楊春蕾 張照余

（蘇州大學(xué)社會(huì)學(xué)院 蘇州 215000）

0 引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字技術(shù)創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)并加速全球數(shù)字化轉(zhuǎn)型，發(fā)展數(shù)字政府、數(shù)字社會(huì)、數(shù)字經(jīng)濟(jì)以及數(shù)字生態(tài)成為數(shù)字時(shí)代的主要特征與重要任務(wù)。新一代信息技術(shù)廣泛運(yùn)用于檔案工作中，文檔工作數(shù)字化程度逐步加深，當(dāng)前檔案工作也從管理實(shí)體的紙質(zhì)檔案到管理虛擬空間的數(shù)據(jù)信息，各國(guó)檔案館都力求數(shù)字化轉(zhuǎn)型。從國(guó)際上來(lái)看，美國(guó)國(guó)家檔案與文件署（NARA)主導(dǎo)制定了機(jī)構(gòu)總體戰(zhàn)略、開(kāi)放政府戰(zhàn)略等推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型；英國(guó)檔案館發(fā)布檔案事業(yè)發(fā)展總戰(zhàn)略《解鎖檔案館》，其中明確了數(shù)字轉(zhuǎn)型的發(fā)展愿景。就我國(guó)而言，《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出要 “加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化”“加快檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型”。在全球檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，拓寬視野，了解國(guó)際檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型政策并汲取相關(guān)經(jīng)驗(yàn)成為重要內(nèi)容。

在研究方面，國(guó)內(nèi)檔案界在持續(xù)關(guān)注澳大利亞檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型工作，一方面是對(duì)澳大利亞檔案工作的專(zhuān)門(mén)研究，從早年NAA文檔管理的“雙軌制轉(zhuǎn)型”[1]“檔案保管模式”[2]的實(shí)踐研究，到《數(shù)字連續(xù)性政策》以及《數(shù)字轉(zhuǎn)型政策》的單個(gè)政策研究[3][4]。另一方面是對(duì)國(guó)際上各檔案館轉(zhuǎn)型工作的橫向?qū)Ρ妊芯浚?、英、澳等?guó)在文件管理數(shù)字轉(zhuǎn)型上組織配置、制度指導(dǎo)、技術(shù)配套、數(shù)字轉(zhuǎn)型要求等方面在內(nèi)的對(duì)比分析[5][6]。誠(chéng)然，對(duì)于澳大利亞檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型已有一定研究，但隨著數(shù)字時(shí)代發(fā)展，新的政策出臺(tái)代替已有的政策，有必要持續(xù)關(guān)注其內(nèi)容，且僅靠單一政策難以窺其全貌，澳大利亞國(guó)家檔案館（NAA）檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型有多個(gè)政策相互配套，其規(guī)劃清晰、目的明確并不斷更新迭代。由此，本文對(duì)澳大利亞檔案館NAA最新制定的相關(guān)主要政策戰(zhàn)略進(jìn)行了梳理與介紹，分析數(shù)字化背景下澳大利亞檔案工作轉(zhuǎn)型政策的主要特點(diǎn)，以為我國(guó)檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型提供優(yōu)化建議。

1 澳大利亞檔案工作主要政策

1.1 澳大利亞檔案事業(yè)十年發(fā)展戰(zhàn)略

澳大利亞國(guó)家檔案館發(fā)布了戰(zhàn)略計(jì)劃《戰(zhàn)略2030：轉(zhuǎn)型成為可信任的檔案館》[7]，《戰(zhàn)略2030》體現(xiàn)了NAA在十年檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃中的宗旨、愿景、價(jià)值觀(guān)以及發(fā)展目標(biāo)以及戰(zhàn)略計(jì)劃。其主要內(nèi)容包括：

第一，該戰(zhàn)略聲明了NAA的發(fā)展目標(biāo)與價(jià)值觀(guān)。NAA力圖轉(zhuǎn)型成為值得信賴(lài)的國(guó)家檔案館，擁有豐富的資源，確保真實(shí)的政府信息被創(chuàng)建、保護(hù)、保存與訪(fǎng)問(wèn)，供政府和社區(qū)使用。其中，信任、信息與數(shù)據(jù)政策、保護(hù)與保存、聯(lián)系公眾、創(chuàng)新、勞動(dòng)力素質(zhì)構(gòu)成下一個(gè)十年階段國(guó)家檔案館發(fā)展愿景的核心內(nèi)容；優(yōu)秀的服務(wù)、領(lǐng)導(dǎo)力、創(chuàng)新、責(zé)任與協(xié)作則是NAA檔案事業(yè)發(fā)展中持續(xù)秉持的價(jià)值觀(guān)念。

