摘 要：近年來隨著信息化技術(shù)在財務(wù)管理領(lǐng)域的快速發(fā)展，我國許多高校開始采用網(wǎng)上報銷模式，這種新模式具有不需要排隊、無現(xiàn)金支付、規(guī)范內(nèi)部控制、節(jié)省人力資源等諸多優(yōu)點。然而，與此同時也帶來了一些問題，如高退單率、溝通成本的增加、信息不對稱等。針對目前普遍存在的問題，結(jié)合工作實際，文章提出了一系列的優(yōu)化對策，包括增加網(wǎng)報系統(tǒng)短信通知功能、智能化提示功能和反饋機(jī)制、對接銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)、增加網(wǎng)報錄入渠道等方面提出優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：財務(wù)信息化 網(wǎng)上報銷 財務(wù)管理

中圖分類號：F233

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）07-061-02

一、蚌埠醫(yī)科大學(xué)傳統(tǒng)報銷模式轉(zhuǎn)變的必要性

蚌埠醫(yī)科大學(xué)的前身蚌埠醫(yī)學(xué)院是1958年創(chuàng)立的省屬醫(yī)藥類本科院校，并在2023年12月成功更名為蚌埠醫(yī)科大學(xué)，近年來隨著學(xué)校教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，學(xué)校的辦學(xué)經(jīng)費(fèi)來源越來越多樣化，縱向科研經(jīng)費(fèi)和橫向科研經(jīng)費(fèi)呈現(xiàn)出逐年遞增的態(tài)勢，在這種情形下，學(xué)校財務(wù)處應(yīng)該充分利用和有效管理好各種資金，保證專項經(jīng)費(fèi)預(yù)算的執(zhí)行率，促進(jìn)資金使用效益的最大化。在確保每筆財務(wù)業(yè)務(wù)規(guī)范支出的同時提高教職員工和學(xué)生對報銷流程的滿意度是財務(wù)部門面對的一個重要實際問題。財務(wù)報銷是財務(wù)工作中的一項基礎(chǔ)性核心職能，在原先傳統(tǒng)的手工報銷方式下，報銷經(jīng)辦人通常需要找到下一審批人在紙質(zhì)單據(jù)上簽字，所有流程簽完字后把紙質(zhì)單據(jù)送至財務(wù)審核人員處現(xiàn)場審核報銷，現(xiàn)場審核通常情況下需要等待一定的時間，如果所報銷單據(jù)存在問題，報銷經(jīng)辦人可能需要進(jìn)行多次修改才能順利解決問題單據(jù)，完成所報銷的業(yè)務(wù)。尤其是年底財務(wù)結(jié)賬前是財務(wù)報銷工作最繁忙的時候，報賬大廳通常會出現(xiàn)門庭若市的狀況，此時“排長隊”“報銷難”的問題會凸顯，嚴(yán)重影響了財務(wù)工作效率和報銷經(jīng)辦人的辦事效率，著眼于財務(wù)工作全局，原先的手工報銷模式已經(jīng)無法達(dá)到本校教職員工和學(xué)生迫切的報銷需求。因此，我們需要謀求一種更加高效便捷的報銷模式來解決這個現(xiàn)實問題。

二、財務(wù)網(wǎng)絡(luò)報銷現(xiàn)行流程、現(xiàn)存問題及其原因剖析

蚌埠醫(yī)科大學(xué)目前在運(yùn)行的一套常規(guī)的財務(wù)網(wǎng)報流程如下：（1）報銷經(jīng)辦人在網(wǎng)報系統(tǒng)內(nèi)根據(jù)其選擇的業(yè)務(wù)類型分別錄入報銷單據(jù)，如差旅費(fèi)單據(jù)、日常報銷單據(jù)、內(nèi)部轉(zhuǎn)賬單據(jù)，經(jīng)相關(guān)人員審批同意后打印生成單據(jù)號的報銷封面，然后將紙質(zhì)票據(jù)附在封面后；（2）報銷經(jīng)辦人攜帶整理好的報銷單據(jù)前往財務(wù)處進(jìn)行現(xiàn)場審核與報銷；（3）財務(wù)出納人員根據(jù)已復(fù)核的報銷單據(jù)進(jìn)行網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬和公務(wù)卡還款。首先，報銷經(jīng)辦人需在系統(tǒng)內(nèi)錄入報銷單據(jù)，這是報銷工作的起點。他們會使用電腦登錄網(wǎng)報系統(tǒng)，報銷經(jīng)辦人在錄入單據(jù)時需要根據(jù)不同的報銷類型進(jìn)行填寫，包括日常報銷、借款、差旅報銷、勞務(wù)費(fèi)報銷等等。所有的填報工作均須在財務(wù)網(wǎng)報系統(tǒng)上完成。在填報之前，報銷經(jīng)辦人可以閱讀財務(wù)處提供的網(wǎng)絡(luò)版或紙質(zhì)版報銷指南和手冊。填報完成后，電子報銷單據(jù)會根據(jù)網(wǎng)報系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定的審批流程自動推送到下一審批人，涉及到的下一審批人會在網(wǎng)報系統(tǒng)的每個流程節(jié)點進(jìn)行審批，系統(tǒng)內(nèi)會顯示審批記錄與時間。同時，財務(wù)網(wǎng)報系統(tǒng)也會實時顯示流程狀態(tài)，直至最后審批人審批后，所報銷的單據(jù)會生成單據(jù)號，報銷人可以把生成單據(jù)號的封面打印出來，附在紙質(zhì)版銷單據(jù)上并將完整的報銷材料交給財務(wù)審核制單人員。財務(wù)工作人員會即時接收、審核并制作單據(jù)，然后將其交給財務(wù)復(fù)核人員。最后，經(jīng)過復(fù)核后的單據(jù)會交給財務(wù)出納人員，用于資金支付。

