馬鶴嘉

（北京首創(chuàng)熱力股份有限公司，北京 100044）

隨著數(shù)字時(shí)代的到來，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到人類社會生產(chǎn)生活的各個(gè)領(lǐng)域，新檔案載體呈現(xiàn)出的新特點(diǎn)亟待檔案管理工作加快智能升級和數(shù)字化轉(zhuǎn)型。新《檔案法》規(guī)定，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，《檔案法實(shí)施條例》的公布與實(shí)施，再次將依法管檔治檔推上了新臺階，《條例》對電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、歸檔條件、“收管用”要求、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、信息安全等做出詳細(xì)規(guī)定，為新時(shí)代電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理提供遵循。

1 信息化智慧化時(shí)代電子檔案管理新模式

信息化時(shí)代，電子檔案管理新模式正逐步形成，以適應(yīng)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化的趨勢。

1.1 檔案資源體系數(shù)據(jù)治理

《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）中，規(guī)定的電子文件歸檔范圍包含各門類電子文件及其元數(shù)據(jù)等，更注重電子檔案資源體系管理。構(gòu)建流程規(guī)范、層層協(xié)同、互通透明的管理利用系統(tǒng)，適應(yīng)電子檔案管理新模式，要建設(shè)集成的電子檔案管理系統(tǒng)，推動建設(shè)集檔案的采集、分類、存儲、檢索和服務(wù)等功能模塊為一體的檔案收集整理平臺體系化，實(shí)現(xiàn)檔案資源的集中管理和高效利用，如當(dāng)前業(yè)務(wù)常用的協(xié)同辦公平臺，基于微服務(wù)架構(gòu)，采用模塊化設(shè)計(jì)，支持容器化部署；通過實(shí)時(shí)監(jiān)控與日志管理，提高系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定性和系統(tǒng)性能；通過自動化運(yùn)維減少人工干預(yù)、降低出錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)、提高運(yùn)維效率。要推動標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，嚴(yán)格按照統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)格式，確保電子檔案的一致性和可交換性，并采取適當(dāng)?shù)拈L期保存策略和技術(shù)，如定期遷移到新的存儲介質(zhì)上，以應(yīng)對技術(shù)過時(shí)風(fēng)險(xiǎn)，如采用PDF/A等長期檔案格式來保證電子文件的持久性和兼容性。要遵循國家公文管理相關(guān)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范設(shè)計(jì)辦文、辦會、辦事等政務(wù)業(yè)務(wù)功能，集成業(yè)務(wù)系統(tǒng)、定時(shí)任務(wù)、報(bào)表中心、OCR文字識別，流式組件讓行政辦公全程電子化，讓管理制度有效落地執(zhí)行。

1.2 檔案安全保障更加重要

新《檔案法》與《實(shí)施條例》著重強(qiáng)調(diào)檔案安全。電子檔案管理新模式的核心目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置和高效利用，保障檔案信息的長期可訪問性和可靠性，同時(shí)滿足社會公眾和組織的多樣化需求。

一是著力保障數(shù)據(jù)安全，從數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)傳輸、數(shù)據(jù)訪問、數(shù)據(jù)處理四個(gè)方面進(jìn)行安全管理，實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)加密存儲，數(shù)據(jù)自動備份和手動備份，附件按年存儲；利用加密技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，保護(hù)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)安全；通過系統(tǒng)權(quán)限控制，保證數(shù)據(jù)訪問的安全；數(shù)據(jù)脫敏處理，保護(hù)敏感數(shù)據(jù)不被泄露。

二是維護(hù)應(yīng)用安全，系統(tǒng)登錄多因子認(rèn)證，通過賬密登錄、短信登錄、掃碼登錄進(jìn)行組合；通過IP訪問限制，控制訪問終端的安全；根據(jù)角色權(quán)限、用戶定密、文件定密，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的訪問安全；開啟三員管理，三員相互獨(dú)立、相互制約，減少泄密風(fēng)險(xiǎn)。

