河北港口集團(tuán)：以集中采購?fù)苿庸芾碜兏?/h1>
2024-06-06 14:09李建聰
中國商人 2024年6期
李建聰
河北港口集團(tuán)集中采購現(xiàn)存問題
集中采購機(jī)構(gòu)和人員專業(yè)性不足。盡管河北港口集團(tuán)已設(shè)立專門的集中采購機(jī)構(gòu)，并制定了一系列集中采購制度及流程，但集中采購工作本身是一項(xiàng)復(fù)雜而龐大的系統(tǒng)工程，它要求與眾多部門及供應(yīng)商緊密協(xié)作，以及對采購數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)評估，這項(xiàng)工作需要高度的專業(yè)素養(yǎng)和能力。然而，由于河北港口集團(tuán)集采中心成立時間不長，各項(xiàng)資源配置尚未完全到位，相關(guān)人員對于集中采購管理制度的掌握及應(yīng)用還未達(dá)到精細(xì)化管理的要求。同時，專業(yè)技術(shù)支持的缺乏也影響了供應(yīng)鏈管理的工作質(zhì)量。
集中采購管理未形成有效管理閉環(huán)，缺乏采購績效評價機(jī)制。采購績效評價體系缺失，具體體現(xiàn)在未建立規(guī)范的管理成本考核指標(biāo)和采購績效考核指標(biāo)。管理體系必須形成閉環(huán)，才能推動管理水平的持續(xù)提升。然而，河北港口集團(tuán)的集中采購管理體系，從采購需求計劃到驗(yàn)收結(jié)算，整個鏈條過長且缺乏對全程的監(jiān)督。同時，未對各環(huán)節(jié)及整個集中采購過程的效能進(jìn)行績效考核與評價，導(dǎo)致管理體系未形成閉環(huán)，這種情況很難提升采購管理的水平和整體效率。
集中采購需求計劃質(zhì)量有待提高。采購需求計劃是采購的首要環(huán)節(jié)，其準(zhǔn)確性和及時性對采購質(zhì)量和成本至關(guān)重要。然而，河北港口集團(tuán)的集中采購需求計劃質(zhì)量有待提高。部分基層單位對物資需求計劃的及時申報重視不足，且申報過程中未充分考慮生產(chǎn)實(shí)際和采購時間需求。此外，有些采購計劃質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，未遵循集團(tuán)集采中心的管理要求，導(dǎo)致計劃的及時性、規(guī)范性和完整性需要改進(jìn)。
信息溝通不通暢，影響集團(tuán)內(nèi)外部資源整合。河北港口集團(tuán)實(shí)施集中采購尚處于初級階段，部門間信息溝通存在障礙，缺乏信息整合與共享，這降低了采購效率。
戰(zhàn)略采購和框架協(xié)議采購占比低，優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商培育不足。河北港口集團(tuán)成立集采中心旨在提升供應(yīng)鏈管理，培育長期穩(wěn)定的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，并與之形成戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，實(shí)現(xiàn)共贏。但是，目前戰(zhàn)略采購和框架協(xié)議采購占比較低，對優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的培育不夠重視，未將集團(tuán)戰(zhàn)略目標(biāo)融入采購實(shí)踐，缺乏與供應(yīng)商共同發(fā)展的理念，也未制定有效的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商選擇和培育計劃。
集中采購的實(shí)施效果
自2023年4月實(shí)施集中采購以來，河北港口集團(tuán)結(jié)合科技創(chuàng)新與管理創(chuàng)新不斷推動技術(shù)更新，升級物資管理系統(tǒng)，推廣物資采購平臺。集團(tuán)構(gòu)建了“平臺+商城”的采購模式，吸引了51家集團(tuán)內(nèi)平臺用戶。與京東、震坤行等行業(yè)頭部電商合作，整合了近650家供應(yīng)商，覆蓋港口生產(chǎn)所需的專業(yè)品牌和物資，平臺供應(yīng)額達(dá)10億元，創(chuàng)歷史新高。
集團(tuán)開發(fā)了手機(jī)APP（應(yīng)用程序）和小程序，打造了“管理智慧、決策智能、集成高效、協(xié)同共享、陽光透明”的供應(yīng)鏈體系，實(shí)現(xiàn)了港口采購的全面智能化。2023年6月1日，首個集采項(xiàng)目“辦公用品電商采購”正式實(shí)施，為京唐港區(qū)、曹妃甸港區(qū)的36家單位提供了“京東慧采”服務(wù)。全年各港區(qū)通過電商平臺采購了1.98萬項(xiàng)辦公用品，總計1536萬元，節(jié)約了91萬元，節(jié)資率達(dá)5.9%，實(shí)現(xiàn)了集采物資占比的零突破。
