摘 要：部分法院在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)由于受到“重辦案，輕檔案”觀念的影響，未能足夠重視訴訟檔案的信息化建設(shè)。因此，訴訟檔案信息化建設(shè)工作在國(guó)內(nèi)的實(shí)踐進(jìn)度始終保持較慢狀態(tài)，究其原因在于多個(gè)方面，包括不明確訴訟檔案信息化范圍、滯后的相關(guān)配套制度建設(shè)等。為改善現(xiàn)狀，一方面應(yīng)促進(jìn)訴訟檔案管理人員提升自身信息化能力，另一方面在制度建設(shè)環(huán)節(jié)也應(yīng)加大力度，使得訴訟檔案信息化的范圍能夠更加明確，由此可推進(jìn)訴訟檔案信息化，提升檔案服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞：訴訟檔案 檔案管理 信息化

中圖分類號(hào)：F062.5；G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2024）07-052-03

從改革開放開始，國(guó)內(nèi)的法治建設(shè)任務(wù)歷經(jīng)40余年的發(fā)展取得了顯著進(jìn)步，伴隨著越來越多的各類訴訟案件，各級(jí)法院需要處理與日俱增的訴訟檔案，因其內(nèi)容具有較強(qiáng)的專業(yè)性，且材料種類豐富、多樣，無論在收集、整理環(huán)節(jié)，還是在利用環(huán)節(jié)，均呈現(xiàn)出鮮明特點(diǎn)。訴訟檔案管理工作部門與工作人員面對(duì)不斷增加的收案數(shù)量、不斷增大的訴訟檔案規(guī)模，承擔(dān)的工作壓力越來越大。隨著電子檔案管理模式的出現(xiàn)，法院檔案工作也應(yīng)實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化管理模式的轉(zhuǎn)變。

一、現(xiàn)階段的訴訟檔案信息化建設(shè)

訴訟檔案是國(guó)家重要的專門檔案之一，是真實(shí)記載人民法院所有訴訟活動(dòng)的、具有保存價(jià)值的各種訴訟文書材料的總和。結(jié)合統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來看，地方各級(jí)人民法院、專門人民法院在2022年共計(jì)受理3370.4萬件案件，其中有3081萬件案件被執(zhí)結(jié)、審結(jié)。相比于上一個(gè)五年的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果來看，地方各級(jí)人民法院、專門人民法院無論在受理案件數(shù)量上還是在審結(jié)與執(zhí)結(jié)案件數(shù)量上均有明顯提升。2018年至2022年，地方各級(jí)人民法院與專門人民法院受理案件1.47億件，審結(jié)、執(zhí)結(jié)1.44億件，比上一個(gè)五年分別上升64.9%、67.3%。訴訟案件數(shù)量的增加也體現(xiàn)在不斷擴(kuò)大的訴訟檔案規(guī)模里，每個(gè)案件都如實(shí)記錄在訴訟檔案中，這些不斷增多的訴訟檔案是對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的歷史記載，也是人民法院進(jìn)行審判工作的重要依據(jù)和必要條件，需要有更加規(guī)范、高效的管理方法。

訴訟檔案數(shù)字化工作于2013年正式由最高法牽頭開展，法院信息化建設(shè)工作體系也相應(yīng)納入了訴訟檔案數(shù)字化工作。以最高人民法院與國(guó)家檔案局聯(lián)合出臺(tái)的《人民法院電子訴訟檔案管理暫行辦法》為依據(jù)可以發(fā)現(xiàn)，以紙質(zhì)檔案為對(duì)象進(jìn)行數(shù)字化相關(guān)工作時(shí)，不僅需要達(dá)到一定要求，同時(shí)也需要符合相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。自此，國(guó)內(nèi)各級(jí)人民法院開展了訴訟檔案電子化、數(shù)字化工作，整體增強(qiáng)了訴訟檔案管理工作的規(guī)范性，提高了工作效率，也為司法公開提供有力推動(dòng)。