第二，NAA將實(shí)施四大策略實(shí)現(xiàn)國(guó)家檔案轉(zhuǎn)型愿景。一是保證澳大利亞政府能夠獲取真實(shí)可靠可用的信息與數(shù)據(jù)資產(chǎn)。NAA領(lǐng)導(dǎo)制定了一系列政策與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)推動(dòng)信息管理規(guī)范化，并要求聯(lián)邦政府使用數(shù)字方式管理信息，使得聯(lián)邦政府在創(chuàng)建、收集與使用信息資產(chǎn)方面能夠符合最佳實(shí)踐。二是保存并保護(hù)具有重要意義的政府信息和數(shù)據(jù)。在保存實(shí)體檔案的同時(shí)，加快館藏?cái)?shù)字化，保證數(shù)字檔案的網(wǎng)絡(luò)安全，要求NAA的檔案保管流程，系統(tǒng)以及技術(shù)平臺(tái)能夠有效選擇、傳遞、控制、保護(hù)并提供利用各種格式的信息與數(shù)據(jù)。三是建立國(guó)家檔案館館藏與澳大利亞公眾之間的橋梁。NAA將通過(guò)制定實(shí)施數(shù)字出版戰(zhàn)略、重新構(gòu)想與公眾的互動(dòng)的方式、創(chuàng)建新的研究中心等方法使得公眾能夠以更加靈活多樣的方式訪(fǎng)問(wèn)檔案。四是創(chuàng)新引領(lǐng)數(shù)字時(shí)代的檔案實(shí)踐活動(dòng)。NAA將與文化創(chuàng)意產(chǎn)業(yè)、研究所、信息/數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)產(chǎn)業(yè)建立伙伴關(guān)系，挖掘館藏的文化價(jià)值與商業(yè)價(jià)值，創(chuàng)造新的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，這也是衡量國(guó)家檔案館在數(shù)字時(shí)代成功的標(biāo)準(zhǔn)之一。

1.2 澳大利亞檔案館事業(yè)發(fā)展計(jì)劃

NAA在國(guó)家檔案館咨詢(xún)委員會(huì)的指導(dǎo)建議下，制定了《澳大利亞檔案館事業(yè)發(fā)展計(jì)劃2022-2023至2025-2026》[8]，計(jì)劃闡述了NAA未來(lái)四年的發(fā)展優(yōu)先事項(xiàng)以及關(guān)鍵舉措。

NAA在面對(duì)技術(shù)變革、公眾信任度下降、網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)以及財(cái)政環(huán)境等一系列挑戰(zhàn)時(shí)，為了確保國(guó)家檔案館高效合理管理聯(lián)邦官方記錄，圍繞環(huán)境、能力、風(fēng)險(xiǎn)管理以及合作四個(gè)方面設(shè)置改革議程，并針對(duì)改革四大方面設(shè)置了相應(yīng)的績(jī)效衡量標(biāo)準(zhǔn)，將計(jì)劃實(shí)施結(jié)果進(jìn)行量化，并基于成果確定下一年的目標(biāo)。四個(gè)改革議程具體內(nèi)容如下：

一是環(huán)境（Environment），即NAA針對(duì)內(nèi)外部面臨的挑戰(zhàn)所提出的對(duì)策：改善財(cái)政環(huán)境，增加除政府資助以外的收入來(lái)源以緩解館藏存儲(chǔ)與開(kāi)展數(shù)字化項(xiàng)目帶來(lái)的資金緊張問(wèn)題；立法改革，使得檔案相關(guān)法律能夠確保數(shù)字時(shí)代檔案的證據(jù)效力，并且能支持檔案管理數(shù)字轉(zhuǎn)型以及進(jìn)行管理權(quán)責(zé)劃分；制定數(shù)字戰(zhàn)略應(yīng)對(duì)技術(shù)變革帶來(lái)的影響，通過(guò)在線(xiàn)服務(wù)、數(shù)字平臺(tái)開(kāi)發(fā)、數(shù)字技能培訓(xùn)、在線(xiàn)下開(kāi)展檔案技能培訓(xùn)等方式縮短檔案館與公眾的距離；管理政府信息資產(chǎn)，為此NAA發(fā)布了新的信息政策《建立可信任的公共記錄:為政府與社區(qū)管理信息與數(shù)據(jù)》以改進(jìn)聯(lián)邦政府創(chuàng)建、收集、管理和使用信息的方式。

