趙 宇 陽

(國能大渡河大崗山發(fā)電有限公司,四川 石棉 625409)

0 引 言

2020年9月,某流域水電開發(fā)有限公司企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)正式上線運(yùn)行,將物資管理工作納入了ERP系統(tǒng)進(jìn)行管控。ERP系統(tǒng)實(shí)施后,從根本上解決了原流域物資管理系統(tǒng)同集團(tuán)財(cái)務(wù)系統(tǒng)信息無法實(shí)時(shí)共享的問題,實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部物流、資金流、信息流的高度集成,大幅提升了物資管理水平。

水電站的建設(shè)周期一般較長(zhǎng),使用的各類物資種類繁多,且數(shù)量龐雜。各種原因?qū)е滤娬就旯r(shí),留存有一定數(shù)量的工程剩余物資。筆者對(duì)工程剩余物資產(chǎn)生的原因和特點(diǎn)以及ERP系統(tǒng)上線前陸續(xù)由基建轉(zhuǎn)入電力生產(chǎn)的單位在處理已接收的工程剩余物資時(shí)遇到的問題進(jìn)行了分析,提出了相應(yīng)的解決措施,供相關(guān)方參考。

1 工程剩余物資產(chǎn)生的原因和特點(diǎn)

1.1 工程剩余物資產(chǎn)生的原因

1.1.1 設(shè)計(jì)裕量稍大

水電站勘測(cè)設(shè)計(jì)階段,為保證后續(xù)工程順利施工,在考慮各種因素的前提下,比如電力電纜和控制電纜在敷設(shè)過程中因敷設(shè)弛度、交叉余量、波形彎度等客觀因素;鋼筋和電纜橋架,因堆放、制作、安裝等環(huán)節(jié)均會(huì)有一定量的損耗。設(shè)計(jì)人員對(duì)工程施工所需的物資都會(huì)適當(dāng)預(yù)留一部分裕量,當(dāng)設(shè)置的裕量稍大,審核人員把關(guān)不嚴(yán),超出合理的裕度范圍,待工程完工后,會(huì)產(chǎn)生較多的工程剩余物資[1]。

1.1.2 設(shè)計(jì)方案變更

水電站建設(shè)施工過程中,各種各樣復(fù)雜多變的情況或其他不可預(yù)見的因素均會(huì)引起設(shè)計(jì)方案的變更。設(shè)計(jì)方案變更最主要原因是現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況發(fā)生了變化,勘測(cè)設(shè)計(jì)階段編制的設(shè)計(jì)方案已不適用于后續(xù)現(xiàn)場(chǎng)施工的情況[2],為確保工程順利開展,需要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)原有的設(shè)計(jì)方案進(jìn)行變更。按原有設(shè)計(jì)方案已采購的物資不能滿足設(shè)計(jì)變更后的需要,需更換物資的規(guī)格型號(hào)后重新采購;或者設(shè)計(jì)方案變更后工程量減少,不再需要那么多物資。上述情況都會(huì)產(chǎn)生較多的工程剩余物資。

1.1.3 需求計(jì)劃不準(zhǔn)確

需求部門提報(bào)的物資規(guī)格型號(hào)不準(zhǔn)確,相同類型的物資在型號(hào)、技術(shù)參數(shù)上存在較大的差異,采購時(shí)會(huì)出現(xiàn)各種各樣的物資需求計(jì)劃[3]。或者需求部門同現(xiàn)場(chǎng)溝通不及時(shí),審核部門審核不嚴(yán)謹(jǐn),導(dǎo)致需求計(jì)劃的物資與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況存在較大的出入;需求部門在提報(bào)物資需求計(jì)劃時(shí),未參考現(xiàn)有庫存數(shù)量,在途采購數(shù)量,盲目制定需求計(jì)劃。上述情況也會(huì)產(chǎn)生較多的工程剩余物資。

1.1.4 采購計(jì)劃不當(dāng)