二、國(guó)內(nèi)訴訟檔案信息化工作不足

開展訴訟檔案信息化工作的過程中需要面臨的任務(wù)較為復(fù)雜，整體上看，此項(xiàng)工作屬于系統(tǒng)工程，具有動(dòng)態(tài)性，其不僅涉及單獨(dú)的某一個(gè)項(xiàng)目，更是需要兼顧若干項(xiàng)目。從實(shí)際操作層面看，訴訟檔案信息化工作貫穿案件的所全部流程之中，具體包括訴訟文件形成、整理、立卷、歸檔、檢查、接收、整合、保管、利用和監(jiān)督指導(dǎo)等多方面內(nèi)容?，F(xiàn)階段，訴訟檔案信息化工作問題主要包括如下幾點(diǎn)：

（一）部分法院并未充分重視訴訟檔案的信息化建設(shè)

部分法院在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)始終秉持“重辦案，輕檔案”與“重實(shí)體，輕程序”思想，這類傳統(tǒng)思想使得辦案過程存在普遍的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，限制了訴訟文書材料立卷的整體質(zhì)量，使得國(guó)內(nèi)的訴訟檔案管理缺乏規(guī)范性、創(chuàng)新性、科學(xué)性。近年來，陽(yáng)光司法、司法公正理念的出現(xiàn)對(duì)這一問題的解決產(chǎn)生了一定積極作用。最高法于2013年發(fā)布了規(guī)定，奠定了訴訟檔案信息化工作在國(guó)內(nèi)開展的開端基礎(chǔ)。人民法院在相關(guān)政策的引導(dǎo)下，開始關(guān)注訴訟檔案立卷規(guī)范性，但依然存在較多法院未能準(zhǔn)確看待訴訟檔案信息化管理工作的意義，訴訟環(huán)節(jié)涉及的過程性文書材料信息化水平不高，對(duì)紙質(zhì)版訴訟檔案的依賴性依然較強(qiáng)。與此同時(shí)，部分法院因人員素質(zhì)、經(jīng)費(fèi)等因素的限制，制約了訴訟檔案數(shù)字化處理程序的推進(jìn)，甚至部分法院還在使用紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)，信息化程度較低，檔案管理效率低下，電子訴訟檔案缺乏完整性。部分法院對(duì)紙質(zhì)檔案的重視度依然高于電子檔案，此種傳統(tǒng)、落后的思維模式導(dǎo)致這些法院對(duì)檔案的價(jià)值難以真正識(shí)別，使得訴訟檔案信息化建設(shè)工作不到位，無法實(shí)現(xiàn)訴訟檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)。

（二）訴訟檔案管理缺乏秩序，可追溯性不足

盡管《人民法院訴訟文書材料立卷規(guī)范》已提出對(duì)檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)達(dá)到的要求，但未能有效落實(shí)，依然存在次序混亂的排列情況以及不全面的項(xiàng)目填寫問題，對(duì)訴訟檔案的質(zhì)量產(chǎn)生嚴(yán)重影響。與此同時(shí)，部分工作人員未能充分認(rèn)識(shí)自身的職業(yè)責(zé)任，換崗頻繁，交接不完備，部分檔案未能按期歸還，部分卷宗未能及時(shí)歸檔，檔案遺失或殘缺問題較多，使得檔案管理工作缺乏秩序，較為混亂。并且，在檔案管理中，需要有規(guī)范的流程及檔案流轉(zhuǎn)記錄，而在一些地區(qū)法院中，檔案管理流程不規(guī)范，檔案流轉(zhuǎn)記錄不完整，訴訟檔案從部門或個(gè)人轉(zhuǎn)移過程中沒有各種情況的完整記載，使得出現(xiàn)問題時(shí)較難追溯相關(guān)流程及具體情況，影響了案件的查閱和管理。

（三）訴訟檔案信息化未區(qū)分重要程度

部分法院在開展訴訟檔案信息化工作時(shí)，進(jìn)度遲緩，在信息化、數(shù)字化處理時(shí)未能清晰區(qū)分訴訟檔案的類型。盡管不同法院在重視訴訟檔案信息化建設(shè)方面的程度有所不同，但不明確訴訟檔案信息化范圍這一問題在各法院中普遍存在。訴訟檔案鑒定環(huán)節(jié)以充分實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值為最終目的，通過對(duì)訴訟檔案查考利用價(jià)值，劃定不同保管期限，而在信息化、數(shù)字化管理期間需要對(duì)訴訟檔案在未來的實(shí)際利用率加以考慮，根據(jù)不同保管期限及利用率制定訴訟檔案的信息化、數(shù)字化方案。訴訟檔案信息化在國(guó)內(nèi)目前缺少明確范圍，倘若不加區(qū)分地處理不同保管期限、不同密級(jí)訴訟檔案，則會(huì)令工作成本在無形之中增加，部分訴訟檔案難以達(dá)到較高的利用效率。