二是能力提升（Capability），重點(diǎn)在于提升檔案館員工的專(zhuān)業(yè)能力，其中包括制定人才管理戰(zhàn)略，提高員工的檔案素養(yǎng)與數(shù)字能力；加強(qiáng)檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，延長(zhǎng)館藏壽命。

三是風(fēng)險(xiǎn)管理（Risk management），NAA目前針對(duì)政府文件管理、館藏管理、公眾聯(lián)系、財(cái)務(wù)管理及運(yùn)營(yíng)、文化培養(yǎng)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全六個(gè)可能存在潛在風(fēng)險(xiǎn)的領(lǐng)域制定了風(fēng)險(xiǎn)控制策略。

四是合作（Cooperation），澳大利亞國(guó)家檔案館作為唯一制定檔案信息管理要求的機(jī)構(gòu)，將積極與其他數(shù)據(jù)信息管理部門(mén)建立戰(zhàn)略合作關(guān)系，以便在澳大利亞政府信息管理中實(shí)施策略并完成目標(biāo)。在國(guó)際上，澳大利亞國(guó)家檔案館作為國(guó)家檔案理事會(huì)太平洋地區(qū)分會(huì)的成員，也將參與國(guó)際檔案會(huì)議與合作項(xiàng)目，解決共同檔案問(wèn)題。

1.3 信息管理策略

澳大利亞信息管理政策在不斷更新迭代，2011年發(fā)布《數(shù)字轉(zhuǎn)型政策》,2015年發(fā)布《2020年數(shù)字連續(xù)性政策》，在2019年的年度調(diào)查中，各機(jī)構(gòu)的整體信息管理能力平均得分為3.25分（5分制），這表明《2020年數(shù)字連續(xù)性政策》結(jié)束時(shí)，政府信息管理能力仍需繼續(xù)改進(jìn)[9]。為了確保政府信息資產(chǎn)有效利用，創(chuàng)造社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，NAA出臺(tái)了以《建立可信任的公共記錄：為政府和社區(qū)管理信息和數(shù)據(jù)》[10]（以下簡(jiǎn)稱(chēng)BTPR），其代替了之前的數(shù)字連續(xù)性政策，適用于澳大利亞政府的數(shù)字和非數(shù)字記錄、信息和數(shù)據(jù)管理。其明確了澳大利亞政府各機(jī)構(gòu)提高信息管理能力必要的三項(xiàng)關(guān)鍵要求，并提供了信息管理支持工具。

第一，要求政府機(jī)構(gòu)和企業(yè)戰(zhàn)略性的管理信息資產(chǎn)，并提供相應(yīng)的管理報(bào)告。首先，政府機(jī)構(gòu)需要有完備的信息管理計(jì)劃以及與之匹配的戰(zhàn)略目標(biāo)來(lái)推動(dòng)業(yè)務(wù)有步驟地推進(jìn)。在此之外，澳大利亞政府各機(jī)構(gòu)的信息資產(chǎn)都需要被記錄備案，并從業(yè)務(wù)需求、利益相關(guān)者的信息需求、信息敏感性等多個(gè)角度，對(duì)信息進(jìn)行價(jià)值評(píng)估并管理，以便政府與社區(qū)使用。同時(shí)，NAA提供了相關(guān)的信息能力調(diào)查工具幫助機(jī)構(gòu)評(píng)估自身能力，并要求機(jī)構(gòu)定期報(bào)告評(píng)估結(jié)果，跟進(jìn)信息管理進(jìn)度。