蚌埠醫(yī)科大學(xué)在采取財務(wù)網(wǎng)絡(luò)報銷模式的初期階段涌現(xiàn)了大量的問題，例如：（1）缺乏對教職員工關(guān)于網(wǎng)報系統(tǒng)的系列培訓(xùn)；（2）報銷單據(jù)交至財務(wù)處后經(jīng)辦人等待的報銷業(yè)務(wù)處理時間較長；（3）財務(wù)審核人員與報銷人員信息不對稱，相互溝通所需的成本較高；（4）資金支付時間相對較長。（5）報銷經(jīng)辦人目前只能在電腦端錄入報銷單據(jù)，錄入方式較為單一，以上列舉的現(xiàn)實問題較大程度上降低了財務(wù)工作的效率，以致于新網(wǎng)絡(luò)報銷模式無法體現(xiàn)出其積極高效的優(yōu)勢。對上述問題進(jìn)行剖析，總結(jié)出以下幾個方面的原因：

一是財務(wù)網(wǎng)報系統(tǒng)的培訓(xùn)和推廣缺少系統(tǒng)性與靈活性。在網(wǎng)絡(luò)報銷試運(yùn)行的初期財務(wù)部門一般會與網(wǎng)報軟件公司聯(lián)合開展培訓(xùn)工作，接受培訓(xùn)的人員不僅包括財務(wù)人員還包括財務(wù)報銷經(jīng)辦人，一般由財務(wù)部門牽頭實施，目的是幫助報銷經(jīng)辦人較快熟悉網(wǎng)絡(luò)報銷流程和促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)報銷模式的廣泛宣傳。然而，隨著時間的推移，網(wǎng)絡(luò)報銷模式不斷發(fā)展，卻出現(xiàn)了一系列問題。在錄入填報和審核過程中，報銷雙方頻繁遇到問題，然而對這些問題的答疑和處理往往不及時。結(jié)果導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)報銷模式的服務(wù)效率下降，沒有從根本上解決“報銷難”的問題。

二是報銷單據(jù)交至財務(wù)處后，經(jīng)辦人等待的報銷業(yè)務(wù)處理時間較長。當(dāng)報銷經(jīng)辦人在網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)填報錄入完生成單據(jù)號后，財務(wù)審核人員會在一定時間內(nèi)審核完單據(jù)，但有的報銷經(jīng)辦人并不會及時的登錄網(wǎng)報系統(tǒng)查看審批進(jìn)度，當(dāng)報銷經(jīng)辦人在網(wǎng)報系統(tǒng)查詢到單據(jù)已審核時會把審核后的單據(jù)交至財務(wù)處指定接單人員處，然后就處于等待單據(jù)處理的狀態(tài)，報銷人無法知曉單據(jù)是處于制單狀態(tài)還是資金支付狀態(tài)。當(dāng)紙質(zhì)單據(jù)存在問題時只能被動地等待財務(wù)人員通知，修改問題單據(jù)還需浪費(fèi)大量的時間精力。導(dǎo)致報銷效率得不到明顯提升。

