毛玲玲
(浙江中瑞工程管理有限公司,寧波 315100)
2023 年7 月,國務(wù)院新聞辦公室舉行新聞發(fā)布會(huì),對(duì)2023 年上半年國內(nèi)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行情況進(jìn)行了簡要介紹。數(shù)據(jù)顯示,上半年國內(nèi)生產(chǎn)總值593 034 億元,按不變價(jià)格計(jì)算,同比增長5.5%,第一產(chǎn)業(yè)增加值30416 億元,第二產(chǎn)業(yè)增加值230 682億元,第三產(chǎn)業(yè)增加值331 937億元。由此可見,以服務(wù)業(yè)為主的第三產(chǎn)業(yè)已成為經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展的主力軍。目前來看,服務(wù)業(yè)市場(chǎng)需求巨大,產(chǎn)業(yè)基礎(chǔ)雄厚,創(chuàng)新活力充沛,國家對(duì)服務(wù)業(yè)發(fā)展予以高度重視,將其作為經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展的重要方向與戰(zhàn)略重點(diǎn),并出臺(tái)一系列促進(jìn)服務(wù)業(yè)發(fā)展的政策措施。盡管如此,但服務(wù)企業(yè)仍然面臨著一些挑戰(zhàn)和困難,具體表現(xiàn)在內(nèi)部管理層面。對(duì)于服務(wù)企業(yè)而言,應(yīng)基于對(duì)當(dāng)前內(nèi)部控制問題的深入了解,不斷完善內(nèi)部控制體系建設(shè),為自身穩(wěn)定健康發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
在各項(xiàng)政策的支持與引領(lǐng)下,我國經(jīng)濟(jì)呈現(xiàn)穩(wěn)定恢復(fù)態(tài)勢(shì)。然而,市場(chǎng)的不確定性、不穩(wěn)定性仍舊存在,加劇了市場(chǎng)競(jìng)爭。服務(wù)企業(yè)要在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭中立于不敗之地,應(yīng)從自身實(shí)際出發(fā)提升服務(wù)水平,強(qiáng)化核心競(jìng)爭力,而這需以完善的內(nèi)部控制體系作為支撐。通過有效的內(nèi)部控制將企業(yè)當(dāng)前的運(yùn)營管理與長遠(yuǎn)發(fā)展相匹配,在強(qiáng)化核心競(jìng)爭力的同時(shí),幫助企業(yè)獲得更高的抗風(fēng)險(xiǎn)能力[1]。資金、資產(chǎn)是服務(wù)企業(yè)賴以生存的重要物質(zhì)基礎(chǔ),而保障資金、資產(chǎn)安全完整是內(nèi)部控制的主要目標(biāo)之一。服務(wù)企業(yè)建設(shè)內(nèi)部控制體系,必然要以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向,對(duì)資金、資產(chǎn)進(jìn)行重點(diǎn)管控,從而實(shí)現(xiàn)對(duì)資金流動(dòng)性風(fēng)險(xiǎn)的有效規(guī)避,同時(shí)避免資產(chǎn)閑置、浪費(fèi)或流失。用工成本居高不下、運(yùn)營成本過快上漲等是制約服務(wù)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的主要因素。服務(wù)企業(yè)能夠基于內(nèi)部控制對(duì)各要素成本進(jìn)行合理管控,在減少非增值作業(yè)與無效成本支出的同時(shí),提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。
控制環(huán)境要素在企業(yè)內(nèi)部控制中占據(jù)基礎(chǔ)地位,直接影響其他內(nèi)部控制要素作用的發(fā)揮??v觀當(dāng)前服務(wù)企業(yè)內(nèi)部控制情況,大多數(shù)企業(yè)控制環(huán)境建設(shè)還有待進(jìn)一步加強(qiáng)。例如,某工程管理企業(yè)以工程造價(jià)咨詢?yōu)橹鳡I業(yè)務(wù),具備甲級(jí)工程造價(jià)咨詢機(jī)構(gòu)資質(zhì),就其控制環(huán)境建設(shè)而言,雖然制定了內(nèi)部控制制度,并搭建了內(nèi)部信息溝通軟件,但僅是發(fā)放行為規(guī)范手冊(cè),由企業(yè)工作人員自行學(xué)習(xí),而缺乏對(duì)制度內(nèi)容的深入解讀,人員往往需要花費(fèi)大量時(shí)間、精力自學(xué)相關(guān)軟件的使用方法,降低了工作效率。除此之外,該企業(yè)并未設(shè)立內(nèi)部審計(jì)部門,其整體組織架構(gòu)存在缺陷。
內(nèi)部控制的本質(zhì)在于通過對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的排查及對(duì)風(fēng)險(xiǎn)形成原因的剖析來消除內(nèi)部管理隱患,因此風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不可或缺。然而,多數(shù)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制有待完善,難以做到對(duì)內(nèi)外風(fēng)險(xiǎn)的全面識(shí)別與深入分析。
