對方送貨人員、請購人員、財務人員應在驗收報告單上面簽字。如果驗收中發(fā)現(xiàn)貨物數(shù)量規(guī)格不符，或是檢驗不合格的，應當場通知辦理采購的人員及采購部門進行退換處理。

5.入庫。倉庫部門在接到驗收人員提供的驗收單后，會進行細致的核實工作，仔細對照貨物的名稱、規(guī)格，清點數(shù)量，并完成入庫流程，同時將信息更新至存貨管理系統(tǒng)，并制作入庫單據(jù)。入庫單據(jù)一共三份：第一份交由采購部門保留，作為與財務部門核對賬目的依據(jù)；第二份提交給財務部門，便于會計處理和入賬；第三份由倉庫管理會計保存，以供未來與財務核對賬目之用。此外，倉庫部門還需將采購單、驗收單和入庫單一并提交給財務部門，以確保賬務的準確性和透明度。

6.付款。付款操作需依照訂購單、驗收單、入庫單以及購貨發(fā)票的信息，經(jīng)過財務部的仔細審核確認無誤后方可進行。在執(zhí)行付款時，必須通過對方單位指定的對公賬戶進行轉賬，個體工商戶為唯一例外，不得將款項直接匯入個人賬戶。除非是零星且金額較小的采購情況，否則應盡量避免使用現(xiàn)金支付。若需動用現(xiàn)金，必須確保該資金來源于本單位預定的庫存現(xiàn)金限額范圍內(nèi)，或者直接從開戶銀行提取。嚴禁直接利用本單位的現(xiàn)金收入作為支付手段。此外，嚴禁先行支付再進行賬目核對的做法。

7.會計登賬。會計人員需在確保購貨單、驗收單、合同、付款單據(jù)及授權審批流程單等原始憑證無誤后，進行賬務登記。應付賬款的管理應指派專人負責，確?；跍蚀_無誤的原始憑證，及時準確地記錄應付賬款明細賬。單位應在規(guī)定期限內(nèi)，根據(jù)可獲得的折扣和折讓，經(jīng)過授權審批流程后進行付款，并根據(jù)實付金額進行賬目登記。同時，應付賬款總賬和明細賬應每月結賬，并與供應商進行對賬，如有差異，應追究原因并及時進行調(diào)整。

（二）存貨控制

存貨控制是采購和銷售的中間環(huán)節(jié)，關系著企業(yè)實物資產(chǎn)的安全及企業(yè)主營業(yè)務成本核算的完整性。良好的庫存管理可以確保企業(yè)實物資產(chǎn)的安全、提高成本核算的準確性，降低由于舞弊調(diào)節(jié)利潤，從而提高會計信息質(zhì)量。

1.存貨入庫管理。企業(yè)必須制訂嚴格的存貨入庫流程，確保采購商品的真實性和完整性得到妥善的保障。倉庫管理人員需依據(jù)獨立驗收人員出具的驗收報告，仔細核對收到的貨物的種類、規(guī)格和數(shù)量是否與之相符。此外，還需確認貨物與內(nèi)部采購文件的一致性，確保實際收到的物資與采購訂單的匹配性。在根據(jù)驗收報告、采購訂單以及實際盤點的數(shù)量清單進行核實后，相關信息將被準確錄入存貨管理系統(tǒng)，并出具一式三份的入庫單據(jù)。未經(jīng)訂購或不符合訂購要求的貨物將不予接收。在貨物正式入庫之前，必須得到財務部門、倉庫管理人員和驗收人員的共同現(xiàn)場確認和簽字。

2.存貨管理。為確保存貨管理的精確性和高效性，所有入庫存貨必須附帶明確的標簽，清晰標注其名稱和規(guī)格。同時，存貨應按照科學的方法擺放，以實現(xiàn)分類集中存儲和專責管理，確保賬目、記錄和實物三者的一致對應。會計部門需與倉庫部門協(xié)作，定期進行存貨的現(xiàn)場盤點，并制作詳盡的盤點報表。這一過程包括核對盤點結果與存貨賬目的吻合度，以此確保資產(chǎn)安全及會計記錄的準確性。對于那些重要且?guī)齑娌▌虞^大的存貨，應在日常變動時及時進行實物核查，確保存貨的出入庫處理與庫存記錄和卡片上的結存數(shù)據(jù)即時對賬。此外，至于那些已銷售但尚未出庫的存貨，企業(yè)應實行獨立管理，并維護詳細的賬目記錄以便查詢和核查。

3.存貨出庫管理。倉庫管理會計根據(jù)授權審批的領料單、銷售單、銷售合同和倉庫保管人員提供的出庫單、錄入存貨管理系統(tǒng)，填寫一式三聯(lián)出庫單。第一聯(lián)倉庫作為存根留存；第二聯(lián)由庫管會計據(jù)以登記庫存臺賬；第三聯(lián)交領用人備查。