集團(tuán)還推動了運(yùn)輸帶集采項(xiàng)目的實(shí)施，與分散采購相比，集采價格平均降低了8.9%，節(jié)省了約600萬元的采購成本，同時確保了戰(zhàn)略物資的質(zhì)量、價格和供應(yīng)穩(wěn)定性。此外，河北港口集團(tuán)還以“統(tǒng)一標(biāo)識、深化融合”為目標(biāo)，全面做好集團(tuán)工裝采購，預(yù)計節(jié)省350萬元。以低于官網(wǎng)指導(dǎo)價25%的價格引入17個華為辦公設(shè)備、53項(xiàng)海爾產(chǎn)品，優(yōu)化推品和選品的全場景管理。
集團(tuán)還全面革新了小件勞保采購模式，優(yōu)選9個“京東錦禮”產(chǎn)品包，通過“集中定價、個性化揀選、配送到家”，提升了客戶滿意度，專屬電商采購較京東個人端降本26.2%，節(jié)省了22萬元。集團(tuán)同時推動了鋼絲繩、軸承供應(yīng)鏈的升級，通過科學(xué)制定集采方案，采用“競爭性談判+廠家直采”方式，確保了產(chǎn)品質(zhì)量和供應(yīng)安全，進(jìn)一步降低了采購成本。
集中采購效率提升策略
完善集中采購制度，夯實(shí)集中采購基礎(chǔ)。要加強(qiáng)政策宣傳和制度學(xué)習(xí)，組織物資管理人員集中研討、學(xué)習(xí)制度文件，以制度為準(zhǔn)繩，規(guī)范工作流程，確保集采工作有序進(jìn)行。
加強(qiáng)供應(yīng)商管理。針對不同的采購需求，需綜合考慮供應(yīng)質(zhì)量、價格、信譽(yù)及供貨及時性等要素。依據(jù)供應(yīng)商考核成果進(jìn)行分類與評級，并據(jù)此組織相應(yīng)物資的集中采購。
構(gòu)建科學(xué)的供應(yīng)鏈管理體系。該系統(tǒng)應(yīng)包括供應(yīng)商信息管理、采購計劃制定、訂單處理及庫存管理等多個環(huán)節(jié)，以實(shí)現(xiàn)對整個采購流程的全面掌控和有效監(jiān)管。
持續(xù)推進(jìn)采購管理信息化。集中采購必須依賴信息化系統(tǒng)的支持，因此，要加強(qiáng)采購信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)采購數(shù)據(jù)的共享，從而提高采購決策的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。集采平臺涉及模塊化管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理以及集中采購管理等多個方面，這需要一個強(qiáng)大的管理系統(tǒng)軟件來提供支撐。該軟件應(yīng)具備規(guī)范性、應(yīng)用性和易用性等特點(diǎn)，同時需要配備專業(yè)人員對集采平臺進(jìn)行運(yùn)行和維護(hù)，確保其操作性。
提升集中采購人才專業(yè)水平與績效管理。集中采購人員不僅需要掌握傳統(tǒng)采購知識，更需要樹立現(xiàn)代化采購理念，理解并運(yùn)用集中采購、成本控制、商務(wù)談判、庫存及供應(yīng)商管理等概念，并能夠從集團(tuán)角度出發(fā)開展采購工作。此外，應(yīng)加強(qiáng)對集中采購專業(yè)人才的培養(yǎng)。不僅要對集中采購管理人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，以提升他們對集團(tuán)公司集中采購相關(guān)制度、流程及職責(zé)的理解，熟練掌握崗位技能，同時，還要通過專業(yè)培訓(xùn)，增強(qiáng)采購人員在集中采購各環(huán)節(jié)的專業(yè)知識，提升他們對物資數(shù)量、成本、技術(shù)要求、交貨時間等信息的分析能力。
創(chuàng)新庫存管理。集團(tuán)一方面通過深入分析，整合各區(qū)域采購需求，構(gòu)建了一個統(tǒng)一的內(nèi)部庫存管理系統(tǒng)，同時在外部與同類企業(yè)建立了物資信息共享和倉儲調(diào)度網(wǎng)絡(luò)。此舉旨在通過集團(tuán)內(nèi)外的統(tǒng)一調(diào)撥和聯(lián)合采購，激活庫存資源，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，從而減少庫存及采購成本，提高采購效率。另一方面，集團(tuán)正在研究并實(shí)施供應(yīng)商管理庫存的采購模式，以補(bǔ)充集中采購。通過篩選適宜的物資，集團(tuán)計劃采用JIT（準(zhǔn)時制生產(chǎn)）供應(yīng)模式，將庫存管理責(zé)任轉(zhuǎn)移給供應(yīng)商，這樣既能降低采購和物流成本，還能確保供應(yīng)的及時性和可靠性。
