文/延長油田股份有限公司志丹采油廠 王丹

中國石油公司是全國最大的石油、天然氣供應商，在半個世紀的發(fā)展中，公司已經(jīng)積累了大量檔案與資料。因此，中國石油公司在進行科研和生產(chǎn)過程中格外重視其檔案管理部門，積極建立檔案管理系統(tǒng)管理檔案，提高了檔案管理的效率與質(zhì)量，為企業(yè)收益保駕護航。

一、中國石油檔案管理系統(tǒng)的重要性

第一，中國石油檔案管理系統(tǒng)的應用使得基層單位的檔案管理工作更加規(guī)范化和標準化。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在著容易丟失、難以查找和存儲空間大等問題，而檔案管理系統(tǒng)的應用可以將檔案數(shù)字化存儲，實現(xiàn)檔案信息的全面記錄和快速檢索，大大提高了檔案管理的效率和準確性。

第二，中國石油檔案管理系統(tǒng)的應用為基層單位提供了更好的信息共享和協(xié)同辦公平臺。通過檔案管理系統(tǒng)，不同部門和崗位之間可以實現(xiàn)檔案信息的共享和交流，避免了信息孤島和重復辦公的問題。同時，檔案管理系統(tǒng)還可以實現(xiàn)多人協(xié)同編輯和審批，提高了工作效率和協(xié)同辦公的質(zhì)量。

第三，中國石油檔案管理系統(tǒng)的應用對于基層單位的決策和管理具有重要意義。通過對檔案信息的分析和挖掘，可以為基層單位提供準確的數(shù)據(jù)支持和決策參考。同時，檔案管理系統(tǒng)還可以實現(xiàn)對檔案信息的安全保護和權限管理，確保檔案信息的機密性和完整性，為基層單位的管理提供了可靠的保障。

二、檔案管理系統(tǒng)（E6）

（一）E6 系統(tǒng)。E6 文檔管理系統(tǒng)被認為是目前比較先進的知識管理系統(tǒng)之一，但它是在參考國外先進技術模型的基礎上，融合我國國情特點而開發(fā)出來的。該系統(tǒng)具有科學實用的操作模式與功能，將傳統(tǒng)的以紙張等存貯介質(zhì)存儲的各種信息，通過各種科技手段轉(zhuǎn)化成圖片、聲音等形式對信息進行數(shù)字化管理。數(shù)字化檔案管理相對于傳統(tǒng)的檔案管理來說，無論是在效率還是信息的表現(xiàn)形式上都具有更高的水平。

E6文檔管理系統(tǒng)于2011年在中國石油集團開始正式投入使用，此后其他公司也積極采用這種檔案管理系統(tǒng)。檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)（E6）的運用標志著石油企業(yè)檔案管理向信息化、科學化管理邁進了實質(zhì)性一步。

（二）E6 系統(tǒng)的特點。第一，E6 系統(tǒng)具有豐富的檔案收集渠道。在向廣大用戶提供應用集成、在線錄入以及數(shù)字化導入歸檔數(shù)據(jù)的基礎上，加入了檔案捐贈功能與檔案征集功能。使用者可利用檔案征集功能進行內(nèi)容審核、主題征集和歸檔工作，保證檔案內(nèi)容的準確性，而使用者也利用該系統(tǒng)的捐贈功能將自己珍藏的重要文獻資料捐贈給企業(yè)；第二，靈活便利的信息資源采集方式。中國石油公司自主研發(fā)了網(wǎng)頁自動歸檔功能，使用者可以利用網(wǎng)頁URL 進行自動爬網(wǎng)作業(yè)，爬網(wǎng)范圍包括但不限于網(wǎng)頁當中的視頻、文字、動畫、圖片等，極大程度地豐富了信息資源；第三，E6 系統(tǒng)具有良好的檔案征編功能，檔案征編功能是指檔案部門根據(jù)其收集、整理和保管的檔案資料，按照一定的原則和方法，通過加工整理，將零散的檔案資料系統(tǒng)化、規(guī)范化和有序化，形成具有科學性、可操作性和可利用性的檔案編研成果，如檔案匯編、檔案叢集、檔案系列、檔案總集等，為各級領導決策和機關工作提供服務；第四，數(shù)據(jù)資源平臺統(tǒng)一資源管理。在傳統(tǒng)檔案管理過程中，檔案通常分散到各個部門，導致管理效率低下。而依托E6系統(tǒng)，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的分類檢索、部門文檔的聚類及查詢，個人文檔的上傳、管理及相關利用數(shù)據(jù)的聚合分析等功能，實現(xiàn)全集團數(shù)字檔案資源的集中統(tǒng)一管理和“一站式”利用服務，提高了數(shù)據(jù)資源管理的效率與質(zhì)量；第五，靈活的檔案數(shù)據(jù)專題利用。E6 系統(tǒng)基于人工智能技術，可以根據(jù)業(yè)務專題特點實現(xiàn)檔案的自動聚類，推動知識庫建設。同時，可以根據(jù)不同業(yè)務場景，構建各類精準化檔案專項服務專題庫，如集團公司統(tǒng)建信息系統(tǒng)專項驗收專題庫，按類別展示各信息系統(tǒng)項目，每個項目可根據(jù)建設階段收集相關文檔資料，為項目的審計、竣工驗收等工作的遠程在線開展提供強而有力的支撐。