（四）訴訟檔案管理制度缺乏時(shí)效性與針對(duì)性

當(dāng)前，法院的檔案管理工作主要依據(jù)《人民法院訴訟檔案管理辦法》，該《辦法》自2014年1月1日實(shí)施。此后，隨著我國(guó)的法制社會(huì)發(fā)展速度不斷加快，紙質(zhì)訴訟檔案管理模式無法令訴訟檔案的現(xiàn)代化保管需求得到滿足。雖然電子化、數(shù)字化訴訟檔案從10年前便開始進(jìn)入改革階段，但操作流程依然未達(dá)到健全水平，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不夠清晰，范圍不夠明確，難以適應(yīng)社會(huì)司法改革、審判工作的實(shí)際需要。與此同時(shí)，地方各級(jí)人民法院、專門人民法院具體情況不盡相同，盡管該《辦法》規(guī)定了訴訟檔案的排序、收集等要求，但在實(shí)踐過程中，依然存在規(guī)定與實(shí)際情況不匹配或執(zhí)行有困難等問題。整體看，訴訟文書檔案管理工作依然存在管理混亂、項(xiàng)目不完備等問題，這對(duì)數(shù)字化時(shí)代管理和保護(hù)訴訟檔案無疑構(gòu)成了阻礙。

（五）訴訟檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

訴訟檔案自身所處的規(guī)范化水平、標(biāo)準(zhǔn)化程度會(huì)影響信息化建設(shè)水平，二者之間的關(guān)聯(lián)性極為緊密。為進(jìn)一步提高檔案信息的規(guī)范化水平，不僅應(yīng)確保所用信息語(yǔ)言的一致性，同時(shí)也應(yīng)借助信息技術(shù)的高效性。如果在此領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)不清晰，則無法有效引導(dǎo)信息化發(fā)展趨勢(shì)，混亂的電子化局面必然會(huì)出現(xiàn)。在訴訟檔案的信息化過程中，如果沒有信息化標(biāo)準(zhǔn)作為依據(jù)，則無法規(guī)范訴訟檔案的命名規(guī)范、分類標(biāo)準(zhǔn)和存儲(chǔ)方式等內(nèi)容，使得檔案管理混亂無序，造成檔案信息化工作重復(fù)或遺漏，影響檔案的管理效果和使用效果。

（六）訴訟檔案信息化建設(shè)理念缺乏先進(jìn)性

雖然訴訟檔案本身的意義與價(jià)值近年來得到更多關(guān)注，但國(guó)內(nèi)部分工作人員在認(rèn)知檔案時(shí)的水平依然較低，將檔案視作無足輕重的要素，忽視檔案的價(jià)值，使得訴訟檔案管理難以推陳出新，信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢，限制了檔案信息化建設(shè)速度，使得檔案信息在交流過程中遇到阻礙，不利于提升檔案管理的效率和質(zhì)量，難以達(dá)成檔案信息化建設(shè)目標(biāo)。

