文/中山大學中山醫(yī)學院 汪夕芳

高校作為教師與學者的共同體，即“學術(shù)共同體”，不同于一般的行政單位和社會組織，應回歸大學本質(zhì)，以學術(shù)為目的，通過傳播知識，培養(yǎng)優(yōu)秀人才。大學的行政機構(gòu)是根據(jù)發(fā)展需要逐漸演變而成的，是學術(shù)共同體必不可少的一部分，其屬性是從屬于學術(shù)的[1]。雖然習慣稱大學行政部門為黨政管理機構(gòu)，但是就如中山大學一貫倡導的管理理念“管理就是服務(wù)”一般，要寓管理于服務(wù)之中，每個行政管理人員都要樹立服務(wù)觀念，秉持服務(wù)的工作態(tài)度，要“入于心、見于行”。科研管理作為行政機構(gòu)職能的一部分，也應根據(jù)其自身職責特性實現(xiàn)科研事務(wù)服務(wù)的本能。

一、科研項目與科研管理事務(wù)雙向增長，要求科研管理服務(wù)效能提高

在我國科研體系中，高校承擔著頗多的基礎(chǔ)科研項目，并為我國科研工作領(lǐng)域培養(yǎng)了大量人才。以國家自然科學基金（以下簡稱“國自然”）資助體系為例，作為國家級科研經(jīng)費的重要來源，此類項目在各類科研經(jīng)費來源中占主要地位并具有重要的虹吸效應。以2019年國自然申報立項為例，高等院校立項數(shù)為13352，占全國各類立項項目數(shù)的70.2%[2]。隨著高校教師及專職科研人員隊伍的壯大、科研項目數(shù)量及類型的增多、科研經(jīng)費的大幅增長，以及各類科研機構(gòu)的建成等，導致科研管理的工作量日漸加大。但大學各學院的科研管理隊伍人員（以下簡稱“科管人員”）數(shù)量基本固定，處理的工作容量日益飽和。如何在高強度的辦公室業(yè)務(wù)工作中，實現(xiàn)各類科管事務(wù)的有序進行，著實考驗科管人員的工作能力。為使教師及科研人員能有更多精力投入科研和教學，完成大學的育人使命，切實替其分擔煩瑣的科研事務(wù)成為科管人員應盡的工作職能，同時也是自身管理工作提速增效的重要內(nèi)容。

二、精細化科研管理具體實踐與模式探析

現(xiàn)代管理學認為，科學化管理有三個層次，即規(guī)范化、精細化和個性化。筆者摸索實踐的方法是兼顧這三點的、以精細化為統(tǒng)攬促進整體服務(wù)質(zhì)量與效能的提升。如何在精細化基礎(chǔ)上，實現(xiàn)規(guī)范化和個性化是基于平時對科研管理相關(guān)制度的理解掌握以及各種點滴經(jīng)驗的匯聚與積累。結(jié)合科管方面的業(yè)務(wù)實踐，文章總結(jié)了工作中切實惠顧到教師的相關(guān)舉措，即注重工作方式創(chuàng)新、變被動管理為主動服務(wù)、三“多”一“少”提效能等，具體實踐包括以下幾個方面。

（一）工作線前移，“多”做模板與指引，并做到個性化引導。在項目申報等日常管理業(yè)務(wù)工作中，注意觀察、統(tǒng)計出現(xiàn)問題較多的方面，提前整理并填寫模板或指引供老師參考。比如，在國自然申報中，基于申報系統(tǒng)的改進，出現(xiàn)致命的形式審查問題已經(jīng)很少了。科管人員對申報書的檢查工作，更多的是希望通過修正申報書的細節(jié)或表述欠妥之處，幫助教師提交形式規(guī)范、要點突出、便于評審專家審閱的高質(zhì)量申報書。這就要求科管人員不僅要認真聽取每一場形式審查培訓，還應和科研人員一道聽取針對申報質(zhì)量提高的專家講座，汲取申報書撰寫的經(jīng)驗。綜合應用這些要點去檢查申報書有無清晰回應要點，并凸顯申請人與申請項目相關(guān)的優(yōu)勢等[3]。通過近幾年形式審查工作，文章整理了項目申報中各類容易出現(xiàn)的問題點，共90余項，分門別類整理并匯總成“附參考答案”的形式審查反饋表；在通覽申報書后，可快速提列各項問題，同時羅列建議修改的方式，方便教師能一目了然地知曉所需改進的地方以及如何修改（詳見表1、表2）。此反饋形式既體現(xiàn)了規(guī)范、精細，又針對各級教師申報書問題進行個性化展示。待教師修改再次提交時，對照原問題點，再行檢查直至完全修正為止。此種方式循環(huán)一至兩次項目申報，各教師尤其是初次申報此類項目的教師，對申報要點能熟練掌握，今后也會較少出現(xiàn)同類問題，從而達到持久提升工作效能的目的。