三是財務(wù)審核人員與報銷人員信息不對稱，相互溝通所需成本較高。在實際報銷業(yè)務(wù)中，教師和學(xué)生通常是主要的報銷經(jīng)辦人。然而，他們的主要承擔(dān)的任務(wù)是是教學(xué)科研以及學(xué)習(xí)，因此對于財務(wù)政策和制度可能并不熟悉。因此，為了順利完成報銷流程，他們需要花費(fèi)本職工作以外的時間和精力去學(xué)習(xí)和適應(yīng)新系統(tǒng)，這無疑會增加他們大量的工作負(fù)擔(dān)，容易造成他們內(nèi)心的抵觸情緒。這種情況會導(dǎo)致報銷的紙質(zhì)材料存在遺漏、缺少經(jīng)辦驗收、黏貼發(fā)票復(fù)印件等問題。

四是資金支付時間較長。當(dāng)財務(wù)人員完成審核制單業(yè)務(wù)后，紙質(zhì)單據(jù)會交至出納人員處進(jìn)行資金支付，資金支付方式分為公務(wù)卡還款和網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬兩種類型，目前兩種資金支付方式的人工操作步驟較多，工作量較大，資金到賬時間較長，有一定的出錯率。不僅增加了財務(wù)人員的工作量，也導(dǎo)致了報銷經(jīng)辦人員等待時間較長，降低了財務(wù)工作效率。

五是網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)錄入渠道單一。網(wǎng)報系統(tǒng)開始上線之初，報銷經(jīng)辦人受系統(tǒng)限制只能在校內(nèi)PC端錄入報銷單據(jù)，無法在手機(jī)或PAD等移動用戶端進(jìn)行錄入。移動用戶端只能查看是否審批、是否退單等功能，這種情況給網(wǎng)上報銷系統(tǒng)帶來了一些問題，比如移動靈活性差和報銷渠道單一。這一定程度上影響了廣大師生的報銷滿意度和體驗。

三、解決高校財務(wù)網(wǎng)絡(luò)報銷問題的優(yōu)化策略

為有效解決上述問題，筆者著眼于網(wǎng)絡(luò)報銷的整體流程，從網(wǎng)報系統(tǒng)培訓(xùn)、網(wǎng)報系統(tǒng)短信通知功能、智能化提示功能和反饋機(jī)制、銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)對接、增加網(wǎng)報錄入渠道五個方面做出改進(jìn)措施，進(jìn)一步優(yōu)化網(wǎng)報流程。

一是財務(wù)部門需在推行財務(wù)網(wǎng)報系統(tǒng)的不同時間段提供針對性的系統(tǒng)的培訓(xùn)，解決實際問題，并采用其他智能化的手段輔助推行。首先，在初始階段，財務(wù)部門可以面向全校各二級學(xué)院的師生進(jìn)行大規(guī)模、多次的集中培訓(xùn)，目的在讓報銷經(jīng)辦人迅速掌握網(wǎng)上報銷操作錄入流程。這樣可以確保他們能夠熟練地使用該系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)操作。其次，中后期需要在充分溝通的基礎(chǔ)上針對有需求的二級部門舉辦專題培訓(xùn)和指導(dǎo)，解決報銷經(jīng)辦人在實際報銷操作中遇到的具體問題。這樣可以提供實際應(yīng)用方面的指導(dǎo)，幫助他們克服困難，更好地運(yùn)用網(wǎng)上報銷系統(tǒng)。此外，財務(wù)部門可利用微信公眾號、QQ、部門網(wǎng)頁等主流網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)財務(wù)綜合服務(wù)平臺，及時推送報銷指南、注意事項和常見問題答疑。同時，財務(wù)工作人員也需進(jìn)行實操培訓(xùn)，提升技能熟練程度，以便于在審核和復(fù)核網(wǎng)絡(luò)報銷單據(jù)時能夠提供即時幫助。

二是整理網(wǎng)絡(luò)報銷的步驟，通過系統(tǒng)短信通知的功能建立問題反饋機(jī)制。報銷經(jīng)辦人在錄入單據(jù)時會錄入自己的聯(lián)系方式，當(dāng)財務(wù)人員審核單據(jù)時，如果該份單據(jù)存在問題，審核人可以在存疑或退回的對話框?qū)懨骶唧w的問題和修改意見，然后反饋給具體的報銷經(jīng)辦人，報銷經(jīng)辦人在收到短信通知時會第一時間知曉所報銷單據(jù)存在的問題，并根據(jù)意見整改。如果報銷單據(jù)不存在問題，財務(wù)人員在審核制單后，報銷經(jīng)辦人同時會收到該份單據(jù)已制單的消息，同樣，在資金支付成功后報銷人也會收到短信提醒，因此，在財務(wù)網(wǎng)報系統(tǒng)中加入短信通知功能可以實現(xiàn)即時向報銷經(jīng)辦人反饋問題和單據(jù)狀態(tài)信息的目的。這樣，報銷經(jīng)辦人就能根據(jù)不同情況及時修正報銷單據(jù)，并迅速了解單據(jù)狀態(tài)。這項改進(jìn)將大大減少報銷經(jīng)辦人等待到賬的時間，提高線上報銷的效率，并提高全校師生的報銷滿意度。