（三）E6 系統(tǒng)的優(yōu)勢。第一，提高檔案利用效率。在全面推行檔案管理系統(tǒng)之前，單井類檔案往往是將“井”作為保管單元，以“卷”的形式保管，這種傳統(tǒng)的保管方式具有成套性與連續(xù)性，為中國石油初期的檔案管理工作做出了突出的貢獻。但這種整理方式具有耗時較長、工序繁雜的缺點。就一口生產(chǎn)井而言，從開始時的設計、錄井，到后期的射孔、成果資料審核至少需要一個月的周期，如果一直采用傳統(tǒng)檔案整理方式，會對檔案的使用造成阻礙。同時，單井組在整理“卷”后，同一個單井的檔案便無法再添加條目。而引用信息化技術之后，這一類檔案編制制度采取全宗號+一級類目代號+保管號的方法，以“件”為單位展開整理歸檔，提升了工作效率，為檔案利用的及時性提供了強有力的保障；第二，節(jié)約人力成本。在傳統(tǒng)模式下，手工管理一旦發(fā)生變動或差錯，就需要專業(yè)人員拆卷補充。如某員工調(diào)入另一個部門，就需要專業(yè)的檔案管理者找到該名員工的個人信息，經(jīng)過手工修改后，再進行重新歸檔。在這一過程中，不但占用了檔案管理部門與該員工的人力成本，還有紙張成本。而企業(yè)采用E6 系統(tǒng)之后，人員調(diào)動便可以通過網(wǎng)絡進行，讓檔案管理人員能夠從瑣碎的勞動當中解放出來；第三，有益于檔案的保密性。中國石油是我國重要的企業(yè)單位，很多資源都具有保密性質(zhì)。在傳統(tǒng)檔案管理中，若是想查詢某一員工的基本信息，相關動作人員就會把該員工的所有檔案拿出來，該員工的所有信息都一覽無余；在查看企業(yè)收入時，也會暴露出稅額之類的信息。而E6系統(tǒng)具有權限設計，可以根據(jù)查詢?nèi)说牡匚弧嘞藿o予其相應等級的信息，在其權限外的內(nèi)容一律不可見，提高了檔案管理的安全性。

三、中國石油檔案管理系統(tǒng)（E6）實際應用

源點著錄是我國石油檔案管理系統(tǒng)中主要的管理規(guī)范，源點著錄是指按照“誰產(chǎn)生、誰審核、誰歸檔”的原則，利用完善的網(wǎng)絡資源條件和數(shù)字檔案管理平臺，由各類資料的產(chǎn)生人員對其產(chǎn)生的資料進行著錄和歸檔的工作，以實現(xiàn)檔案的數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡化管理。這種方式雖然加大了歸檔部門工作量，但可以提高各種歸檔資料的準確性與及時性。與此同時，能夠減少檔案管理人員的資料核對、手工整理與數(shù)據(jù)錄入等瑣碎工作的時間，可以將更多時間放在更有意義的工作上[1]。

由于源點著錄工作的種種優(yōu)勢，在中國石油檔案管理系統(tǒng)開始應用之初，中國石油的領導層便通過發(fā)通知、定制度、聘請專家進行培訓等方式，大力推行這種制度。經(jīng)過數(shù)年的努力，現(xiàn)在中國石油的源點著錄工作的普及率已經(jīng)達到了百分之百，提高了企業(yè)運行的效率。在中國石油檔案管理系統(tǒng)（E6）實際應用帶給中國石油公司以下幾點改變：第一，該系統(tǒng)改變長期以來，企業(yè)員工對檔案工作僅能由檔案管理人員獨自完成的刻板印象，讓檔案意識與檔案工作范圍普及到整個企業(yè)，讓更多的企業(yè)員工參與到檔案管理的工作當中去，提高了檔案管理的效率與準確性[2]；第二，源點著錄規(guī)范的全面實施，使用各類資料能夠及時歸檔[3]。各生產(chǎn)部門，也可以利用中石油的內(nèi)部局域網(wǎng)，通過檔案管理系統(tǒng)。第一時間將資料信息匯入到檔案數(shù)據(jù)庫當中。轉(zhuǎn)變了前線生產(chǎn)單位各項施工單位普遍存在的滯后歸檔、全面拖欠等問題，歸檔的準確性與完整性都已經(jīng)得到了全方位改善，顯著地提高了辦公效率；第三，源點著錄歸檔可以完整地記錄和保存資料信息，避免因部分信息未被記錄或保存而產(chǎn)生誤差，為公司決策提供強而有力的幫助與支持；第四，源點著錄歸檔可以使資料信息得到更好的利用和傳承，提高資料的價值和作用，使其能夠更好地為科研、教學、生產(chǎn)等各個領域服務，從根本上提高資料的價值。