第二，要求實(shí)施合乎目的的信息管理系統(tǒng)。合乎目的的信息管理系統(tǒng)是指機(jī)構(gòu)的信息管理系統(tǒng)需要滿(mǎn)足機(jī)構(gòu)創(chuàng)建和使用信息的需求。根據(jù)特定的業(yè)務(wù)需求和信息的類(lèi)型來(lái)評(píng)估機(jī)構(gòu)需要何種類(lèi)型的信息，以及配備相適應(yīng)的信息管理系統(tǒng)，并保證機(jī)構(gòu)使用的信息技術(shù)以及管理系統(tǒng)能夠記錄文件在生命周期流轉(zhuǎn)過(guò)程中的內(nèi)容以及背景信息，確保信息連續(xù)性。

第三，提高信息管理效率，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理。首先要保證以數(shù)字方式管理與利用信息，提高信息使用效率；其次，審查并更新技術(shù)過(guò)時(shí)的信息系統(tǒng)，以未來(lái)的眼光評(píng)估現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)是否需要更新迭代，若信息保留在過(guò)時(shí)的、高風(fēng)險(xiǎn)系統(tǒng)中，可能會(huì)使信息面臨隱私曝光等安全問(wèn)題。最后是對(duì)信息資產(chǎn)進(jìn)行價(jià)值判定，確定文件保管期限，在符合NAA規(guī)定的情況下判定并銷(xiāo)毀無(wú)使用價(jià)值的文件，以免增加管理成本，降低管理效率。

1.4 數(shù)字戰(zhàn)略

2022年澳大利亞檔案館發(fā)布了《數(shù)字與數(shù)據(jù)戰(zhàn)略2022-25》[11]，該策略與檔案館事業(yè)發(fā)展規(guī)劃《戰(zhàn)略2030：轉(zhuǎn)型成為值得信任的檔案館》的目的、任務(wù)與戰(zhàn)略方向一致，一方面，明確了數(shù)字戰(zhàn)略發(fā)展三大主題：館藏保護(hù)、信息技術(shù)發(fā)展以及現(xiàn)代化服務(wù)。另一方面，確定了NAA數(shù)字戰(zhàn)略六大重點(diǎn)領(lǐng)域：一是提供現(xiàn)代化服務(wù)，以數(shù)字方式收集、管理、保存文件并提供利用，保證文件的真實(shí)可靠性與證據(jù)性。二是由NAA主導(dǎo)信息管理、推進(jìn)策略的實(shí)施，保證信息管理實(shí)踐的連續(xù)性。三是實(shí)施靈活機(jī)動(dòng)的檔案使用方式，通過(guò)One Archives網(wǎng)站使公民與檔案，公民與公民相聯(lián)系。四是維護(hù)社會(huì)記憶，NAA將在機(jī)構(gòu)內(nèi)部開(kāi)展記憶保護(hù)項(xiàng)目，傳承澳大利亞記憶與文化。五是提供平臺(tái)保證公眾參與程度，通過(guò)數(shù)字方式最大限度挖掘信息價(jià)值。通過(guò)現(xiàn)代信息技術(shù)能力和采用信息技術(shù)支持的業(yè)務(wù)流程來(lái)支撐業(yè)務(wù)成果實(shí)現(xiàn)。