三是規(guī)范開放鑒定，檔案鑒定工作一直是檔案館工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，只有按照一定規(guī)則經(jīng)過嚴(yán)格鑒定的檔案才能夠?qū)ν忾_放。電子檔案要嚴(yán)格按照各單位《劃控鑒定辦法》等文件規(guī)范，依據(jù)《中華人民共和國政府信息公開條例》等進(jìn)行開放鑒定，保障檔案數(shù)據(jù)安全。

1.3 檔案保管保護(hù)舉足輕重

《檔案法》強(qiáng)調(diào)監(jiān)督檢查，明晰法律責(zé)任，《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784-2021）等標(biāo)準(zhǔn)性文件也對電子檔案的保存、利用、處置、管理維護(hù)、安全可靠等做出規(guī)定。運(yùn)用人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)和自然語言處理等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案自動分類、智能檢索、預(yù)測分析等功能，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化；采用加密、備份、防篡改等技術(shù)手段，確保電子檔案的安全性和完整性，同時(shí)遵守相關(guān)的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，將潛在的流程顯性化，隨意的流程固定化，固定的流程高效化，從系統(tǒng)的身份認(rèn)證、授權(quán)、安全審計(jì)、數(shù)據(jù)加密、設(shè)備管理等多個(gè)方面建立完整的安全保密防護(hù)設(shè)計(jì)，規(guī)范流程使用，避免安全漏洞及風(fēng)險(xiǎn)，保障組織單位信息安全。

1.4 檔案編研開發(fā)智能升級

《檔案法實(shí)施條例》要求“采取各種形式研究、開發(fā)檔案資源”，傳統(tǒng)的檔案編研是將紙質(zhì)載體的檔案信息通過人工方式進(jìn)行編研，周期長、工作量大，傳播方式僅限紙質(zhì)出版物或書籍。電子檔案管理過程中，持續(xù)技術(shù)創(chuàng)新，跟蹤最新的信息技術(shù)發(fā)展，如云計(jì)算、區(qū)塊鏈等，不斷探索新技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用潛力，提升智能化水平，利用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行結(jié)構(gòu)化管理，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，方便進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和挖掘，如利用人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)算法對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，實(shí)現(xiàn)智能分類、自動摘要和預(yù)測性維護(hù)等功能等。

1.5 檔案開放利用便捷高效

現(xiàn)行的電子檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中，大都對電子檔案的開放利用做出相關(guān)規(guī)定，總體可歸納為堅(jiān)持高效便民原則。傳統(tǒng)檔案利用模式，依托實(shí)體檔案館與實(shí)體檔案，檔案館智能服務(wù)系統(tǒng)是新時(shí)期檔案館提供檔案信息利用服務(wù)的又一種方式，檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化，推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)跨部門、跨層級、跨地區(qū)協(xié)同，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合與人的融合，打造共享公用、多級并用的一體化協(xié)同辦公系統(tǒng)，通過互聯(lián)網(wǎng)提供檔案信息服務(wù)，支持遠(yuǎn)程訪問和在線互動，滿足用戶隨時(shí)隨地獲取檔案信息的需求，用戶可以通過電子閱覽室或自助檔案信息服務(wù)平臺來查詢自己所需的檔案信息?？绮块T跨領(lǐng)域合作成為可能，建立檔案信息共享機(jī)制，促進(jìn)不同機(jī)構(gòu)、行業(yè)之間的檔案資源互聯(lián)互通，提高檔案資源的社會價(jià)值。另外，檔案利用者還可以通過定制個(gè)性化服務(wù)來實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的利用。通過合理的個(gè)人定制，極大增加檔案利用效率。