三、人民法院完善訴訟檔案信息化管理工作體系的對(duì)策

（一）訴訟檔案管理人員應(yīng)增強(qiáng)信息化能力

《人民法院檔案工作規(guī)定》指出，各級(jí)人民法院應(yīng)安排專門負(fù)責(zé)檔案工作的工作人員來開展具體工作，根據(jù)法院本身的屬性可以在人數(shù)上有所區(qū)分，隨著相關(guān)規(guī)定的調(diào)整、優(yōu)化、完善，處于發(fā)展進(jìn)程之中的訴訟檔案信息化建設(shè)工作也應(yīng)向著更加規(guī)范的趨勢(shì)逐步發(fā)展，高級(jí)人民法院檔案機(jī)構(gòu)配備的檔案信息化技術(shù)人員數(shù)量不少于1人。但此規(guī)定中除對(duì)高級(jí)人民法院檔案信息化技術(shù)人員數(shù)量提出要求外，有關(guān)其他法院其可配備的檔案信息化技術(shù)人員的數(shù)量并不清晰?；诖?，可著眼于制度層面，明確專業(yè)檔案信息化人員資質(zhì)、數(shù)量的參考標(biāo)準(zhǔn)，以便法院配備訴訟檔案信息化人員提供制度依據(jù)。需要指出的是，當(dāng)前人民法院面臨的時(shí)代是科技日新月異的新時(shí)代，檔案工作重心逐漸發(fā)生轉(zhuǎn)移，深層次檔案信息加工、處理以及oWx+uLuHIFpKlk10THmcRQ==信息研發(fā)等環(huán)節(jié)需要得到更多關(guān)注。作為訴訟檔案管理人員，其一方面應(yīng)具有檔案專業(yè)知識(shí)和一定法律知識(shí)，另一方面應(yīng)具備并具有較高水平的信息化素養(yǎng)，足夠的規(guī)劃意識(shí)以及較強(qiáng)的規(guī)劃能力，向復(fù)合型人才的方向不斷提升自我，以便于承擔(dān)更多元化的專業(yè)工作項(xiàng)目。

（二）制度建設(shè)與檔案價(jià)值鑒定并重，建立檔案流轉(zhuǎn)記錄

法律本身的滯后性導(dǎo)致社會(huì)生活中必然存在部分事務(wù)難以得到及時(shí)規(guī)范、制約。結(jié)合訴訟檔案信息化工作目前的開展現(xiàn)狀來看，基于現(xiàn)有制度的基礎(chǔ)條件進(jìn)行制度完善勢(shì)在必行。此外，應(yīng)對(duì)訴訟檔案信息化處理的具體范圍加以明確，鑒定工作應(yīng)增強(qiáng)科學(xué)性，根據(jù)不同類別各自的要求準(zhǔn)確鑒定。通常情況下，案件發(fā)生時(shí)間在近三年之內(nèi)的訴訟檔案會(huì)被反復(fù)利用，這部分檔案信息應(yīng)在信息化工作中被視作重點(diǎn)。相比而言，撤訴案件、調(diào)解案件的卷宗材料被利用的概率較低，因此可以被視作信息化管理的可選對(duì)象。部分訴訟案件超出應(yīng)保管期限，則無需納入信息化管理對(duì)象的范疇之內(nèi)。由此便可以確定訴訟檔案信息化管理的優(yōu)先范圍，并且可以使訴訟檔案信息化管理工作具備明確目標(biāo)，遵循利用為先原則，控制此項(xiàng)工作的成本，便于工作效率的提升。

在完善制度內(nèi)容時(shí)，需要考慮在訴訟檔案管理中，建立檔案流轉(zhuǎn)記錄，完整記錄訴訟檔案從部門或個(gè)人轉(zhuǎn)移過程中的各種情況，以保證檔案管理的規(guī)范性和透明度，避免檔案遺失或遺漏，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，使得檔案可追溯、可查詢。

（三）提高訴訟檔案立卷質(zhì)量，增強(qiáng)訴訟檔案管理的安全規(guī)范性

“重辦案，輕檔案”以及“重實(shí)體，輕程序”這類傳統(tǒng)認(rèn)識(shí)誤區(qū)應(yīng)有所轉(zhuǎn)變，當(dāng)前法院訴訟文書材料立卷環(huán)節(jié)整體質(zhì)量較低，并且在管理方面較為混亂，為改變現(xiàn)狀不足，應(yīng)進(jìn)一步厘清訴訟文書材料立卷規(guī)范，明確訴訟文書材料歸檔范圍，由此可為訴訟文書立卷質(zhì)量提供保障。人民法院的案件流程管理體系應(yīng)在內(nèi)容方面有所增加，納入訴訟分?jǐn)?shù)評(píng)比效果、案件卷宗評(píng)查效果等內(nèi)容，使得卷宗歸檔可以更加規(guī)范、嚴(yán)格。與此同時(shí)，訴訟檔案管理制度的運(yùn)行效果需要增強(qiáng)，對(duì)外調(diào)閱卷宗、對(duì)內(nèi)調(diào)閱均應(yīng)增強(qiáng)規(guī)范性。需要注意的是，只有令訴訟文書材料立卷具有更高質(zhì)量的情況下，訴訟檔案信息化管理工作才能夠更好地開展。