1.5 數(shù)據(jù)治理政策

2022年國(guó)家檔案館發(fā)布了《2023-2025數(shù)據(jù)戰(zhàn)略》[12]，是對(duì)BTPR信息治理政策的一大支持，也是實(shí)現(xiàn)《戰(zhàn)略2030》愿景的重要道路，闡述了澳大利亞檔案館未來(lái)三年數(shù)據(jù)治理的藍(lán)圖。主要明確了數(shù)據(jù)治理四大目標(biāo)：第一，數(shù)據(jù)價(jià)值最大化，開(kāi)發(fā)和提升數(shù)據(jù)分析能力，廣泛使用Power BI數(shù)據(jù)分析表，將數(shù)據(jù)可視化，提高數(shù)據(jù)的可分析性。第二，數(shù)據(jù)得到信任和保護(hù)，為保證數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全以及數(shù)據(jù)保留，NAA將基于數(shù)據(jù)治理成熟度模型對(duì)各機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)能力進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估；根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)提升數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)安全性；制定數(shù)據(jù)丟失防護(hù)（DLP）策略與路線(xiàn)圖；按照國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)保存數(shù)字記錄，并編寫(xiě)數(shù)字長(zhǎng)期保存與獲取的相關(guān)指導(dǎo)手冊(cè)；管理關(guān)鍵系統(tǒng)Hitachi Storage System、Preservica、Mediaflex、RkS、RecordSearch和 ComVault中的系統(tǒng)日志。第三，促進(jìn)數(shù)據(jù)使用。數(shù)據(jù)保存的最終目的是為了能夠被政府與社區(qū)共享訪(fǎng)問(wèn)，為提高數(shù)據(jù)可訪(fǎng)問(wèn)程度，NAA將建立土著數(shù)據(jù)查詢(xún)指南，幫助澳大利亞土著居民通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)找尋記憶；運(yùn)用協(xié)作工具提高工作靈活性，提升溝通協(xié)作效率。第四，培養(yǎng)員工數(shù)據(jù)能力。在開(kāi)展員工數(shù)字存檔與網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)培訓(xùn)的同時(shí)，確定數(shù)據(jù)角色與職能，如數(shù)據(jù)所有者、數(shù)據(jù)保管人、數(shù)據(jù)管理員和數(shù)據(jù)用戶(hù)，建立數(shù)據(jù)資產(chǎn)登記手冊(cè)；聘用專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)人才，并開(kāi)展數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)、數(shù)據(jù)分析與數(shù)據(jù)處理的相關(guān)培訓(xùn)，提高檔案館整體數(shù)字能力；增加捕獲社交媒體檔案的渠道，促進(jìn)檔案訪(fǎng)問(wèn)與交互，擴(kuò)大社交媒體歸檔影響。

2 澳大利亞檔案工作政策特點(diǎn)

2.1 政策以樹(shù)狀形式延伸，相互配合共同推進(jìn)檔案工作

澳大利亞檔案館制定了一系列轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略，各戰(zhàn)略分工明確，共同組成了澳大利亞檔案館轉(zhuǎn)型的“整體戰(zhàn)略”。《戰(zhàn)略2030：轉(zhuǎn)型成為值得信任的檔案館》作為領(lǐng)導(dǎo)戰(zhàn)略，明確了檔案館未來(lái)十年間的發(fā)展方向，具有綱領(lǐng)性地位；《澳大利亞檔案事業(yè)發(fā)展計(jì)劃2022-2023至2025-2026》則是澳大利亞檔案館臨近四年檔案館發(fā)展的計(jì)劃，是對(duì)《戰(zhàn)略2030》目標(biāo)的響應(yīng)。根據(jù)《檔案法1983》規(guī)定，國(guó)家檔案館需要保存政府聯(lián)邦機(jī)構(gòu)的檔案資源并提供利用，國(guó)家檔案館負(fù)責(zé)指導(dǎo)并保存聯(lián)邦政府的文檔管理?；诖?，《建立可信任的公共記錄：為政府和社區(qū)管理信息和數(shù)據(jù)》是澳大利亞檔案館針對(duì)政府文檔工作所制定的政策，是澳大利亞檔案工作總體轉(zhuǎn)型的必要條件?！稊?shù)字與數(shù)據(jù)戰(zhàn)略2022-25》與《2023-2025數(shù)據(jù)戰(zhàn)略》是針對(duì)提高數(shù)據(jù)與數(shù)字能力而制定，也是為達(dá)到《戰(zhàn)略2030》與BTPR的目標(biāo)而出臺(tái)的。由此可見(jiàn)，澳大利亞檔案工作以《戰(zhàn)略2030》為領(lǐng)導(dǎo)戰(zhàn)略，以BTPR為信息管理總戰(zhàn)略，其他各戰(zhàn)略由此延伸細(xì)化，共同推進(jìn)澳大利亞檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型。

2.2 以提高數(shù)字服務(wù)能力為支點(diǎn)，以資源、技術(shù)、人才、服務(wù)為轉(zhuǎn)型主要要素

《2030戰(zhàn)略》回應(yīng)了澳大利亞政府的數(shù)字轉(zhuǎn)型計(jì)劃（DGS）以及澳大利亞公共服務(wù)計(jì)劃（APS），致力于建設(shè)更加強(qiáng)大的澳大利亞的公共服務(wù)系統(tǒng)，為澳大利亞人提供福祉。NAA也明確并強(qiáng)調(diào)發(fā)展數(shù)字服務(wù)交付能力是支撐國(guó)家檔案館轉(zhuǎn)型的重要支點(diǎn)。檔案館轉(zhuǎn)型政策以提高數(shù)字服務(wù)能力為支點(diǎn)，形成了以資源、技術(shù)、人才、服務(wù)為主要轉(zhuǎn)型要素的頂層設(shè)計(jì)。

