潘延慶

射陽(yáng)縣婦幼保健院，江蘇鹽城，224300

0 引言

信息化主要是指人類在社會(huì)建設(shè)和發(fā)展中，運(yùn)用信息技術(shù)推動(dòng)發(fā)展進(jìn)程的方式。將電子信息技術(shù)運(yùn)用在檔案管理的過(guò)程中，不僅能在不改變檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，促使檔案結(jié)構(gòu)和存在方式，能在信息化技術(shù)的加持下，便捷、快速、高效、精準(zhǔn)地呈現(xiàn)用戶需要的內(nèi)容，并且能進(jìn)行部門之間數(shù)據(jù)的有效共享，提升信息和數(shù)據(jù)的運(yùn)用效能。同時(shí)，電子信息檔案的建設(shè)工作還能提升資源的存儲(chǔ)效果，進(jìn)而避免信息和檔案的丟失與遺棄。由此可見(jiàn)，在醫(yī)院發(fā)展的過(guò)程中，有效、系統(tǒng)地構(gòu)建電子信息檔案具有重要意義。

1 醫(yī)院強(qiáng)化電子信息檔案建設(shè)的重要性

首先，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化發(fā)展，不僅能有效地提升檔案管理工作水平，還能與時(shí)俱進(jìn)，突破傳統(tǒng)檔案管理工作效能低、資源利用率低的束縛，進(jìn)而在信息技術(shù)的加持下，使得檔案管理工作更具有科學(xué)性，整體配置更加合理，以促使醫(yī)院能為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)和高效的服務(wù)，使得現(xiàn)代化管理模式有效創(chuàng)新[1]。其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作與信息技術(shù)的有效融合，滿足檔案管理工作形勢(shì)發(fā)展的需要。電子信息檔案建設(shè)能有效地解決紙質(zhì)檔案在保存、管理、資源收集、信息運(yùn)用方面存在的問(wèn)題，且更易于保存和運(yùn)用，進(jìn)而契合時(shí)代發(fā)展要求和人們對(duì)于檔案資源管理與運(yùn)用的需要。最后，強(qiáng)化醫(yī)院電子檔案信息建設(shè)工作，還能為線上會(huì)診、醫(yī)學(xué)交流、線上診斷病情等提供有力的技術(shù)支撐。由此可見(jiàn)，在信息技術(shù)的加持下，完善自身的電子信息檔案系統(tǒng)，能為醫(yī)療以及醫(yī)學(xué)工作的精準(zhǔn)開(kāi)展提供有力的資源、技術(shù)等方面的加持。

2 醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)現(xiàn)狀

2.1 重視程度有待提升

建立醫(yī)院電子信息檔案管理工作模式，是造福人民群眾、促進(jìn)社會(huì)發(fā)展、提升醫(yī)院運(yùn)行效能的舉措[2]。目前，隨著醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展，越來(lái)越多的關(guān)注集中在了醫(yī)療裝備和醫(yī)療科技發(fā)展方面，而目前，人們對(duì)于醫(yī)院的檔案管理工作并沒(méi)有給予足夠的關(guān)注，缺乏對(duì)其工作的有效監(jiān)管，因此實(shí)行高效、科學(xué)的管理工作具有一定的困難。在醫(yī)院的檔案管理工作中，醫(yī)院的管理觀念比較淡薄，這就造成了在醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中，電子信息檔案的管理工作進(jìn)展緩慢，整體工作成效不高。

2.2 制度建設(shè)有待完善

目前，我國(guó)的醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展主要是以醫(yī)學(xué)研究和醫(yī)療事業(yè)為主，而對(duì)于醫(yī)院的檔案管理工作，則是缺乏相應(yīng)的規(guī)范與體系，未能建立健全的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致工作職責(zé)不明、工作態(tài)度消極的問(wèn)題，致使整體實(shí)際工作中，因檔案管理引起的有關(guān)問(wèn)題不能得到及時(shí)、高效的處理[3]。因此，若是未能有效提升意識(shí)、制定相應(yīng)的制度、有效完善管理工作，則其中的問(wèn)題難以很好地解決。

2.3 基礎(chǔ)設(shè)施有待優(yōu)化

目前，國(guó)內(nèi)使用的醫(yī)院電子信息檔案管理裝置比較落后，無(wú)法與信息化的文件管理要求相適應(yīng)[4]。利用電子信息技術(shù)，應(yīng)具有良好的軟硬件條件來(lái)支持，并邀請(qǐng)學(xué)者、專家坐鎮(zhèn)，進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)施的全面優(yōu)化和完善。然而，由于缺乏對(duì)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備的認(rèn)識(shí)，以及相關(guān)配套設(shè)備的不完善，導(dǎo)致了醫(yī)院電子信息檔案管理工作進(jìn)展緩慢。