倉庫保管人員根據(jù)經(jīng)過審批的領料單和出庫單，準備出庫。生產(chǎn)部門的領料單按照相應的數(shù)量和規(guī)格移交給生產(chǎn)部門，由保管人員和領料人員在出庫單上現(xiàn)場簽字確認。對外銷售單，倉庫保管人員應該獲得銷售單、銷售合同、出庫單、并讓提貨人員或者發(fā)運人員在出庫單上簽字確認。

（三）加強銷售與收款業(yè)務環(huán)節(jié)的控制

銷售及收款流程構成企業(yè)經(jīng)營活動的核心，緊密關聯(lián)著銷售策略，直接影響企業(yè)的利潤表現(xiàn)及日常運營的資金流動，它是企業(yè)持續(xù)經(jīng)營的關鍵所在。通過建立健全的銷售與收款內(nèi)部控制機制，可以保障銷售及收款活動的高效進行，確保企業(yè)銷售的真實性與合規(guī)性。采取合適的收款策略不僅能夠保障企業(yè)資金的流動性和資產(chǎn)安全，還能提升會計信息的完整性和準確性，有效降低因舞弊行為而導致的收入確認時間偏差問題。

1.銷售與收款業(yè)務的崗位配置及人員職責。銷售部門的核心職責包括處理訂單、簽訂銷售合同、執(zhí)行銷售和信用策略、以及跟進收款事宜；而發(fā)貨部門則專注于確保銷售發(fā)票及相關文件的完整性，并負責管理與發(fā)貨相關的所有流程；財務部門負責對銷售收入進行結算和記錄，并監(jiān)管貨款回收的整個過程。通過各部門明確的職責分工與相互之間的監(jiān)督協(xié)作，有效預防和降低舞弊與欺詐的風險。

2.銷售與收款業(yè)務授權及批準機制。單位必須確立明確的銷售與收款業(yè)務的授權和批準流程。這涉及到具體定義審批人的操作方式、權限界限、流程程序、責任劃分及關鍵的控制策略。同時，還需詳盡設定經(jīng)辦此類業(yè)務人員的職責范圍和工作準則。絕對禁止任何未獲授權的機構或個人處理銷售與收款業(yè)務，同時嚴格禁止銷售人員直接負責收款事宜。

3.銷售管理情況。實施嚴格的銷售預算管理體系。通過精心編制銷售預算，清晰劃分收入、成本、銷售費用與銷售利潤之間的相互關系，能有效地監(jiān)控銷售成本，進而促進企業(yè)利潤的增長。建立銷售責任制，將銷售目標和銷售預算的各個指標盡量加以細化分解，落實到每個銷售區(qū)域、每個銷售人員、每個月。同時，制定銷售人員的績效評價標準以及有效地激勵方法與手段。

4.收款情況。為確保收款業(yè)務的內(nèi)部會計控制嚴密無縫，各單位需依據(jù)相關規(guī)章，制定一套適合自身特點的收款流程，確保銷售收款業(yè)務的及時處理。銷售部門應建立詳盡的銷售臺賬，該臺賬需準確記錄債務單位、欠款日期及回款情況，專人負責跟蹤債務單位的發(fā)貨與欠款狀態(tài)。若某一單位欠款金額達到預定標準，應立即停止對該客戶的銷售活動，以降低潛在損失。銷售臺賬中還應包含客戶訂單、銷售通知單、客戶簽收單等重要文件，以確保信息的完整性和準確性。

5.管理銷售退貨和折扣。為了保持本單位的正面形象，當顧客對產(chǎn)品不滿意并請求退貨時，本單位應予以接納，但須先獲得主管的批準后方能執(zhí)行相關手續(xù)。首先，對于退回的銷售商品，必須先提交至質(zhì)量檢驗部門進行詳細的檢驗和驗收。質(zhì)量檢驗部負責審查商品質(zhì)量并出具報告。其次倉庫部在核對商品后填寫退貨接收報告，需獨立部門審批。最后，客戶服務部接收報告單，深入了解退貨情況并對合理退貨進行賠償，將調(diào)查結果和建議記錄在報告單上，提交給信用、會計及銷售部門審核。銷售部門決定退貨理賠，簽署退貨報告單。

三、結論

購銷環(huán)節(jié)是中小企業(yè)是否具有核心競爭力的重要板塊，是企業(yè)在市場中的生存之本，它確定了企業(yè)的收入來源以及為獲取收入而產(chǎn)生的各項成本費用，是企業(yè)整個業(yè)務流程的核心，該板塊的內(nèi)部控制決定著企業(yè)的核心業(yè)務和會計信息質(zhì)量。有效的購銷環(huán)節(jié)內(nèi)部控制可以提高會計信息的準確性、完整性和及時性，確保流程的高效運行和減少錯誤的發(fā)生，有助于提高會計信息的處理和報告速度。管理層和股東可以基于最新的數(shù)據(jù)做出決策，增加企業(yè)抗擊風險和持續(xù)經(jīng)營能力。

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（作者單位：貴州開元會計師事務所有限公司 貴州遵義 563000）

[作者簡介：付郁（1987—），女，漢族，貴州遵義人，本科，中級會計師，研究方向：會計學。]

（責編：趙毅）