第一，大力推動(dòng)資源數(shù)字轉(zhuǎn)型。澳大利亞檔案館在曾發(fā)布的數(shù)字轉(zhuǎn)型政策就提出“2015年以后數(shù)字方式形成的文件，只能以電子形式移交至國(guó)家檔案館；并要求政府機(jī)構(gòu)對(duì)業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生的內(nèi)容信息進(jìn)行數(shù)字化管理?！盉TPR提出“要保證以數(shù)字方式管理信息資產(chǎn)”，這意味著政府機(jī)構(gòu)的文檔管理工作整體數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

第二，注重技術(shù)轉(zhuǎn)型。即將數(shù)字技術(shù)應(yīng)用于文件管理的各流程中，國(guó)家檔案館首要任務(wù)之一是在整個(gè)機(jī)構(gòu)中嵌入數(shù)字化端到端的檔案管理，并完善檔案管理系統(tǒng)IAMS，開(kāi)展數(shù)字檔案創(chuàng)新研究項(xiàng)目，提供數(shù)字保存平臺(tái)。信息治理策略則要求各機(jī)構(gòu)實(shí)施合乎目的的信息管理系統(tǒng)，使用電子文件管理系統(tǒng)EDRMS管理信息資產(chǎn)、捕獲元數(shù)據(jù)、同時(shí)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相集成提高業(yè)務(wù)效率。

第三，提升員工的專(zhuān)業(yè)程度和技能水平。人是直接影響檔案館的日常管理工作、服務(wù)水平以及年度績(jī)效的主要因素。NAA在檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略中提出建立人才培養(yǎng)體系，強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)高層需要加強(qiáng)信息治理能力，審查員工的信息能力，為員工提供培訓(xùn)環(huán)境，提高員工數(shù)字素養(yǎng)與專(zhuān)業(yè)能力，將數(shù)字存檔、信息管理與數(shù)據(jù)管理等技能納入專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)中。

第四，澳大利亞檔案事業(yè)發(fā)展最終愿景是為澳大利亞政府與社區(qū)提供更加完善的服務(wù)。為此NAA在持續(xù)拓寬與公眾的交流渠道，利用數(shù)字技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案與人與社會(huì)的交互，完善網(wǎng)站功能提供在線(xiàn)服務(wù)，支持公眾參與檔案實(shí)踐工作，包括吸引開(kāi)展眾包著錄、檔案轉(zhuǎn)錄、數(shù)字志愿服務(wù)項(xiàng)目等，力爭(zhēng)縮短檔案館、政府、社區(qū)以及群眾之間的距離。同時(shí)，澳大利亞政府以及檔案館十分強(qiáng)調(diào)與澳大利亞土著與德雷托海峽居民建立聯(lián)系，通過(guò)政策實(shí)施、網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)為土著居民提供檔案服務(wù)，延續(xù)歷史記憶。

2.3 建立風(fēng)險(xiǎn)管控機(jī)制和評(píng)估機(jī)制

澳大利亞是開(kāi)啟數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略較早國(guó)家之一，在已實(shí)施的數(shù)字連續(xù)性戰(zhàn)略中都將風(fēng)險(xiǎn)管理作為重要策略之一，并延續(xù)到已更新的政府信息治理政策中。風(fēng)險(xiǎn)管理主要集中在各聯(lián)邦信息資產(chǎn)、信息技術(shù)方面，這要求政府機(jī)構(gòu)及時(shí)評(píng)估信息資產(chǎn)價(jià)值，并選擇移交或銷(xiāo)毀，以此提高日常管理效率。在NAA四年發(fā)展計(jì)劃中建立了風(fēng)險(xiǎn)管理框架，包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)管理責(zé)任制、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新四個(gè)方面，并圍繞政府文件管理、檔案館館藏管理、聯(lián)系公眾、財(cái)務(wù)運(yùn)營(yíng)、人才與文化、信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃六個(gè)方面制定了風(fēng)險(xiǎn)控制策略。