3 加強(qiáng)醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)的有效方式

3.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)建設(shè)和管理的重視程度

首先，在提高醫(yī)療質(zhì)量、設(shè)備管理等方面，醫(yī)院電子信息管理人員要提高檔案管理工作建設(shè)和管理的重視度，切實(shí)解決好醫(yī)生與病人的信息管理問(wèn)題，以保障醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展[5]。其次，要提高醫(yī)院檔案管理工作人員的現(xiàn)代管理觀念，提升對(duì)電子信息檔案工作的管理力度，增加經(jīng)費(fèi)投入。醫(yī)院電子信息檔案管理是醫(yī)院運(yùn)行管理工作的重要組成部分。為了加大對(duì)該項(xiàng)目的投資力度，檔案管理部門應(yīng)加大對(duì)檔案資源的投入，力爭(zhēng)將檔案信息化建設(shè)列入醫(yī)療產(chǎn)業(yè)發(fā)展的專項(xiàng)建設(shè)基金之中，以獲得更多的財(cái)政資助。再次，因?yàn)殡娮有畔n案管理包含了文件管理、計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用兩個(gè)領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)，必須在建立與管理上給予足夠的關(guān)注，做好電子文件的建立與管理。最后，有關(guān)管理人員要具有創(chuàng)新意識(shí)，積極將信息化手段應(yīng)用到日常管理中，這就要求電子信息檔案管理者不斷地更新自己的知識(shí)體系，提升自身的信息技術(shù)技能，提高整體創(chuàng)新能力，進(jìn)而能運(yùn)用電子技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院運(yùn)行中文件數(shù)據(jù)的管理，根據(jù)工作的需要，制定完善的、合理的、規(guī)范的管理辦法，尤其是對(duì)一些特殊的檔案資料的管理，應(yīng)提升重視度和保密性[6]。同時(shí)，還應(yīng)保證電子檔案管理建設(shè)的穩(wěn)定性和工作運(yùn)行的有效性，應(yīng)在檔案管理工作中，增強(qiáng)電子檔案管理與業(yè)務(wù)實(shí)踐相互融合的效果，有關(guān)管理者應(yīng)該重視業(yè)務(wù)和實(shí)際管理工作的聯(lián)系性，保障電子信息檔案管理工作的融合和引入。總之，對(duì)數(shù)據(jù)文件進(jìn)行創(chuàng)新性管理，既要以信息技術(shù)平臺(tái)為基礎(chǔ)，又要遵守傳統(tǒng)的管理體制的規(guī)定，只有這樣，才能提升電子檔案管理的規(guī)范性和有效性，為建設(shè)單位提供所需的項(xiàng)目管理服務(wù)。

3.2 構(gòu)建完善的醫(yī)院電子信息檔案管理體系

其一，深化醫(yī)院有關(guān)工作人員和電子信息檔案管理的連接，增強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部的信息交換和共享效能，對(duì)各個(gè)機(jī)構(gòu)所生成的電子信息檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化收集、整理、錄入和存儲(chǔ)[7]。按照電子信息檔案數(shù)據(jù)的種類，將其分為不同的程序和不同的層級(jí)，保證醫(yī)院的有關(guān)工作人員能對(duì)其進(jìn)行準(zhǔn)確了解，保證所搜集和儲(chǔ)存的電子檔案信息為醫(yī)院的各項(xiàng)工作的正常、有序進(jìn)行提供依據(jù)。

其二，建立完備的電子信息檔案資料管理制度，建立健全的資料輸入制度，規(guī)范各科室的電子信息檔案信息輸入制度的細(xì)節(jié)和內(nèi)容，從而防止資料差錯(cuò)問(wèn)題的出現(xiàn)。

其三，強(qiáng)化對(duì)檔案管理員的管理，根據(jù)檔案管理員的專業(yè)背景和個(gè)人情況，建立一套完整的管理制度，對(duì)檔案管理員在檔案管理工作中的行為進(jìn)行規(guī)范和約束，從而有效地提高醫(yī)院的管理水平和安全水平。

3.3 提升檔案管理人員的信息化專業(yè)素養(yǎng)水平

其一，當(dāng)醫(yī)院引入有關(guān)電子信息檔案管理建立和管理的信息化技術(shù)后，需要派遣或聘請(qǐng)信息化技術(shù)專家到醫(yī)院，為醫(yī)院電子信息檔案管理人員提供信息化技術(shù)的實(shí)際運(yùn)用方面的培訓(xùn)。同時(shí)，還應(yīng)邀請(qǐng)專業(yè)人士，評(píng)定檔案管理工作人員自身對(duì)于信息技術(shù)知識(shí)的理解、掌握及運(yùn)用程度，并提供有目標(biāo)的指引、意見(jiàn)或建議，讓檔案管理者 深入研究之后，能夠有所收獲。只有了解了信息化技術(shù)的運(yùn)用要點(diǎn)，才能在醫(yī)院電子信息檔案管理的構(gòu)建和管理中進(jìn)行合理、科學(xué)地運(yùn)用，全方位地提高整個(gè)醫(yī)院的檔案管理能力[8]。