集中采購作為提升企業(yè)成本效益和采購管理水平的有效途徑，對增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力提至關(guān)重要。企業(yè)必須充分認(rèn)識到其重要性，并據(jù)此優(yōu)化集采管理架構(gòu)。河北港口集團(tuán)秉承“全面承接、全面覆蓋、一貫到底、剛性執(zhí)行”的管理理念，對現(xiàn)有制度進(jìn)行徹底梳理，確保信息化系統(tǒng)全面滲透至各個環(huán)節(jié)。該集團(tuán)專注于物流運(yùn)輸核心業(yè)務(wù)，以“全品類集采、前置式商城、全流程風(fēng)控”為核心，旨在“提高議價能力、提高響應(yīng)速度、降低采購成本、減少存貨資金占用”。通過這些措施，河北港口集團(tuán)致力于構(gòu)建一個集約化、高效的物資采購新模式，以促進(jìn)協(xié)同效應(yīng)的增長和效益的持續(xù)提升。
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李建聰
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集中采購管理未形成有效管理閉環(huán)，缺乏采購績效評價機(jī)制。采購績效評價體系缺失，具體體現(xiàn)在未建立規(guī)范的管理成本考核指標(biāo)和采購績效考核指標(biāo)。管理體系必須形成閉環(huán)，才能推動管理水平的持續(xù)提升。然而，河北港口集團(tuán)的集中采購管理體系，從采購需求計劃到驗(yàn)收結(jié)算，整個鏈條過長且缺乏對全程的監(jiān)督。同時，未對各環(huán)節(jié)及整個集中采購過程的效能進(jìn)行績效考核與評價，導(dǎo)致管理體系未形成閉環(huán)，這種情況很難提升采購管理的水平和整體效率。
集中采購需求計劃質(zhì)量有待提高。采購需求計劃是采購的首要環(huán)節(jié)，其準(zhǔn)確性和及時性對采購質(zhì)量和成本至關(guān)重要。然而，河北港口集團(tuán)的集中采購需求計劃質(zhì)量有待提高。部分基層單位對物資需求計劃的及時申報重視不足，且申報過程中未充分考慮生產(chǎn)實(shí)際和采購時間需求。此外，有些采購計劃質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，未遵循集團(tuán)集采中心的管理要求，導(dǎo)致計劃的及時性、規(guī)范性和完整性需要改進(jìn)。
信息溝通不通暢，影響集團(tuán)內(nèi)外部資源整合。河北港口集團(tuán)實(shí)施集中采購尚處于初級階段，部門間信息溝通存在障礙，缺乏信息整合與共享，這降低了采購效率。
戰(zhàn)略采購和框架協(xié)議采購占比低，優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商培育不足。河北港口集團(tuán)成立集采中心旨在提升供應(yīng)鏈管理，培育長期穩(wěn)定的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，并與之形成戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，實(shí)現(xiàn)共贏。但是，目前戰(zhàn)略采購和框架協(xié)議采購占比較低，對優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商的培育不夠重視，未將集團(tuán)戰(zhàn)略目標(biāo)融入采購實(shí)踐，缺乏與供應(yīng)商共同發(fā)展的理念，也未制定有效的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商選擇和培育計劃。
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集團(tuán)還推動了運(yùn)輸帶集采項(xiàng)目的實(shí)施，與分散采購相比，集采價格平均降低了8.9%，節(jié)省了約600萬元的采購成本，同時確保了戰(zhàn)略物資的質(zhì)量、價格和供應(yīng)穩(wěn)定性。此外，河北港口集團(tuán)還以“統(tǒng)一標(biāo)識、深化融合”為目標(biāo)，全面做好集團(tuán)工裝采購，預(yù)計節(jié)省350萬元。以低于官網(wǎng)指導(dǎo)價25%的價格引入17個華為辦公設(shè)備、53項(xiàng)海爾產(chǎn)品，優(yōu)化推品和選品的全場景管理。
集團(tuán)還全面革新了小件勞保采購模式，優(yōu)選9個“京東錦禮”產(chǎn)品包，通過“集中定價、個性化揀選、配送到家”，提升了客戶滿意度，專屬電商采購較京東個人端降本26.2%，節(jié)省了22萬元。集團(tuán)同時推動了鋼絲繩、軸承供應(yīng)鏈的升級，通過科學(xué)制定集采方案，采用“競爭性談判+廠家直采”方式，確保了產(chǎn)品質(zhì)量和供應(yīng)安全，進(jìn)一步降低了采購成本。