訴訟檔案安全管理包括檔案系統(tǒng)安全、檔案數(shù)據(jù)安全，需要采取安裝防火墻、加密傳輸數(shù)據(jù)等安全措施來防范黑客攻擊和病毒感染，制定嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理制度，根據(jù)不同用戶設(shè)置不同的訪問權(quán)限和操作權(quán)限，開展密碼保護(hù)等知識(shí)的宣傳和培訓(xùn)，加強(qiáng)員工的安全意識(shí)和培訓(xùn)，以增強(qiáng)訴訟檔案的安全規(guī)范性。

（四）訴訟檔案信息化工作采用智能化和自動(dòng)化技術(shù)，提高技術(shù)應(yīng)用水平

數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為法院提高案件處理效率和質(zhì)量的一個(gè)重要手段，并在案件審理的速度、精確度、可靠性和安全性方面取得了顯著的改善。開展訴訟檔案信息化工作離不開技術(shù)手段的應(yīng)用，從實(shí)際操作層面看，各級(jí)人民法院需要對(duì)前期準(zhǔn)備環(huán)節(jié)更加重視，提高數(shù)字化檔案資料庫(kù)的構(gòu)建水平，無論在整理環(huán)節(jié)還是在歸檔環(huán)節(jié)，均應(yīng)引入電子化形式，由此為后續(xù)的信息化建設(shè)工作得以順利開展提供支撐。在實(shí)際操作中，建立電子訴訟歸檔系統(tǒng)可以對(duì)電子文檔進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)和檢索，方便使用者查找和使用。紙質(zhì)卷宗可通過打印、掃描形成電子信息，應(yīng)及時(shí)核對(duì)錄入的電子信息，保障后續(xù)電子訴訟檔案管理工作的順利推進(jìn)。此外，人民法院應(yīng)針對(duì)各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的具體內(nèi)容加以優(yōu)化，擴(kuò)大應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)的范圍，對(duì)電子化訴訟檔案進(jìn)一步細(xì)化區(qū)分。通過檔案查詢終端系統(tǒng)的規(guī)范化運(yùn)行，使電子檔案管理工作能夠在良好的環(huán)境之中順利推進(jìn)。在案件處理環(huán)節(jié)，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提高工作效率，使電子檔案資源整合更加便捷，共享電子檔案資源能力增強(qiáng)，集中統(tǒng)一管理電子檔案來為數(shù)據(jù)分析、編研等工作提供幫助。高清電子掃描設(shè)備、電子簽章技術(shù)與系統(tǒng)等均應(yīng)擴(kuò)大應(yīng)用范圍，使得電子化卷宗管理模式能夠愈發(fā)健全，在采集、歸檔、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)均可以提高效率、確保精準(zhǔn)度，為訴訟檔案的原始性提供保證，進(jìn)而對(duì)司法權(quán)威、公正加以有效維護(hù)。

司法公正以訴訟檔案為載體，先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用，不僅提高了訴訟檔案管理的效率和質(zhì)量，也為我們提供了在數(shù)字化時(shí)代管理和保護(hù)訴訟檔案的新思路和新方法。唯有長(zhǎng)期探索、持續(xù)完善，方可令訴訟檔案信息化管理工作進(jìn)一步完善。為此，應(yīng)提高信息化技術(shù)的利用率，依托于信息化技術(shù)本身的多重優(yōu)勢(shì)來增強(qiáng)法院檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合水平，使得檔案信息化制度能夠更加健全，真正實(shí)現(xiàn)保障國(guó)家司法改革、法制建設(shè)的實(shí)際效果。

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（作者單位：大連市中級(jí)人民法院審判事務(wù)服務(wù)中心 遼寧大連 116012）

（作者簡(jiǎn)介：郭涵琳，女，研究生，遼寧省大連市人，現(xiàn)就職于遼寧省大連市中級(jí)人民法院。）

（責(zé)編：若佳）