控制活動(dòng)要素是內(nèi)部控制的核心,是指企業(yè)基于合理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估所實(shí)施的系列活動(dòng),涵蓋預(yù)算、資金、資產(chǎn)、項(xiàng)目等多項(xiàng)內(nèi)容。而現(xiàn)實(shí)情況是,雖然服務(wù)企業(yè)根據(jù)自身管理需要開展了相應(yīng)的控制活動(dòng),但其成效還有待強(qiáng)化,難以實(shí)現(xiàn)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的有效應(yīng)對(duì)。
信息與溝通是企業(yè)落實(shí)內(nèi)部控制目標(biāo)、制度的必備條件,目前服務(wù)企業(yè)信息與溝通有待改進(jìn)的問題主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面:一是內(nèi)部溝通??v向上,企業(yè)上下級(jí)溝通多局限于上級(jí)向下發(fā)通知,而下級(jí)未能及時(shí)將內(nèi)部工作中的問題反饋給上級(jí);橫向上,財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)等部門溝通不足,導(dǎo)致部門關(guān)鍵流程環(huán)節(jié)分離,嚴(yán)重影響了內(nèi)部控制的有效執(zhí)行。二是對(duì)外溝通。企業(yè)與其他價(jià)值鏈主體的溝通交流有所欠缺,以上述案例企業(yè)為例,該企業(yè)技術(shù)中心負(fù)責(zé)人在與發(fā)包方進(jìn)行溝通的過程中,僅提及部門項(xiàng)目結(jié)構(gòu)問題,導(dǎo)致每到一個(gè)子項(xiàng)目都需要再次聯(lián)系發(fā)包方詢問,也無法了解到發(fā)包方提出需求的深層次原因,難以在降本增效方面給出專業(yè)的指導(dǎo)意見[2]。
內(nèi)部監(jiān)督是企業(yè)保持內(nèi)部控制體系持續(xù)更迭的有力手段,有利于企業(yè)實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、防范與控制[3]。現(xiàn)階段,盡管在相關(guān)政策文件的規(guī)定要求下,多數(shù)服務(wù)企業(yè)建立了內(nèi)部監(jiān)督體系,但從監(jiān)督管理實(shí)踐來看,其體系還有待健全。上述案例企業(yè)雖然設(shè)置了日常監(jiān)督部門,也會(huì)出具內(nèi)部控制缺陷報(bào)告并開展監(jiān)督工作,但是當(dāng)企業(yè)內(nèi)部人員發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制問題時(shí),僅有舉報(bào)這一條路徑可走,而且對(duì)于缺陷報(bào)告的公示缺少規(guī)范的程序,往往依靠人員口頭傳遞。特別是監(jiān)督工作較為滯后,對(duì)于質(zhì)押、抵押的資產(chǎn)缺少有力監(jiān)督,多是在風(fēng)險(xiǎn)問題發(fā)生后才進(jìn)行溯源。
根據(jù)控制環(huán)境要素的構(gòu)成,從思想、組織、文化等方面入手不斷加強(qiáng)控制環(huán)境建設(shè),為內(nèi)部控制工作的有序開展創(chuàng)造良好的環(huán)境條件。企業(yè)決策領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)明確內(nèi)部控制體系建設(shè)對(duì)企業(yè)現(xiàn)代化、高質(zhì)量發(fā)展的促進(jìn)作用,深入了解相關(guān)政策文件對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)的規(guī)定要求,充分把握當(dāng)前內(nèi)部控制體系建設(shè)中存在的問題,站在企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的全局視角下進(jìn)行謀劃,大力支持并推進(jìn)內(nèi)部控制工作的開展,并在多個(gè)場(chǎng)合反復(fù)強(qiáng)調(diào)內(nèi)部控制體系建設(shè)的重要性、必要性、緊迫性,引導(dǎo)企業(yè)全員參與到其建設(shè)當(dāng)中。企業(yè)管理者要積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代服務(wù)企業(yè)內(nèi)部控制理論、工具及方法等,配合決策領(lǐng)導(dǎo)者在全企業(yè)范圍內(nèi)推廣內(nèi)部控制方法論,及時(shí)處理、反饋內(nèi)部控制問題。為構(gòu)建全員參與的內(nèi)部控制管理局面,可將內(nèi)部控制管理責(zé)任落實(shí)情況、目標(biāo)達(dá)成情況等納入績效考核范疇,通過發(fā)揮績效考核的激勵(lì)作用,助力完善的內(nèi)部控制體系形成。