其次，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培養(yǎng)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行考察，注重對(duì)其管理理論知識(shí)和實(shí)際技能能力的培養(yǎng)，并將其納入培養(yǎng)工作的績(jī)效考評(píng)體系中。對(duì)通過(guò)考試成績(jī)合格者，頒發(fā)相應(yīng)的資格證書。對(duì)未通過(guò)考試的管理者再次進(jìn)行培訓(xùn)，直到通過(guò)考試，從而為醫(yī)院培育出一支理論知識(shí)豐富、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理團(tuán)隊(duì)，從而為提升醫(yī)院電子信息檔案的建設(shè)和管理工作提供保障。

最后，貫徹落實(shí)科學(xué)的用人方針。人才政策主要體現(xiàn)在人才引進(jìn)和使用兩個(gè)方面。此時(shí)，既要營(yíng)造良好的軟硬件條件，制定切實(shí)可行的用人機(jī)制，采用多種方式，吸引高素質(zhì)的人才，又要在人才運(yùn)用上，制定一套完善的人才評(píng)估制度，實(shí)行合理、規(guī)范的人才遴選考核制度，并為檔案管理人員創(chuàng)造良好的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境。

3.4 建立科學(xué)、規(guī)范、高效的電子信息檔案

其一，增強(qiáng)信息管理安全意識(shí)。在醫(yī)院中，構(gòu)建醫(yī)院電子信息檔案，既要確保醫(yī)院的數(shù)據(jù)安全，又要促使該工作能為醫(yī)務(wù)工作者及病人提供完整的資料。同時(shí)，要根據(jù)我國(guó)有關(guān)的法律法規(guī)，制定相應(yīng)的管理辦法，保證其安全、保密。在對(duì)醫(yī)院電子信息資源的開(kāi)發(fā)與使用過(guò)程中，一定要增強(qiáng)對(duì)公開(kāi)權(quán)、版權(quán)、網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)等各項(xiàng)權(quán)益的維權(quán)意識(shí)，強(qiáng)化對(duì)作者的全面保護(hù)，推動(dòng)信息和知識(shí)的流通。

其二，加大硬件和軟件的完善力度。在醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)中，軟硬件設(shè)備的建設(shè)是基礎(chǔ)工作，要強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)，醫(yī)院電子信息檔案的建立，離不開(kāi)現(xiàn)代化的軟硬件設(shè)施，要想讓電子信息檔案的工作更有效、更精準(zhǔn)，就必須有先進(jìn)的裝備和軟件，適時(shí)地對(duì)儀器、設(shè)備、軟件進(jìn)行升級(jí)，進(jìn)而有效地防范醫(yī)院的電子數(shù)據(jù)安全問(wèn)題，促進(jìn)醫(yī)院電子信息檔案工作的進(jìn)步與發(fā)展，強(qiáng)化其自身的安全性。

另外，需要注意使用防火墻技術(shù)和安全密鑰技術(shù)，使用防火墻技術(shù)來(lái)阻止某些不正當(dāng)?shù)娜肭?，使用安全密鑰技術(shù)來(lái)設(shè)定與醫(yī)院有關(guān)的電子信息檔案權(quán)限。此種方式的運(yùn)用，能有效促使有權(quán)限的用戶按照自己的權(quán)限進(jìn)行檢索、瀏覽和閱讀。為保障實(shí)際的信息安全性，還可以使用某些殺毒軟件來(lái)防止病毒對(duì)醫(yī)院的電子文件信息管理系統(tǒng)造成傷害，從而更好地保障電子文件信息資源的安全。此外，還需要采用高效安全的作業(yè)系統(tǒng)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行周期性備份和交易記錄的更新，實(shí)行嚴(yán)密的使用者識(shí)別，或是其他技術(shù)，以免在人為因素的干擾下，出現(xiàn)信息丟失的問(wèn)題。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在信息技術(shù)高速發(fā)展的過(guò)程中，將其運(yùn)用在醫(yī)院的電子信息檔案管理工作中，不僅能有效地滿足醫(yī)院日益增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)、信息處理問(wèn)題，還能提升信息、數(shù)據(jù)、資源的保障問(wèn)題，使得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員能站在醫(yī)院發(fā)展的角度，重視此方面的工作，并在電子檔案管理工作的優(yōu)化下，進(jìn)行多方面的電子信息檔案建設(shè)和完善，進(jìn)而促使醫(yī)院向著信息化的方向發(fā)展。