2 新時(shí)代電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的必要性、困境與突破

2.1 電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的必要性

檔案管理模式出現(xiàn)了較大的改變，數(shù)字化信息技術(shù)對檔案管理產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，推動標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)成為檔案工作轉(zhuǎn)型升級的重中之重。一是對檔案管理的成本進(jìn)行有效控制，將檔案的作用發(fā)揮到最大化。傳統(tǒng)檔案管理對人力的需求較大，而人為管理不僅管理質(zhì)量和效率上都不高，而且還會對管理成本具有較大的需求，而電子檔案管理節(jié)約了很多的人力需求還提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，為檔案的管理節(jié)約成本。使用電子檔案管理方式，需要的設(shè)備有硬盤、云儲存以及相關(guān)的媒介，因此對成本的需求較低，對檔案管理的物理環(huán)境和化學(xué)環(huán)境的需求都較低；另外，傳統(tǒng)檔案管理的方法由于都是以紙質(zhì)為主，因此在對檔案進(jìn)行查閱時(shí)難免造成破壞甚至出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。而電子檔案的優(yōu)勢是以存儲方式讓檔案實(shí)現(xiàn)備份，不僅可以避免對檔案造成的破壞和丟失，還可以避免不法分子對檔案進(jìn)行非法篡改，檔案的完整性、安全性和真實(shí)性都得到了保障。二是有效提高了檔案管理的實(shí)效性和檔案的共享功能。要想更好地實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值就要大力提高檔案管理的效率，否則會直接影響到檔案服務(wù)工作正常開展。首先，檔案管理人員需要將數(shù)字化技術(shù)和檔案管理充分地結(jié)合，將檔案管理中眾多的工作環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化和縮減，將會大幅提高檔案管理的效率，讓檔案在管理的過程中更加簡便。

2.2 電子檔案管理存在的困境

一是人員素質(zhì)與管理要求不相適應(yīng)。雖然在數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展下電子檔案管理水平也在逐漸提高，但仍存在很多缺點(diǎn)。如檔案管理上下級單位之間與其他檔案管理部門沒有建立一個(gè)完整的檔案信息貢獻(xiàn)體系，檔案部門之間想要實(shí)現(xiàn)檔案分享仍然需要工作人員進(jìn)行手動傳輸，但是這樣的傳輸方式如果是在節(jié)假日等休息時(shí)間就不能實(shí)現(xiàn)，降低了檔案信息的貢獻(xiàn)效率，人工方式的傳輸方式也給檔案的管理人員帶來了較大的工作壓力。此外，很多單位的檔案管理部門在檔案共享工作上并沒有看到明顯的進(jìn)展，檔案管理人員對檔案共享方面還沒有做到充分的認(rèn)識，檔案共享工作難以展開。二是電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。標(biāo)準(zhǔn)化程度低，使得電子檔案的管理效率和質(zhì)量都受到了影響，如檔案管理部門在對電子檔案進(jìn)行管理的時(shí)候沒有對不同種類的檔案進(jìn)行分類處理，無論是針對不同檔案的處理格式還是流程上都有設(shè)置詳細(xì)的規(guī)定，檔案在這樣的管理方式下，不利于檔案本身的后續(xù)工作也不利于后期對檔案的利用，阻礙到檔案一體化流程化的進(jìn)程。

2.3 電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理創(chuàng)新實(shí)踐

在《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》等現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)要求下，相關(guān)科技企業(yè)進(jìn)行了電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)，充分展示了新時(shí)代數(shù)字化工具的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的高效、安全、規(guī)范化，進(jìn)而為公司實(shí)現(xiàn)信息共享、節(jié)約資源。支持多種類型檔案、全面實(shí)現(xiàn)檔案電子化，實(shí)現(xiàn)全類型檔案管理；規(guī)范檔案管理平臺、結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)分離，保證數(shù)據(jù)統(tǒng)一性、規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理；自動生成檔案盒背脊、封面、卷內(nèi)備考表等信息，無需手動編寫，實(shí)現(xiàn)自動化整理；自動化檔案借閱、審批，實(shí)現(xiàn)對文檔和檔案的實(shí)時(shí)把控、科學(xué)管理，提高利用率；文件協(xié)同查看，高效檢索，快速定位到所需檔案信息，實(shí)現(xiàn)快速調(diào)取節(jié)省時(shí)間成本；多種備份機(jī)制，嚴(yán)格的權(quán)限把控，確保文檔與檔案安全無疏漏，實(shí)現(xiàn)安全保障。