年度調(diào)查與報(bào)告組成了NAA政策實(shí)施情況的重要評(píng)估體系。檔案館開(kāi)發(fā)了在線(xiàn)的自我評(píng)估工具Check-up，該數(shù)據(jù)調(diào)查收集了各機(jī)構(gòu)所面臨的主要挑戰(zhàn)和信息管理情況，并幫助檔案館厘清來(lái)年檔案工作重點(diǎn)。年度報(bào)告則涵蓋了國(guó)家檔案館和澳大利亞國(guó)家檔案館咨詢(xún)委員會(huì)在一年中的業(yè)績(jī)情況，主要涵蓋了聯(lián)邦政府與NAA過(guò)去一年信息與數(shù)據(jù)的收集，數(shù)字歸檔，館藏管理與服務(wù)，檔案館年度財(cái)政收支情況等方面。年度報(bào)告將NAA工作數(shù)據(jù)化、透明化以幫助NAA自我衡量數(shù)字轉(zhuǎn)型進(jìn)度。

2.4 配套多種信息管理支持工具

為了推進(jìn)信息治理全面向數(shù)字治理信息道路轉(zhuǎn)變，NAA開(kāi)發(fā)了一系列工具幫助各聯(lián)邦機(jī)構(gòu)提高信息能力，包括信息管理標(biāo)準(zhǔn)、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)互操作性成熟度模型、業(yè)務(wù)系統(tǒng)評(píng)估框架等。NAA基于國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)IOS15489創(chuàng)建了澳大利亞政府信息管理標(biāo)準(zhǔn)[13]。其涵蓋了創(chuàng)建、保留、管理、描述、存儲(chǔ)、銷(xiāo)毀以及利用業(yè)務(wù)信息的一系列準(zhǔn)則。元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)包括澳大利亞政府文件保存元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)（AGRkMS2.2）[14]以及AGLS元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)[15]。數(shù)據(jù)互操作性成熟度模型IDMM[16]幫助各機(jī)構(gòu)從業(yè)務(wù)、安全性、法律、語(yǔ)義以及技術(shù)五個(gè)方面出發(fā)評(píng)估機(jī)構(gòu)的信息與數(shù)據(jù)治理進(jìn)程。業(yè)務(wù)系統(tǒng)評(píng)估框架[17]與IOS16175（數(shù)字記錄管理軟件標(biāo)準(zhǔn)）要求一致，為機(jī)構(gòu)提供了評(píng)估信息與數(shù)據(jù)的風(fēng)險(xiǎn)與價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)，確定管理信息與數(shù)據(jù)所需的系統(tǒng)功能以及提高數(shù)字能力的方案。信息管理與數(shù)據(jù)能力工具[18]根據(jù)職能、角色的差異幫助機(jī)構(gòu)員工與信息管理人員學(xué)習(xí)掌握相應(yīng)的技能知識(shí)，其涵蓋了信息治理、法律政策學(xué)習(xí)、風(fēng)險(xiǎn)管理、文件價(jià)值鑒定、元數(shù)據(jù)管理、云計(jì)算技術(shù)等內(nèi)容。

3 對(duì)我國(guó)檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型發(fā)展的啟示

我國(guó)檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型探索也早已開(kāi)始且在近年不斷有新政策、新指南發(fā)布?！秶?guó)家標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)發(fā)展規(guī)劃（2016-2020 年）》要求推進(jìn)檔案信息化與電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，2020年國(guó)家檔案局發(fā)布了《檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)指南（研究報(bào)告）》，2020年新修訂的《檔案法》提出要“提高檔案信息化建設(shè)水平”，2021年發(fā)布了《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》。一系列戰(zhàn)略政策推動(dòng)了國(guó)家檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型現(xiàn)代化發(fā)展。處于全球數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下各國(guó)國(guó)情雖有所不同，但是他國(guó)的檔案工作經(jīng)驗(yàn)可為我國(guó)提供一定啟示。