四、中石油檔案管理系統(tǒng)存在的若干問題

第一，電子檔案帶著不確定的特性。不確定性往往會帶給石油企業(yè)很大的困擾，這是由于更改或刪除電子檔案極為容易，有關部門難以保障電子檔案的原始性[4]。

第二，電子檔案具有依賴性。電子檔案利用計算機才能夠?qū)ζ湔归_管理，如果離開了計算機，電子檔案就無法傳播。如果計算機發(fā)生損壞，便難以確保電子文檔的完整性。

第三，管理電子檔案的軟件缺少兼容性。這是因為企業(yè)內(nèi)部在進行檔案管理的過程當中，不同地區(qū)的不同部門，往往會使用新舊不一的電腦與電腦系統(tǒng)，其設備兼容的軟件互不相同。此外，大部分軟件缺少可靠的防火墻，導致有關部門出于安全考慮，不愿將涉密檔案在計算機上存儲，為無紙化檔案管理的進一步普及造成障礙。

五、中石油檔案管理系統(tǒng)改進建議

（一）明確檔案歸檔的流程與職責人。目前，中國石油公司的電子檔案的建立工作與歸檔工作必須要經(jīng)由多個部門協(xié)同處理，在這種情況下，極易造成知識歸檔工作內(nèi)容重復，工作人員的職責難以區(qū)分的問題。在這種管理模式的影響下，如果在檔案管理的過程中出現(xiàn)問題，進行追責工作時，很容易發(fā)生部門（個人）間互相“踢皮球”的問題。有關部門應當要對加強流程管理力度，將責任落實到各個部門上，為可能出現(xiàn)的追責工作提供有利條件。

（二）確保電子檔案的原始性與準確性。為了從根本上保障電子檔案的質(zhì)量，有關部門應該重視檔案的準確性與原始性，為了達成這一目標應當要構建有效的檔案管理制度。例如，要求檔案制作人員在使用檔案的過程中，只能在“只讀”的狀態(tài)下進行使用[5]。同時，檔案管理人員應當對歸檔的電子檔案進行全方面、多維度的檢查，檢查范圍包括但不限于檔案是否真實完整、是否和紙質(zhì)檔案是完全一致等。如果發(fā)現(xiàn)異常，則應當及時與有關部門進行溝通與交流。

（三）加強電子檔案的各項管理工作。中國石油公司應當采用多元化手段對電子檔案展開積累與收集，對于重要的電子檔案重點標記，并設置閱覽權限，避免不法分子盜竊核心資料。對重要的電子檔案，企業(yè)應該做好備份工作，比如，制作成光盤或者留有紙質(zhì)資料[6]。

（四）培養(yǎng)一支專業(yè)的檔案管理團隊。檔案工作的數(shù)字化將計算機技術與檔案技術緊密結合。為中國石油的檔案管理人員帶來了新的際遇，也帶來了全新的挑戰(zhàn)。具體地說，中國石油的檔案管理員年齡相對較大，知識結構較為單一，這部分員工在面對信息化技術的沖擊時，通常會呈現(xiàn)出一定的畏難情緒。故此，中國石油應當聘請信息化檔案管理方面的專家，為管理人員提供培訓服務。為了保證培訓質(zhì)量，則應當設置培訓考核系統(tǒng)，將檔案管理人員的實際利益與考核結果相關聯(lián)，提高檔案管理人員參與培訓的積極性與主動性，從傳統(tǒng)視域下的“要我培訓”轉(zhuǎn)變?yōu)椤拔乙嘤枴逼髽I(yè)在加強現(xiàn)有人員培訓的同時，也應該提高自身薪資待遇，在高校、社會面上吸納更多能夠滿足企業(yè)實際需求的檔案管理人才[7]。

六、結語

總之，信息管理系統(tǒng)是中國石油公司發(fā)展過程中不可缺少的信息化“武器”，在不久后的將來，信息管理系統(tǒng)必然會更加系統(tǒng)化、智能化和高效化，為提高我國科研能力，增加企業(yè)效益做出一定的貢獻。