3 電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理的基本路徑

信息化智慧化時(shí)代，檔案管理開始對信息化技術(shù)加以應(yīng)用，檔案管理必須根據(jù)當(dāng)前數(shù)字化時(shí)代和檔案管理的特點(diǎn)對檔案管理途徑進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化。

3.1 立足電子檔案資源，共享電子檔案價(jià)值

第一，推動檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，采用掃描、OCR等技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔，并建立相應(yīng)的元數(shù)據(jù)信息，以實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理和利用。第二，要進(jìn)一步提升檔案管理人員的共享意識以及開放意識。為工作人員提供必要的培訓(xùn)和技能提升，使其能夠熟練操作檔案管理系統(tǒng)，掌握相關(guān)的信息技術(shù)知識和安全防護(hù)意識，確保檔案的有效管理和安全保障，通過對用戶權(quán)限進(jìn)行精細(xì)化管理，可以限制用戶對檔案的訪問、下載、修改等操作，保護(hù)檔案的完整性和機(jī)密性；數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)在意外損壞或丟失時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，通過定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)演練，可以減少數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)，保障共享檔案數(shù)據(jù)的安全性。

3.2 明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，推動檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

當(dāng)前檔案管理工作實(shí)踐中，針對不同主體，相關(guān)部門出臺了《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件歸檔規(guī)范》《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》等多項(xiàng)國家標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理部門在日常管理過程中，可以依國家標(biāo)準(zhǔn)制定《電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》《電子檔案建檔規(guī)范》等規(guī)章制度，明確不同類型電子檔案的基本格式，確保電子檔案管理的統(tǒng)一性。最后，建立合規(guī)的數(shù)據(jù)安全管理體系，包括訪問控制、加密技術(shù)、防火墻等方式，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和機(jī)密性。同時(shí)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)演練，以應(yīng)對突發(fā)事件。

3.3 把握數(shù)字科技前沿，試點(diǎn)智慧檔案室建設(shè)

“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃強(qiáng)調(diào)“科技興檔”。智慧檔案室是一種應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提供標(biāo)準(zhǔn)化、便捷的檔案管理服務(wù)的專業(yè)化機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)智慧檔案室的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)需要采取一系列的具體措施，包括技術(shù)選型和系統(tǒng)集成，根據(jù)實(shí)際需求，選擇適當(dāng)?shù)挠布O(shè)備、軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，通過系統(tǒng)集成將各個(gè)組成部分無縫連接，形成一個(gè)高效、協(xié)同的智慧檔案管理系統(tǒng)。其建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括安全可靠的機(jī)房、先進(jìn)的通信設(shè)備、高速穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)連接等，以保證數(shù)據(jù)的安全存儲和傳輸；智能化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化、自動化處理和管理，具備高效的檢索、查詢、分類、歸檔等功能，以提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性；多級權(quán)限控制，確保檔案的安全性和保密性。

電子檔案管理方式在一定程度上降低了檔案管理的成本，提高檔案室管理的實(shí)效性和利用價(jià)值。新時(shí)期的檔案人員不僅要熟練掌握傳統(tǒng)載體檔案管理的方法，還必須不斷強(qiáng)化信息技術(shù)水平，將檔案管理工作和信息技術(shù)特點(diǎn)進(jìn)行充分的結(jié)合，不斷適應(yīng)信息時(shí)代新型載體檔案的管理對自己提出的要求，這樣才能不斷推進(jìn)檔案事業(yè)的向前發(fā)展，才能保證自己不會被淹沒在信息社會發(fā)展的洪流中。