物資供應(yīng)周期是影響水電站工程進(jìn)度的重要因素,若供貨時(shí)間掌控不到位,則會(huì)對(duì)工程進(jìn)度產(chǎn)生直接的影響。采購部門為避免因物資供應(yīng)周期過長(zhǎng)造成工程停工或工期滯后的情況發(fā)生,往往在編制采購計(jì)劃時(shí)會(huì)上調(diào)比實(shí)際需求較多的量以規(guī)避計(jì)劃不力的責(zé)任?；蛘邽闇p少采購頻次,一次性采購大量的物資,因此當(dāng)遇到設(shè)計(jì)方案變更時(shí),極易產(chǎn)生較多的工程剩余物資。

1.2 工程剩余物資的特點(diǎn)

1.2.1 使用頻率低

某些大件機(jī)電設(shè)備在安裝時(shí)使用的專用工器具,后續(xù)在設(shè)備檢修期間雖然會(huì)使用,但頻率較低。如發(fā)電機(jī)轉(zhuǎn)子吊裝工具、主變壓器運(yùn)輸輪和千斤頂?shù)取?/p>

1.2.2 通用性較差

部分工程剩余物資如發(fā)電機(jī)、水輪機(jī)備品備件具有較強(qiáng)的專業(yè)性,技術(shù)參數(shù)唯一,只能用于某一個(gè)水電站,無法適用于其他水電站。

1.2.3 利用價(jià)值低

部分工程剩余物資因在基建期存放時(shí)間較長(zhǎng)、保管措施不到位等原因造成了外觀狀態(tài)一般較差甚至出現(xiàn)損壞的情況[4];部分升級(jí)換代淘汰的物資既不能進(jìn)行調(diào)劑處理,也不能用于后續(xù)電力生產(chǎn);某些組裝工具僅使用一次,如大型水電站主廠房橋機(jī)負(fù)荷試驗(yàn)使用的吊籠,其重量可達(dá)九十噸左右,在橋機(jī)負(fù)荷試驗(yàn)完成后,再無用處。

工程剩余物資的上述特點(diǎn)導(dǎo)致了在交付給電力生產(chǎn)單位后易造成長(zhǎng)期積壓,形成呆滯庫存。

2 工程剩余物資在交付后存在的問題

2.1 存在虛增在建工程成本的情況

根據(jù)工程剩余物資賬務(wù)處理要求,工程完工后,將為生產(chǎn)準(zhǔn)備的工器具交付生產(chǎn)使用時(shí),需貸記“工程物資”科目,借記“包裝物及低值易耗品”等科目;剩余的工程物資轉(zhuǎn)作本企業(yè)存貨的,需貸記“工程物資”科目,借記“原材料”等科目[5]。

實(shí)際執(zhí)行中,某些基建單位物資部門在水電站投產(chǎn)發(fā)電后,雖然向生產(chǎn)單位物資部門移交了工程剩余物資實(shí)物,但未和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行有效溝通,未將工程剩余物資的不含稅金額同步報(bào)財(cái)務(wù)部門進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理,導(dǎo)致了虛增在建工程成本的情況,留下審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 存在賬實(shí)不符的情況

對(duì)于在ERP系統(tǒng)上線前已接收了工程剩余物資的電力生產(chǎn)單位,需要及時(shí)將接收的工程剩余物資錄入ERP系統(tǒng)。

錄入ERP系統(tǒng)前,需要對(duì)不同物資的規(guī)格型號(hào)、各項(xiàng)技術(shù)參數(shù)等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)核對(duì),然后在物資主數(shù)據(jù)系統(tǒng)嚴(yán)格按照集團(tuán)編碼規(guī)則為數(shù)百甚至數(shù)千項(xiàng)數(shù)量龐雜的物資匹配或申請(qǐng)物資編碼。編碼完成申請(qǐng)后,應(yīng)查詢基建期數(shù)量眾多的采購合同以確定各項(xiàng)物資的采購價(jià)格,按當(dāng)時(shí)采購價(jià)格扣除相應(yīng)的稅率得出不含稅金額。這將花費(fèi)大量的人力和時(shí)間,少則數(shù)月,多則一年或以上,故在所有工程剩余物資錄入ERP系統(tǒng)前,不可避免地有賬實(shí)不符的問題,存在審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 存在信息化系統(tǒng)評(píng)價(jià)指標(biāo)不達(dá)標(biāo)的情況

2.3.1 單位庫存指標(biāo)