表1 國家自然科學基金形式審查反饋表實例（A老師）

表2 國家自然科學基金形式審查反饋表實例（B老師）

上兩表所列的A、B兩位教師申報書出現(xiàn)的問題，既有共性要點提示（序號1、2），也有針對各自問題的羅列及建議修改方式。通過形式反饋表配合申報書填寫指引，幫助教師提交形式規(guī)范、要點突出的申報書，在競爭激烈的國自然申報中建立優(yōu)勢。據(jù)此，2019年筆者從事科管工作的本校藥學院國自然立項39項，其中面上項目中標率達59.2%；2020年青年項目中標率達55.6%。

（二）轉(zhuǎn)發(fā)通知先做“功課”，“多”做標識與提醒，做到通知的精準傳達。學院科管人員常規(guī)必修課是轉(zhuǎn)發(fā)各類申報通知，而現(xiàn)今各級別項目眾多，基本每周都有幾則申報。轉(zhuǎn)發(fā)通知的一大弊病是不分人員類別、不做重點標識地通發(fā)全院教師。每位收到郵件的教師，都得點開附件，從中尋找自己關(guān)心的指南。筆者發(fā)放此類郵件，基本會用不同顏色標出本院直接相關(guān)領(lǐng)域以及指南中密切相關(guān)的方向；對目錄級別多的指南，編出書簽結(jié)構(gòu)，截圖突出顯示，重點提醒、發(fā)送相關(guān)教師。全領(lǐng)域覆蓋的通知如集中受理期國自然、省自然基金申報等方式全院通發(fā)。涉及專項領(lǐng)域申報的，只通知相關(guān)學科領(lǐng)域教師，避免過多不相關(guān)郵件干擾教師的郵箱。

（三）在各類材料收集中，“多”操作一步，批量嵌入相關(guān)信息，減“少”教師填寫工作量，讓辦公室工作更有溫度。在平時工作中，注意收集本院教師各類科研成果業(yè)績等信息，包括論文、專利、縱橫向項目、獲獎、績效支出等統(tǒng)計總表“大數(shù)據(jù)”，并將其充分應用。如基于本?？蒲许椖块g接經(jīng)費績效申請相關(guān)規(guī)定，在年底收集各科研項目績效分配申請表前，將記錄總表中的相關(guān)信息郵件合并嵌入各項目所需填寫的績效申請表中，項目負責人只需填寫績效分配人員及金額即可，無須重復填寫項目名稱、負責人、已發(fā)額度、本次申請額度等十余項信息；對發(fā)放依據(jù)填寫內(nèi)容也給出范本參考，以便教師高效填寫。以中等規(guī)模師資130余人的學院計算，年底申請績效的項目近200項，每項目節(jié)約10分鐘，就能幫一群老師合計節(jié)約三十余小時。而科管人員進一步郵件合并操作只需幾分鐘，避免涉及信息收集類工作時，發(fā)到教師手中的還是空表，而是應將已有“大數(shù)據(jù)”最大化應用。

四、結(jié)語

這種精細化科管實踐模式，雖在前期花費較多精力整理匯總各類信息，但經(jīng)逐漸完善后形成成熟化的操作模式，在后期全流程管控中會為教師和科研人員節(jié)約很多時間。同時，切實為每位教師提供規(guī)范、精細、個性化的高效科研服務(wù)。當然，唯有專業(yè)，或可精細[4]。專業(yè)化的人員匹配、培訓對科研的精細化管理尤為重要，科管人員要對本學院各類的研究方向、領(lǐng)域了如指掌，知識面要涵蓋辦公軟件操作技巧、項目預算、科研成果分類分級、管理制度等各方面，并且不斷地學習與進步，以適應工作中面臨的技能要求與變化。在貫徹落實好上級部門的大政方針和工作部署的同時，務(wù)實、高效率地完成各項工作任務(wù)，促成大學服務(wù)職能的正常運轉(zhuǎn)，讓教師及科研人員將寶貴的時間留給教學與科研，完成大學育人的初心與使命。