三是把智能化提示和相關(guān)校驗功能模塊集成到網(wǎng)報系統(tǒng)內(nèi)，可以使線上報銷的規(guī)范性和準(zhǔn)確度得到一定程度的提高，并減少相互溝通的工作量。報銷經(jīng)辦人一般由于教學(xué)科研活動需求而進(jìn)行報銷，但他們對財務(wù)政策、制度和相關(guān)規(guī)定不是很熟悉，導(dǎo)致線上報銷時存在或多或少的問題。通過嵌入智能提示和校驗功能后的網(wǎng)報系統(tǒng)，可以有效解決或減輕這種信息不對稱的問題，提升財務(wù)報銷的質(zhì)量和效率。智能提示功能可以為經(jīng)辦人提供相關(guān)的財務(wù)政策、制度和規(guī)定等信息，以及具體的填報指導(dǎo)，幫助他們理解并正確遵守規(guī)定。這種提示功能可以包括文字提示、示例說明、常見錯誤糾正等，幫助經(jīng)辦人填寫報銷信息時避免常見的錯誤和疏漏。，從而極大地提高了財務(wù)報銷的規(guī)范性和準(zhǔn)確率，并降低了溝通成本，提高了財務(wù)工作效率。

四是實現(xiàn)銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)與網(wǎng)報系統(tǒng)的高效對接，目前，已制單的報銷單據(jù)在資金支付時只能通過手工錄入的方式實現(xiàn)銀行轉(zhuǎn)賬，公務(wù)卡還款也需要在財政一體化系統(tǒng)內(nèi)逐筆查找待還款的支付信息，這種方式降低了支付效率，通過銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)的接入，在網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬支付時，出納人員可以直接從對接后的系統(tǒng)內(nèi)找到自動生成的網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬信息和公務(wù)卡還款信息，只需核對相關(guān)信息過后便可完成資金支付和公務(wù)卡還款。這種方式大大縮短了資金支付時間，并且能夠降低手工錄入的出錯率，極大地提高了財務(wù)報銷效率。

五是財務(wù)網(wǎng)報錄入渠道應(yīng)該多樣化，同時開通移動端報銷渠道從而帶來更大的便利性。目前，教職工主要使用辦公電腦或家用電腦登錄財務(wù)網(wǎng)報系統(tǒng)錄入報銷單據(jù)。然而，這種錄入方式較為單一，限制了教職工的多樣化錄入需求。堅持問題導(dǎo)向，我們可以擴(kuò)展移動端報銷錄入渠道，以解決錄入方式較為單一的問題。財務(wù)部門可以與軟件公司合作開發(fā)一個具有與電腦端相同功能的手機(jī)報銷應(yīng)用程序。通過手機(jī)端錄入功能的引入，報銷經(jīng)辦人可以隨時隨地通過手機(jī)或其他移動設(shè)備錄入多種類型的報銷單據(jù)。這樣可以大大提高網(wǎng)絡(luò)報銷的便利性。

總而言之，上線網(wǎng)絡(luò)報銷模式極大地改變了財務(wù)人員的工作現(xiàn)狀。這不僅提高了業(yè)務(wù)處理效率，減輕了財務(wù)人員的工作壓力，還大大緩解了財務(wù)部門與教職工之間的矛盾。財務(wù)處“門難進(jìn)”、排隊等待時間長等問題也得到了緩解，財務(wù)部門的服務(wù)水平得到了提高。盡管在初期網(wǎng)絡(luò)報銷存在許多問題，但只要及時發(fā)現(xiàn)問題、查找原因，并找到解決方法，就能促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)報銷的正常運(yùn)行和發(fā)展。相信通過多方面多角度的協(xié)同優(yōu)化，將會使財務(wù)網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)得到更好的改進(jìn)與完善，更好地為廣大師生提供服務(wù)，為本校高質(zhì)量發(fā)展提供助力。

參考文獻(xiàn)：

[1] 閆玉峰.高校財務(wù)網(wǎng)絡(luò)報銷實踐關(guān)鍵問題及優(yōu)化對策[J].今日財富，2023（05）：20

（作者單位：蚌埠醫(yī)科大學(xué) 安徽蚌埠 233000）

[作者簡介：王冠（1993—），漢族，安徽蚌埠人，研究生在讀，助理會計師，研究方向：財務(wù)管理。] （責(zé)編：若佳）