單位庫存=庫存總額/計(jì)算容量;非供熱機(jī)組計(jì)算容量即為裝機(jī)容量,供熱機(jī)組為計(jì)算容量。300 MW及以下等級(jí)集中,計(jì)算容量=裝機(jī)容量×120%;500 MW及以上等級(jí)機(jī)組,計(jì)算容量=裝機(jī)容量×110%。該指標(biāo)按年度進(jìn)行評(píng)價(jià)打分,同時(shí)參與公司年度經(jīng)營業(yè)績(jī)考核。

計(jì)分規(guī)則:當(dāng)年指標(biāo)值與上年比較,每提高0.5個(gè)百分點(diǎn)扣2分,不足0.5個(gè)百分點(diǎn)的按0.5個(gè)百分點(diǎn)處理,最高至10分。

對(duì)于電力生產(chǎn)單位來說,為及時(shí)消除工程剩余物資賬實(shí)不符的問題,需盡快將其錄入ERP系統(tǒng)。若在某一年度集中入賬,將造成當(dāng)年庫存總額較上一年度明顯增加,導(dǎo)致單位庫存指標(biāo)受到考核,影響公司年度經(jīng)營業(yè)績(jī)。

2.3.2 三年以上物資庫齡比指標(biāo)

三年以上物資庫齡比=三年以上庫存物資金額/庫存物資總金額。庫齡:取物資入庫日期和當(dāng)前庫存日期。該指標(biāo)按月度進(jìn)行評(píng)價(jià)打分。

計(jì)分規(guī)則:排除基建物資,對(duì)三年以上物資庫齡比按升序進(jìn)行排名,1～10名為1檔,10分;11～20名為2檔,9分;21～30名為3檔,8分;31～40名為4檔,7分;41名及以后為5檔,6分。

電力生產(chǎn)單位接收的工程剩余物資在錄入ERP系統(tǒng)后若不能及時(shí)消納,造成長(zhǎng)期積壓,金額較大的將會(huì)導(dǎo)致三年以上物資庫齡比指標(biāo)得分長(zhǎng)期排名靠后。

3 解決措施

3.1 虛增在建工程成本的賬務(wù)處理

ERP系統(tǒng)上線前已接收未經(jīng)基建單位進(jìn)行賬務(wù)處理的工程剩余物資且作為存貨管理的電力生產(chǎn)單位,在完成物資編碼匹配和申請(qǐng)工作后,需將待錄入的物資編碼進(jìn)行擴(kuò)展。擴(kuò)展時(shí),評(píng)估類選擇“1003原材料-備品備件”,項(xiàng)目庫存的評(píng)估分類選擇“5004工程物資-備品備件”,科目確定編碼選擇“40B0301原材料-備品備件”。擴(kuò)展完成后,在MIGO磁貼下“交易/事件”選擇“收貨”,“參考憑證”選擇“其他”,移動(dòng)類型選擇“561”,通過初期數(shù)據(jù)錄入方式將工程剩余物資按不含稅金額錄入ERP系統(tǒng)。錄入完成后,聯(lián)系財(cái)務(wù)部門調(diào)減相應(yīng)的在建工程成本,確保賬實(shí)相符,消除虛增在建工程成本的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

3.2 將基建單位工程物資納入ERP系統(tǒng)管理

為防止工程剩余物資在交付電力生產(chǎn)單位后產(chǎn)生的一系列問題,建議將ERP系統(tǒng)上線后基建單位的所有工程物資全面納入ERP系統(tǒng)進(jìn)行管理。包括但不限于基建期機(jī)電設(shè)備物資采購時(shí)合同內(nèi)規(guī)定的備品備件、工器具等,確保后續(xù)移交給電力生產(chǎn)單位的工程剩余物資賬實(shí)相符。

將匹配及申請(qǐng)物資編碼的時(shí)間前置分散至基建期工程物資需求計(jì)劃提報(bào)階段,杜絕了后續(xù)電力生產(chǎn)單位在接收工程剩余物資后,集中匹配及申請(qǐng)物資編碼并錄入ERP系統(tǒng)前這一階段賬實(shí)不符的審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