內(nèi)部控制涉及的范圍較廣,其組織建設(shè)應(yīng)考慮企業(yè)發(fā)展全局?!镀髽I(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》(以下簡稱《規(guī)范》)規(guī)定,企業(yè)要遵循制衡性原則,建立相互監(jiān)督、相互牽制的組織關(guān)系,以避免“內(nèi)部人”控制。對(duì)于治理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化,著力加強(qiáng)董事會(huì)建設(shè),規(guī)范董事會(huì)決策機(jī)制,設(shè)立董事會(huì)專員委員會(huì),把好決策關(guān),并按照企業(yè)實(shí)際引入外部董事,制定決議跟蹤落實(shí)及評(píng)估制度,確保決策的合理性與可行性;同時(shí),完善監(jiān)事會(huì)監(jiān)督制度,強(qiáng)調(diào)對(duì)董事會(huì)、經(jīng)理層履職情況及企業(yè)財(cái)務(wù)狀況的監(jiān)督。對(duì)于管理組織的優(yōu)化,按戰(zhàn)略管理、預(yù)算管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等管理需要,設(shè)立戰(zhàn)略委員會(huì)、預(yù)算管理委員會(huì)或辦公室、風(fēng)險(xiǎn)管理委員會(huì)。
文化是企業(yè)發(fā)展的基石,服務(wù)企業(yè)應(yīng)審視自身經(jīng)營管理特點(diǎn),倡導(dǎo)和維護(hù)企業(yè)誠信文化、創(chuàng)新文化,通過制定行為手冊(cè)來統(tǒng)一基本業(yè)務(wù)行為標(biāo)準(zhǔn),要求各層次人員合法合規(guī)開展自身工作,并鼓勵(lì)人員進(jìn)行創(chuàng)新。
《規(guī)范》要求企業(yè)從內(nèi)外兩個(gè)維度入手,對(duì)與實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行準(zhǔn)確識(shí)別。外部環(huán)境方面,主要關(guān)注市場(chǎng)競(jìng)爭、產(chǎn)業(yè)政策、經(jīng)濟(jì)形勢(shì)、法律法規(guī)、技術(shù)進(jìn)步等因素;內(nèi)部環(huán)境方面,主要關(guān)注高級(jí)管理層職業(yè)操守、員工專業(yè)勝任能力、組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、經(jīng)營方式、財(cái)務(wù)狀況、營運(yùn)安全、現(xiàn)金流量等因素?;诖?,采用定性、定量方法來分析已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn),并對(duì)其進(jìn)行排序。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的專業(yè)性較強(qiáng),服務(wù)企業(yè)有必要組織建立專業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組,圍繞企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展,通過對(duì)戰(zhàn)略實(shí)施過程及業(yè)務(wù)活動(dòng)的稽查,識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn),并按照風(fēng)險(xiǎn)可控性、危害程度等劃分風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)[4]。必要時(shí),可考慮引入風(fēng)險(xiǎn)矩陣、風(fēng)險(xiǎn)清單等管理會(huì)計(jì)工具,更好地以量化形式呈現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。
僅開展事后風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作并不利于服務(wù)企業(yè)獲得全面、客觀的風(fēng)險(xiǎn)信息,為實(shí)現(xiàn)有效的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì),可構(gòu)建貫穿事前、事中、事后的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制。以工程項(xiàng)目管理為例,項(xiàng)目前期切實(shí)落實(shí)事前評(píng)估工作,重點(diǎn)結(jié)合項(xiàng)目可行性研究預(yù)測(cè)評(píng)估資金流動(dòng)性風(fēng)險(xiǎn)、項(xiàng)目建設(shè)風(fēng)險(xiǎn),論證項(xiàng)目投入經(jīng)濟(jì)性、實(shí)施方案可行性、績效目標(biāo)合理性等。項(xiàng)目中期,基于事前評(píng)估對(duì)項(xiàng)目運(yùn)作進(jìn)行全流程動(dòng)態(tài)監(jiān)督,聚焦關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn),針對(duì)性采取承擔(dān)、轉(zhuǎn)移、對(duì)沖等措施,做到風(fēng)險(xiǎn)的有效應(yīng)對(duì)。項(xiàng)目后期,著重評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的有效性,挖掘其中的問題與不足,積累成功、失敗經(jīng)驗(yàn)。