集中采購效率提升策略
完善集中采購制度，夯實(shí)集中采購基礎(chǔ)。要加強(qiáng)政策宣傳和制度學(xué)習(xí)，組織物資管理人員集中研討、學(xué)習(xí)制度文件，以制度為準(zhǔn)繩，規(guī)范工作流程，確保集采工作有序進(jìn)行。
加強(qiáng)供應(yīng)商管理。針對不同的采購需求，需綜合考慮供應(yīng)質(zhì)量、價格、信譽(yù)及供貨及時性等要素。依據(jù)供應(yīng)商考核成果進(jìn)行分類與評級，并據(jù)此組織相應(yīng)物資的集中采購。
構(gòu)建科學(xué)的供應(yīng)鏈管理體系。該系統(tǒng)應(yīng)包括供應(yīng)商信息管理、采購計劃制定、訂單處理及庫存管理等多個環(huán)節(jié)，以實(shí)現(xiàn)對整個采購流程的全面掌控和有效監(jiān)管。
持續(xù)推進(jìn)采購管理信息化。集中采購必須依賴信息化系統(tǒng)的支持，因此，要加強(qiáng)采購信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)采購數(shù)據(jù)的共享，從而提高采購決策的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。集采平臺涉及模塊化管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理以及集中采購管理等多個方面，這需要一個強(qiáng)大的管理系統(tǒng)軟件來提供支撐。該軟件應(yīng)具備規(guī)范性、應(yīng)用性和易用性等特點(diǎn)，同時需要配備專業(yè)人員對集采平臺進(jìn)行運(yùn)行和維護(hù)，確保其操作性。
提升集中采購人才專業(yè)水平與績效管理。集中采購人員不僅需要掌握傳統(tǒng)采購知識，更需要樹立現(xiàn)代化采購理念，理解并運(yùn)用集中采購、成本控制、商務(wù)談判、庫存及供應(yīng)商管理等概念，并能夠從集團(tuán)角度出發(fā)開展采購工作。此外，應(yīng)加強(qiáng)對集中采購專業(yè)人才的培養(yǎng)。不僅要對集中采購管理人員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，以提升他們對集團(tuán)公司集中采購相關(guān)制度、流程及職責(zé)的理解，熟練掌握崗位技能，同時，還要通過專業(yè)培訓(xùn)，增強(qiáng)采購人員在集中采購各環(huán)節(jié)的專業(yè)知識，提升他們對物資數(shù)量、成本、技術(shù)要求、交貨時間等信息的分析能力。
創(chuàng)新庫存管理。集團(tuán)一方面通過深入分析，整合各區(qū)域采購需求，構(gòu)建了一個統(tǒng)一的內(nèi)部庫存管理系統(tǒng)，同時在外部與同類企業(yè)建立了物資信息共享和倉儲調(diào)度網(wǎng)絡(luò)。此舉旨在通過集團(tuán)內(nèi)外的統(tǒng)一調(diào)撥和聯(lián)合采購，激活庫存資源，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，從而減少庫存及采購成本，提高采購效率。另一方面，集團(tuán)正在研究并實(shí)施供應(yīng)商管理庫存的采購模式，以補(bǔ)充集中采購。通過篩選適宜的物資，集團(tuán)計劃采用JIT（準(zhǔn)時制生產(chǎn)）供應(yīng)模式，將庫存管理責(zé)任轉(zhuǎn)移給供應(yīng)商，這樣既能降低采購和物流成本，還能確保供應(yīng)的及時性和可靠性。
集中采購作為提升企業(yè)成本效益和采購管理水平的有效途徑，對增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力提至關(guān)重要。企業(yè)必須充分認(rèn)識到其重要性，并據(jù)此優(yōu)化集采管理架構(gòu)。河北港口集團(tuán)秉承“全面承接、全面覆蓋、一貫到底、剛性執(zhí)行”的管理理念，對現(xiàn)有制度進(jìn)行徹底梳理，確保信息化系統(tǒng)全面滲透至各個環(huán)節(jié)。該集團(tuán)專注于物流運(yùn)輸核心業(yè)務(wù)，以“全品類集采、前置式商城、全流程風(fēng)控”為核心，旨在“提高議價能力、提高響應(yīng)速度、降低采購成本、減少存貨資金占用”。通過這些措施，河北港口集團(tuán)致力于構(gòu)建一個集約化、高效的物資采購新模式，以促進(jìn)協(xié)同效應(yīng)的增長和效益的持續(xù)提升。
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