第一，發(fā)揮檔案事業(yè)集中制制度優(yōu)勢(shì)，NAA數(shù)字轉(zhuǎn)型工作僅限于聯(lián)邦政府層面，缺乏與各州獨(dú)立檔案館之間的聯(lián)動(dòng)。我國(guó)檔案事業(yè)數(shù)字轉(zhuǎn)型則具有全局性?xún)?yōu)勢(shì)，在把握數(shù)字轉(zhuǎn)型總體局勢(shì)的同時(shí)，明確各主體的角色職責(zé)和利益關(guān)系，建立協(xié)同合作機(jī)制。

第二，增加數(shù)字轉(zhuǎn)型配套戰(zhàn)略。澳大利亞檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型各相關(guān)戰(zhàn)略有著不同的內(nèi)容與具體目標(biāo)，澳大利亞檔案工作以《戰(zhàn)略2030》為領(lǐng)導(dǎo)戰(zhàn)略，以BTPR為信息管理總戰(zhàn)略，其他戰(zhàn)略為補(bǔ)充，相互配合共同推進(jìn)檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型。我國(guó)在發(fā)布了整體檔案事業(yè)規(guī)劃的基礎(chǔ)上，可出臺(tái)一些更加針對(duì)性的戰(zhàn)略政策，如指導(dǎo)檔案管理數(shù)字轉(zhuǎn)型工作的總體規(guī)劃，或更加具體的數(shù)據(jù)戰(zhàn)略、信息資源管理戰(zhàn)略，檔案工作評(píng)估指南等，完善頂層設(shè)計(jì)以指導(dǎo)實(shí)踐。

第三，將檔案工作深入到數(shù)據(jù)層面。NAA針對(duì)數(shù)據(jù)管理出臺(tái)了《數(shù)據(jù)戰(zhàn)略》，從數(shù)據(jù)層面確保信息的安全性，挖掘信息價(jià)值。數(shù)字時(shí)代信息數(shù)據(jù)要素已成為信息基本要素之一，是數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)，2022年中央發(fā)布了《關(guān)于構(gòu)建數(shù)據(jù)基礎(chǔ)制度更好發(fā)揮要素作用的意見(jiàn)》，一方面可以針對(duì)數(shù)據(jù)管理落實(shí)更加具體的政策戰(zhàn)略，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)制定，如元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、建立數(shù)據(jù)互操作成熟度模型。另一方面，檔案部門(mén)可加強(qiáng)與企業(yè)和科研機(jī)構(gòu)的合作，加強(qiáng)數(shù)據(jù)共享，打破“數(shù)據(jù)孤島”，挖掘數(shù)據(jù)中的社會(huì)價(jià)值與商業(yè)價(jià)值，發(fā)揮數(shù)據(jù)要素的積極作用。

第四，以人為本，人是檔案工作的中心，NAA一方面培養(yǎng)內(nèi)部員工專(zhuān)業(yè)能力，建立有職能針對(duì)性的員工培養(yǎng)體系，另一方面積極聯(lián)系公眾，通過(guò)The arcHIVE網(wǎng)站吸引公眾參與檔案轉(zhuǎn)錄工作，NAA在官網(wǎng)上為教師和學(xué)生提供歷史資源學(xué)習(xí)，設(shè)置歷史挑戰(zhàn)賽鼓勵(lì)公眾使用檔案資源。我國(guó)需要建立針對(duì)性的人才培養(yǎng)體系，對(duì)行政部門(mén)與檔案機(jī)構(gòu)的員工設(shè)置不同的培養(yǎng)目標(biāo)；將數(shù)字知識(shí)技能與檔案工作相結(jié)合，打造具有數(shù)字素養(yǎng)的檔案人才，提高檔案工作數(shù)字化、智能化水平。另一方面，拓寬與公眾聯(lián)系的渠道，首先是建設(shè)專(zhuān)門(mén)的數(shù)字服務(wù)平臺(tái)，最大程度提供檔案為公眾服務(wù)。其次，吸引群眾參與檔案資源的建設(shè)，我國(guó)眾包項(xiàng)目也有一定探索，如“北京記憶”“盛宣懷檔案抄錄”等典型項(xiàng)目，但是面向社會(huì)層面的宣傳還有些不足且功能性還需完善，可充分利用社交媒體的互動(dòng)性，加強(qiáng)線(xiàn)上線(xiàn)下宣傳與培訓(xùn)，重新構(gòu)想與公眾互動(dòng)方式，吸引其參與到檔案管理與構(gòu)建社會(huì)記憶的實(shí)踐中。