待工程完工后,基建單位物資部門應(yīng)將工程剩余物資在ERP系統(tǒng)進(jìn)行退庫處理。辦理實(shí)物交付電力生產(chǎn)單位后,由電力生產(chǎn)單位物資部門在ERP系統(tǒng)MIGO磁貼下“交易/事件”選擇“傳輸過賬”,“參考憑證”選擇“其他”,移動(dòng)類型選擇“411Q”,完成“工程物資”轉(zhuǎn)“包裝物及低值易耗品”或“原材料”業(yè)務(wù)辦理,確保賬實(shí)相符,從源頭上消除審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

3.3 閑置調(diào)劑或報(bào)廢處置

3.3.1 閑置調(diào)劑

具有使用價(jià)值的工程剩余物資,經(jīng)公司內(nèi)部審核后,可調(diào)劑至有需求的流域基建單位繼續(xù)使用。經(jīng)雙方商談,達(dá)成調(diào)劑意向并在法律系統(tǒng)完成調(diào)劑物資轉(zhuǎn)讓合同簽訂的。由轉(zhuǎn)讓閑置工程剩余物資的電力生產(chǎn)單位在ERP系統(tǒng)創(chuàng)建調(diào)撥訂單,訂單類型選擇“公司間調(diào)撥采購訂單”,填寫調(diào)出單位組織代碼、采購組、公司代碼、工廠代碼、物資編碼、數(shù)量、單價(jià)及調(diào)入工廠代碼等信息,生成調(diào)撥訂單號(hào),如4504004076。在外向調(diào)撥磁貼下輸入調(diào)撥訂單號(hào)4504004076,產(chǎn)生外向交貨單號(hào),如80000196,然后在更改外向交貨磁貼下輸入外向交貨單號(hào)80000196,調(diào)出出庫數(shù)據(jù),核對(duì)無誤后點(diǎn)擊“保存”完成調(diào)撥出庫業(yè)務(wù)。

接收調(diào)劑工程剩余物資的基建單位,在ERP系統(tǒng)MIGO磁貼下“交易/事件”選擇“收貨”,“參考憑證”選擇“外向交貨”,移動(dòng)類型選擇“101”,填寫調(diào)出單位的外向交貨單號(hào)80000196,檢查無誤后進(jìn)行過賬處理,完成調(diào)撥入庫業(yè)務(wù)。

完成閑置物資調(diào)劑后,調(diào)入單位與調(diào)出單位進(jìn)行后續(xù)的財(cái)務(wù)結(jié)算工作。

3.3.2 報(bào)廢處置

無使用價(jià)值的、外形損壞嚴(yán)重的工程剩余物資在完成廢舊物資處置手續(xù)審批后,在ERP系統(tǒng)MIGO磁貼下“交易/事件”選擇“收貨”,“參考憑證”選擇“其他”,移動(dòng)類型選擇“Z01”錄入零價(jià)值工廠下,存儲(chǔ)位置選擇“報(bào)廢庫位”。完成廢舊物資處置工作后,需對(duì)ERP系統(tǒng)下已處置的廢舊物資辦理出庫,確保賬實(shí)相符。

賬面凈值100萬元以下的在國能e拍平臺(tái)進(jìn)行競(jìng)價(jià)拍賣處置;賬面凈值100萬元以上的在中央企業(yè)產(chǎn)權(quán)交易機(jī)構(gòu)公開處置。

電力生產(chǎn)單位對(duì)工程剩余物資通過閑置調(diào)劑或報(bào)廢處置,可減少長(zhǎng)期不能消納的呆滯庫存,消除了信息化系統(tǒng)指標(biāo)不達(dá)標(biāo)的情況,同時(shí)對(duì)盤活公司資產(chǎn)具有一定的意義。

4 結(jié) 語

水電站基建單位應(yīng)以降低工程項(xiàng)目成本為目標(biāo),加強(qiáng)工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)、需求計(jì)劃、采購計(jì)劃過程管控,結(jié)合信息化管理系統(tǒng)不斷優(yōu)化工程物資管控措施,消除管理死角,盡可能減少工程物資的剩余量,從源頭上減少后續(xù)移交給電力生產(chǎn)單位后形成的呆滯庫存;同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)基建物資管理人員的培訓(xùn)工作,加強(qiáng)同財(cái)務(wù)人員的溝通,及時(shí)完善工程剩余物資在移交過程中的賬務(wù)處理,避免審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。