控制活動(dòng)多種多樣,服務(wù)企業(yè)應(yīng)當(dāng)以相關(guān)政策文件中對(duì)于不同控制活動(dòng)開展的規(guī)定要求針對(duì)性提升控制活動(dòng)成效。在預(yù)算控制方面,《規(guī)范》第三十三條指出“預(yù)算控制要求企業(yè)實(shí)施全面預(yù)算管理制度”,而《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第15 號(hào)——全面預(yù)算》則對(duì)全面預(yù)算管理制度建設(shè)提出了詳細(xì)的規(guī)定要求。根據(jù)其規(guī)定要求,企業(yè)全面預(yù)算編制要合理選擇或綜合運(yùn)用滾動(dòng)預(yù)算、彈性預(yù)算、固定預(yù)算等方法,編制時(shí)應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身的發(fā)展規(guī)劃與年度經(jīng)營計(jì)劃,充分考慮預(yù)算期內(nèi)的市場(chǎng)、經(jīng)濟(jì)、行業(yè)等因素,按照“上下結(jié)合、分級(jí)編制、逐級(jí)匯總”的程序來完成。就預(yù)算執(zhí)行而言,將預(yù)算指標(biāo)分解落實(shí)到具體的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)與崗位,形成預(yù)算執(zhí)行責(zé)任體系,并規(guī)范各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)與投融資活動(dòng)的預(yù)算執(zhí)行與控制。對(duì)于重大預(yù)算項(xiàng)目,如工程項(xiàng)目、投融資項(xiàng)目等,密切跟蹤其實(shí)施進(jìn)度與完成情況。同時(shí),建立預(yù)算執(zhí)行情況分析制度,定期召開相關(guān)執(zhí)行分析會(huì)議對(duì)預(yù)算執(zhí)行偏差問題進(jìn)行集中研究與解決。
在項(xiàng)目控制方面,《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第11 號(hào)——工程項(xiàng)目》從工程立項(xiàng)、造價(jià)、建設(shè)、驗(yàn)收等項(xiàng)目各流程環(huán)節(jié)入手,就如何提高工程質(zhì)量、保證工程進(jìn)度、控制工程成本等對(duì)企業(yè)予以明確指引。服務(wù)企業(yè)實(shí)施項(xiàng)目控制,有必要引入全生命周期理論,圍繞工程項(xiàng)目的全生命周期來提升控制成效。在立項(xiàng)環(huán)節(jié),組織各領(lǐng)域?qū)<页浞终撟C、評(píng)審項(xiàng)目建議書與可行性研究報(bào)告,以支持項(xiàng)目決策。在造價(jià)管理環(huán)節(jié),嚴(yán)格審核已編制的概預(yù)算,對(duì)編制依據(jù)、項(xiàng)目內(nèi)容、工程量計(jì)算、定額套用等是否真實(shí)、準(zhǔn)確、完整進(jìn)行重點(diǎn)審查。在項(xiàng)目建設(shè)環(huán)節(jié),以成本為核心,監(jiān)督施工質(zhì)量、進(jìn)度、工期、安全及資金使用等。在項(xiàng)目驗(yàn)收環(huán)節(jié),注重項(xiàng)目后評(píng)價(jià),重點(diǎn)評(píng)價(jià)項(xiàng)目預(yù)期目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況及項(xiàng)目投資效益。
在信息化發(fā)展背景下,信息與溝通要素在內(nèi)部控制體系中的重要性越發(fā)突出。要想促進(jìn)信息在企業(yè)內(nèi)外各主體間的溝通與利用,服務(wù)企業(yè)有必要改進(jìn)信息與溝通制度。第一,建立橫縱聯(lián)合的內(nèi)部溝通制度。對(duì)于企業(yè)各層級(jí)間的溝通,以內(nèi)部報(bào)告管理為抓手,結(jié)合企業(yè)管理要求合理設(shè)計(jì)內(nèi)部報(bào)告指標(biāo)體系,反映企業(yè)內(nèi)外部信息,并對(duì)內(nèi)部報(bào)告流程加以規(guī)范,在不同層級(jí)設(shè)置專人專崗承擔(dān)內(nèi)部報(bào)告相關(guān)工作職能,同時(shí)緊抓外部環(huán)境動(dòng)態(tài),關(guān)注外部信息對(duì)企業(yè)運(yùn)營與發(fā)展的影響,依托內(nèi)部報(bào)告將外部信息傳遞至相關(guān)管理層級(jí)。尤其要暢通下級(jí)向上級(jí)進(jìn)行信息反饋的渠道,以便于企業(yè)及時(shí)解決當(dāng)前存在的內(nèi)部控制問題。對(duì)于各部門間的溝通,以業(yè)財(cái)深度融合為目標(biāo),通過統(tǒng)一目標(biāo)、統(tǒng)一思想,打破業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等部門間的溝通壁壘,既能讓財(cái)務(wù)人員及時(shí)有效地從財(cái)務(wù)角度解決業(yè)務(wù)中的問題,又能讓業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)形成協(xié)同配合。第二,建立外部溝通制度。明確不同主體的溝通職責(zé),優(yōu)化外部溝通工作程序,并對(duì)相應(yīng)的溝通方式進(jìn)行細(xì)化,同時(shí)規(guī)范外部溝通內(nèi)容。特別是與信息披露相關(guān)的內(nèi)容,應(yīng)確保其內(nèi)容符合企業(yè)實(shí)際。第三,建立信息系統(tǒng)管理制度。隨著信息化的發(fā)展,依托信息系統(tǒng)進(jìn)行溝通交流逐漸成為常態(tài),而信息系統(tǒng)存在一定缺陷,反而給企業(yè)埋下了內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)隱患。企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的組織機(jī)構(gòu)來管理信息系統(tǒng)的建設(shè)與運(yùn)行,對(duì)不同安全等級(jí)的信息制定相應(yīng)的授權(quán)使用要求,防止越權(quán)查詢、泄露機(jī)密信息。
通過集成各監(jiān)督力量、落實(shí)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)工作、及時(shí)整改缺陷問題等途徑健全內(nèi)部監(jiān)督體系,是服務(wù)企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制建設(shè)的內(nèi)在需要。財(cái)務(wù)、審計(jì)等職能部門承擔(dān)主要的監(jiān)督職能,資金管理、風(fēng)險(xiǎn)管理及其他業(yè)務(wù)部門等也有一定的監(jiān)督責(zé)任。服務(wù)企業(yè)應(yīng)根據(jù)不同部門職能打造內(nèi)部控制監(jiān)督防線,推進(jìn)常態(tài)化監(jiān)督。比如,各業(yè)務(wù)部門作為第一道防線,負(fù)責(zé)在業(yè)務(wù)運(yùn)作中進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制;財(cái)務(wù)、資金管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等部門作為第二道防線幫助業(yè)務(wù)部門管理好業(yè)務(wù),在實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程化管理的同時(shí)做到動(dòng)態(tài)監(jiān)督;審計(jì)部門作為第三道防線來建立“冷震懾”。
在內(nèi)部控制評(píng)價(jià)中,企業(yè)可從內(nèi)部控制五要素入手來評(píng)價(jià)企業(yè)內(nèi)部控制制度體系建設(shè)情況,并真實(shí)反映企業(yè)內(nèi)部控制缺陷問題[5]。由審計(jì)部門主導(dǎo),其他監(jiān)督主體參與,共同督促內(nèi)部相關(guān)部門對(duì)缺陷問題進(jìn)行整改,與此同時(shí),及時(shí)反饋整改信息,接受社會(huì)監(jiān)督。
服務(wù)企業(yè)內(nèi)部控制體系建設(shè)對(duì)其提升市場(chǎng)競(jìng)爭力、保障資金資產(chǎn)安全、降低生產(chǎn)經(jīng)營成本等具有重要意義。面對(duì)當(dāng)前內(nèi)部控制體系建設(shè)中的問題,服務(wù)企業(yè)應(yīng)以相關(guān)政策文件為指引,從企業(yè)實(shí)際出發(fā),從思想、組織、文化等方面入手不斷加強(qiáng)控制環(huán)境建設(shè),遵循全面性原則,持續(xù)完善風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制,并根據(jù)相關(guān)規(guī)定針對(duì)性提升控制活動(dòng)成效,通過建立內(nèi)部溝通、外部溝通、信息系統(tǒng)管理等制度,對(duì)現(xiàn)行信息與溝通制度加以改進(jìn),同時(shí)集成各監(jiān)督力量,落實(shí)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)工作,注重缺陷問題,及時(shí)整改,使內(nèi)部監(jiān)督體系得以優(yōu)化,從而形成企業(yè)特有的內(nèi)部控制體系。